چک لیست چیست؟ ۴ مرحله برای تهیه‌ی آن (همراه با الگو)
- چک لیست چیست؟
- تفاوت فهرست انجام کارها با چک لیست چیست؟
- چه‌زمانی می‌توانید از چک لیست استفاده کنید؟
- علت اهمیت تهیه چک لیست چیست؟
- چک لیست برای کسبوکار شما چه فوایدی دارد؟
- چگونه یک چک لیست را به‌درستی تهیه کنیم؟
اگر می‌خواهید بدانید چک لیست چیست و نحوه‌ی تهیه چک لیست چگونه است، تا انتها با ما همراه باشید. همهی ما هفته‌هایی داریم که ممکن است حجم کار خیلی زیاد باشد و کارها یا اطلاعات مهم را اغلب از دست بدهیم. به همین دلیل چک لیست مهم است. چک لیست نه‌تنها به شما این امکان را می‌دهد وظایف خود را بهتر سازماندهی کنید، بلکه به شما اطمینان می‌دهد اشتباهات کمی رخ دهد یا اصلا اشتباهی وجود نداشته باشد.
با توجه به اهمیت این موضوع در فعالیت‌های تجاری، ما یک الگوی چک لیست برای شما تهیه کرده‌ایم. اما قبل از اینکه بدون مقدمه به آن بپردازیم، بهتر است به‌طور مختصر بررسی کنیم چک لیست در واقع چیست و برخی مزایای تهیه چک لیست کدام‌اند، همچنین چه مواردی را باید در یک چک لیست گنجاند. در ادامه با ما همراه باشید.
چک لیست چیست؟
چکلیست به‌عنوان لیستی از وظایفی تعریف می‌شود که باید توسط شما یا تیم‌تان تکمیل شود.
یک چک لیست امور را به شیوه‌ای اصولی سازماندهی می‌کند و به شما نمایی کلی از کارهایی می‌دهد که باید انجام دهید، به‌جای اینکه برای انجام همهی آن‌ها صرفا بر حافظه‌ی خود تکیه کنید.
چک لیست روشی است برای اطمینان از اینکه همهی افراد اتفاق‌نظر داشته باشند بر روی اینکه چه کاری تا چه زمانی باید انجام شود. همچنین در مواقعی که نیاز به بازبینی، تأیید یا بررسی چیزی دارید مفید است. چک لیست همه‌جا وجود دارد؛ از الزامات نرم افزاری گرفته تا امور مربوط به معرفی یک محصول.
تفاوت فهرست انجام کارها با چک لیست چیست؟
بسیاری از افراد فکر می‌کنند چک‌لیست‌ها مانند فهرست انجام کارها هستند، اما چک لیست کاملا متفاوت است. چکلیست مجموعه‌ای از مراحلی است که برای مدیریت کارهای تکرارشونده و فرایندهای مکرر ایجاد می‌شود.
فهرست انجام کارها و چک لیست نباید با هم اشتباه گرفته شوند، زیرا هرکدام راه‌حل‌های بسیار متفاوتی ارائه می‌دهند. فهرست کارهایی که باید انجام شوند ماهیت بسیار موقتی و موردی دارند و برای فراموش نکردن چیزی مانند خرید یک ظرف شیر به حافظه تلنگر می‌زنند. درواقع نوعی یادآوری خفیف برای حافظه‌ی محدود انسانی ما هستند.
یک راه ساده برای توضیح تفاوت بین فهرست کارها و چک لیست:
- فهرست کارها شامل «چه باید کرد» و چکلیست شامل «چگونه آن کار را انجام دهیم» می‌شود.
اگر فهرست و چکلیست رابا پختن کیک مقایسه کنیم، این طور می‌شود که:
- فهرست کارهایی که باید انجام دهید، لیستی از مواد مورد نیاز شماست. در حالی که روش و مراحلی که برای مخلوط کردن مواد و ایجاد یک کیک عالی نیاز دارید، چکلیست است.
چه‌زمانی می‌توانید از چک لیست استفاده کنید؟
شما می‌توانید برای همه‌چیز از چکلیست استفاده کنید، صرفا به این دلیل که همهی افراد ممکن است مسائل را فراموش کنند.
چک‌لیست‌ها به شما اطمینان می‌دهند امور روزانه، هفتگی و ماهانه‌ی خود را به‌موقع انجام دهید، کارها و ضرب‌الاجل‌ها را رصد کنید و در عین حال مطمئن شوید آن‌ها به‌درستی انجام می‌شوند. با ثبت تمام مراحل، می‌توانید مطمئن شوید هیچ مرحله‌ای را در طول یک فرایند فراموش نمی‌کنید. زیرا چک‌لیست‌ها راهنمایی برای تضمین تکمیل کارها هستند.
در شرایط زیر می‌توانید از چک لیست استفاده کنید:
- اموری که باید به ترتیب خاصی انجام دهید؛
- مدیریت فرایند کسبوکار؛
- فعالیت‌هایی که دارای مراحل مختلفی هستند و هر کدام هم به یک اندازه اهمیت دارند؛
- اجرای رویه‌های‌عملیاتی استاندارد (SOP)؛
- انجام بازرسی و رویه‌های بهداشتی و ایمنی؛
- بررسی یا تأیید کالاها؛
- جستجوی علت اصلی یک نقص و بررسی آن؛
- تجزیه‌وتحلیل و تأیید عملکردها؛
- جمع‌آوری داده‌هایی که باید در آینده تجزیه‌وتحلیل کنید.
علت اهمیت تهیه چک لیست چیست؟
چکلیست راه مهمی برای اطمینان از انجام وظایف شما است. چک لیست به ایجاد مالکیت، ضرب‌الاجل‌ها و انتظارات درمورد زمان پایان کارها کمک می‌کند؛ یکی از بهترین راه‌ها برای پیشبرد و بهره وری کارهای روزمره و در کل کسب‌وکارتان است.
چک لیست فضای ذهنی شما را آزاد می‌کند چون این امکان را فراهم می‌کند که تمام نکات کلیدی مرتبط با کارتان را یادداشت کنید. این کار همچنین باعث می‌شود امور را با اطمینان بیشتری به دیگران محول، و به‌میزان زیادی در زمان و منابع صرفه‌جویی کنید.
چکلیست تضمین می‌کند شما همیشه توانایی انتخاب کار بهتر را داشته باشید و بدانید که در آینده چه کاری را باید انجام دهید. به این ترتیب حدس و گمان از کارهای‌تان حذف شده و دچار حواس پرتی نمی‌شوید و بیشتر روی کارهای اصلی و ضروری تمرکز می‌کنید.
چک لیست برای کسبوکار شما چه فوایدی دارد؟
آیا اداره‌ی کسبوکار شما شامل چندین کار تکرارشونده است؟ اگر هیچ راهنما یا رویه‌ای وجود نداشته باشد، ممکن است برخی از مراحل فرایند به‌دلیل حواس پرتی یا اهمال کاری فراموش شوند. وقتی چیزی فراموش می‌شود، جبران مافات بسیار سخت‌تر از انجام درست آن‌ها از ابتداست. یک چک لیست یا نرم‌افزار چک لیست این نوع اشتباهات را کاهش می‌دهد و چندین مزیت دیگر نیز برای کسبوکار شما دارد.
چک لیست کارها را مرتب نگه می‌دارد
چک‌لیست‌ها جزئیات هر مرحله از یک فرایند را پیش‌بینی و همه‌چیز را سازماندهی می‌کنند. چک لیست می‌تواند به‌عنوان یک یادآوری بصری، راهی برای اولویت بندی کارها و زمان‌بندی کارهایی که ضرب‌الاجل دارند استفاده شود.
بعد از انجام شدن کارها، آن‌ها را تیک بزنید تا پیشرفت خود را ببینید و موارد جامانده یا پشت‌گوش‌افتاده را شناسایی کنید؛ این کار به شما کمک می‌کند در انجام امور اولویت‌دار خود ثابت‌قدم بمانید.
چک لیست افراد را باانگیزه نگاه می‌دارد
چکلیست کارکنان شما را کارآمدتر و آن‌ها را تشویق می‌کند تا شروع به کار کنند و آن‌ها را به پایان برسانند. هر کسی می‌تواند پس از انجام کارهای داخل چکلیست و خط زدن موارد انجام شده، احساس رضایت و آرامش را پس از یک روز کاری سخت حس کند. دانستن اینکه چه میزان از کارها انجام شده و چه بخش دیگری از آن باقی مانده، حس مثبت و دل‌پذیری به آدم‌ها می‌دهد و انگیزه را بیشتر می‌کند.
درواقع نتایج مثبت باعث افزایش انگیزه می‌شود. هر بار که ما موفقیتی کسب می‌کنیم، حتی اگر بسیار کوچک و مختثر باشد، مغزمان دوپامین ترشح می‌کند، به ما احساس لذت می‌دهد و ما را به تکرار آن کار مشتاق می‌کند.
چک لیست بهره‌وری را بهبود می‌بخشد
پیگیری کارهای روزانه و انجام کارها به‌طور مؤثر و سریع و با اشتباهات بسیار کمتر شما را قادر می‌سازد کارهای بسیار بیشتری در طول روز انجام دهید.
چرا چک لیست مهم است؟ چک‌لیست‌ها با مشخص کردن واضح مراحل ضروری، تضمین می‌کنند اموری که قرار است در طول روز انجام دهیم، به‌درستی تکمیل می‌شوند. سرعت و کارایی به مدیریت زمان کمک می‌کند و مدیریت امور نیز باعث می‌شود بهره‌وری تیم‌ها بهبود پیدا کند.
چک لیست خلاقیت به‌همراه می‌آورد
قدرت ذهن خود را برای کارهای خلاقانه‌تر آزاد کنید. اجازه دهید اتوماتیک شدن فرایندها و فناوری، وظیفه‌ی انجام امور مکرر و تکرارشونده را به عهده بگیرند، زیرا این همان چیزی است که در انجام آن ماهر هستند و فشار ناشی از به خاطر سپردن را از بین می‌برند. در نتیجه زمان بیشتری برای خلاقیت که کامپیوترها در آن چندان عالی نیستند باقی می‌ماند.
نوشتن همهی امور به این معنی است که نیازی به صرف تلاش برای به خاطر سپردن مراحل مهم نخواهید داشت. افراد نیز در محل کار نیز استرس کمتری دارند، زیرا همه می‌دانند چه کاری می‌کنند و چه انتظاری از آن‌ها می‌رود. یک مزیت دیگر این است که افراد می‌توانند درست‌تر فکر کنند.
به‌وسیله‌ی چک لیست می‌توان کارها را تفویض کرد
چک لیست باعث افزایش اعتماد به نفس شما برای واگذاری امور می‌شود زیرا کارها در آن به راهنمای گام‌به‌گام ساده و بدون خطا تقسیم شده‌اند. این کار تفویض اختیار را آسان‌تر می‌کند، چون نیازی نیست نگران این باشید که کارها درست انجام می‌شوند یا نه چراکه روند و چگونگی انجام کار ثبت شده‌است. این اطمینان منجر به تفویض وظایف بیشتر و در نتیجه افزایش بهره‌وری می‌شود.
تهیه چک لیست برای کاهش اشتباهات و نجات زندگی‌ها مفید بوده‌است
در طول تاریخ، چک‌لیست‌ها تأثیر زیادی در هوانوردی، سفرها و اکتشافات فضایی، و استانداردهای ایمنی در بیمارستان‌ها داشته و عفونت و خطاهای جراحی را کاهش داده‌اند.
به عنوان مثال، تهیه چکلیست قبل از پرواز برای استفاده‌ی خلبانان قبل از برخاستن، در طول جنگ جهانی دوم پس از سقوط در جریان نمایش پرواز بمب‌افکن بی۱۷ فلایینگ فورترس ("B-17 "Flying Fortress) معرفی شد. این زمانی بود که به پرواز درآوردن هواپیما «بسیار دشوار» تشخیص داده شد. اما یک چک لیست قبل از پرواز به‌منظور پرواز موفقیت‌آمیز هواپیما باعث ارتقای ایمنی و کاهش خطای خلبانان شد و ما هنوز از چک‌لیستی مشابه آن استفاده می‌کنیم.
چکلیست همچنین در بیمارستان‌ها به کاهش مرگ‌ومیر بیماران کمک کرده است. البته استفاده از آن همیشه محبوب نبوده اما زمانی که تیم‌های جراحی شروع به استفاده از چک‌لیست‌ها کردند، مرگ‌ومیر تا ۴۰ درصد کاهش یافت. به علاوه، پزشکان هنگام وارد کردن خطوط وریدی مرکزی (که باید آن را در یکی از رگ‌های بزرگ بیمار وارد کنند) از چکلیست استفاده می‌کنند، در اینجا خطر عفونت زیاد است اما زمانی که پزشکان از چک لیست پیروی کنند می‌توانند خطر را کاهش دهند.
پس از تحقیقات آتول گاونده (Atul Gawande) که مانیفست چکلیست را تهیه کرد، سازمان جهانی بهداشت (WHO) تصمیم به پیاده‌سازی چک لیست جراحی گرفت. بنابراین ثابت شده که یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای جلوگیری از اشتباهات و کاهش خطاها و نجات جان‌ها استفاده از یک چکلیست ساده بوده است!
چگونه یک چک لیست را به‌درستی تهیه کنیم؟
در ادامه با شیوه‌ی درست تهیه چک لیست آشنا می‌شوید. چک لیست می‌تواند به سه شکل باشد:
- یک لیست کلاسیک همراه با چک‌باکس؛
- لیستی در قالب یک جدول؛
- یا یک چک لیست با علامت‌گذاری‌های رنگی.
چکلیست معمولی باید دارای موارد زیر باشد:
مرحله ۱: چک لیست خود را نام‌گذاری کنید
نام چک لیست نشان‌دهنده‌ی هدف و فایده‌ی ایجاد آن است.
مرحله ۲: تاریخ / محدوده‌ی زمانی مشخص کنید
این بخش را می‌توان در قالب یک ستون برای تعیین تاریخ یا محدوده‌ی زمانی هر کار تکمیل‌شده یا کاری که در آینده تکمیل می‌شود، اضافه کرد.
مرحله ۳: کارها را به چک لیست خود اضافه کنید
شرح مختصری از امور را با جزئیات زیر اضافه کنید:
- افزودن امور فرعی: (اختیاری)؛
- وضعیت: شامل وضعیت تکمیل‌شده، در حال تکمیل یا عدم شروع کار؛
- تاریخ مقرر: تاریخی را که کار باید تا آن زمان تکمیل شود، اضافه کنید؛
- تاریخ تکمیل: تاریخی را که کار تکمیل شده‌است، در کنار هر کار اضافه کنید.
مرحله۴: برای هر کاری همین مراحل را انجام دهید
برای هر کاری که باید انجام دهید، به تکرار این مراحل ادامه دهید. اکثر مردم برای تهیه یک چکلیست از دفترچه یادداشت استفده می‌کنند. اما دفترچه یادداشت یا هر سند کاغذی دیگری، ایده‌ی خوبی نیست. به این دلیل که احتمال زیادی وجود دارد اطلاعات را اشتباه درج کنید. به علاوه در صورتی که بخواهید کارها را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید، حس مشارکت و همکاری دیگران برانگیخته نمی‌شود. استفاده ازابزارهای تهیه چک لیست می‌تواند ایده خوبی باشد و اعضا بتوانند به راحتی در انجام کارها مشارکت کنند.
خلاصه
چکلیست می‌تواند در مدیریت پروژه، مدیریت زمان و بسیاری از کارهای دیگر که جزییات متعددی دارند، کمک کند. خوشبختانه ابزار‌های زیادی برای تهیه چک لیست وجود دارند. چک لیست دارای بخش‌های مختلفی‌ست که در این مطلب به آن‌ها پرداختیم. در این مطلب به طور مفصل توضیح دادیم چک لیست چیست و نحوه‌ی تهیه چک لیست را بررسی کردیم. استفاده از چکلیست چه مزایایی برای شما داشته است؟ نظرات خود را با ما به‌اشتراک بگذارید.
منبع:
checkify.com
blog.bit.ai
دیدگاه