چطور یک برنامه کاری منظم داشته باشیم؟
ایجاد برنامه سازمان‌یافته‌ای که برای همه کارکنان مفید باشد، حتی برای باتجربه‌ترین مدیران، می‌تواند موضوع چالش‌برانگیزی باشد. اگر شما نیز در مسیر شغلی خود برای رسیدن به جایگاه رهبری تیمی هستید، در این مطلب، نکاتی را در رابطه با اهمیت ایجاد برنامه‌های کاری بیان می‌کنیم و در ادامه به بررسی این موضوع می‌پردازیم که چگونه می‌توانید هم نیازهای کارکنان و هم نیازهای شرکت خود را با تنظیم برنامه کاری مناسب برآورده کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
اهمیت تنظیم برنامه‌های کاری
بدیهی است که مدیریت نمی‌تواند مسیر شغلی مناسبی برای همه افراد باشد؛ در عین حال، این جایگاه شغلی می‌تواند برای اشخاص دیگر مفید باشد و کمکشان کند تا در رسیدن به هدف شغلی بلندمدت خود موفق شوند.
به‌عنوان مثال، در جایگاه شغلی مدیریت سازمان، به‌مرور زمان می‌توانید تیم بااستعداد و با عملکرد مناسبی را پرورش دهید، تیمی که تأثیر بسزایی در موفقیت اهداف کسب‌وکارتان داشته باشد؛ علاوه بر این، مدیر مؤثری بودن به‌معنای قرارگرفتن در موقعیتی است که به‌اندازه کافی برای راهنمایی کارکنان، به‌منظور موفقیت در اهداف شغلی آنها، توانایی داشته باشید.
ایجاد برنامه کاری مناسب مهارتی است که با گذشت زمان و با تکرار و تمرین یاد می‌گیرید؛ حتی در چنین شرایطی هم ممکن است مجبور شوید که با وجود کارکنان ناراضی یا ساعات کاری کم‌بازده، باز هم برنامه کاری شرکتتان را بازبینی کنید تا زمانی که بتوانید برنامه مناسبی را برای تمام کارکنانتان تنظیم کنید.
به‌طور معمول، استفاده از ساعت کاری شناور به مدیران امکان می‌دهد تا بتوانند شیفت‌های کاری کارکنان را منعطف کنند و بدین ترتیب، بین زندگی شخصی و کاری زیردستان خود به‌شکل مناسبی تعادل برقرار کنند.
انتخاب برنامه زمانبندی منعطف
در صورت امکان، تنظیم برنامه زمانبندی منعطف برای خود و تیمتان گزینه مناسبی به نظر می‌رسد. البته این مورد فقط برای شرکت‌ها و مشاغلی که کارکنان را به حضور و فعالیت در محل کار و در قالب ساعات کاری منظم ملزم می‌کنند، مناسب نیست؛ برای مثال، می‌توان به مشاغلی همچون پشتیبانی از مشتریان و پاسخ‌گویی به نیازهای آنان اشاره کرد.
برنامه‌های کاری انعطاف‌پذیر، که به‌عنوان برنامه‌های دارای ساعات کاری منعطف نیز شناخته می‌شوند، این امکان را برای کارکنان فراهم می‌کنند تا در قالب زمان شروع و پایان توافقی، ساعات معینی برای شرکتشان کار کنند.
به‌طور معمول، همه کارمندان ۸ ساعت در روز، از ساعت ۸ یا ۹ صبح تا ۶ یا ۵ بعدازظهر، مشغول فعالیت در محیط کارشان هستند. در این شرایط و در قالب برنامه‌های کاری منعطف، کارکنان می‌توانند مثلا ساعت ۸ صبح در محیط کارشان حضور پیدا کنند و ساعت ۴ بعدازظهر کارشان را به پایان برسانند یا اینکه ساعت ۱۰ وارد محیط کار شوند و رأس ساعت ۶ محیط کارشان را ترک کنند. به‌عبارتی، انتخاب ساعات شروع و پایان کارشان به‌طور کامل به خودشان بستگی دارد، اما در عین حال باید بتوانند روزانه، مدت‌زمان معینی را برای فعالیت در محیط کارشان کامل کنند.
بر اساس این برنامه زمانبندی کاری، حتی می‌توانید به برخی از کارکنان خود اجازه دهید تا روز کاری کوتاه‌تری داشته باشند، به‌شرط آنکه ساعات هفتگی آنها به مقدار مشخصی برسد. به‌طور معمول، ساعات کاری کارکنان ۴۰ ساعت در هفته در نظر گرفته می‌شود.
به‌عنوان مثال، اگر فردی بخواهد یکی از روزهای کاری خود را تعطیل کند و در عین حال از فرصت‌های مرخصی خود استفاده نکند، می‌تواند در روزهای کاری باقی‌مانده هفته، به‌اندازه ۱۰ ساعت در روز کار کند؛ به این طریق، مدت‌زمان ۴۰ ساعت در هفته را پر می‌کند. به‌طور کلی، برنامه‌های زمانبندی دارای ساعات کاری منعطف به دلایل بسیاری مفید هستند که برخی از مهم‌ترین آنها عبارت‌اند از:
- امکان اختصاص زمان کارمندان به کودکانشان، مراقبت از آنان و مراجعه‌های احتمالی به پزشک؛
- جلوگیری از غیبت بیش‌ازحد کارکنان؛
- کاهش استفاده از مرخصی‌های باحقوق؛
- کاهش ازدحام در پارکینگ شرکت‌ها و سایر مشکلات ترافیکی؛
- جذب متقاضیان شغلی کاملا واجد‌شرایط و جویای این نوع برنامه‌های کاری.
به‌طور معمول، مدیرانی که برنامه‌های کاری منعطفی را ارائه می‌دهند، درمورد کارکنان و حضور آنها در محیط کار مشکلات کمتری دارند که این موضوع بسیاری از فشارهای ناشی از موقعیت مکانی شرکت موردنظر را کاهش می‌دهد.
اگر فکر می‌کنید که پیاده‌سازی برنامه‌های کاری منعطف برای تیمتان مفید است، در ادامه چند نکته مهم را برای اجرای موفقیت‌‌آمیز این برنامه‌ها آورده‌ایم:
۱. ساعت اصلی و محدوده زمانی مجاز شرکتتان را مشخص کنید
«ساعت‌های اصلی» مدت‌زمان معین برای فعالیت‌های روزانه کارکنان را مشخص می‌کند؛ همچنین «محدوده زمانی» کسب‌وکارها نیز ساعاتی را مشخص می‌کند که کارکنان در آن زمان می‌توانند، بر اساس برنامه کاری منعطف در محیط کارشان حضور پیدا کنند.
به‌عبارت دیگر، «محدوده زمانی» شروع و پایان زمانی را نشان می‌دهد که در روزهای کاری در آن بازه‌های زمانی، کارکنان اجازه دارند به شرکت وارد یا از آن خارج شوند. البته این محدوده زمانی ممکن است، بسته به روزهای تعطیل، روزهای مختلف هفته یا روزهای آخر هفته، متفاوت باشد یا برای تمام روزها یکسان در نظر گرفته شود.
به‌عنوان مثال، ساعات اصلی کاری یک شرکت ممکن است ۹ صبح تا ۵ بعدازظهر باشد، زیرا این بازه زمانی ساعاتی است که با مشتریان خود در تعامل هستند. در چنین شرایطی، محدوده زمانی مجاز برای حضور در شرکت می‌تواند ۷ صبح تا ۶ بعدازظهر تعیین شود، زیرا هنوز هم برخی از کارکنان می‌توانند خارج از ساعات کاری اصلی، یک سری کارهای فوری داشته باشد.
بنابراین، تا زمانی که شرکت مذکور در ساعات کاری اصلی، به‌اندازه کافی برای اداره کارهایش کارمند داشته باشد، برخی از کارکنان می‌توانند در ساعات منعطف‌تری فعالیت داشته باشند و بسته به ترجیح شخصی خود، زودتر یا دیرتر از دیگران در شرکت حضور پیدا کنند.
در واقع، این مثال دقیقا همان چیزی است که به‌عنوان برنامه کاری منعطف شناخته می‌شود، زیرا برنامه‌ریز به‌راحتی و با انعطاف بیشتری می‌تواند زمان آغاز به کار کارکنان و زمان پایان فعالیت آنان را تنظیم کند.
۲. برنامه انعطاف‌پذیر روزانه‌ای را در نظر بگیرید
برنامه انعطاف‌پذیر روزانه تاحدودی مشابه برنامه‌های منعطف منظم است، به این دلیل که کارکنان می‌توانند ساعات کار خود را تا زمانی که ساعت اصلی کاری را پوشش می‌دهند، به‌روش منعطف‌تری انتخاب کنند. البته تفاوت برنامه روزانه با برنامه‌های منعطف منظم در این است که بر اساس آن، تا زمانی که کارمندان بتوانند ساعات کاری هفتگی خود را تکمیل کنند، می‌توانند زمان شروع و پایان ساعات کاری خود را به‌صورت روزانه تغییر دهند.
اگر در جایگاه مدیر شرکت هستید و قصد دارید از برنامه‌های انعطاف‌پذیر روزانه استفاده کنید، می‌توانید برنامه زمانبندی منظمی را به هریک از کارمندان اختصاص دهید و سپس در پایان روز کاری، تنظیمات منحصربه‌فرد هریک از آنان را روی برنامه‌شان اعمال کنید.
در چنین شرایطی ممکن است کارکنان بر اساس توافقی که کرده‌اید، یکی از روزهای کاری خود را از اواسط ظهر شروع کنند و محل کارشان را زودتر ترک کنند یا اینکه بخواهند روز بعد دیرتر در محیط کار حضور پیدا کنند.
۳. هفته کاری فشرده را امتحان کنید
هفته کاری فشرده نوعی برنامه منعطف است که به کارکنان اجازه می‌دهد تا ۴۰ ساعت کاری موردنیاز برای هر هفته را طی روزهای کاری کمتری کامل کنند. در حالت کلی، کار فشرده استاندارد باعث می‌شود که کارکنان ۴ روز در هفته به‌مدت ۱۰ ساعت، به‌همراه استراحت‌های منظم در بازه زمانی ناهار، کار کنند.
برای مثال، برنامه زمانبندی ۴×۵ گزینه خوبی برای کارکنان به شمار می‌‌آید. در این برنامه کارکنان در یکی از هفته‌های کاری خود، به‌مدت ۴ روز کاری و روزانه ۱۰ ساعت، به کار می‌پردازند و در هفته بعد، به‌مدت ۵ روز در محیط کارشان حضور پیدا می‌کنند و این روند به‌صورت متناوب ادامه می‌یابد.
این برنامه کاری زمانبندی خوبی را برای کارکنان فراهم می‌کند، زیرا چندین بار این امکان را برایشان ایجاد می‌کند که آخر هفته ۳ روز تعطیلی داشته باشند؛ همچنین به آنان کمک می‌کند تا بدون نیاز به مرخصی‌گرفتن از شرکت، کارهای شخصی خود را مانند مراجعه به پزشک، وقت‌گذراندن با خانواده و غیره، انجام دهند.
نکاتی برای کمک به برنامه‌ریزی مدیران
هریک از برنامه‌های زمانی موردنظرتان را برای کارکنان شرکت انتخاب کنید؛ هدف نهایی دستیابی به حداکثر کارایی آنان است؛ علاوه بر این، بهتر است به یاد داشته باشید که برنامه‌ریزی‌های کاری به همان آسانی که به نظر می‌رسد، نیست؛ بنابراین، حتما برای تنظیم برنامه کاری مناسب برای کارکنانتان به‌قدر کافی وقت بگذارید.
۱. سوءاستفاده‌های احتمالی از برنامه زمانبندی را مشخص کنید
هریک از کارکنان یا حتی مدیران می‌توانند از برنامه زمانبندی تنظیم‌شده برای کار در شرکت موردنظر سوءاستفاده کنند. نمونه‌هایی از سوءاستفاده‌های کارکنان می‌تواند موارد زیر را شامل شود:
- درخواست زیاد برای ترک زودتر محل کار در طول هفته؛
- درخواست مکرر برای ترک زودتر محل کار در روزهای تعطیل و حضور دیرتر در روزهای آغاز هفته؛
- پرهیز از پذیرش شیفت‌های کاری نیازمند انجام کارهای سنگین؛
- تغییر شیفت با کارکنان دیگر برای دستیابی به مزایای کاری بیشتر؛
- حضورنیافتن در محیط کار هنگام شیفت‌های کاری مربوط؛
- شرایط اضطراری مکرر و مشابه داشتن برای حضورنیافتن در محیط کار، هنگام شیفت کاری مربوط؛
- درخواست تغییر برنامه ریزی در لحظه‌های آخر، بر اساس دلایل غیرموجه.
استفاده از نرم‌افزارهای زمانبندی کمک می‌کند تا راه‌های سوءاستفاده احتمالی از برنامه کاری شرکت را از جانب کارکنانتان شناسایی کنید.
هنگامی که سوءاستفاده‌های انجام‌شده از برنامه زمانبندی خود را شناسایی کردید، جلسه فردبه‌فردی را با هریک از کارکنان خاطی ترتیب دهید و با درایت کافی، در رابطه با مشکلات به‌وجود‌آمده با آنان صحبت کنید؛ سپس تلاش کنید تا در صورت وجود مشکلاتی در رابطه با فرد موردنظر، برای رفع مشکلاتش راه‌حلی را ارائه دهید و بدین ترتیب، برنامه کاری منحصربه‌فردی را متناسب با نیازها و شرایط او تنظیم کنید.
مدیران درگیر در سوءاستفاده از برنامه‌ریزی‌ها بسیار متفاوت‌تر از کارکنان عمل می‌کنند. اگر شما نیز در جایگاه مدیریت تیمی، هریک از روش‌های زیر را برای سوءاستفاده از برنامه زمانبندی شرکتتان استفاده می‌کنید، بهتر است یک گام به عقب بازگردید و به راه‌حل بهتری بیندیشید. مدیران به روش‌های زیر می‌توانند از برنامه‌ریزی‌های کاری سوءاستفاده کنند:
- برنامه‌ریزی شیفتی: این مورد زمانی اتفاق می‌افتد که مدیر شرکت برنامه‌ای شیفتی برای کارمند در نظر می‌گیرد، اما اگر به حضورش نیاز نباشد، باز هم به او اطلاع نمی‌دهد. در چنین شرایطی کارکنان در بازه زمانی شیفت خود، دیگر نمی‌توانند زمانشان را به انجام کارهای دیگری اختصاص دهند.
- به‌روزرسانی برنامه در لحظات آخر: به‌عنوان مدیر شرکت باید از به‌روزرسانی برنامه‌های کاری، چند روز یا فقط چند ساعت پیش از شروع برنامه، خودداری کنید. در واقع، نوشتن برنامه‌های جدید یا به‌روزرسانی آنها در آخرین لحظات، برنامه‌ریزی برای انجام کارهای دیگر را برای کارمندان غیرممکن می‌کند و این موضوع نیز زندگی شخصی آنها را مختل می‌کند.
- لغو شیفت‌های برنامه‌ریزی‌شده در آخرین لحظه: کارکنانی که شیفت کاری‌شان در آخرین لحظه لغو می‌شود، به‌اندازه کافی برای انجام کارهای دیگر فرصت ندارند. در حقیقت، برخی از کارمندان ممکن است هر چند وقت یک بار از تعطیل‌شدن روز کاری خود لذت ببرند، اما به یاد داشته باشید که نباید لغو برنامه‌های کاری کارکنانتان را به عادتی برای خود تبدیل کنید.
- تمدید شیفت‌های کاری تمام‌شده: تلاش برای وادار‌کردن کارمندان به حضور بیشتر از زمان مقرر در محل کار، نوعی سوءاستفاده از برنامه‌ریزی به شمار می‌‌آید. البته بدیهی است که در برخی شرایط خاص، ممکن است کارمندانی برای انجام کارشان به‌موقع حاضر نشوند و شما، به‌عنوان رهبر تیم، برای پوشش شیفت‌های کاری افراد غایب، به‌سرعت به حضور کارکنان شیفت قبل نیاز داشته باشید؛ با وجود این، هرگز نباید کارمندی را جریمه کنید که نمی‌تواند بیشتر از زمان مقرر در محل کار بماند.
۲. محل کار خود را بشناسید
به‌عنوان مدیر شرکت، می‌توانید به انواع اطلاعات سازمان یا دفتر کار خود، از جمله ساعاتی که به حداکثر کارمندان نیاز دارید، دسترسی داشته باشید. با مرور این اطلاعات می‌توانید بازه‌های زمانی پرتکراری را که برنامه‌های کاری بیشتر کارکنان برای حضور در شرکت تنظیم شده است، مشخص کنید؛ علاوه بر این، می‌توانید زمان تعطیلی آنان و بازه‌های زمانی‌ای را شناسایی کنید که تعداد کارکنان کمتری در شرکت حضور پیدا می‌کنند.
همچنین با مطالعه این اطلاعات می‌توانید تشخیص دهید که کدام‌یک از کارمندان در ساعات کاری آرام‌تر بهتر کار می‌کنند و چه کسانی توانایی مدیریت ساعات کاری شلوغ را دارند. در حالت کلی، تنظیم برنامه‌ای برای کارمندان، مطابق با ساعاتی که بیشترین بازدهی را داشته باشند و عملکرد مؤثرتری را ارائه دهند، برای همه اعضای سازمان بهتر است.
۳. ملاحظه‌گر باشید
به‌عنوان مدیر شرکت، وظیفه شما این است که برای فراهم‌کردن شرایط مناسب برای کارکنانتان، هر کاری را انجام دهید.
برای مثال، فرض کنید که کارمندی مشغول کار در شیفت کاری خود است و شما نیز به فردی نیاز دارید که خارج از ساعت کاری‌اش در شرکت بماند. در چنین شرایطی بهتر است به‌جای ۱ ساعت پیش از پایان شیفت کاری فرد، کمی زودتر از او بخواهید تا در صورت امکان زمان بیشتری در شرکت بماند؛ همچنین باید آمادگی این را داشته باشید که پاسخ منفی از طرف او دریافت کنید و در صورت نیاز، اجازه دهید که شیفت کاری خود را تغییر دهد.
در حالت کلی، احترام به کارکنان و ملاحظه نحوه رفتار با آنان، تا حد زیادی باعث بالا‌رفتن روحیه کاری و تقویت حس وفاداری آنان به سازمان می‌شود؛ علاوه بر این، کارکنان وفادار برای کارکردن خارج از ساعات کاری، خودشان هر چند وقت یک بار تمایل نشان می‌دهند یا حتی به‌راحتی می‌توانند شیفت‌های کاری لغوشده را بپذیرند.
۴. کارمندی را مخصوص شیفت استخدام کنید
برنامه‌های زمانبندی شیفتی ایده عملی مقبولی است، به‌شرط آنکه برای این موضوع کارمندانی را به‌طور خاص استخدام کنید. به‌عبارتی، در روزهایی که در شرکتتان با کمبود نیرو مواجه می‌شوید، یکی از کارکنان مخصوص برنامه‌ریزی شیفتی می‌تواند راه‌حلی عملی برای انجام کارهای موردنیاز باشد.
۵. فرایندی را برای دردسترس‌بودن کارکنان ایجاد کنید
مدیران خوب به کارمندان خود فرصتی می‌دهند تا ساعات دل‌خواه کاری و مناسب خود را با آنها به اشتراک بگذارند. برای ایجاد برنامه‌ای که برای همه افراد شاغل در سازمان مناسب باشد، باید با هریک از کارکنان ملاقات کنید و درباره جزئیات تنظیم برنامه‌ای مناسب با آنان صحبت کنید. در نهایت، می‌تواند ترجیحات شخصی کارمندان را (برای راحت دردسترس‌بودن آنان) در قالب فرم‌ها، تقویم کاری یا روی پلتفرم‌های نرم‌افزاری برنامه‌ریزی خودتان نگهداری کنید.
یادگیری تنظیم برنامه کاری عملکردی، که هم برای شما و هم برای کارمندانتان مفید باشد، بخش جدایی‌ناپذیری از خصوصیات مدیران خوب است؛ علاوه بر این، تنظیم برنامه‌ای منعطف برای کارکنان موجب می‌شود تا آنها در رابطه با تعهدات و مسئولیت‌های شخصی خود نگرانی کمتری داشته باشند و در نتیجه، روی انجام وظایف خود به‌خوبی تمرکز کنند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: indeed.com
دیدگاه