چرا کارکنان اهمال کارند و چگونه با اهمال کاری کارکنان مقابله کنیم؟
هر کارفرمایی آرزو دارد که تجارت موفق و کارکنان کارآزموده‌ای داشته باشد، ولی استثناهایی وجود دارد که این سناریو را نابود می‌کند؛ کارفرما باید با اهمال کاری کارکنان دست‌وپنجه نرم کند؛ برای مدیریت این شرایط باید دلایل احتمالی را دریابد و راهکارهای مناسبی را نیز پیدا کند.
در این مطلب درباره دلایل احتمالی و راهکارهای این چالش صحبت می‌کنیم.
دلایل احتمالی اهمال کاری کارکنان
دلایل فراوانی برای اهمال کاری کارکنان در محل کار وجود دارد. پیش از آنکه بخواهید کارکنان اهمال کارتان را برکنار کنید یا به آنها تذکر بدهید، باید متوجه شوید که دلیل این رفتار چیست؛ ۳ دلیل عمده این مسئله عبارت‌اند از:
۱. ضعف ارتباطی
در بسیاری از مواقع، دلیل به‌وجود‌آمدن این شرایط «ضعف ارتباطی» است. شاید کارمند موردنظر وظایف خود را به‌خوبی نداده و گفت‌وگوهای سرپرستش را به‌خوبی متوجه نشده است. این مسئله به اهمال کاری مربوط نیست، بلکه یک سوءتفاهم به شمار می‌آید. چند روش گوناگون، برای کمک به رفع مشکلات ارتباطی وجود دارد:
- ارزیابی کارکنان را کامل کنید؛
- جلسه‌ای با کارکنانتان ترتیب دهید و به موضوعات کلی بپردازید؛
- جلسه‌ای با کارکنان ترتیب دهید و درباره وضعیت به‌وجودآمده بیشتر گفت‌وگو کنید.
مدیر یا سرپرست باید بسیار حرفه‌ای رفتار کند و لحن تهدیدآمیزی نداشته باشد؛ مثال‌های دقیقی از اهمال کاری کارکنان بیان کنید؛ اجازه دهید که صحبت کند و دیدگاه و نظراتش را با شما در میان بگذارد؛ بسیار مهم است که به او نشان دهید که به همکاری با یکدیگر تمایل دارید و راه‌حلی برای این مشکل بیابید. به یاد داشته باشید که راهکار همه مشکلات، یکسان نیست. توضیحات کار را به‌طور کامل ذکر کنید تا کارمندتان بداند دقیقا باید چه کاری را انجام دهند و وظایفشان چیست.
۲. آموزش ناکافی کارکنان
دلیل احتمالی دوم در اهمال کاری کارکنان آموزش ناکافی است. شاید آن کارمند در حوزه مدیریت زمان به آموزش‌های بیشتری نیاز دارد. سایت مایند تولز (MindTools) ابزارهای فراوانی برای یادگیری مهارت‌های مدیریت زمان و بهره‌وری بیشتر ارائه می‌دهد. همه کارکنان، جدید و قدیمی، به آموزش نیاز دارند؛ ولی این آموزش‌ها برای هرکسی متفاوت است. به نشانه‌های کاهش عملکرد و بهره وری توجه کنید. اگر این پیشامد رخ داد، باید برنامه‌های آموزشی بیشتری را برگزار کنید. با پیشرفت فناوری در محیط کار، باید به کارکنانتان آموزش‌های لازم را ارائه بدهید تا بتوانند از توانایی‌های خود به‌خوبی استفاده کنند.
۳. سهل‌انگاری در کارها و وظایف
مرحله سوم مربوط به شناخت علت سهل‌انگاری کارمند در محل کار است. اگر دلیل، ضعف ارتباطی یا آموزش ناکافی نبود، پس کارمند نگرش نادرستی داشته است. در گام بعدی باید بررسی کنید که آیا نگرش آن کارمند بهبودپذیر است یا خیر؛ اگر پاسخ منفی است، این نگرش می‌تواند محیط کار را نابود کند؛ در این صورت، باید به کارمند هشدار دهید؛ اگر دیدگاه او تغییرناپذیر است، باید او را برکنار کنید.
راهکارهای پیشنهادی برای حل اهمال کاری کارکنان
کارکنان کم کار احتمالا بدترین نوع همکاران مشکل‌ساز و بدقلق هستند. آنها وظایف خود را انجام نمی‌دهند، حواس کارکنان دیگر را پرت می‌کنند و در ساعت کاری، هر کار دیگری را غیر از وظایفشان انجام می‌دهند؛ با این حال، به نظر می‌رسد که هر محل کاری حداقل یک فرد اززیرکاردررو در تیم دارد و اگر شما رئیس هستید، مسئولیت مدیریت کم کاری کارکنان بر عهده شماست.
چگونه با کارمندی برخورد می‌کنید که ۶ ساعت در روز به پرسه زنی اینترنتی می‌پردازد و هرروز پس از خوردن ناهاری ۲ساعته بی‌سروصدا به دفتر برمی‌گردد؟
در اینجا ۱۰ استراتژی آورده شده است که به شما کمک می‌کند تا بهره‌وری را بالا ببرید و کارکنان کم کار را وادار کنید که عادات بدشان را کنار بگذارند.
۱. یک جلسه خصوصی داشته باشید
اولین قدم برای مقابله با کم کاری کارکنان این است که رفتارهای نادرستشان را به آنها گوشزد کنید؛ ضروری است که این کار را به‌صورت خصوصی انجام دهید؛ نباید با کوچک‌کردن افراد در مقابل همکاران، دل‌سردشان کنید؛
دومین قدم اینکه مهم است مؤدب بمانید؛ حتی اگر از آنها خسته و ناامید شده باشید، به‌طور قطع نباید این موضوع را نشان دهید یا به خودتان اجازه دهید که در طول بحث خشمگین شوید.
در طول جلسه رسمی درمورد کم کاری کارکنان بازخورد سازنده داشته باشید و در عین حال، به کارمند موردنظر یادآوری کنید که جایگاه شغلی او در شرکت چقدر مهم است و اینکه شما می‌دانید که او می‌تواند در هر زمان عملکرد خوبی داشته باشد.
۲. اهداف شفافی را تعیین کنید
به‌احتمال زیاد، لازم است آنچه را که از کارکنان کم کار انتظار می‌رود، به آنها یادآوری کنید. اگر افراد برای مدتی در یک موقعیت شغلی کار کرده باشند، ممکن است به‌سرعت انضباط و انگیزه خود را از دست بدهند و طبق قوانین خودشان عمل کنند؛
اینجاست که شما باید وارد شوید تا دوباره آنها را به مسیر درست راهنمایی کنید. اهداف روشنی را تعیین کنید که کارکنان کم کار شما باید به‌دنبال رسیدن به آنها باشند و مطمئن شوید که کارکنانتان نیز با این اهداف موافق هستند؛ به عنوان مثال، کارمند شما باید در طول روز، ۱۵ تا فروش داشته باشد، اما فقط ۵ مورد را انجام می‌دهد؛ شما می‌توانید برای هفته اول، یک هدف متوسط، مثلا ۱۰ فروش، را تعیین کنید و بدون اینکه فشار زیادی به او وارد کنید، با پیشرفت وی این تعداد را کم‌کم افزایش دهید.
۳. آموزش‌های بیشتری را ارائه دهید
برای اینکه نشان دهید که به‌واقع به پیشرفت شغلی و شخصی آنها اهمیت می‌دهید، می‌توانید در صورت لزوم، آموزش‌های بیشتری را ارائه دهید؛ این آموزش‌ها می‌تواند در جهت به‌روز‌کردن دانش آنها یا گسترش مهارت‌های فعلی و یادگیری فرایندهای جدید باشد و جلوگیری از کم کاری کارکنان باشد.
با ارائه آموزش، نشان می‌دهید كه به پیشرفت آنها متعهد هستید و در عوض، این مسئله باید تأثیر مثبتی ایجاد كند و كارمند را وادار كند تا انگیزه بیشتری برای پیشرفت داشته باشد و در سازمان به‌خوبی عمل كند.
۴. جریمه‌ای را در نظر بگیرید
وقتی تمام ابزارهایی را که برای پیشرفت لازم است در اختیار کارکنان کم کار خود قرار دادید، به عنوان مثال، آموزش، توجه بیشتر و غیره، باید در صورت توجه‌نداشتن آنها به این موارد، تبعاتی را برایشان در نظر بگیرید؛
برای مثال، اگر کارمندی اشتباهات بسیاری دارد، زیاد بی‌احتیاطی می‌کند و پروژه‌ها را به‌موقع به پایان نمی‌رساند، می‌توانید به او هشدار دهید که اگر در یک دوره مشخص (به‌طور معمول، ۱ ماه) بهبود پیدا نکند، به‌طور رسمی به او اخطار خواهید داد؛ در صورت بهبود‌نیافتن، می‌توانید تبعات بیشتری را برایش تعیین کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۵. تشویق‌هایی را در نظر بگیرید
اگرچه ممکن است «جریمه» تاکتیک خوبی برای کم کاری کارکنان باشد، از طرف دیگر، مشوق‌ها نیز می‌توانند به همان اندازه اثرگذار باشند. اگر هدفی برای کارمند در نظر گرفته شود که برای رسیدن به آن تلاش کند، احتمالا ۱۰ برابر بیشتر کار می‌کند تا به آن برسد؛ به هر حال، همه دوست دارند پاداش بگیرند!
اگر این استراتژی را انتخاب کنید، باید مطمئن شوید که پاداشی باشد که ارزش جنگیدن را دارد؛ مانند: اضافه حقوق، روزهای تعطیل بیشتر یا حتی تعطیلات آخر هفته با حقوق.
۶. به آنها مسئولیت‌های اضافی بدهید
برخی اوقات، دلیل کم کاری کارکنان این است که از وظایف شغل خود خسته شده‌اند و دیگر هیچ وظیفه‌ای به آنها سپرده نمی‌شود که برایشان انگیزه‌ای ایجاد کند؛ اگر این‌گونه است، باید مسئولیت‌های آنها را مرور کنید و وظایفی اضافی را به آنها اختصاص دهید؛ این لزوما به این معنی نیست که باید به‌سرعت حقوقشان را افزایش دهید یا عنوان شغلی آنها را تغییر دهید؛ در این صورت کارمند در شرکت احساس ارزشمند‌بودن می‌کند و انگیزه می‌گیرد که نشان دهد می‌تواند کارهای بیشتر و مهم‌تری را انجام دهد.
۷. فرصت‌هایی را برای پیشرفت فراهم کنید
اگر کارمندی احساس کند که دیگر جایی برای پیشرفت ندارد، به‌احتمال زیاد، در شغل خود درجا می‌زند، کار خود را سرسری انجام می‌دهد و صرفا هر روز می‌آید، می‌رود و ساعت می‌زند تا در پایان ماه فیش حقوقی‌اش را دریافت کند.
اگر می‌بینید که این اتفاق درمورد کارکنانی رخ می‌دهد که زمانی کارکنان کلیدی و فعالی بودند، باید فرصت‌هایی را برای پیشرفت آنها فراهم کنید تا نشان دهید که می‌توانند در شرکت رشد کنند.
۸. علایق آنها را بشناسید
دانستن اینکه کارکنان بدقلق به چه چیزی علاقه دارند، می‌تواند به شما کمک کند تا نقاط قوت آنها را پیدا کنید. به‌احتمال زیاد از بعضی از جنبه‌های شغل خود بیشتر لذت می‌برند؛ پس بهتر است وظایفی را به آنها اختصاص دهید که با علایقشان مرتبط باشد و از کم کاری کارکنان شما کاسته شود.
فرض کنید که کارمندی خوره اکسل است و کار با اعداد را دوست دارد؛ می‌توانید یک پروژه اضافی به او بدهید که شامل جمع‌آوری داده‌های آماری باشد؛ فقط مطمئن شوید که این کار وقت زیادی از او نمی‌گیرد، چون به‌طور قطع مایل نیستید که در وظایف اصلی‌اش کمکاری کند.
۹. عملکردهای ضعیف را ثبت کنید
در حالی که روش‌های گفته‌شده را امتحان می‌کنید، مهم است که همه رفتارهای آنها را ثبت کنید؛ این امر به ۲ دلیل، مهم است؛ اول اینکه اگر تصمیم به اخراج دارید، باید مدارکی برای اثبات عملکرد ضعیف و مراحلی که برای کمک به کارمند طی کرده‌اید، در اختیار داشته باشید؛ دوم اینکه با این کار می‌توانید متوجه شوید که آیا با گذشت زمان بهبودی حاصل شده است یا خیر. این مدارک باید زمان‌هایی را نیز در بر بگیرد که صرف جلسات با کارمند کرده‌اید و همچین زمان‌هایی را که برای اصلاح اشتباهات او نیاز داشته‌اید.
۱۰. بدانید که چه زمانی باید دست بکشید
کارهای فراوانی وجود دارد که می‌توانید برای ایجاد انگیزه در کارکنان کم کار انجام دهید و باید بدانید که برخی اوقات نمی‌توانید به کارمند تنبل کمکی بکنید.
اگر صادقانه تمام تلاش خود را برای کمک به کارمند بد انجام داده‌اید، ممکن است وقت آن باشد که از تلاش دست بردارید و او را اخراج کنید؛ هنگام انجام این کار، حتما با بخش منابع انسانی خود مشورت کنید و مطمئن شوید که پروتکل‌های صحیح را دنبال می‌کنید؛ چون به‌طور قطع نمی‌خواهید با اخراج او به شیوه‌ای نادرست، کارتان به دادگاه و شکایت بکشد!
حتما دلیل اخراج را به سایر اعضای تیم اطلاع دهید تا آنها نیز احساس نکنند که در خطر هستند.
کنترل کم کاری کارکنان هرگز آسان نیست؛ باید مطمئن باشید که روند درستی را در پیش گرفته‌اید و مراحل را با دقت انجام می‌دهید؛ با این حال، به عنوان مدیر، این قسمتی حیاتی از شغل شماست. با دنبال کردن ۱۰ مرحله ذکرشده در بالا می‌توانید به‌صورت منصفانه و حرفه‌ای به این مسئله بپردازید.
آیا قبلا با کارمند کم‌کار برخورد داشته‌اید؟ اگر چنین است، تجربه خود را در قسمت دیدگاه‌ها با ما در میان بگذارید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: careeraddict.com
دیدگاه