شاخص کلیدی عملکرد یا KPI چیست؟ (راهنمای جامع)
- شاخص‌های کلیدی عملکرد چیست؟
- از KPI برای چه استفاده میشود؟
- انواع شاخص کلیدی عملکرد
- انتخاب معیارهای کلیدی عملکرد
- نکاتی برای انتخاب شاخص کلیدی عملکرد
- چگونه می‌توان موفقیت شاخص کلیدی عملکرد را تعریف کرد؟
- نحوه استفاده از KPI کارکنان برای دستیابی به اهداف
- استفاده از شاخص کلیدی عملکرد برای اندازه‌گیری پیشرفت شغلی و هدفگذاری
بسیاری از افراد و مشاغل از شاخص کلیدی عملکرد یا KPI) Key Performance Indicator) برای اندازه‌گیری و تعریف موفقیت خود استفاده میکنند. در حالی که شاخص های کلیدی عملکرد بیشتر مورد استفاده سازمانها قرار می‌گیرند؛ همچنین کارکنان می‌توانند از KPI برای تعیین اهداف شغلی خود استفاده کنند. در این مطلب توضیح می‌دهیم که KPI چیست و نحوه تنظیم و تجزیهوتحلیل شاخص کلیدی عملکرد KPI را نیز به‌طور مؤثر برایتان شرح داده‌ایم.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
شاخص کلیدی عملکرد یا KPI چیست؟
شاخص کلیدی عملکرد یا KPI اندازهگیریهای مشخصشدهای هستند که به مشاغل کمک میکنند تا عملکرد را در طول زمان ردیابی کنند. شاخص های کلیدی عملکرد به افراد و گروهها کمک میکنند تا موفقیت و رسیدن به یک هدف را درک کنند. سازمانها اغلب این اندازه‌گیری‌ها را ارزیابی میکنند تا پیشرفت آنها را تعیین و تجارت خود را با رقبا مقایسه کنند.
از شاخص کلیدی عملکرد می‌توان برای ردیابی پیشرفت به‌سمت اهداف در هر سطحی استفاده کرد. مشاغل معمولا آنها را برای سنجش موفقیت کل شرکت، ادارات، پروژه‌ها و حتی افراد به کار می‌گیرند.
در نتیجه، شاخص های کلیدی عملکرد مختلفی وجود دارد. شاخص کلیدی عملکرد KPIکه اهداف کل سازمان را هدف قرار می‌دهند، «KPI بالا» نامیده می‌شوند. این شاخص‌ها موفقیت شرکت را به‌طور کلی اندازه‌گیری میکنند. KPIهایی که پروژه‌های کوچک‌تر را هدف قرار می‌دهند، مانند استراتژی‌های بخش‌ها، «KPI پایین» نامیده می‌شوند.
هر ۲ برای کمک به شرکت در دستیابی به اهداف و شناسایی راه‌های بهبود بسیار حیاتی هستند. در نهایت، KPIهای پایین باید به KPIهای بالا یا اهداف کلی سازمان کمک کنند. حال که دریافتید KPI چیست، در ادامه موارد استفاده از آن را بیان خواهیم کرد.
از KPI برای چه استفاده میشود؟
پس از این که دریافتید KPI چیست باید بدانید که سازمانها از شاخص کلیدی عملکرد برای کمک به افراد در جهت رسیدن به هدف تعیینشده و در تمام سطوح کار خود استفاده میکنند. سازمان بر اساس اندازهگیریهای خود بهمرور زمان میتواند وظایف یا اهدافی را تنظیم کند؛ همچنین کارکنان می‌توانند KPI شخصی را برای سنجش موفقیت فردی خود، هدایت تلاش‌های خود برای تصمیم گیری و افزایش عملکرد تنظیم کنند.
برخی اوقات، شاخص های کلیدی عملکرد با ابزارهای ناوبری، مانند قطب‌نما یا سیستم‌های GPS، مقایسه می‌شوند. شاخص‌های عملکرد، مانند این ابزارها، کارکنان، مدیران و مشاغل را در سفرهای استراتژیک یا مالی خود راهنمایی میکنند.
اگر اندازه‌گیری KPI خود را خوب انجام می‌دهید، می‌توانید تصور کنید که استراتژی مؤثری دارید و باید برای حفظ آن کار کنید. اگر خودتان شاخص کلیدی عملکرد KPI را اندازه نمی‌گیرید، شاخص‌های کلیدی عملکردتان به شما کمک می‌کند تا حوزه‌ای را که نیاز به بهبود دارد، تشخیص دهید.
با ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد، کارکنان می‌توانند پیشرفت شغلی خود را بهتر درک کنند و کسب‌وکارها می‌توانند همراه بازار پیشرفت کنند. در هر ۲ حالت می‌توانید تغییرات لازم را به‌سرعت انجام دهید و بکوشید که از رقابت جلوتر باشید.
انواع شاخص کلیدی عملکرد
پس از این که فهمیدیم KPI چیست این سوال مطرح میشود که چه انواعی دارد؟ شاخص کلیدی عملکرد یک شرکت به صنعت و اهداف سازمان بستگی دارد. به‌عنوان مثال، ممکن است یک شرکت فناوری رشد را با مقایسه درآمد هر سال اندازه‌گیری کند، در حالی که ممکن است فروشگاه خرده‌فروشی دیگری فروش همان فروشگاه را بررسی کند.
برخی از شاخص های کلیدی عملکرد وجه کمی بیشتری دارند. به‌عنوان مثال، به‌طور کلی اندازه‌گیری درآمد با اعداد بسیار آسان‌تر است، در حالی که رضایت کاربر از یک محصول، خدمات یا سایت شرح‌دادنی و تفسیرپذیر است. شاخص کلیدی عملکرد میتواند بر اساس امور مالی، خدمات مشتری، بازاریابی، فروش، تولید، منابع انسانی، زنجیره تأمین و موارد دیگر باشد. در زیر برخی از KPIهای احتمالی برای صنایع مختلف آورده شده است.
۱. فروش و امور مالی
نمونه‌هایی از شاخص کلیدی عملکرد مبتنی بر فروش و امور مالی ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- سود قبل از بهره، مالیات، کاهش بها و استهلاک (EBITDA)؛
- سود خالص؛ (چه مقدار از درآمد شرکت پس از پرداخت مالیات، هزینه و غیره حفظ میشود؟)
- سود ناخالص؛ (شرکت پس از کسر هزینه تولید کالاهای فروخته‌شده چه میزان از درآمد خود را حفظ می‌کند؟)
- هزینه‌ها؛ (برای کشف راه‌های کاهش آنها)
- مقایسه درآمد پیش‌بینی‌شده و واقعی؛
- مقایسه هزینه‌ها در مقابل بودجه؛
- نسبت بدهی در مقابل حقوق صاحبان سهام؛
- فروش روزانه خارج از مرز؛
- فروش از مشتریان جدید؛
- تکرار درآمد فروش؛
- پیشنهادهای صادرشده یا گم‌شده؛
- معاملات بسته‌شده؛
- تعداد جلسات احتمالی در یک دوره مشخص؛
- تعداد موارد برگشتی؛
- تعداد فروش آنلاین در مقابل تعداد فروش در فروشگاه‌ها؛
- گردش موجودی کالا؛ (چه مدت طول می‌کشد تا محصولات موجودی کالا به فروش برسد؟)
- اندازه فروش متوسط؛
- هزینه نگهداری کارکنان فروش.
۲. بازاریابی
نمونه‌هایی از شاخص کلیدی عملکرد بازاریابی ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- پول صرف‌شده برای بازاریابی در یک دوره خاص؛
- ترافیک آنلاین؛ (تعداد بازدیدکنندگان از وب‌سایت شرکت)
- ترافیک آنلاین ارگانیک؛ (تعداد بازدیدکنندگان از وب‌سایت شرکت از طریق موتور جست‌وجو)
- ترافیک وب؛ (برای تعیین تعداد بازدیدکنندگان جدید در مقابل بازگشت)
- ترافیک موبایل؛
- نرخ کلیک؛ (نسبت ترافیکی که روی آگهی خاصی کلیک می‌کند.)
- تعداد بازدید از یک مطلب خاص؛
- رتبه سئو؛ (جایی که محتوای وب شما در نتایج موتور جست‌وجو برای برخی کلمات کلیدی خاص نشان داده میشود.)
- رشد ترافیک شبکه‌های اجتماعی؛
- درآمد فروش حاصل از بازاریابی آنلاین؛
- هدایت واجدشرایط بازاریابی؛ (مشتری بالقوه‌ای که اعلام کرده است که احتمال دارد محصول یا خدمات شرکت را بخرد.)
- سرنخ‌های واجدشرایط فروش؛ (مشتری بالقوه‌ای که درمورد وی تحقیق و بررسی شده است و احتمال دارد محصول یا خدمات این شرکت را بخرد.)
۳. روابط مشتری
نمونه‌هایی از شاخص کلیدی عملکرد مبتنی بر خدمات مشتری ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- مشتریان در یک بازه زمانی مشخص سود کسب کردند؛
- تعداد ورود مشتری به فروشگاه (In-store foot traffic)؛
- درصد مشتریانی که پرداخت هزینه خدمات یا خرید محصولات را ادامه نمی‌دهند؛
- هزینه جذب مشتری؛
- ارزش مادام‌العمر مشتری؛ (برای تعیین چگونگی بهترین راه جذب و حفظ مشتری)
- حفظ مشتری؛
- رضایت مشتری یا امتیاز رضایت مشتری؛
- امتیازات خالص ترفیع‌دهنده بر اساس نظرسنجی؛ (برای تعیین اینکه آیا مشتریان شرکت را به دیگران توصیه میکنند یا خیر.)
- پشتیبانی مشتریان و زمان پاسخگویی به آنها؛
- تعداد تماس با خدمات مشتری؛
- تعداد شکایات مشتری از طریق ایمیل، تلفن یا روش‌های دیگر.
۴. منابع انسانی و اشتغال
نمونه‌هایی از منابع انسانی یا شاخص کلیدی عملکرد مبتنی بر کارکنان ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- تعداد استخدام‌های جدید؛
- هزینه استخدام؛
- تعداد تبلیغات؛
- گردش کارکنان؛
- رضایت کارکنان از طریق پاسخ‌های نظرسنجی؛
- نرخ بازنشستگی؛
- نرخ غیبت؛ (برای تعیین میزان بهره‌وری ازدست‌رفته به‌دلیل بیماری کارکنان یا روزهای شخصی)
- میزان آموزش و پیشرفت بر اساس نمرات آزمون، قبل و بعد از آموزش؛
- نسبت رقابت‌پذیری حقوق. (برای تعیین چگونگی مقایسه متوسط حقوق و دستمزد شرکت شما با رقبا یا کل صنعت)
۵. موفقیت کارکنان
نمونه‌هایی از شاخص کلیدی عملکرد، که کارکنان ممکن است برای ردیابی توسعه خود استفاده کنند، عبارت‌اند از:
- اهداف شخصی، مانند سهمیه فروش؛
- تکمیل پروژه در یک بازه زمانی خاص؛
- واحدهای پردازش‌شده یا مسائل حلوفصلشده در یک روز، هفته، ماه و غیره؛
- سرعت کار؛
- رضایت مشتری؛
- رضایت شغلی؛
- غیبت از کار.
KPQ چیست؟
ممکن است برای بالابردن اثربخشی شاخص کلیدی عملکرد KPI، سؤالات کلیدی عملکرد (KPQ) یا سؤالاتی را مطرح کنید که مشخص کند آیا هدف را برآورده کرده‌اید یا نه. هنگام تهیه KPQ سعی کنید از سؤالات ساده بله یا خیر، مانند «آیا سهمیه فروش خود را برآورده کرده‌ام؟»، خودداری کنید. تلاش کنید سؤالات بازی را مطرح کنید که فکربرانگیز باشد، از جمله «چقدر می‌توانم سبد محصولات خود را بازاریابی کنم؟»
پاسخ شما به KPQ، اطلاعاتی را که برای تصمیم‌گیری دقیق و آگاهانه و تعیین اهداف سازنده‌تر نیاز دارید، به شما ارائه می‌دهد.
انتخاب معیارهای کلیدی عملکرد
سوال بعدی این است که انتخاب معیارهای KPI چیست؟ برای اطمینان از اندازه‌گیری اطلاعات مربوط، انتخاب شاخص کلیدی عملکرد مناسب بسیار مهم است. این به شما کمک می‌کند تا در وقت، پول و منابع خود صرفه‌جویی کنید.
گزینه‌های شاخص کلیدی عملکرد بسیاری وجود دارد، بنابراین شما باید تحقیق کنید که کدام‌یک از معیارها برای صنعت و استراتژی شما بهترین هستند. شاخص های کلیدی عملکردی که انتخاب می‌کنید باید سنجش‌پذیر، شفاف و متناسب با هدف شما باشند.
این مراحل را برای انتخاب و اجرای شاخص های کلیدی عملکرد دنبال کنید:
۱. هدف نهایی خود را در شاخص کلیدی عملکرد تعیین کنید
برای اجرای درست شاخص های کلیدی عملکرد چشم انداز روشنی را از آنچه می‌خواهید به دست آورید، ایجاد کنید؛ این هدف را ساده و سرراست نگه دارید.
۲. KPQهای خود را طرح کنید
هنگامی که می‌توانید، سؤالی را شناسایی کنید. به‌عنوان مثال، چه فرایندهایی بیشترین هزینه را برای شرکت دارد؟ تعیین اینکه کدام شاخص یا مجموعه داده‌ها اطلاعات موردنیاز شما را فراهم می‌کند، آسان‌تر خواهد بود. اطلاعات بیشتر را درمورد KPQ در ادامه مشاهده کنید.
۳. مشخص کنید که چه داده‌هایی را از قبل دارید
قبل از ارائه معیارهایی برای پرداختن به KPQهای خود، ببینید که آیا بخش یا مدیر دیگری در حال جمع‌آوری این اطلاعات هست یا خیر؛ در این صورت، می‌توانید معادله را به‌سادگی تنظیم کنید و آن را در استراتژی تجارت خود اعمال کنید؛ همچنین با جمع‌آوری داده‌های موجود می‌توانید هدف واقع‌بینانه شاخص کلیدی عملکرد KPI خود را تعیین کنید.
۴. داده‌های پشتیبانی‌کننده را جمع‌آوری کنید
برای جمع‌آوری آماری از روند صنعت، جمعیت و رقبا وقت بگذارید. از این اطلاعات برای اطلاع از شاخص کلیدی عملکرد خود استفاده کنید؛ با این حال، از اندازه‌گیری دقیق شاخص های کلیدی عملکرد مشابه رقبا خودداری کنید. هر شغلی منحصربه‌فرد است و ممکن است آنچه برای یک شرکت مفید است برای شرکت دیگر مفید نباشد. زمانی را اختصاص دهید تا معیارهایی را مشخص کنید که به سود شرکت شماست.
۵. تعیین کنید که هر چند وقت یک بار شاخص کلیدی عملکرد را اندازه می‌گیرید
شما باید در فواصل زمانی متناسب با نیاز خود اطلاعات را جمع‌آوری کنید. وضعیت شاخص کلیدی عملکرد را کنترل کنید تا مطمئن شوید که هنوز مفید است و اطلاعاتی را که در نظر گرفتید، ردیابی کنید.
۶. برای شاخص های کلیدی عملکرد، اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت تعیین کنید
اگر هدف بلندمدت شما فروش ۲۴۰۰ عضویت به خدماتتان در طول ۱ سال است، می‌خواهید آن را به اهداف کوتاه‌مدت تقسیم کنید تا بتوانید آنها را ارزیابی کنید. ممکن است در این سناریو حداقل ۲۰۰ عضویت جدید در ماه داشته باشید، سپس می‌توانید از این نرخ برای تعیین اینکه آیا باید پیش بروید یا استراتژی‌ها را تغییر دهید، استفاده کنید.
۷. مسئولیت‌های شاخص کلیدی عملکرد را تفویض کنید
برای اجرای بهتر شاخص های کلیدی عملکرد تفویض اختیار کنید و مطمئن شوید که کارمند یا مدیری مسئول ارزیابی هر شاخص اصلی عملکرد و جمع‌آوری، تفسیر و ارائه آن داده‌هاست.
۸.شاخص کلیدی عملکرد را با شرکت و سهام‌داران به اشتراک بگذارید
در شاخص کلیدی عملکرد هنگام بحث درباره عملکرد شفاف باشید. با ابلاغ استراتژی‌ها، پیشرفت‌ها و نتایج، در موفقیت سازمان خود سهیم شوید. ضروری است که همه اعضای تیم از اهداف آگاه باشند تا بتوانند در جهت رسیدن به آنها کار کنند و در صورت لزوم بازخورد ارائه دهند.
همان‌طور که مشاهده می‌کنید، شاخص کلیدی عملکرد، ثابت نیستند و به‌محض تکمیل نیازهای سازمان، به‌روزکردن آنها بسیار مهم است. در این قسمت به سوال انتخاب معیارهای KPI چیست پاسخ دادیم. در ادامه نیز نکاتی را درمورد انتخاب شاخص کلیدی بیان می‌کنیم.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
نکاتی برای انتخاب شاخص کلیدی عملکرد
همچنین می‌توانید از اهداف SMART ( مخفف کلمات خاص، سنجش‌پذیر، دست‌یافتنی، مرتبط، زمان محدود) برای تعیین ارزش یک شاخص کلیدی عملکرد اصلی استفاده کنید. این اصول عبارت‌اند از:
- آیا آنچه هدف قرار داده‌اید، مشخص است؟
- آیا می‌توانید پیشرفت در رسیدن به آن هدف را بسنجید؟
- آیا هدف دست‌یافتنی است؟
- آیا هدف به شرکت شما و استراتژی آن مربوط است؟
- در چه بازه زمانی انتظار دارید که به هدف خود برسید؟
ایجاد الگوی شاخص کلیدی عملکرد
هنگام توسعه شاخص کلیدی عملکرد جدید یا بهبود عملکرد، پیروی از یک فرمول اساسی مفید است. در اینجا مثالی از الگوی تکمیل‌شده شاخص های کلیدی عملکرد آورده شده است:
- نام شاخص کلیدی عملکرد: نمره رضایت مشتری
- هدف: چه استراتژی‌ای را KPI قصد دارد ارزیابی کند؟شاخص کلیدی عملکرد میزان رضایت مشتری را ارزیابی می‌کند.
- مخاطب: این داده‌ها به چه کسی ارائه میشود؟ داده‌ها به هیئت‌مدیره شرکت ارائه میشود.
- دسترسی: چه کسی قادر به جمع‌آوری و دسترسی به این داده‌ها خواهد بود؟ بخش بازاریابی دیجیتال، داده‌ها را جمع‌آوری می‌کند و به دست می‌آورد.
- سؤال اصلی عملکرد: این شاخص به چه سؤالی پاسخ می‌دهد؟ به این سؤال پاسخ می‌دهد: «چه اندازه مشتریان ما از خدماتمان رضایت دارند؟»
- استفاده از شاخص کلیدی عملکرد : چگونه می‌خواهید از داده‌های جمع‌آوری‌شده استفاده کنید؟ ما از داده‌ها برای ارزیابی ارتباط خود با مشتریان استفاده خواهیم کرد.
- منبع جمع‌آوری داده‌ها: چگونه این داده‌ها را جمع‌آوری می‌کنید؟ ما داده‌های حاصل از نظرسنجی‌های آنلاین ارسال‌شده برای مشتریان موجود را جمع‌آوری خواهیم کرد.
- تکرار جمع‌آوری: هر چند وقت یک بار به منبع داده شاخص کلیدی عملکرد KPI نیاز دارید؟ ما باید داده‌ها را از نمونه‌گیری تصادفی از مشتریان خود به‌صورت ماهانه تهیه کنیم.
- دفعات گزارش‌دهی: هر چند وقت یک بار درمورد یافته‌ها گزارش می‌کنید تا اطلاعات فعلی را حفظ کنید؟ ما این یافته‌ها را ماهانه گزارش خواهیم داد.
- شخص مسئول: جمع‌آوری و واردکردن این داده‌ها وظیفه کیست؟ دستیار بازاریابی دیجیتال، «جارود اسمیت» (Jarrod Smith).
- ارزیابی: چگونه عملکرد شرکت خود را در این زمینه ارزیابی می‌کنید؟ ما عملکرد را در مقیاس ۱ تا ۱۰ ارزیابی خواهیم کرد و پاسخ‌های ۷ و بالاتر «مثبت» ارزیابی میشود.
- اهداف: هدف شما از این شاخص چیست؟ هدف ما افزایش رضایت مشتری طی ۲ سال آینده به‌میزان ۷۵٪ است.
- هزینه: هزینه جمع‌آوری و تجزیهوتحلیل این داده‌ها چقدر است؟ هزینه ساخت نظرسنجی آنلاین و ساعاتی که طرف مسئول به این پروژه اختصاص می‌دهد.
- مفیدبودن و محدودیت‌ها: آیا این شاخص کلیدی عملکرد به‌خوبی به KPQ اصلی پاسخ می‌دهد و آیا محدودیت‌هایی دارد؟ ما درمورد میزان رضایت مشتری نمره دقیقی دریافت خواهیم کرد، اما بازخورد محدود مشتری را درباره آنچه می‌توانیم بهبود دهیم، پیش‌بینی خواهیم کرد.
- عواقب ناخواسته: چگونه افراد می‌توانند روی این داده‌ها تأثیر منفی بگذارند؟ فقط مشتریانی که راضی نیستند می‌توانند نظرسنجی را تکمیل کنند.
- تاریخ انقضا: چه زمانی این شاخص کلیدی عملکرد منقضی میشود یا به تجدیدنظر نیاز دارد؟ ما هر سال، برای اطمینان، شاخص های کلیدی عملکرد را بررسی خواهیم کرد.
تهیه گزارش شاخص کلیدی عملکرد
هنگامی که شاخص اصلی عملکرد را اندازه گرفتید، عاقلانه است که عملکرد خود را در یک گزارش شاخص کلیدی عملکرد خلاصه کنید. به‌طور معمول، این امر گام مفیدی برای رهبران پروژه، رهبران تیم، مدیران و سرپرستان است.
۱. نکات عمومی
اغلب رهبران این گزارش شاخص کلیدی عملکرد را به ذی‌نفعان، مانند مدیریت شرکت، رؤسای بخش‌ها یا سایر کارکنان، ارائه می‌دهند. در ادامه چند نکته مفید آورده شده است برای زمانی که گزارش خود را آماده می‌کنید:
- مختصر باشید: گزارش شما باید مختصر و مفهوم باشد. در نظر داشته باشید که فقط مراحل مهم داده‌های خود را شرح دهید؛
- از تصاویر استفاده کنید: نمودارها و اشکال نشان‌دهنده روند می‌توانند نتایج را آسان‌تر توضیح دهند؛
- اطلاعات فنی را ساده کنید: حتما با استفاده از منابعی مانند واژه‌نامه‌ها، اصطلاحات فنی را توضیح دهید؛
- راست‌گو باشید: صرف‌نظر از نتایج گزارش، صادق باشید. اگر شاخص اصلی عملکرد نشان می‌دهد که شرکت یا دپارتمان به هدف خود نرسیده است، برای نحوه دستیابی به نتایج بهتر در آینده برنامه‌ای را تنظیم کنید؛
- داده‌های تاریخی را وارد کنید: اگر شرکت معیارهای قبلی را در این شاخص کلیدی عملکرد اجرا کرده است، داده‌های فعلی را با داده‌های گذشته مقایسه کنید تا پیشرفت را ارزیابی کنید.
۲. دسته‌بندی شاخص های کلیدی عملکرد
۳ دسته اصلی گزارش شاخص کلیدی عملکرد وجود دارد که ممکن است با توجه به اطلاعات موردنیاز مخاطبان و اهداف خود آنها را تهیه کنید:
- تحلیلی: این گزارش جزئیات شاخص کلیدی عملکرد را توضیح می‌دهد و بیشتر نشان می‌دهد که روی نتایج شما چه تأثیری داشته است. این گزارش ممکن است شامل داده‌های KPI تاریخی برای مقایسه باشد؛
- عملیاتی: این گزارش داده‌هایی را درمورد چگونگی اندازه‌گیری شاخص کلیدی عملکرد KPI فعالیت‌های روزانه یک سازمان ارائه می‌دهد تا مدیریت بتواند به‌خوبی تصمیمات آگاهانه‌‌ای بگیرد؛
- استراتژیک: این گزارش سلامت سازمان و پیشرفت آن را منعکس می‌کند؛ بنابراین، ذی‌نفعان می‌توانند تعیین کنند که آیا این شرکت اهداف را برآورده می‌کند یا خیر.
در حالی که به‌یقین گزارش شما باید برای پاسخگویی به نیازهای مخاطبان به گونه‌ای باشد که به‌طور مناسب اهداف یا پروژه‌های شما را منعکس کند، چند بخش اصلی از اطلاعات وجود دارد که میتواند به شما کمک کند.
۳. اطلاعات موجود در شاخص های کلیدی عملکرد
در اینجا چند نمونه از اطلاعات اصلی موجود در گزارش شاخص کلیدی عملکرد آورده شده است:
- هدف: به‌روشنی مشخص کنید که شاخص کلیدی عملکرد کدام هدف را ارزیابی می‌کند؛
- متریک: شاخص کلیدی سنجش‌پذیر، مرتبط و اجرایی را که برای اندازه‌گیری اهداف استفاده می‌کنید، بیان کنید؛
- منطق: توضیح دهید که چرا شرکت این KPI را انتخاب کرده است و داده‌های حاصل چگونه به موفقیت شرکت کمک می‌کند؛
- بازه‌‌های اندازه‌گیری: بیان کنید که چند بار شاخص کلیدی عملکرد خود را اندازه‌گیری می‌کنید و هر چند وقت یک بار آن را بررسی می‌کنید؛
- منبع: مشخص کنید که داده‌ها را در کجا جمع کرده‌اید و فرمول محاسبه داده‌ها را به اشتراک بگذارید؛
- ابزار بصری: برای درک آسان از نمودار، جدول یا نقشه استفاده کنید. در صورت امکان، آن را با تصاویر قبلی از همان نوع مقایسه کنید تا پیشرفت را در طول زمان پیگیری کنید؛
- نظرات: در این بخش می‌توانید هرگونه اطلاعات یا تفسیر مربوط به معیارهایی که به دست آورده‌اید را به‌طور خلاصه اضافه کنید.
در طول عمر شاخص کلیدی عملکرد برای ارائه و مقایسه داده‌ها با تغییر آنها به‌روزرسانی‌های منظمی را برنامه ریزی کنید. پیشرفت را کنترل کنید و مشخص کنید که هر چند وقت یک‌بار یافته‌های خود را به ذی‌نفعان ارائه می‌دهید.
برای راهنمایی درمورد نحوه ارائه گزارش شاخص های کلیدی عملکرد خود، این راهنما را دنبال کنید.
چگونه می‌توان موفقیت شاخص کلیدی عملکرد را تعریف کرد؟
حال که متوجه شدید KPI چیست باید قبل از صرف وقت و منابع برای تجزیهوتحلیل موفقیت شاخص کلیدی عملکرد، مهم است که ابتدا معنی دستیابی به موفقیت را تعریف کنید.
در اینجا مثالی از چارچوب شاخص های کلیدی عملکرد تیم فروش وجود دارد که به‌طور دقیق معنای دستیابی به موفقیت را با مطرح‌کردن چند سؤال ساده تعریف می‌کند. سؤالات شما بسته به شاخص کلیدی عملکرد، صنعت و اهداف شما متفاوت است:
- چه نتیجه‌ای می‌خواهید؟ افزایش درآمد مربوط به فروش، در مدت ۱۲ ماه آینده و به‌میزان ۱۵٪
- چرا آن نتیجه مهم است؟ این نتیجه به رشد سودآوری شرکت کمک خواهد کرد.
- پیشرفت را چگونه تعریف خواهید کرد؟ افزایش درآمد به دلار خرج‌شده.
- چگونه می‌توانید نتیجه را تحت‌تأثیر قرار دهید؟ با تبلیغ محصول و نام تجاری ما و آوردن فروشنده جدید.
- چه کسی مسئول اطلاعات به‌دست‌آمده است؟ مدیر فروش.
- چگونه خواهید فهمید که به هدف نهایی خود رسیده‌اید؟ اگر درآمد طی ۱۲ ماه آینده ۱۵٪ افزایش یابد.
- هر چند وقت یک بار پیشرفت را ارزیابی می‌کنید؟ ماهانه.
نرسیدن به هدف به این معنی نیست که انتخاب شاخص کلیدی عملکرد KPI تصمیم بدی بوده است؛ برعکس، شما می‌توانید از داده‌های جمع‌آوری‌شده و اطلاعاتی که آموخته‌اید برای بهبود عملکرد در آینده استفاده کنید. با شناسایی نواقص خود می‌توانید متناسب با آن تنظیماتی را انجام دهید.
به‌عنوان مثال، با استفاده از مثال بالا، ممکن است با موانعی روبه‌رو شوید که مانع از افزایش ۱۵درصدی درآمد فروش شرکت شود. به یاد داشته باشید که KPIها برای کمک به شرکت‌ها و افراد در تصمیم‌گیری‌های مناسب تجاری و در راه برنامه بهبود مستمر طراحی شده‌اند.
نحوه استفاده از KPI کارکنان برای دستیابی به اهداف
خب تا اینجا متوجه شدیم KPI چیست و چه انواعی دارد، اما چگونه از آن استفاده کنیم؟ به‌عنوان کارمند می‌توانید استراتژی‌های بالا را به کار بگیرید. هدفگذاری برای خود و اندازه‌گیری آن با KPI مربوط میتواند به شما کمک کند تا در مسیر خود باشید و به آن برسید.
ابتدا با هم‌سوسازی هدف خود و شاخص کلیدی عملکرد خود، هدف و شاخص های کلیدی عملکرد بخش یا سازمان خود را در نظر بگیرید. این بدان معنی است که موفقیت شما نیز موفقیت شرکت شماست.
اگر چشم‌انداز شرکت ایجاد رضایت در مشتری است، به مثال زیر توجه کنید:
- هدف شرکت: کاهش ۳۰درصدی مشتریان ناراضی؛
- هدف کارکنان: شکایات حلوفصلشده را در مدت زمان مشخص ۱۵٪ افزایش دهند؛
- شاخص کلیدی عملکرد شرکت : هر هفته شکایات حل‌نشده مشتریان را بررسی کند؛
- شاخص کلیدی عملکرد کارمند: از مواردی که بشخصه با آنها سروکار دارند، درصد رضایت مشتریان را در مقابل شکایات مشتریان ناراضی اندازه‌گیری کنند.
موفقیت شما باید به‌طور مستقیم به اهداف شرکت کمک کند. شما و مدیرتان می‌توانید با استفاده از KPI پیگیری کنید که آیا به هدف موردنظر خود می‌رسید یا خیر و یا اقدامات مناسب را برای رسیدن به آنجا انجام می‌دهید.
استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد برای اندازه‌گیری پیشرفت شغلی و هدفگذاری
همچنین می‌توانید از شاخص کلیدی عملکرد برای ردیابی رشد و موفقیت حرفه‌ای خود در یک شرکت استفاده کنید. به‌عنوان مثال، ممکن است با استفاده از معیارهایی مانند سرعت کار، دقت، میزان مسئولیت یا کار باکیفیت، داده‌ها را با هم مقایسه کنید تا تعیین کنید که آیا پیشرفت می‌کنید. در این صورت، می‌دانید که به شرکت ارزش می‌دهید. اگر اهداف خود را برآورده نمی‌کنید، می‌توانید تمرکز بیشتری روی آن بگذارید و منابع خود را متناسب با آن تنظیم کنید.
۱. پایش اهداف شغلی کوتاه‌مدت و بلندمدت
شاخص های کلیدی عملکرد با تعیین اهداف توسعه کوتاه‌مدت و بلندمدت می‌توانند در ترسیم اهداف شغلی نیز به شما کمک کنند. KPI کوتاه‌مدت ممکن است روزانه یا حتی ساعتی باشد؛ مثلا چه مدت طول کشید تا یک کار خاص را انجام دهید. اینها شاخص‌های زمان واقعی عملکرد و توانایی شما در رعایت ضرب‌الاجل‌ها هستند. KPIهای بلند مدت اهداف شغلی را طی ماه‌ها یا ۱ سال ردیابی میکنند و به شما در جهت پیشرفتتان کمک میکنند.
۲. ثبت و نگهداری داده‌های شاخص کلیدی عملکرد
داده‌های شاخص کلیدی عملکرد KPI را که جمع‌آوری می‌کنید، حتما ثبت و نگهداری کنید تا بتوانید هنگام جست‌وجوی مشاغل یا مصاحبه با سایر کارفرمایان از آنها، به‌عنوان نمونه‌ای از رشد شغلی خود، استفاده کنید. اگر از موقعیت ابتدایی و ساده‌ای شروع می‌کنید، شاخص های کلیدی عملکردی را تنظیم کنید که مسئولیت‌های اصلی و همچنین پتانسیل شما را منعکس کنند.
شاخص‌های عملکردی‌ای را انتخاب کنید که ضمن حمایت از اهداف حرفه‌ای شما به نفع کارفرمای شما باشد. این معیارها را با پیشرفت در موقعیت‌های بالاتر، در مصاحبه‌های آینده ارائه دهید.
در این مطلب بررسی کردیم که KPI چیست، چه انواع و مزایایی دارد. با استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد، شرکت‌ها و افراد می‌توانند موفقیت و پیشرفت خود را بسنجند. شاخص کلیدی عملکرد KPI میتواند به شما و شرکت شما کمک کند تا به‌خوبی و آگاهانه درمورد تصمیمات تجاری خود، عملکردتان را تقویت و جایگاه خود را در صنعت درک کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: indeed.com
دیدگاه