چگونه کارمندان سمی را مدیریت کنیم؟

مدیر در وهله‌ی اول باید از استخدام افراد سمی خودداری کند، اما اگر آن‌ها در تیم شما باشند، خلاص شدن از دستشان مشکل است. اغلب اوقات، قانون اجازه‌ی اخراج کارکنان را نمی‌دهد. در ادامه مقاله راهکارهایی برای مدیریت کارمندان سمی ارائه خواهیم داد.

فرض کنید فردی در تیم شما وجود دارد که هیچ سخن مثبتی نمی‌گوید، سوهان روح اعضای دیگر تیم است و زندگی کاری خوبی ندارد. اگر شما نمی‌توانید او را اخراج کنید، به رفتارهای او چگونه واکنش نشان می‌دهید، چه بازخوردی به او ارائه می‌دهید و چگونه آسیب‌های تحمیلی از جانب او را کاهش می‌دهید؟

کارشناسان چه می‌گویند؟

دیلان مینور، استادیار دانشکده‌ی مدیریت دانشگاه جورج تاون، که به این موضوع پرداخته‌است، می‌گوید: «تفاوت‌هایی بین کارمندان بدقلق و کارمندان سمی وجود دارد. من ایشان را سمی می‌نامم، زیرا نه‌تنها به دیگران آسیب می‌زنند، بلکه رفتارهایشان را نیز به دیگران منتقل می‌کنند.

کریستین پوراث، استادیار دانشگاه، می‌گوید: «آن‌ها الگویی از انرژی‌زدایی، خسته‌کنندگی و پایین کشیدن هم‌تیمی‌های خود هستند، یعنی مانیفستی برای محل کار، زیرا کل اعضای تیم از وجود او رنج می‌برند.»

در این‌جا مواردی را ذکر می‌کنیم که می‌توانید به جای اخراج کردن کارمندان سمی از آن‌ها بهره‌مند شوید:

دقیق‌تر بررسی کنید

نخستین گام این‌ است که رفتار کارمند و عوامل ایجاد آن را دقیق‌تر بررسی کنید. آیا فرد موردنظر از کار خود ناراضی است، در زندگی شخصی خود مشکلاتی دارد، از همکاران خود رضایت ندارد؟

شما می‌توانید با گفت‌وگو با او از خانه یا توسعه‌ی حرفه‌ای و کارش سؤال کنید. اگر دلیلی برای نوع کار و رفتارش پیدا کردید، به او پیشنهاد کمک بدهید. مدیر می‌تواند از این اطلاعات برای مربی‌گری فرد استفاده کند یا منابعی را برای کمک به حل ریشه‌ای مشکل او معرفی کند؛ برای مثال، اگر فرد درگیر مسائل طلاق یا موضوعات سلامتی روحی و روانی است، شما می‌توانید منابعی را برای مشاوره معرفی کنید و برای رفع یا کاهش مسائل و مشکلات به وی مرخصی بدهید.

به آن‌ها بازخورد مستقیم بدهید

در بسیاری حالات کارمندان سمی به تأثیر خود روی دیگران توجه نمی‌کنند. اغلب اوقات، افراد درکی از مخرب بودن خود ندارند. آن‌ها روی رفتارهای خود تمرکز می‌کنند و به آگاهی درمورد تأثیر گسترده‌ی رفتار خود نیاز دارند.

به همین دلیل ارائه‌ی بازخورد مستقیم و صادقانه بسیار مهم است؛ بنابراین، آن‌ها مشکل را درک و برای تغییر فرصت پیدا می‌کنند.

قوانین بازخورد استاندارد به صورت زیر هستند:

به طور خاص، رفتار موردنظر و اثرات آن را با استفاده از مثال‌های ویژه توضیح دهید. فقط گفتن «شما برای همه آزاردهنده هستید»، سودمند نیست؛ بنابراین، درمورد رفتار جایگزین موردانتظارتان بحث کنید و طرح توسعه و بهبود کارمند را ارائه دهید. تلاش کنید که انتظارات خود را از تغییر رفتار ایشان به‌روشنی و با اهداف قابل‌سنجش بیان کنید. با این کار به آن‌ها فرصتی می‌دهید که بر افراد تأثیر مثبت بگذارند.

عواقب رفتارشان را تشریح کنید

«اگر هویج کارساز نیست، می‌توانید چماق را امتحان کنید!»

ما همگی مایلیم که واکنش شدیدتری به زیان‌های بالقوه (در قیاس با دستاوردهای بالقوه) نشان دهیم؛ بنابراین، نشان دادن ضرر و زیانی که در صورت بهبود نیافتن متوجه ایشان خواهد بود، بسیار مهم است. اگر کارمندان سمی برای اصلاح خود مردد باشند، درمورد از دست دادن مزایای کاری و پاداش بگویید و آن‌ها را در معرض خطر قرار دهید. برای اکثر افراد امکان از دست دادن ارتقای شغلی‌ای که وعده داده شده یا سختی ناشی از سایر عواقب دیگر که به کیف پول آن‌ها گره خورده‌، انگیزه‌ی قدرت‌مندی برای رفتار در یک مسیر درست و مدنی است.

قبول کنید که برخی افراد تغییر نمی‌کنند

هرچند که شما باید همواره امیدوار باشید که فرد می‌تواند تغییر کند، همه‌ی افراد به تاکتیک‌های ذکرشده واکنش نشان نمی‌دهند. تحقیقات اخیر نشان می‌دهند که برخی از افراد قادر یا مایل به تغییر نیستند. حدود ۴۰٪ از افراد این رفتارها را از خود نشان می‌دهند، فقط به دلیل این‌که برایشان سرگرم‌کننده است و اعتقاد دارند که می‌توانند از آن‌ها اجتناب کنند. در این موارد شدید، شما باید تشخیص دهید که قادر به رفع این مشکل هستید و شروع به کشف دلایل جدی‌تر کنید.

همه‌چیز را مستند کنید

اگر به این نتیجه رسیدید که نیاز است فرد را اخراج کنید، باید در ابتدا کلیه‌ی تخلفات آن‌ها و هرگونه پاسخ و عکس‌العمل خود را که تاکنون ارائه کرده‌اید، مستند کنید. شما نیاز دارید که الگویی را برای مستندسازی مراحلی که برای بهبود و اصلاح فرد انجام دادید، اطلاعات، اخطارها یا منابع ارائه‌شده برای توسعه و تغییر کارمند ایجاد کنید.

مستندات شامل ملزومات حمایتی نیز می‌شوند:

شکایات رسمی، اطلاعات مربوط به ارزیابی عملکرد، مانند نتایج ارزیابی ۳۶۰ درجه، یا سایر ارزیابی‌های انجام‌شده.

به نظر می‌رسد که ضروری است که از خود و سازمانتان حمایت کنید و به کارمندتان نشان دهید که چرا در حال ترک سازمان هستند.

کارمندان سمی را از سایر اعضای تیم جدا کنید

حتی اگر نمی‌توانید از سیبی پوسیده خلاص شوید، می‌توانید آن را از بقیه جدا کنید تا پوسیدگی گسترش پیدا نکند. تحقیقات نشان می‌دهند که افراد نزدیک به یک کارمند سمی به احتمال زیاد خودشان هم سمی می‌شوند، اما خبر خوب این است که با این کار خطر نیز به‌سرعت فروکش می‌کند. به محض این‌که شما بین متخلف و باقی اعضای تیم فاصله‌ی فیزیکی برقرار می‌کنید، مثلا با جدا کردن میز کارشان، تفکیک پروژه‌ها، برگزاری جلسات کم‌تر با آن‌ها یا تشویقشان به دورکاری، شروع بهبودی را مشاهده خواهید کرد. این کار به منزله‌ی مصون کردن دیگران است.

شما در واقع سعی می‌کنید افراد را در مقابل یک بیماری محافظت کنید و تعداد مبتلایان و زیان‌های شناخته‌شده را کاهش می‌دهید، اما مطمئن شوید که این کار را سنجیده انجام می‌دهید. اجازه دهید کارکنان شکایاتشان را درمورد همکار سمی نزد شما مطرح کنند و برای مربی‌گری آن‌ها درباره‌ی چگونگی به حداقل رساندن اثر متقابلشان روی یکدیگر، از گفت‌وگویی تک‌به‌تک استفاده کنید.

مراقب باشید که آشفته نشوید

مدیریت یک فرد سمی می‌تواند زمان و انرژی شما را هدر و بهره‌وری‌تان را کاهش دهد؛ بنابراین، آن‌قدر روی رفتار یک فرد تمرکز نکنید که سایر اولویت‌های شما را تحت‌تأثیر قرار دهد. برای مقابله با منفی بودن او و اطمینان از این‌که هنوز در حال رشد و توسعه‌ی فردی هستید، خود را در معرض افراد مثبت و حمایت‌گر قرار دهید و در جست‌وجوی معنی و مفهوم در کار خود باشید؛ هم‌چنین، روی مراقبت از خود تمرکز کنید.

اگر کسی انرژی شما را تحلیل بُرد، با ورزش، تغذیه‌ی درست، خواب و مرخصی کوتاه‌مدت یا رفتن به تعطیلات و مسافرت، خودسازی کنید.

سالم و فعال بودن از جمله مواردی هستند که افراد را از تأثیرات رفتار سمی محافظت می‌کنند.

اصولی برای یادآوری

بایدها

برای فهم علت رفتار کارمندان سمی با آن‌ها گفت‌وگو کنید؛
فرصتی را برای تغییر به آن‌ها پیشنهاد کنید و وبازخورد ویژه دهید؛
راه‌هایی را برای کاهش اثرات متقابل کارمندان سمی به باقی تیم خود پیدا کنید.

نبایدها

نباید شرایط را با سایر افراد تیم در میان بگذارید. اجازه دهید خودشان در ابتدا به مسئله اشاره و سپس پیشنهادهایی را ارائه کنند؛
نباید بدون مستند کردن رفتار و تأثیرات آن و واکنش‌های خود، بکوشید که فرد را اخراج کنید؛
نباید آن‌قدر در حل این مسئله متمرکز شوید که از سایر مسئولیت‌ها و کارهای مهمتان غافل شوید.

خلاصه

مدیریت کارمندان سمی می‌تواند زمان و انرژی شما را هدر و بهره‌وری‌تان را کاهش دهد. تحقیقات اخیر نشان می‌دهند که برخی از افراد قادر یا مایل به تغییر نیستند. حدود ۴۰٪ از افراد این رفتارها را از خود نشان می‌دهند، فقط به دلیل این‌که برایشان سرگرم‌کننده است و اعتقاد دارند که می‌توانند از آن‌ها اجتناب کنند.

منبع: hbr.org