۱۰ ترفند فوق‌العاده برای اینکه هوشمندانه کار کنید
بسیار اتفاق افتاده است که کارمندان، ساعات طولانی کار کنند و شب‌ها خسته و فرسوده به خانه بازگردند. اگر شما هم با ضرب‌الاجل غیرمنتظره دیگری روبه‌رو هستید، سخت کار می‌کنید تا مدیرتان را تحت تأثیر قرار دهید یا تقلا می‌زنید تا به امور مسئولیت‌های جدیدتان رسیدگی کنید، روش‌های مختلفی وجود دارند که زندگی‌تان را آسان‌تر می‌کنند.
آماده باشید تا مجدد روز کاری خود را سازماندهی کنید، اولویت‌هایتان را تغییر دهید و درمورد راه‌هایی که به شما آموزش داده می‌شود، تجدیدنظر کنید. در این مطلب، ۱۰ راهنمایی و ترفند مفید را برایتان شرح داده‌ایم تا بتوانید عادات بدتان را بشکنید، به اهدافتان دست پیدا کنید، در محیط کاری مدرن سازگار باشید و هوشمندانه کار کنید.
۱. چند کار را به‌طور همزمان، انجام ندهید
تصور کنید که جراح قلبی در طی انجام عمل، ایمیلش را چک کند یا شخصی که ترافیک را کنترل می‌کند، حین انجام وظیفه، در جلسه زوم (Zoom) هم شرکت کند. بیشتر افراد، انجام دادن چند کار را به طور همزمان، کار درستی نمی‌دانند؛ اما هنوز هم بسیاری از افراد تصور می‌کنند که این کار، راه مؤثرتری برای انجام کارها است؛ بله، ممکن است برای انجام بعضی از کارهای معمولی، بتوانیم چند کار را همزمان انجام دهیم، اما چندین دهه تحقیقات نشان می‌دهند که مغز ما هنگامی بهتر کار می‌کند که فقط بر یک کار تمرکز داشته باشیم.
انجمن روان‌شناسی امریکا (American Psychological Association) گزارش می‌دهد که تمرکز همزمان روی چند وظیفه، می‌تواند تا ۴۰٪ از زمان مفید هر شخصی را نابود کند؛ به‌ویژه وقتی که با فعالیت‌های پیچیده و جدیدی سروکار داشته باشیم. دست‌و‌پنجه نرم‌کردن با چندین کار، به‌طور همزمان، مغز شما را به‌طور غیرضروری درگیر می‌کند و حتی می‌تواند به استرس و فرسودگی در محل کار منجر شود.
روش کار «هوشمندانه»، یعنی آرامش داشته باشیم، نفس عمیقی بکشیم و تمام انرژی خود را در یک جهت متمرکز کنیم.
۲. عوامل حواس‌پرتی را حذف کنید
حواس‌پرتی‌ها می‌توانند به اشکال مختلف ایجاد شوند. ساده‌ترین عوامل حواس‌پرتی، مواردی مانند رسانه‌های اجتماعی، ایمیل و تلفن شخصی شما هستند. اگر منتظر تماس یا پیام مهمی نیستید، تمام اعلان‌ها را خاموش کنید تا تمرکزتان حفظ شود.
رسیدگی به حواس‌پرتی‌های محل کار که خارج از کنترل شما هستند، مانند حضور همکاران شلوغ و یا صداهای کسل‌کننده ماشین‌آلات اداری، می‌تواند دشوارتر باشد. برای حفظ آرامش در این شرایط، می‌توانید از هدفون استفاده کنید یا اتاق کارتان را تغییر دهید.
یکی از حواس‌پرتی‌هایی که ممکن است انتظارش را نداشته باشید، وقفه ذهنی از ایده‌های جدید و الهام‌بخش است. اگر وسط پروژهای هستید و اندیشه دیگری به ذهنتان رسید، به‌جای اینکه پروژه را ترک کنید، به‌سرعت ایده خود را یادداشت کنید، سپس آن را کنار بگذارید. می‌توانید این ایده‌ها را در دفترچه یادداشتی دم‌دستی یا موبایتان بنویسید تا بعدا به‌راحتی به آن دسترسی داشته باشید.
۳. در پی آموزش درست باشید
کارفرمایان همیشه در آموزش کارکنان جدیدشان، «بهترین» نیستند. آنها ترجیح می‌دهند که بلافاصله کارمندانشان را در وظایفی مشغول کنند. این روند به این معنا نیست که شما باید شرایطی را بپذیرید که در آن، وقت زیادی را صرف کنید تا درمورد شغلتان بیاموزید، در حالی که کارتان را انجام نمی‌دهید.
به فرصت‌های آموزشی ارائه‌شده توسط شرکت‌ها، سازمان‌ها یا دانشگاه‌های اطرافتان توجه کنید. اگر سخت تلاش کنید، ممکن است که مدیرتان برای شرکت در این آموزش‌ها، به شما مرخصی بدهد و حتی هزینه‌های آموزش را نیز بپردازد.
این آموزش درمورد ابزارهای روزمره، مانند تلفن هوشمند یا تبلت نیز صدق می‌کند. موریتز آرنت (Moritz Arendt)، مدیر محصول شرکت Open Social، بیان می‌کند که: «همه کاربران تصور می‌کنند که تجربه یا عقل سلیم، آنها را با استفاده از نرم‌افزارها یا دستگاه‌های جدید راهنمایی می‌کنند؛ این کار فقط باعث نمی‌شود که خطاها بروز پیدا کنند، بلکه یادگیری و توانایی‌های کارمندان را محدود می‌کند و آنها را به استفاده از الگوهای ناکارآمد عادت می‌دهد.»
آموزش مؤثر، بسیار مهم است. حتی با خواندن کتابچه راهنمای آنلاین، می‌توانید میان‌برها و ویژگی‌هایی را آشکار کنید که کارایی شما را در محل کارتان افزایش می‌دهد.
۴. کمال‌گرایی را به تعویق بیندازید
در حالی که ممکن است کمال‌گرایی در نهایت، به یک نتیجه نهایی استثنایی منجر شود، می‌تواند قاتل بالقوه تولید نیز باشد. اگر در حال نوشتن رمان یا گزارشی برای جلسه کار باشید، توجه‌کردن به جمله‌ای طلایی یا ردیابی‌کردن حقیقتی مبهم، آسان است؛ اما در بیشتر مشاغل، تعقیب جزئیات کوچک، منحرف‌کننده است و پیوسته حرکت شما را متوقف می‌کند.
همراه با پروژه پیش بروید، حتی اگر همه جوانب آن کامل نباشند. بخش‌های مشکل‌دار را علامت بزنید تا بعدا آنها را بررسی کنید. وقتی بخش عمده‌ای از کار اصلی را انجام دادید، برای مرتب‌کردن سایر موارد وقت بگذارید. ممکن است متوجه شوید که چیزی که ممکن بود یک ساعت زمان برایش صرف کنید، اصلا برای پروژه ضروری نبوده است.
۵. تیم‌سازی کنید
یکی از رایج‌ترین سؤالات مصاحبه، این است که «بزرگ‌ترین ضعف شما چیست». اگر به این سؤال صادقانه پاسخ دادید، وقتی با کوهی از مشکلات و انبوهی از کارها مواجه شدید، آن را به خاطر خواهید آورد. هر کارمندی نقاط قوت متفاوتی دارد؛ بنابراین از همکاران یا زیردستان خود که مهارت‌های دیگری دارند، کمک بگیرید.
این به‌معنی آن نیست که فقط به این دلیل که می‌توانید بعضی از مشکلات را خودتان حل کنید، مجبورید که تمام کارها را خودتان انجام دهید. شاید فرد دیگری با همین تخصص، بتواند کار را با سرعت بیشتری به پایان برساند و شما بتوانید وقتتان را برای کار دیگری صرف کنید. این مشارکت، یکی از کارهای مفید برای جلوگیری از به تعویق‌انداختن کارها است. گاهی اوقات، انجام طوفان فکری با شخص دیگری، می‌تواند به شما کمک کند تا پروژهای را که در آن متوقف شده‌اید، شروع کنید.
۶. ایمیلتان را ساده و مؤثر کنید
با وجود تحول ارتباطات و برگزاری کنفرانس‌های ویدیویی، ایمیل هنوز ابزاری کاربردی در محل کار است. متأسفانه، بررسی ایمیل‌ها، می‌تواند زمان مفید زیادی را از شما بگیرد و شما را از انجام سایر کارها و وظایف اساسی باز دارد. اولین قدم برای هوشمندانه کارکردن، پاک‌کردن صندوق ورودی ایمیل (inbox) به‌طور مرتب است.
باید به هر ایمیلی که دریافت می‌کنید، پاسخ دهید، یا آن را حذف کنید یا به پوشه دیگری انتقال دهید. پوشه‌هایی مخصوص شغلتان، مانند نام مشتری‌ها یا پروژهای مختلف، ایجاد کنید. اگر از سیستم ایمیل اوت‌لوک (Outlook email) یا سیستمی با ویژگی‌های جست‌وجوی مشابه استفاده می‌کنید، مشاور مایکروسافت (Microsoft)، جوان کلین (Joanne Klein)، پیشنهاد می‌کند که پوشه‌هایی را تنظیم کنید برای جست‌وجوهایی که مرتبا انجام می‌دهید. او می‌گوید: «مزیت بزرگ ایجاد پوشه‌ای برای جست‌وجو، دیدن تمام ایمیل‌های مرتبط در یک جا است؛ همچنین می‌توانید با یک کلیک، ایمیل‌ها را به‌راحتی و بدون جابه‌جایی، مرتب کنید.»
به یاد داشته باشید که ایمیل، تنها ابزار ارتباطی در اختیار شما نیست. وقتی با تماس تلفنی ۲دقیقه‌ای با مدیرتان یا مراجعه سریع به محل کار، می‌توانید به‌راحتی مشکل را برطرف کنید، ایمیل را کنار بگذارید.
۷. بر نتایجتان تمرکز کنید
دانستن اینکه شما باید ۸ ساعت در طول یک روز کار کنید، درمورد آنچه در واقع باید انجام دهید، چیز زیادی به شما نمی‌گوید. یکی از راه‌های هوشمندانه کارکردن، فهرست‌کردن کارهای روزانه است؛ به‌عنوان مثال، کسی که رویدادها را برنامه‌ریزی می‌کند، می‌تواند در دفتر برنامه‌ریزی نوشته باشد که آنها هتل‌ها را برای یک جلسه بررسی کردند؛ بهترین گزینه را انتخاب کردند؛ آن را با مدیریت درمیان گذاشتند؛ با قیمت عالی مذاکره کردند و اتاق‌هایی را برای این رویداد رزرو کردند.
دیدن این لیست از دستاوردها و بررسی آنها از لیست کارهای انجام‌شده، انگیزه‌بخش‌تر است از اینکه فکر کنید که «من ۳ ساعت، وقت صرف کردم تا بتوانم اتاق‌ها را رزرو کنم»؛ همچنین تمرکز روی نتایج خاص، شما را سازمان‌یافته و منظم نگه می‌دارد؛ به شما دستورالعمل‌هایی را برای برنامه‌ریزی رویداد بعدی ارائه می‌دهد و مناطقی را نشان می‌دهد که می‌توانید در آنها بهره‌وری خود را افزایش دهید.
۸. با رئیستان هماهنگ شوید
بسیاری از کارمندان عادت دارند که کارشان را به‌طور خودمختار و بدون ورود و نظارت مدیرشان انجام دهند. نشان‌دادن ابتکار عمل، خوب است، اما داشتن ارتباطی مؤثر با مدیرتان نیز مهم است. پروژهای که با جدیت روی آن کار کرده‌اید، ممکن است تغییر کرده باشد یا به نفع موضوع دیگری کنار رفته باشد.
به‌طور مرتب، با سرپرست خود ارتباط برقرار کنید تا مطمئن شوید که وقتتان را تلف نمی‌کنید؛ همچنین این کار، روشی عالی به حساب می‌آید برای اینکه وظایفتان را به‌روزرسانی کنید؛ مدیرتان نیز می‌تواند عملکرد شما را بررسی کند.
۹. با توجه به سطح انرژی خود برنامه‌ریزی کنید
بهترین روش برای هوشمندانه کار کردن، این است که در زمان‌هایی که سطح انرژی‌تان اوج می‌گیرد، سرمایه‌گذاری کنید. اگر بعد از اولین فنجان قهوه یا چای صبح، سرزندگی و انرژی را در خود احساس می‌کنید، پیچیده‌ترین کارتان را آن موقع انجام دهید. در فاصله ظهر تا بعدازظهر، می‌توانید به انجام کارهای معمولی و ساده اقدام کنید.
عوامل دیگر را نیز در نظر داشته باشید. اگر انرژی شما تحت‌تأثیر آب‌‌و‌هوا، مسائل بهداشتی یا رفتن به باشگاه ورزشی است، حتما برای پربازده‌کردن روزتان، آنها را در نظر داشته باشید. داشتن روزهای خوب و پرانرژی در هفته، باعث می‌شود که با برنامه پیش بروید؛ برعکس روزهایی که ممکن است در آینده پیش رو داشته باشید و انرژی شما برای انجامشان کم باشد.
۱۰. روش‌هایتان برای کارایی را ترکیب کنید
روش‌های زیادی برای مفیدبودن و کارآمدکردن کارها وجود دارند؛ استراحت منظم، ایجاد سیستم پاداش انگیزشی و بالا نگه‌داشتن سطح انرژی با ورزش، نمونه‌هایی از این روش‌ها هستند. می‌توانید با ترکیب‌کردن همه این روش‌ها، مزیت‌ها را چندبرابر کنید.
برای مثال، یکی از روش های مؤثر افزایش بازدهی، تقسیم یک پروژه بزرگ به کارهای کوچک‌تر است. کارهای کوچک‌تر را انجام دهید و بعد از اتمام هرکدام، استراحت کنید یا به خودتان پاداش دهید. می‌توانید با صرف میان‌وعده‌ای مقوی و انجام برخی از ورزش‌ها، ذهنتان را آزاد کنید و هنگام بازگشت و کار دوباره، پربازده‌تر باشید. با این کار برای انجام مرحله بعدی، به‌اندازه کافی انگیز و انرژی نیز خواهید داشت.
با کمی نظم و برنامه‌ریزی می‌توانید هوشمندانه عمل کنید. فراموش نکنید که هوشمندانه عمل‌کردن، به‌معنای آن نیست که سخت‌تر کار کنید. ممکن است که در ابتدا مجبور شوید کمی بیشتر تلاش کنید؛ اما تغییر روش کار، در بلندمدت نتیجه‌‌های جالب‌توجهی خواهد داشت.
منبع: careeraddict.com
دیدگاه