معرفی شغل مسئول پذیرش (نیازمندی‌ها، نقش و وظایف)

معرفی شغل

مسئولین پذیرش امور مربوط به سازمان‌ها و ارگان‌ها را در جایگاه منشی شرکت مدیریت می‌کنند. آنها امور اجرایی از قبیل خوشامدگویی به بازدیدکنندگان و پاسخ به تماس‌های تلفنی را انجام می‌دهند. از آنجایی که مسئول پذیرش غالبا اولین فرد در برخورد با بازدیدکنندگان است، وظیفه دارد بهترین رفتار را ارائه دهد. مسئولین پذیرش با محدودکردن دسترسی بازدیدکنندگان یا اطلاع‌رسانی به تیم امنیتی درباره حوادث احتمالی در (برقراری) امنیت نقش دارند. همچنین در اکثر سازمان‌ها، مسئولین پذیرش ممکن است ارتباطات را به وسیله هدایت تماس‌ها، نگهداری از تقویم‌های داخلی و کمک به بازدیدکنندگان در رسیدن به مقصد خود، مدیریت نمایند.

برای مشاهده آگهی های استخدام مسئول پذیرش کلیک کنید

معرفی شغل مسئول پذیرش: شرح وظایف مسئول پذیرش

مسئولیت‌ها و وظایف مازاد شغل مسئول پذیرش شامل:

  • تنظیم قرار ملاقات و جلسات
  • احترام گذاشتن به مراجعین و بازدیدکنندگان و برقراری ارتباط مناسب با آنها
  • وارد کردن اطلاعات مربوط به مشتری یا قرار ملاقات در پایگاه داده شرکت
  • مدیریت اسناد و سوابق
  • مدیریت مکاتبات متنی و تماس‌های تلفنی
  • ایجاد و مدیریت سیستم‌های تشکیل پرونده
  • مرتب کردن ترتیبات سفر

معرفی شغل مسئول پذیرش: نیازمندی‌های کار

کسب موقعیت مسئول پذیرش بسته به سطح مشاغل مورد نظر، ممکن است الزاماتی را شامل شود:

تحصیلات

سطح لازم برای ورود مسئولین پذیرش، علاوه بر تجربه کاری مرتبط، دارا بودن حداقل یک مدرک دیپلم یا معادل آن است. برخی از موقعیت‌ها به حداقل مدرک کاردانی یا لیسانس نیاز دارند.

افرادی که دارای مدرک دانشگاهی نیستند، می‌توانند مهارت‌های لازم همچون حسابداری حقوق و دستمزد، ریاضیات تجاری، خدمات مشتری، مدیریت دفتر و نرم‌افزار اداری را در مراکز فنی و حرفه‌ای کسب نمایند.

آموزش

بسیاری از مسئولین پذیرش تعلیم‌های لازم را درباره شغل دریافت می‌کنند. در مراحل ابتدایی، بیشتر کارفرمایان یک فرآیند جامعه‌پذیری را تعریف کرده‌اند که آموزش‌های ویژه برای معرفی خط‌مشی و سیاست‌های شرکت را دربر می‌گیرد.

همچنین ممکن است یک دوره کارآموزی در یک دفتر را جهت یادگیری آداب و رسوم اداری و توسعه مهارت‌های ارتباطی در نظر بگیرید.

داوطلبان و کارآموزان چگونگی کار کردن با تجهیزات اداری مانند سیستم‌های تلفنی چندمنظوره و چاپگرها را فرامی‌گیرند.

مهارت‌ها

مسئولین پذیرش برای موفقیت در این نقش به چندین مهارت احتیاج دارند. برخی مهارت‌های خاص شامل موارد زیر است:

مهارت‌های سازمانی: مسئولین پذیرش مسئول جنبه‌های مختلف یک تجارت هستند، بنابراین سازماندهی آنها بسیار مهم است. مسئولین از مهارت‌های سازمانی برای برنامه‌ریزی جلسات، فراهم کردن ترتیبات سفر، ایجاد و نگهداری اسناد الکترونیکی، استقبال از بازدیدکنندگان و پاسخ به تماس‌ها، استفاده می‌کنند.

مهارت‌های ارتباطی: به عنوان اولین نفر در برخورد با بازدیدکنندگان، مسئولین پذیرش از مهارت‌های ارتباطی خود برای استقبال از بازدیدکنندگان هنگام ورود، استفاده و از آنها پذیرایی می‌کنند. لبخند زدن و ارائه یک رفتار دوستانه یکی از ارزشمندترین مهارت‌های مسئولین پذیرش است. ابزار دیگر ارتباطی، گوش دادن فعال است. این مهارت به بازدیدکنندگان، تماس‌گیرندگان و مدیران کمک می‌کند تا درخواست خود را راحت‌تر بیان کنند. علاوه بر این، مسئولین پذیرش ایمیل می‌نویسند، مطالب مطرح‌شده در جلسات را یادداشت می‌کنند و ارتباط بین همکاران را تسهیل می‌کنند.

مهارت‌های فنی: مسئولین پذیرش اغلب از نرم‌افزارهای مختلفی مانند شبکه‌های اجتماعی یا برنامه‌های حسابداری و دفترداری، استفاده می‌کنند. مسئولین پذیرش دریافتهاند که تمرکز بر آشنایی کامل با نرم افزار و فناوری مربوطه در سازگاری با برنامه‌های جدید مفید است.

مهارت‌های مدیریت زمان: مسئولین پذیرش معمولاً کارهای مختلفی را در ارتباط با شرکت انجام می‌دهند. برای اطمینان از اینکه آنها قادر به تکمیل تمامی وظایف خود در طول روز هستند، باید مدیریت زمان را در طبقه‌بندی کارهای محول‌شده و انجام هر چه بهتر آنها، مبذول دارند. همچنین آنها ممکن است جلساتی را برای دیگران ترتیب دهند، بنابراین باید بتوانند زمان سایر کارمندان را نیز مدیریت کنند.

برای مشاهده آگهی‌های استخدام به صفحه‌ی آگهی استخدام مراجعه کنید

معرفی شغل مسئول پذیرش: محیط کاری

این متخصصان در دفتر، لابی یا اتاق انتظار با عناصر مختلفی مشغول به فعالیت هستند:

  • جلوه‌گر به عنوان اولین بخش برای ارتباط با بازدیدکننده یا تماس‌گیرنده
  • نشستن پشت یک میز به مدت طولانی
  • انجام ۴۰ ساعت کار استاندارد در هفته
  • ممکن است نیاز به کارکردن در تعطیلات یا پایان هفته وجود داشته باشد
  • استفاده از رایانه‌ها، چاپگرها، دستگاه‌های فکس و تلفن‌های اداری
  • برقراری ارتباط با بازدیدکنندگان و تماس‌گیرندگان و همچنین کارمندان و مدیران داخلی

تحصیلات، مهارت و تجربه مسئولین پذیرش می‌تواند در بسیاری از زمینه‌ها قابل انتقال باشد. مسئولین پذیرش می‌توانند مهارت‌های خود را در صنایع زیر ارائه دهند:

  • تولیدی
  • دولتی
  • آموزشی
  • شرکتی
  • بهداشت و درمان

معرفی شغل مسئول پذیرش: چگونه یک مسئول پذیرش شویم؟

در اینجا متداول‌ترین گام‌ها برای تبدیل شدن به یک مسئول پذیرش واجد شرایط ذکر شده است:

تحصیلات را ادامه دهید: هنگامی که از دبیرستان فارغ‌التحصیل شدید یا گواهی معادل دریافت کردید، لیست‌های شغل محلی را در صنعت مورد نظر خود بررسی کنید تا نیازهای شغلی را درک کنید. شما به‌راحتی می‌توانید مهارت‌های لازم در زمینه نرم‌افزارهای ورد و اکسلرا از طریق آموزش‌های آنلاین بیاموزید.

تجربه کسب کنید: بسیاری از مسئولین پذیرش جدید، شغل خود را بعد از دبیرستان شروع می‌کنند و مشاغل سطح پایین‌تر را انجام داده و حین کار، مطالب جدید را یاد می‌گیرند. همچنین کار کردن به صورت داوطلبانه یا کارآموزی در یک دفتر می‌تواند تجربه‌ای ارزشمند در پی داشته باشد. مسئولین پذیرش می‌توانند از تجربه‌های خود برای دستیابی به مقام‌های ارشد استفاده کنند.

گواهینامه‌ حرفه‌ای کسب کنید: هرچند مورد نیاز نیست، اما ممکن است در انواع مختلف از نرم‌افزارهایی که در یک دفتر استفاده می‌شود مانند شبکه‌های اجتماعی، حسابداری و حتی بازاریابی کسب گواهینامه را در نظر بگیرند.

رزومه خود را آماده کنید: روزمه شامل تاریخ فارغ‌التحصیلی، گواهینامه‌ها و سوابق کاری است. دستاوردهای خاص و قابل توجه خود را برجسته نمایید. جمع‌بندی دقیق، مرتبط و واضح به شما کمک می‌کند تا رزومه کاری متمایزی داشته باشید.

برای مشاغل سطح پایین‌تر یا پشتیبانی اقدام کنید: بازار کار فعلی منطقه خود را بررسی کنید و برای موقعیت‌هایی که واجد شرایط هستید، اقدام کنید. تهیه خلاصه‌ای از مهارت‌ها و ویژگی‌های خاص شما می‌تواند بر مناسب‌بودن شما برای آن نقش تاکید نماید.

برای آشنایی با مشاغل دیگر به مطلب آشنایی با مشاغل مختلف مراجعه کنید

منبع: indeed.com

فرصت‌های شغلی

استخدام مسئول دفتر

شرکت توسعه و تجهیز فدک رایان - تهران

۵ روز قبل

پیگیری قطعی

گارانتی کاربوم

استخدام مسئول دفتر

صنايع كيميا پليمر نور - تهران

۱ ماه قبل

استخدام کارشناس امور قرارداد ها (آقا)

شرکت توسعه ایراءالبرز - تهران

۳ هفته قبل

پیگیری قطعی

استخدام منشی و مسئول واحد

گروه کارخانجات ساران - تهران

۳ هفته قبل

پیگیری قطعی

استخدام دستیار اجرایی

موسسه پژوهش‌های پیشرفته تهران (تیاس) - تهران

۱ ماه قبل

پیگیری قطعی

استخدام مسئول دفتر مدیرعامل

مشاور سرمایه گذاری نیکی گستر - تهران

۱ ماه قبل

پیگیری قطعی

شرکت‌ها

بیمه سامان-مرکزی

بیمه  

  تهران

  ۲۵۰ تا ۱,۰۰۰ نفر 

تیپاکس

پخش و توزیع  

  تهران

  بیش‌از ۱,۰۰۰ نفر 

گروه نرم افزاری پیوست

فناوری اطلاعات/ نرم‌افزار و سخت‌افزار  

  تهران

  ۲۵۰ تا ۱,۰۰۰ نفر 

پالایش نفت آفتاب

نفت، گاز و پتروشیمی  

  تهران

  ۲۵۰ تا ۱,۰۰۰ نفر 

بیمه پاسارگاد-901

بیمه  

  -

  ۲۵۰ تا ۱,۰۰۰ نفر 

شرکت مرسا

فناوری اطلاعات/ نرم‌افزار و سخت‌افزار  

  -

  ۵۰ تا ۲۵۰ نفر 

مقالات

۴.۴

معرفی شغل دفتردار (نیازمندی‌ها، نقش و وظایف)

معرفی شغل دفتردار: شرح وظایف دفتردار معرفی شغل دفتردار: نیازمندی‌های کار معرفی شغل دفتردار: محیط کاری معرفی شغل دفتردار: چگونه یک دفتردار شویم؟ دفتردار که ...

  ۵,۳۴۶  |    ۳ دقیقه 

۴.۳

معرفی شغل کارمند اداری یا دفتری (نیازمندی‌ها، نقش و وظایف)

معرفی شغل کارمند اداری یا دفتری: شرح وظایف کارمند اداری معرفی شغل کارمند اداری یا دفتری: نیازمندی‌های کار معرفی شغل کارمند اداری یا دفتری: محیط ...

  ۳,۱۹۶  |    ۳ دقیقه 

۴.۵

معرفی شغل منشی (نیازمندی‌ها، نقش و وظایف)

معرفی شغل منشی: شرح وظایف منشی معرفی شغل منشی: نیازمندی‌های کار معرفی شغل منشی: محیط کاری معرفی شغل منشی: چگونه منشی شویم؟ شغل منشی به‌عنوان ...

  ۱,۲۴۲  |    ۳ دقیقه 

۴.۳

معرفی شغل مدیر اداری

معرفی شغل مدیر اداری:‌ شرح وظایف مدیر اداری معرفی شغل مدیر اداری:‌ نیازمندی‌های کار معرفی شغل مدیر اداری: محیط کار معرفی شغل مدیر اداری: چگونه ...

  ۱,۲۸۰  |    ۳ دقیقه