معرفی شغل منشی (نیازمندی‌ها، نقش و وظایف)

معرفی شغل

شغل منشی به‌عنوان دستیار مدیرعامل یا یک مقام سطح بالای دیگر در سازمان عمل می‌کند. این منصب معمولا اولین نقطه‌ برخورد برای افرادی از داخل یا خارج سازمان است که قصد برقراری تماس با یکی از مدیران را دارند.

برای مشاهده آگهی های استخدام منشی کلیک کنید

معرفی شغل منشی: شرح وظایف منشی

در شغل منشی فراد به نوعی حمایت مدیریتی ارائه می‌دهند که شامل این موارد می‌شود:

  • مدیریت وقت ملاقات، کنفرانس‌ها، قرارهای شخصی و سفرها
  • پاسخگویی و انتقال تماس‌های تلفنی، رساندن پیام‌ها و پیگیری درخواست‌ها
  • مدیریت موارد ارسالی به شرکت همانند ایمیل‌ها، یادداشت‌ها، فکس‌ها و نامه‌ها که ممکن است نیاز باشد خود فرد آگاهی بالایی نسبت به هرکدام از آن‌ها به‌صورت جداگانه داشته باشد.
  • انجام تحقیقات مربوطه، سازمان‌دهی پرونده‌های مهم و بعضی وقت‌ها آماده‌سازی پیش‌‎نویس برای مستندسازی‌های تکمیلی ارائه‌ها، کنفرانس‌ها و جلسات
  • آماده‌سازی و ویراستاری گزارش‌ها و سندهای مربوط به نقش مدیریتی که شامل تحلیل داده‌ نیز می‌شود
  • انجام حسابداری بخش، صدور فاکتور و داشتن آمار انبار.

معرفی شغل منشی: نیازمندی‌های کار 

مشغول به کار شدن در شغل منشی ممکن است نیازمند داشتن صلاحیت‌هایی بسته به سطح کار مورد نظر شما باشد. این صلاحیت‌ها شامل این موارد می‌شوند:

تحصیلات در شغل منشی

منشی‌های اجرایی سطوح پایین‌تر، حداقل به دیپلم دبیرستان به همراه گواهی‌های مهارتی مربوطه، نیاز خواهند داشت. بعضی منصب‌ها ممکن است نیازمند مدرک کاردانی یا حتی کارشناسی هم باشند.

متقاضیان می‌توانند در بسیاری از کسب‌وکارها، شامل بازرگانی، ارتباطات و هنر تحصیل کرده باشند. بعضی کارفرمایان و کسب‌وکارها ممکن است تحصیلات دانشگاهی در حرفه‌های خاصی را برای آماده‌سازی بهتر افراد ترجیح دهند. به‌طور مثال، تحصیلات در اقتصاد، سیاست عمومی و بهداشت و درمان.

افرادی که در شغل منشی دارای مدرک تحصیلی نیستند می‌توانند در دوره‌های فنی شرکت کنند تا مهارت‌های لازم برای تبدیل‌شدن به یک منشی، شامل نحوه نگارش در تجارت، مستندسازی، سازمان‌دهی و دسته‌بندی، پردازش داده و حسابداری را کسب کنند. بعضی از کارفرمایان ممکن است تجربه کافی را به‌جای نیازهای تحصیلی بپذیرند.

آموزش در شغل منشی

در دوره آموزشی شغل منشی بسیاری از منشی‌های اجرایی روش‌ها و فناوری‌های مربوط به نقش خود را فرامی‌گیرند. این آموزش ممکن است بخشی از فرآیند ورود به شرکت باشند و چند هفته تا یک ماه به طول بینجامد. آموزش معمولا شامل مشاهده‌ منشی‌های اجرایی مشغول به کار در شرکت و انجام وظایف تحت نظارت آن‌ها می‌شود. این کار تا زمانی که بتوانند به‌تنهایی وظایف را انجام دهند، ادامه می‌یابد. پس از آموزش عمومی، آن‌ها می‌توانند به سرپرست خود برای حل مشکلات تخصصی‌تر مراجعه کنند.

منشی‌های اجرایی با تجربه می‌توانند مهارت‌های مدیریتی خود همانند خدمات مشتریان و مدیریت زمان را به محل کار جدید منتقل کنند.

مهارت‌ها در شغل منشی

منشی‌های اجرایی نیازمند چندین مهارت ضروری و تعدادی مهارت کمی اختیاری‌تر برای موفقیت در دفتر کار هستند. این مهارت‌ها در شغل منشی شامل موارد زیر می‌شوند:

سازمان‌دهی: این مهارت در شغل منشی شامل به‌کارگیری روش‌هایی ساده برای انجام وظایف پیچیده و ایجاد نظم در محل کار می‌شود. منشی‌های اجرایی از مهارت‌های سازمان‌دهی برای دسته‌بندی اسناد، نظارت بر ارتباطات ورودی و خروجی و ایجاد فرآیندهایی برای تکمیل مسئولیت‌های روزانه استفاده می‌کنند.

مدیریت زمان: این مهارت شامل برنامه‌ریزی وظایف روزانه و اولویت‌بندی بر اساس اهمیت، مدت‌زمان تکمیل و پایان کار می‌شود. منشی‌های اجرایی از مدیریت زمان برای برنامه‌ریزی روزها، هفته‌ها، ماه‌ها و سه‌ماهه‌های خود برای تکمیل وظایف به ترتیب و به‌موقع استفاده می‌کنند. آن‌ها هم‌چنین از این مهارت در هنگام تنظیم تقویم برای مدیر استفاده می‌کنند؛ تا بهترین زمان برای جلسات، سفرها و دیگر قرارهای هرروز انتخاب شود.

ارتباط کتبی: این مهارت مهم در شغل منشی شامل بررسی پیام‌های کتبی و پاسخ مناسب دادن به آن‌ها می‌شود. این افراد از ارتباطات کتبی برای هماهنگی رویدادها و جلسات، تفویض وظایف و ارائه‌ درخواست‌ها استفاده می‌کنند. ارتباطات کتبی هم‌چنین شامل به‌دست‌آوردن اطلاعات و استفاده از روش مکتوب‌سازی تجاری و رسومات حرفه‌ای برای طرح پیام، گزارش‌ها و دیگر مستندسازی‌های مهم می‌شوند.

ارتباط کلامی: داشتن این مهارت در شغل منشی الزامی نیست؛ اما می‌تواند تأثیری شگرف داشته باشد. نیازمند داشتن درک نسبت به آداب محل کار برای ایجاد مکالمه و به اشتراک‌گذاری واضح پیام‌ها است. این مهارت هم‌چنین شامل گوش‌دادن فعال برای درک پیام گوینده برای پاسخ یا اقدام مناسب می‌شود. منشی‌های اجرایی از ارتباطات کلامی در زمان صحبت با تلفن و حضوری استفاده می‌کنند. آن‌ها هم‌چنین از نشانه‌هایی مانند زبان بدن و لحن برای بررسی تعاملات و پاسخ‌ها استفاده می‌کنند.

مهارت های بین فردی: این مهارت‌ها به افراد حرفه‌ای کمک می‌کنند تا ارتباطات محترمانه با دیگر افراد را حفظ کنند. آن‌ها شامل استفاده کارآمد از مهارت‌های ارتباطی کتبی و کلامی و هم‌چنین خصوصیاتی همانند هم‌دلی و هوش احساسی برای درک نیازهای فرد دیگر و چرایی آن می‌شوند. منشی‌های اجرایی معمولا از مهارت‌های بین‌فردی خود برای کمک به دیگران و حل مشکلاتشان پاسخ به سؤالات و انجام وظایف، بدون هیچ چشم‌داشتی، استفاده می‌کنند.

مهارت‌های فنی: این مهارت‌ها در شغل منشی به افراد اجازه می‌دهند تا در انجام وظایف روزانه‌ خود به شکل مناسب از فناوری استفاده کنند. منشی‌های اجرایی برای استفاده از کامپیوتر و برنامه‌های دیجیتال برای انجام کار خود مهارت‌هایی فنی کسب می‌کنند. بعضی مهارت‌های فنی شامل تحقیق آنلاین، حل مشکلات در نرم‌افزارها، پردازش داده و کلمه و مدیریت اقتصاد دیجیتال می‌شوند.

برای مشاهده آگهی‌های استخدام به صفحه‌ی آگهی استخدام مراجعه کنید

معرفی شغل منشی: محیط کاری 

افراد در شغل منشی در محیط‌های دفتری مختلفی با ویژگی‌های زیر کار می‌کنند:

  • برای مدت‌های طولانی پشت میز می‌نشینند.
  • از رایانه‌ها، پرینترها، ماشین‌های فکس و دیگر تجهیزات رایج دفتری استفاده می‌کنند.
  • افراد در شغل منشی مداوم با کارکنان اجرایی داخلی و مدیرانی که پشتیبانی از آن‌ها را برعهده دارند در ارتباط هستند.
  • ارتباطات بین طرفین خارج از سازمان و مدیران را تسهیل می‌کنند.
  • ارسال و دریافت مرسولات را چک می‌کنند.

مهارت‌ها، کیفیت‌ها و تجارب منشی‌های اجرایی معمولا در صنایع مختلفی به کار می‌آیند. این افراد معمولا کار خود را در این صنایع ارائه می‌دهند:

  • کسب‌و‌کارها و شرکت‌ها
  • دستگاه‌های دولتی
  • آموزش، شامل مدارس و دانشگاه‌ها
  • شرکت‌های غیرانتفاعی
  • تحقیقات علمی و خدمات درمانی

معرفی شغل منشی: چگونه منشی شویم؟

با دنبال‌کردن مراحل زیر می‌توانید به دنبال یافتن شغل منشی به همراه صلاحیت‌های لازم باشید:

تحصیلات لازم را کسب کنید: شما می‌توانید نگاهی به فرصت‌های شغلی لیست شده درزمینه یا مکان جغرافیایی مورد نظرتان داشته باشید؛ تا میزان تحصیلاتی را که به‌طور معمول لازم است متوجه شوید. تحصیلات لازم برای این منصب‌ها را کسب کنید یا به دنبال مهارت‌هایی بروید که کسب‌و‌کار مورد نظر به دنبال آن است.

تجربه کاری لازم و مرتبط را در شغل کسب کنید: شما می‌توانید با شغل‌های موقت یا پاره‌‎وقت تجربه کاری کسب کنید. می‌توانید حتی به دنبال منصب‌های داوطلبی باشید که وظایف خود را با نظارت بیشتری انجام می‌دهند؛ و در حین کار فرامی‌گیرند. شما می‌توانید در حین تحصیل، در این منصب‌ها مشغول به کار شوید.

گواهی‌های فنی دریافت کنید: بسته به میزان تحصیلات و سوابق کاری، شما می‌توانید در شغل منشی به دنبال گواهی‌های فنی به دنبال مکتوب‌سازی تجاری، مدیریت دفتری یا نرم‌افزارهای مختلف باشید تا برای مسئولیت‌های روزانه یک منشی آماده شوید.

رزومه خود را آماده کنید: شما می‌توانید سطح تحصیلات، گواهی‌های فنی یا دیگر صلاحیت‌های مربوطه‌ی خود به همراه سابقه کاری را در رزومه درج کنید. در بخش سابقه‌ی کاری شما باید نام شرکت یا سازمان، تاریخ کار شما در آن و خلاصه‌ای از مسئولیت‌ها، نقش‌ها و دستاوردها را درج کنید. این رزومه‌ی کارآمد می‌تواند در پیداکردن کار مورد نظرتان بسیار مفید باشد.

به‌دنبال یافتن کار به‌عنوان منشی برای مدیران سطح بالا باشید: پس از دریافت مدرک تحصیلی، گواهی‌ها و تجربه مناسب، بازار کار و محل جغرافیایی مورد نظر خود را بازبینی کنید. منصب‌هایی را انتخاب کنید که بر اساس میزان تجربه و نوع تحصیل شما پذیرای شما باشند. این مرحله می‌تواند به شما کمک کند تا جستجوی خود را بهینه کنید و احتمال تماس کارفرما با شما را افزایش می‌دهد. از رزومه خود به همراه یک نامه برای توضیح خلاصه که چرا آن شرکت باید شما را استخدام کند، استفاده کنید.

برای آشنایی با مشاغل دیگر به مطلب آشنایی با مشاغل مختلف مراجعه کنید

برای مطالعه بیشتر درباره شغل منشی به مطالب زیر مراجعه کنید.

منبع: indeed.com

فرصت‌های شغلی

استخدام مسئول دفتر

فعال در صنعت تجهیزات پزشکی - تهران

دیروز

پیگیری قطعی

گارانتی کاربوم

استخدام مسئول دفتر مدیریت فروش

پویندگان راه سعادت - تهران

۵ روز قبل

پیگیری قطعی

استخدام مسئول دفتر

شرکت توسعه و تجهیز فدک رایان - تهران

۶ روز قبل

پیگیری قطعی

گارانتی کاربوم

استخدام کارشناس امور اداری

سامان صدرای داناشریف - تهران

۲ هفته قبل

استخدام مسئول دفتر مدیر عامل

توسعه پردیس سبز - تهران

۱ ماه قبل

پیگیری قطعی

استخدام مسئول دفتر مدیر عامل

سرمایه گذاری البرز ماکان - تهران

۴ هفته قبل

پیگیری قطعی

شرکت‌ها

رسپینا

فناوری اطلاعات/ نرم‌افزار و سخت‌افزار  

  تهران

  ۲۵۰ تا ۱,۰۰۰ نفر 

حافظ وارش

 

  تهران

  ۱۰ تا ۵۰ نفر 

آپلنس

فناوری اطلاعات/ نرم‌افزار و سخت‌افزار  

  تهران

  ۱۰ تا ۵۰ نفر 

بیمه تجارت

بیمه  

  -

  بیش‌از ۱,۰۰۰ نفر 

انتشارات خیلی سبز

کالاهای مصرفی و تندگردش  

  تهران

  ۲۵۰ تا ۱,۰۰۰ نفر 

منتا

تجارت الکترونیک/ خدمات آنلاین  

  تهران

  ۵۰ تا ۲۵۰ نفر 

مقالات

۴.۴

معرفی شغل دفتردار (نیازمندی‌ها، نقش و وظایف)

معرفی شغل دفتردار: شرح وظایف دفتردار معرفی شغل دفتردار: نیازمندی‌های کار معرفی شغل دفتردار: محیط کاری معرفی شغل دفتردار: چگونه یک دفتردار شویم؟ دفتردار که ...

  ۵,۳۶۵  |    ۳ دقیقه 

۴.۳

معرفی شغل کارمند اداری یا دفتری (نیازمندی‌ها، نقش و وظایف)

معرفی شغل کارمند اداری یا دفتری: شرح وظایف کارمند اداری معرفی شغل کارمند اداری یا دفتری: نیازمندی‌های کار معرفی شغل کارمند اداری یا دفتری: محیط ...

  ۳,۲۱۵  |    ۳ دقیقه 

۴.۶

معرفی شغل مسئول پذیرش (نیازمندی‌ها، نقش و وظایف)

معرفی شغل مسئول پذیرش: شرح وظایف مسئول پذیرش معرفی شغل مسئول پذیرش: نیازمندی‌های کار معرفی شغل مسئول پذیرش: محیط کاری معرفی شغل مسئول پذیرش: چگونه ...

  ۱,۵۰۹  |    ۳ دقیقه 

۴.۳

معرفی شغل مدیر اداری

معرفی شغل مدیر اداری:‌ شرح وظایف مدیر اداری معرفی شغل مدیر اداری:‌ نیازمندی‌های کار معرفی شغل مدیر اداری: محیط کار معرفی شغل مدیر اداری: چگونه ...

  ۱,۲۸۷  |    ۳ دقیقه