مدیر اداری

معرفی شغل

یک مدیر یا مسئول اداری، از مهارت‌های سازمان‌دهی و مدیریتی خود استفاده می‌کند تا از عملکرد یک دفتر تجاری حمایت و هر فرآیندی را تسهیل کند. آن‌ها وظایف الزامی اداری را انجام می‌دهند تا محیط کار به بهینه‌ترین شکل ممکن اداره شود.

برای مشاهده آگهی های استخدام مدیر اداری کلیک کنید.

مدیران اداری مسئولیت‌های زیر را نیز دارند.

  • اطمینان‌حاصل‌کردن از انجام درست سازوکار اداری نظیر پرداختی‌ها، برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و پردازش کاغذبازی‌های اداری؛
  • ساماندهی سیستم بایگانی مثل پوشه‌بندی‌ها، محافظت، دسترسی و ازبین‌بردن اسناد؛
  • مدیریت بودجه اداره و فرآیندهای حسابداری؛
  • استخدام، تربیت و نظارت بر دیگر کارکنان اداره؛
  • برنامه‌ریزی و جهت‌دهی جلسات کارکنان و دیگر رویدادهای کاری.

نیازمندی‌های کار به‌عنوان مدیر اداری

شما می‌توانید با تحصیل و کسب تجربه لازم برای موفقیت در این شغل، به یک مدیر اداری خوب تبدیل شوید. در زیر به چند مورد از پیش‌نیاز‌های موفقیت در این شغل می‌پردازیم.

تحصیلات

برای کار به‌عنوان مدیر اداری، حداقل به دیپلم دبیرستان یا مدرکی معادل آن نیاز است. اگرچه بسیاری از کارفرمایان، تحصیلات تکمیلی و مدرک کارشناسی را ترجیح می‌دهند. مدارکی مثل مدیریت اجرایی کسب و کار، مدیریت منابع انسانی یا مدیریت اطلاعات می‌تواند به شما در راه پیدا‌کردن شغل مورد نظرتان کمک کند.

کارآموزی

معمولا به هیچ کارآموزی برای برعهده‌گرفتن شغل مسئولیت اداری نیاز نیست اما افرادی که در چنین شغلی پذیرفته می‌شوند، بهتر است که پیش‌تر تجربه کار اداری و دفتری را داشته باشند. زیرا مدیران اداری مسئول گرداندن یک فضای کار بهینه هستند و باید مهارت‌های کامپیوتری متوسط تا پیشرفته داشته باشند. همچنین تجربه کار رهبری یا مدیریتی، می‌تواند دست بالا را به کاندیدهای پذیرش این شغل، نسبت به دیگر متقاضیان بدهد. بسیاری از مدیران و مسئولان اداری تجربه کار به‌عنوان مدیر بایگانی را در گذشته خود داشته‌اند. مسئولان اداری می‌توانند در حوزه‌های مختلفی سابقه کار داشته باشند. برای مثال می‌توان به حوزه قضایی، بخش املاک و مستغلات یا حوزه مالی اشاره کرد.

بسیاری از کارفرمایان، ترجیح می‌دهند که متقاضیانی را استخدام کنند که سابقه کار در حوزه تخصصی را داشته باشند. برای مثال، یک مدیر اداری در حوزه ساخت‌و‌ساز، می‌تواند از دانسته‌ها و تجربه‌اش در این زمینه بهره ببرد. سابقه خرید و فروش و حضور در بازار املاک و مستغلات می‌تواند یک مدیر اداری در این حوزه را به جواهری باارزش برای هر شرکت و تجارتی تبدیل کند. مدیران و مسئولان اداری مشتاق می‌توانند در صورت امکان، آموزش‌های ویژه‌ای را در بخش اداری‌ای که می‌خواهند در آن مشغول به کار شوند ببینند.

مهارت‌ها

وظیفه نظارت بر انجام درست فرآیندهای روزمره هر اداره‌ای برعهده مدیر اداری است. آن‌ها باید دیگر کارکنان اداری را تحت نظر داشته باشند و از پروسه پردازش اسناد مهم باخبر باشند و برنامه‌های الزامی را برای برگزاری رویدادهای مرتبط با کارکنان بریزند. به دلیل آن که مدیر اداری در تمام جنبه‌های کار اداری دخیل است، مهارت‌های بسیار زیاد و وسیعی را نیز باید داشته باشد. تعدادی از مهارت‌های کاربردی یک مدیر اداری عبارتند از:

مهارت‌های سازمان‌دهی: یک مدیر اداری، مسئولیت هماهنگی جنبه‌های مختلف محیط کار را دارد. در این نقش، شما باید اعضای گروه را طوری سازمان‌دهی کنید که یک کار به‌خصوص را در مهلت تعیین‌شده به پایان برسانند یا پرونده‌های مشتریان را کامل و مدیریت کنند.

مهارت‌های ارتباطی: چون مدیران اداری، با کارمندانی از تمام سطوح در ارتباط‌اند، بهره‌مندی از مهارت‌های ارتباط گفتاری و نوشتاری الزامی است. برای مثال، یک مدیر اداری، شاید نیاز داشته باشد که اطلاعات مهم را بین چند دپارتمان رد و بدل کند تا اطمینان حاصل کند که پروژه‌های شرکت تا مهلت نهایی‌شان آماده خواهند شد.

مهارت‌های تحلیلی: علاوه بر سازمان‌دهی دفتر کار، از مدیران اداری انتظار می‌رود که سیستم‌های فعلی را ارزیابی کنند و در صورت امکان، آن‌ها را بهبود ببخشند تا شرکت به بازدهی بیشتری برسد. تحلیل‌گر بودن می‌تواند شامل ارزیابی تجهیزات فن‌آوری باشد تا از ارضای نیازهای کسب‌و‌کار اطمینان حاصل شود.

مهارت‌های رهبری: مدیران اداری، غالبا مسئول دیگر کارکنان حرفه‌ای کسب‌وکارشان هستند. مهارت‌های قوی رهبری می‌تواند به یک مدیر اداری کمک کند که به گروهش روحیه بدهد و آن‌ها را مدیریت کند. یک مدیر اداری می‌تواند بر تیم‌های مختلفی نظارت کند. مثلا تیم بخش خدمات مشتریان یا بخش فن‌آوری اطلاعات.

مهارت‌های بودجه‌بندی: مدیران اداری، در قبال بودجه دفتر و اداره، مسئولیت مستقیم دارند. مهارت‌های بودجه‌بندی و شم اقتصادی، می‌تواند به شما در پیش‌بینی نیازهای مالی، تحلیل درآمد و مخارج کمک کند. به‌عنوان یک مدیر اداری، شما می‌توانید گزارشات فروش یا فاکتورهای خرید از تامین‌کنندگان را بررسی و تنظیم کنید.

محیط کار مدیر اداری

ساعات و محیط کاری برای یک مدیر اداری، در هر روزی، می‌تواند با روز قبلش متفاوت باشد و به نیازهای اداره و سازمان بستگی دارد. یک روز شاید مجبور باشید که سابقه کاری تمام کاندیداها را برای استخدام یک دستیار اداری بررسی کنید. روز دیگر، شاید مجبور شوید که فهرست موجودی شرکت را چک کنید و سفارش خرید بدهید.

مدیر اداری، با اعضای تیم اجرایی و اداری، در همکاری بسیار نزدیک است. آن‌ها شاید به مدیرعامل، نائب‌رییس یا دیگر مسئولان اجرایی نیز در مسائل مربوط به اداره کمک کنند.

چگونه یک مدیر اداری شویم؟

مدیران و مسئولان اداری، معمولا کار را به‌عنوان یک کارمند ساده اداره یا دستیار اداری شروع می‌کنند و در هنگام کار به‌عنوان دستیار اداری، می‌توانند مهارت‌های دیگرشان را بهبود ببخشند. برای این که به یک مدیر اداری موفق تبدیل شوید، می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید.

۱. یک برنامه تحصیلی را به پایان برسانید: در حالی که مدرک کارشناسی برای جذب‌شدن در این شغل الزامی نیست، اما می‌تواند سابقه بسیار قدرتمند و خوبی را برای شما بسازد و شانس پذیرشتان را در شغلی که برایش تقاضا داده‌اید بهبود ببخشد. اگر به دنبال جذب یک مدرک هستید، حوزه‌ای را انتخاب کنید که با اهداف شما سازگاری دارند. از برنامه‌های آموزشی مرتبط می‌توان به مدیریت تاسیسات و مدیریت اجرایی کسب‌وکار اشاره کرد.

۲. گواهی‌نامه‌های مرتبط را دریافت کنید: بسیاری از کارفرمایان، مدارک تجربی و گواهی‌نامه‌های موسسات آموزشی را به مدرک کارشناسی ترجیح می‌دهند. شاید شما نیز جواز و گواهی‌نامه مخصوص حوزه مورد نظرتان را به دریافت مدرک کارشناسی ترجیح بدهید یا شاید هر دوی آن‌ها را دریافت کنید تا سابقه پرباری داشته باشید.

۳. برای یک شغل اداری تقاضای کار کنید: کار به‌عنوان دستیار اداری برای شما تجربه‌ای را که نیاز دارید تا در آینده به شغل مورد نظرتان یعنی مدیریت اداری برسید به ارمغان می‌آورد. معمولا کار به‌عنوان یک مبتدی در حوزه‌ای که بعدا می‌خواهید در آن به یک مدیر اداری تبدیل شوید، مفید خواهد بود.

۴. توانایی‌های رهبری خود را توسعه بدهید و به دیگران ثابت کنید: از جایگاه خود در اداره استفاده کنید تا مهارت‌های رهبری و مدیریتی‌تان را بهبود ببخشید. اگر نیاز شد مسئولیت‌های اضافه‌ای قبول کنید و از این فرصت استفاده کنید تا مهارت‌های سازمان‌دهی خود را برجسته کنید.

۵. به‌عنوان یک مدیر اداری تقاضای کار کنید: پس از آن‌که آموزش‌ها و گواهی‌نامه‌های لازم را دریافت کردید و به تجربه مورد نیاز و قابل قبول دست یافتید، وقت آن است که برای موقعیت‌های شغلی مورد نظرتان رزومه بفرستید و تقاضای کار کنید. حتما مهارت‌هایی که توانایی‌های مدیریتی شما را ثابت می‌کنند در نامه تقاضا یا سابقه‌تان برجسته کنید تا شانس بیشتری داشته باشید.

سخن آخر

یک مدیر اداری کار بسیار سختی در مدیریت اداره‌ای دارد که در آن مشغول به کار است. آن‌ها باید همه جوانب را در محیط کار در نظر بگیرند و با تمام کارمندان رابطه خوبی داشته باشند. این رابطه خوب باید هم از موضع قدرت باشد و هم از جنس صمیمیت. اگر خود را مناسب این شغل می‌دانید، بهتر است که برای آن اقدام کنید.

منبع: indeed.com

فرصت‌های شغلی

منشی (کرج)

املاک مهرشهر VIP

۵ روز قبل

  البرز 

  تمام وقت | توافقی 

منشی مدیرعامل

گلچین

۲ هفته قبل

  تهران 

  تمام وقت | توافقی 

منشی دفترمرکزی

اتحاد عمران ماد

۲ هفته قبل

  تهران 

  تمام وقت | ۳,۰۰۰,۰۰۰ تا ۴,۰۰۰,۰۰۰ تومان  

مسئول دفتر

همکاران سیستم

۲ هفته قبل

  تهران 

  تمام وقت | توافقی 

مسئول دفتر

ایده پردازان مبتکر آرشیت

۳ هفته قبل

  تهران 

  تمام وقت | توافقی 

منشی

دیتاکی

۳ هفته قبل

  تهران 

  تمام وقت | توافقی 

شرکت‌ها

مقالات

دفتردار

دفتردار که با نام دستیار اداری نیز شناخته می‌شود، مسئول برنامه‌ریزی وظایف اداری و سازمانی در جهت پاسداری از یک سازمان است. وظایف یک دفتردار ...

  ۷  |    ۵ دقیقه 

کارمند دفتری

کارمند دفتری فردی حرفه‌ای در امور اداری است که وظایف گوناگونی در زمینۀ امور دفتری مانند تایپ اسناد، پاسخگویی به تماس‌ها، ضبط سوابق، و واردکردن ...

  ۱۳  |    ۵ دقیقه 

مسئول پذیرش

مسئولین پذیرش امور مربوط به سازمان‌ها و ارگان‌ها را در جایگاه منشی شرکت مدیریت می‌کنند. آنها امور اجرایی از قبیل خوشامدگویی به بازدیدکنندگان و پاسخ ...

  ۱۷  |    ۵ دقیقه 

منشی

منشی به‌عنوان دستیار مدیرعامل یا یک مقام سطح بالای دیگر در سازمان عمل می‌کند. این منصب معمولا اولین نقطه‌ برخورد برای افرادی از داخل یا ...

  ۴۵  |    ۵ دقیقه