معرفی شغل کارمند اداری یا دفتری (نیازمندی‌ها، نقش و وظایف)

معرفی شغل

کارمند اداری فردی حرفه‌ای در امور اداری است که وظایف گوناگونی در زمینۀ امور دفتری مانند تایپ اسناد، پاسخگویی به تماس‌ها، ضبط سوابق، و واردکردن داده‌ها را برعهده دارد. وظایف خاص کارمند اداری به نیازمندی‌های کارفرما وابسته است. برای مثال، کارمند اداری یک مدرسه ممکن است درخواست‌های دانش‌آموزان را پیش ببرد، و به پرسش‌های پذیرشی آنها پاسخ بدهد. درحالی‌که، کارمند اداری بیمارستان ممکن است وظیفه ثبت اطلاعات پرداختی‌ و تنظیم سیستم بایگانی سوابق بیماران را برعهده داشته باشد.

برای مشاهده آگهی‌های استخدام کارمند دفتری کلیک کنید

معرفی شغل کارمند اداری یا دفتری: شرح وظایف کارمند دفتری

وظایف کارمند اداری به‌شرح زیر است:

  • یکی از وظایف کارمند اداری ساماندهی دفاتر شرکت و امور بانکی است؛
  • آماده‌سازی دستور کار برای جلسات، همکاری در برگزاری جلسات، و تنظیم زمان برگزاری آنها؛
  • استفاده از تجهیزات دفتری و نگهداری از آن‌ها، مانند کامپیوترها، پرینتر، دستگاه کپی و فکس؛
  • عیب‌یابی مشکلات فنی تجهیزات دفتری و تماس با سرویس‌دهندگان تجهیزات در صورت نیاز؛
  • وصل‌کردن تماس‌های ورودی شرکت به فرد مورد نظر و دریافت پیام‌ها نیز از دیگر وظایف کارمند اداری است؛
  • ارتباط با همکاران جهت پاسخگویی به سوالات مشتریان و پاسخگویی به مسائل یا شکایات ایشان از طریق تماس تلفنی یا ایمیل؛
  • ثبت موجودی لوازم اداری موجود در شرکت و در صورت نیاز سفارش مجدد برای تهیه آنها.

معرفی شغل کارمند اداری یا دفتری: نیازمندی‌های کار 

متقاضی شغل کارمند اداری باید حداقل تحصیلات موردنیاز و مهارت‌های ابتدایی کار دفتری را داشته باشد. در بعضی موارد، متقاضی این شغل باید تجربه خدمات مشتری را نیز داشته باشد.

تحصیلات موردنیاز برای کارمند اداری

به‌طورمعمول فردی که مدرک دیپلم دارد، شرایط کارمند اداری شدن را دارا است. کارمند با انگیزه مهارت‌های کاربردی مانند تایپ را یاد می‌گیرد؛ و در نرم‌افزارهایی مانند اکسل مهارت کسب می‌کند. متقاضیانی که مدرک دیپلم ندارند در صورت داشتن تجربه کاری در این شغل می‌توانند برای این کار مناسب باشند. کارمند اداری با انگیزه همچنین می‌تواند در مقطع کاردانی مدیریت کسب‌و‌کار ادامه تحصیل دهد. موضوعاتی چون مدیریت پایگاه داده‌ها، مدیریت مستندات و ارتباطات تجاری را یاد بگیرد.

آموزش موردنیاز برای کارمند اداری

کارمند اداری بیشتر وظایفش را در آموزش‌های ضمن خدمت یاد می‌گیرد. پس از استخدام، نحوه پاسخ‌گویی به تلفن را می‌آموزند. با نرم‌افزارهای ضروری آشنا می‌شوند. همچنین نحوه کار با دستگاه فتوکپی و ماشین فکس را یاد می‌گیرند.

مهارت‌های موردنیاز برای کارمند اداری

کارمند اداری باید توانایی انجام چند کار همزمان را داشته باشد. آن‌ها باید بتوانند با مردم و با همکاران کنار بیایند. در ادامه مطلب به چند مهارت کلیدی اشاره می‌کنیم که کارمندان اداری برای انجام بهتر وظایفشان به آن‌ها نیاز دارند:

مدیریت زمان: کارمند اداری وظایف مختلفی دارد که ممکن است هر روز تغییر کند. آن‌ها باید بتوانند کارهای خود را اولویت‌بندی، بهینه و با برنامه‌ریزی کار کنند. ممکن است برای بعضی از وظایف‌شان فرصت کافی داشته باشند و نیاز باشد که زمان را طبق همان فرصت مدیدیت کنند.

توجه به جزئیات: کارمند اداری باید توجه ویژه‌ای به دقیق وارد‌کردن داده‌ها و اطلاعات، پیش‌نویس فاکتورها و اطلاعات پرونده‌ها داشته باشد.

مهارت‌های ارتباطی، گفتاری و نوشتاری: کارمندان باید قدرت نگارش قوی برای نوشتن ایمیل، نامه و فاکتورها داشته باشند. ممکن است نیاز باشد که اطلاعات عمومی ارائه دهند، به سوالات پاسخ دهند و اطلاعات را واضح انتقال دهند و به پرس‌وجوها مودبانه و حرفه‌ای پاسخ دهند.

مهارت‌های مرتبط با امور مشتریان: چون کارمند اداری اغلب با مردم کار می‌کند، باید بداند چگونه نیاز مشتری را شناسایی و به مشتری خدمت‌رسانی کند.

مهارت‌های رایانه‌ای: مهارت تایپ سریع با نرم‌افزارهای تایپ و دانش استفاده از اکسل و یا نرم‌افزارهای مشابه آن برای کارمند اداری ضروری است.

انعطاف‌پذیری و تطبیق‌پذیری: کارمندان ممکن است که وظایف مختلفی انجام دهند و ممکن است وظایف‌شان طبق نیاز کارفرما تغییر کند. برای همین کارمندان باید توانایی تطبیق‌پذیری مطالبات کاری‌شان را داشته باشند.

معرفی شغل کارمند اداری یا دفتری: محیط کاری 

کارمند اداری اغلب پشت میز و جلوی کامپیوتر کار می‌کند. همچنین ممکن است به‌طور پاره‌وقت یا تمام‌وقت استخدام شوند. کارمندان اداری در صنایع مختلفی مانند خدمات درمانی، خدمات آموزشی، منابع انسانی و خدمات پشتیانی عمومی اداری، پشتیبانی فنی یا حرفه‌ای اشتغال دارند.

برای مشاهده آگهی‌های استخدام به صفحه‌ی آگهی استخدام مراجعه کنید

معرفی شغل کارمند اداری یا دفتری: چگونه کارمند دفتری شویم؟

چون بیشتر آموزش‌های این شغل بعد از استخدام کارمند صورت می‌گیرد، ملاحظاتی باید قبل از درخواست کار در نظر گرفته شود. بعد از درخواست کار و استخدام‌شدن، کارمند باید آموزش ضمن خدمت ببیند. در ادامه ملاحظاتی که پیش از درخواست کار باید در نظر گرفته شود آورده شده است:

در دوره‌هایی که مدرک ارائه می‌دهند شرکت کنید: کارمند اداری با انگیزه در دوره‌های مهارت‌های دفتری، سواد رایانه‌ای و نرم‌افزارهای رایج کامپیوتری مانند ورد و اکسل شرکت می‌کند. هرچند الزامی به گذراندن این دوره وجود ندارد. کارمند می‌تواند در دوره‌های داوطلبانه مهارت‌های لازم را کسب کند. برخی دانشگاه‌ها و یا موسسات فنی‌و‌حرفه‌ای این آموزش‌ها را ارائه می‌دهند.

برای کارمندی درخواست کار دهید: متقاضیان باید شرکت‌هایی را که به دنبال کارمند اداری هستند پیدا کنند و با پیروی از دستورالعمل‌های درخواستی رزومه کاری و تحصیلی خود را بفرستند.

ضمن خدمت به فکر یادگیری باشید: مهم‌تر از مهارت‌های ساده اداری مانند تایپ و آشنایی با نحوه پاسخ‌گویی تلفنی، کارمندان باید با مهارت‌های تخصصی‌تر آشنا شوند و روش‌های عملیاتی ویژه آن شرکت را یاد بگیرند. به‌طور مثال، اگر شرکت از پایگاه داده یا نرم‌افزار حسابداری استفاده می‌کند، کارفرما به کارمند اداری یاد می‌دهد که چگونه از پایگاه داده‌ها به‌درستی استفاده کند.

برای آشنایی با مشاغل دیگر به مطلب آشنایی با مشاغل مختلف مراجعه کنید

برای مطالعه بیشتر درباره شغل کارمند اداری یا دفتری به مطالب زیر مراجعه کنید.

منبع: indeed.com

فرصت‌های شغلی

استخدام منشی

دی جی ام تکنومیکس-دانش گوهر مهستان - تهران

۴ روز قبل

استخدام کارشناس امور اداری

سامان صدرای داناشریف - تهران

۵ روز قبل

استخدام مسئول دبیرخانه

آویژه صنعت طوس - تهران

۶ روز قبل

استخدام کارمند اداری

هدایت پارس گویا - تهران

۲ هفته قبل

۲ هفته قبل

استخدام دستیار اجرایی

موسسه پژوهش‌های پیشرفته تهران (تیاس) - تهران

۴ هفته قبل

پیگیری قطعی

شرکت‌ها

رسپینا

فناوری اطلاعات/ نرم‌افزار و سخت‌افزار  

  تهران

  ۲۵۰ تا ۱,۰۰۰ نفر 

سیمکو

نفت، گاز و پتروشیمی  

  تهران

  ۲۵۰ تا ۱,۰۰۰ نفر 

پرگاس طب

تولیدی و صنعتی  

  -

  بیش‌از ۱,۰۰۰ نفر 

عمران آذرستان

عمران و ساخت‌وساز  

  تهران

  ۲۵۰ تا ۱,۰۰۰ نفر 

شرکت مهندسی نرم افزار هلو

فناوری اطلاعات/ نرم‌افزار و سخت‌افزار  

  تهران

  ۲۵۰ تا ۱,۰۰۰ نفر 

سرمایه گذاری برق و انرژی غدیر

نیرو و انرژی  

  تهران

  ۲۵۰ تا ۱,۰۰۰ نفر 

مقالات

۴.۴

معرفی شغل دفتردار (نیازمندی‌ها، نقش و وظایف)

معرفی شغل دفتردار: شرح وظایف دفتردار معرفی شغل دفتردار: نیازمندی‌های کار معرفی شغل دفتردار: محیط کاری معرفی شغل دفتردار: چگونه یک دفتردار شویم؟ دفتردار که ...

  ۵,۲۶۴  |    ۳ دقیقه 

۴.۶

معرفی شغل مسئول پذیرش (نیازمندی‌ها، نقش و وظایف)

معرفی شغل مسئول پذیرش: شرح وظایف مسئول پذیرش معرفی شغل مسئول پذیرش: نیازمندی‌های کار معرفی شغل مسئول پذیرش: محیط کاری معرفی شغل مسئول پذیرش: چگونه ...

  ۱,۴۵۹  |    ۳ دقیقه 

۴.۵

معرفی شغل منشی (نیازمندی‌ها، نقش و وظایف)

معرفی شغل منشی: شرح وظایف منشی معرفی شغل منشی: نیازمندی‌های کار معرفی شغل منشی: محیط کاری معرفی شغل منشی: چگونه منشی شویم؟ شغل منشی به‌عنوان ...

  ۱,۲۰۳  |    ۳ دقیقه 

۴.۳

معرفی شغل مدیر اداری

معرفی شغل مدیر اداری:‌ شرح وظایف مدیر اداری معرفی شغل مدیر اداری:‌ نیازمندی‌های کار معرفی شغل مدیر اداری: محیط کار معرفی شغل مدیر اداری: چگونه ...

  ۱,۲۶۳  |    ۳ دقیقه 

سؤالات متداول

  • از مهم‌ترین وظایف کارمند دفتری آماده‌سازی دستور کار برای جلسات، همکاری در برگزاری جلسات، و تنظیم زمان برگزاری آنها است. برای مطالعه سایر وظایف کارمند دفتری به مطلب بالا در مجله کاربوم مراجعه کنید.

  • مهارت هایی که اکثر کارمندهای دفتری نیاز دارند شامل مواردی چون مدیریت زمان، توجه به جزئیات، مهارت‌های ارتباطی، گفتاری و نوشتاری و... می‌شود. برای مطالعه بیشتر درباره‌ نیازمندی‌های شغل کارمند دفتری به مطلب بالا در مجله کاربوم مراجعه کنید.

  • کارمندان دفتری اغلب پشت میز و جلوی کامپیوتر کار می‌کنند. همچنین ممکن است به‌طور پاره‌وقت یا تمام‌وقت استخدام شوند. کارمندان دفتری در صنایع مختلفی مانند خدمات درمانی، خدمات آموزشی، منابع انسانی و خدمات پشتیانی عمومی اداری، پشتیبانی فنی یا حرفه‌ای اشتغال دارند.