معرفی شغل دفتردار (نیازمندی‌ها، نقش و وظایف)

معرفی شغل

دفتردار که با نام دستیار اداری نیز شناخته می‌شود، مسئول برنامه‌ریزی وظایف اداری و سازمانی در جهت پاسداری از یک سازمان است. وظایف یک دفتردار با توجه به نوع شغل و تجارتی که در آن مشغول است و خواسته‌های صاحب‌کار می‌تواند متفاوت باشد، اما معمولا شامل جواب‌دادن تماس‌های تلفنی، ردوبدل‌کردن ایمیل، سامان‌دهی قرارهای ملاقات و مدیریت تماس‌های ارتباطی درون دفتر است.

برای مشاهده آگهی‌های استخدام دفتردار کلیک کنید

معرفی شغل دفتردار: شرح وظایف دفتردار

  • تنظیم و برنامه‌ریزی قرارهای ملاقات و به‌روزرسانی تقویم اداری؛
  • کمک به بازدیدکنندگان و مشتریان در محیط کار؛
  • مدیریت فایل‌های مشتریان و دیگر اسناد در دفتر کار؛
  • به‌کارگیری روش‌ها و نظام اداری جدید؛
  • استخدام، معارفه و معاشرت سازمانی و ارزیابی کارمندان جدید؛
  • آماده‌سازی گزارشات، ارائه‌ها و اسناد.

معرفی شغل دفتردار: نیازمندی‌های کار

بر اساس شغلی که برای آن اقدام به ارسال سابقه و مصاحبه می‌کنید، فاکتورهای مختلفی را برای یک دفتردار در نظر می‌گیرند. بیشتر اوقات ترکیبی از نیازهای زیر از یک دفتردار طلب می‌شود.

تحصیلات دفتردار

اگرچه فارغ‌التحصیلان مقطع دبیرستان معمولا برای شغل‌های مبتدی انتخاب می‌شوند، داشتن مدرک کاردانی یا گواهی‌نامه فنی می‌تواند به درخواست و سابقه یک متقاضی اعتبار بیشتری ببخشد. زیرا این شخص پیش‌تر در زمینه‌های مدیریت دفتر، مدیریت دیتابیس، استفاده ساده و پایه‌ای از کامپیوتر مثل کار با نرم‌افزارهای واژه‌پرداز و مدیریت داده، تحت آموزش قرار گرفته است.

اگرچه مدرک کارشناسی معمولا برای موقعیت‌های کاری عمومی در ادارات مورد نیاز نیست، اما در بعضی موقعیت‌های شغلی، مثل بخش درمان و بخش قضایی، جزو ملزومات است. افرادی که به شغل دفترداری در زمینه پزشکی و قضایی علاقه‌مندند، شاید نیاز داشته باشند که دوره‌های آموزشی مخصوصی را مرتبط با این شاخه‌ها بگذرانند تا با روش‌های کاری و اصطلاحات و واژگان این شغل‌ها بیشتر آشنا بشوند. افراد مشتاق به کار دفترداری در بخش اجرایی و دستیاری اجرایی، با چند سال سابقه و یک مدرک کارشناسی، شانس بیشتری برای استخدام دارند.

کارآموزی دفتردار

دفتردار ها معمولا مهارت‌هایشان را از دوران کوتاهی که تازه مشغول به کار می‌شوند یاد می‌گیرند و کارآموزی ‌شان مدت کوتاهی دارد. کارورزی به آن‌ها کمک می‌کند که سیاست‌های شرکت، سازوکار اداری و فناوری مخصوص و نرم‌افزارهای مورد نیاز را یاد بگیرند. اگرچه کارآموزی دفتردار‌های قضایی و پزشکی، شاید تا چند ماه هم طول بکشد زیرا آن‌ها باید تخصص لازم را برای وظایفشان در این شغل‌ها کسب کنند.

مهارت‌های دفتردار

دفتردار ها به مهارت‌های مختلفی جهت انجام موفق مسئولیت‌هایشان نیاز دارند. در زیر به بعضی از مهارت‌ها و ویژگی‌هایی می‌پردازیم که کارفرمایان معمولا در استخدام دفتردار‌ها در نظر می‌گیرند:

مهارت‌های ساده استفاده از کامپیوتر: دفتردار‌ ها زمان زیادی را پشت کامپیوتر می‌گذرانند. مخصوصا محیط جداول و برنامه‌های داده‌پرداز و واژه‌پرداز بیشترین استفاده را برای دفتردارها خواهد داشت. به همین منظور مهارت در این نرم‌افزارها توصیه می‌شود. سری برنامه‌های مایکروسافت آفیس، یکی از پکیج‌های خوب برای یادگیری کار با این نوع نرم‌افزارها است.

مهارت‌های ارتباط کلامی و نوشتاری: دفتردار‌ ها معمولا ایمیل و یادداشت‌هایی را در هنگام ارتباط با مشتریان، مدیران و کارمندان می‌نویسند. به همین دلیل، آن‌ها باید اطلاعات نگارشی خوبی داشته باشند، لحنشان حرفه‌ای باشد و دقت زیادی برای ساختن جملاتی که به کار می‌برند به خرج بدهند.

مهارت‌های تصمیم گیری: دفتردار ها معمولا باید کارها را اولویت‌بندی کنند و از طرف کارمندانشان قادر به تصمیم‌گیری باشند. پس داشتن توانایی قضاوت، ضروری است.

مهارت‌های معاشرتی: چون دفتردار ‌ها معمولا با کارمندان یا مشتریان سروکار دارند، باید به شکل موثری ارتباط برقرار و با آن‌ها مودبانه برخورد کنند تا رضایت مشتری را جلب و یک محیط شغلی مثبت را خلق کنند.

مهارت‌های سازمانی: دفتردار ها باید از اسناد، فایل‌ها و جداول زمانی به صورت مرتب نگه‌داری کنند تا دفتر کار، به شکل بهینه‌ای بازدهی داشته باشد.

توجه به جزئیات: برای یک دفتردار، اهمیت بسیار بالایی دارد که تمام وظایفش را با استاندارد بالا و کمترین خطا به پایان برساند.

برای مشاهده آگهی‌های استخدام به صفحه‌ی آگهی استخدام مراجعه کنید

معرفی شغل دفتردار: محیط کاری

دفتردار ها معمولا در بیمارستان‌ها، مدارس، ادارات دولتی، فضاهای شرکتی و دفاتر پزشکی و قضایی مشغول به کار می‌شوند. یک دفتردار مبتدی احتمالا در اتاقی بزرگ به‌عنوان یک گروه یا تیم به کارش می‌پردازد. در حالی که یک دستیار اجرایی احتمالا در دفتری جادارتر در ساختمان اداری بزرگ‌تری کار می‌کند و یک دفتردار پزشکی در مطب شلوغ یک دکتر کار می‌کند. تعداد زیادی از دفتردار‌ها در محیط کاری‌ای با روند سریع مشغولند و با گروه‌های مختلفی از مردم سروکار دارند. بیشتر دفتردار‌ها چیزی بین ۳۵ تا ۴۰ ساعت در هفته کار می‌کنند و بعضی از سازمان‌ها به این افراد اجازه زمان کاری منعطف را نیز می‌دهند.

معرفی شغل دفتردار: چگونه یک دفتردار شویم؟

با تمام این توضیحات، اگر بخواهید که به یک دستیار اداری یا دفتردار خوب بدل بشوید، باید سه مرحله زیر را طی کنید.

یک حوزه کاری را انتخاب کنید: دفتردار‌های مشتاق، پیش از آن که برای یک شغل درخواست بدهند یا کارآموزی در آن را شروع کنند، باید تصمیم بگیرند که در چه حوزه کاری می‌خواهند مشغول شوند. دفتردار‌ها در گستره وسیعی از محیط‌های شغلی کار می‌کنند اما بیشتر آن‌ها در نظام پزشکی، قضایی یا تجاری مشغول به کارند.

به دنبال شغل دفترداری بگردید: دنبال‌کردن آگهی‌های وب‌سایت شرکت‌های قضایی، مجتمع‌های درمانی و دفاتر تجاری را در نظر بگیرید. سرویس‌های کاریابی نیز می‌توانند کمک بسیار زیادی در فرآیند پیدا‌کردن شغل دفتردار به شما بکنند. گاهی می‌توانید در این سرویس‌ها، دوره‌های بسیار جذاب و ویژه کارآموزی را بیابید. دفتردار‌ها همچنین می‌توانند از خانه، به صورت دورکاری، مسئولیت دستیاری مجازی را برعهده بگیرند.

در یک حوزه پیشرفت کنید: با گذشت زمان، دفتردار‌ ها تجربه بیشتری کسب می‌کنند و می‌توانند به نقش‌های بیشتر و مهم‌تری ترقی رتبه پیدا کنند. مثلا می‌توانند دستیار اجرایی شوند. این موقعیت‌های شغلی حقوق بیشتری خواهند داشت و معمولا هم مسئولیت‌پذیری بیشتری می‌طلبند.

برخلاف باورهای غلطی که وجود دارد، دفتردار نیز، مانند تمام کارکنان شغل‌های دیگر، سختی‌های کار خود را می‌کشد. برنامه‌ریزی و مدیریت قرارهای ملاقات، ارتباط بین کارکنان و مشتریان و ثبت و بررسی اسناد، از مهم‌ترین وظایف دفتردار‌ها است. اگر روابط عمومی خوبی دارید، می‌توانید به یک دفتردار خوب تبدیل بشوید. شانس خود را امتحان کنید!

برای آشنایی با مشاغل دیگر به مطلب آشنایی با مشاغل مختلف مراجعه کنید

منبع: indeed.com

فرصت‌های شغلی

استخدام کارمند امور قراردادها و وصول مطالبات

توسعه علوم راهبردی ایده نگار پویا - تهران

دیروز

استخدام مدیر دفتر مدیر عامل

نور فرات کاسپین - تهران

۳ روز قبل

پیگیری قطعی

استخدام office manager

شرکت سرمایه گذاری کران - تهران

۳ روز قبل

پیگیری قطعی

۳ روز قبل

استخدام مسئول دفتر

کوشا سازان پرگاس خلیج فارس - تهران

۲ هفته قبل

پیگیری قطعی

استخدام مسئول دفتر مدیر عامل

برهان تجارت حکیم - تهران

۲ هفته قبل

پیگیری قطعی

شرکت‌ها

بیمه پاسارگاد-901

بیمه  

  -

  ۲۵۰ تا ۱,۰۰۰ نفر 

ایده برتر پارسیان خاورمیانه

تجارت الکترونیک/ خدمات آنلاین  

  تهران

  ۲۵۰ تا ۱,۰۰۰ نفر 

زعفران مصطفوی

تجارت و بازرگانی  

  -

  ۵۰ تا ۲۵۰ نفر 

توسعه خدمات بازرگانی سپاهان همراه

تجارت و بازرگانی  

  تهران

  ۵۰ تا ۲۵۰ نفر 

مستربلیط

گردشگری و هتلداری | تجارت الکترونیک/ خدمات آنلاین  

  اصفهان

  ۵۰ تا ۲۵۰ نفر 

اینشیپ بادی

خدمات درمانی و سلامتی  

  تهران

  ۵۰ تا ۲۵۰ نفر 

مقالات

۴.۳

معرفی شغل کارمند دفتری (نیازمندی‌ها، نقش و وظایف)

معرفی شغل کارمند دفتری: شرح وظایف کارمند دفتری معرفی شغل کارمند دفتری: نیازمندی‌های کار معرفی شغل کارمند دفتری: محیط کاری معرفی شغل کارمند دفتری: چگونه ...

  ۷۰۳  |    ۳ دقیقه 

۴.۶

معرفی شغل مسئول پذیرش (نیازمندی‌ها، نقش و وظایف)

معرفی شغل مسئول پذیرش: شرح وظایف مسئول پذیرش معرفی شغل مسئول پذیرش: نیازمندی‌های کار معرفی شغل مسئول پذیرش: محیط کاری معرفی شغل مسئول پذیرش: چگونه ...

  ۳۹۱  |    ۳ دقیقه 

۴.۵

معرفی شغل منشی (نیازمندی‌ها، نقش و وظایف)

معرفی شغل منشی: شرح وظایف منشی معرفی شغل منشی: نیازمندی‌های کار معرفی شغل منشی: محیط کاری معرفی شغل منشی: چگونه منشی شویم؟ منشی به‌عنوان دستیار ...

  ۳۵۱  |    ۳ دقیقه 

۴.۳

معرفی شغل مدیر اداری

معرفی شغل مدیر اداری:‌ شرح وظایف مدیر اداری معرفی شغل مدیر اداری:‌ نیازمندی‌های کار معرفی شغل مدیر اداری: محیط کار معرفی شغل مدیر اداری: چگونه ...

  ۵۵۱  |    ۳ دقیقه 

سوالات متداول درباره شغل دفتردار

  • از مهم‌ترین وظایف دفتردار، تنظیم و برنامه‌ریزی قرارهای ملاقات و همچنین مدیریت فایل‌های مشتریان و دیگر اسناد در دفتر کار است. برای مطالعه سایر وظایف دفتردار به مطلب بالا در مجله کاربوم مراجعه کنید.

  • مهارت هایی که اکثر دفتردارها نیاز دارند شامل مواردی چون مهارت‌های ساده استفاده از کامپیوتر، مهارت‌های ارتباط کلامی و نوشتاری، مهارت‌های تصمیم گیری و... می‌شود. برای مطالعه بیشتر درباره‌ نیازمندی‌های شغل دفتردار به مطلب بالا در مجله کاربوم مراجعه کنید.

  • دفتردار ها معمولا در بیمارستان‌ها، مدارس، ادارات دولتی، فضاهای شرکتی و دفاتر پزشکی و قضایی مشغول به کار می‌شوند. برای مطالعه بیشتر درباره‌ محیط کار شغل گرافیست به مطلب بالا در مجله کاربوم مراجعه کنید.