چگونه می توان افراد درون گرا و برون گرا را به خوبی مدیریت کرد؟

درباره نویسنده: ربکا نایت (Rebecca Knight) نویسنده مقالات بسیاری از خبرگزاری های معتبر مانند فاینشال تایمز، در این مقاله به مرور نظرات صاحب نظران در مورد مدیریت افراد درون گرا و برون گرا پرداخته است.

به عنوان مدیر، هدف شما این است که کارکنان با حداکثر انرژی، کارایی و انگیزه کار کنند- که این موضوع زمانی با چالش مواجه می شود که اعضای تیم ترکیبی از افراد درون گرا و برون گرا باشند. چگونه می توانید این تیپ های شخصیتی بسیار متفاوت را مدیریت کنید. به چه نحوی می توانید درون گرا ها را وارد جمع کرده و برون گرا ها را ترغیب به شنیدن صحبت های خود کنید. بهترین روش تطبیق سبک مدیریت تان برای این که برای همه افراد کارکرد داشته باشد، چیست؟

کارشناسان چه می گویند

به گفته سوسان کین (Susan Cain) نویسنده کتاب «سکوت قدرت درون گرا ها در دنیایی که از حرف زدن باز نمی ایستد» (Quiet: The Power of Introverts in a World that Can’t Stop Talking)  تاکنون، تیپ های شخصیت و پویایی های انسانی محور موضوعات مربوط به کار نبودند، اما این موضوع در حال تغییر است. ما در نقطه ای از فرهنگ سازمانی قرار گرفته ایم که صحبت کردن در مورد این موضوع به صورت اجتماعی پذیرفته شده است. وی می گوید دلایل خوبی برای این مورد وجود دارد. درونگرایی و برون گرایی، شخصیت وجودی افراد را مشخص می کند: اینکه چگونه کار می کنند، نحوه زندگی آن ها به چه نحوی است و به چه صورت تعامل دارند. پذیرش این عنصر مربوط به تنوع تیم همیشه به صورت صریح و مستقیم نیست. فرانسسکا ژینو (Francesca Gino) یکی از اساتید دانشکده کسب و کار هاروارد توصیه می کند که به چالش های مدیریتی باید بر اساس «ذهنیت درک کننده و کنجکاو»  نگاه شود. در ادامه به نحوه ایجاد فضای محیطی اشاره می شود که بر اساس آن هر یک از نقاط قوت و خلق و خوی افراد به بیشترین سطح رسیده و این اطمینان حاصل می شود که نیازهای هر فرد دیده شده است.

خودتان را آموزش دهید

به گفته کین، افراد درون گرا و برون گرا دیدگاه های کاملا متفاوتی را به کار و فرآیندهای اجتماعی دارند. خانم ژینو می گوید درک این ترجیحات می تواند به شما کمک کند تا با اشتیاق، مشاهده گر افراد تیم و آنچه که آن ها را ترغیب می کند، باشید. برای مثال، برون گراها گرایش به این دارند که وظایف خود را بی درنگ انجام دهند، آنها سریع هستند و برخی اوقات زود تصمیم می گیرند. آنها با ریسک پذیری و انجام چندکار در یک زمان راحت هستند. در طرف دیگر، درون گراها با اختیار زیاد و آرام کار می کنند. آنها در زمان مشخص توجه خود را به یک کار معطوف می کنند. افراد برون گرا بیشتر به سمت تیم گرایش دارند و ایده های خود را با صدای بلند می گویند. وی در ادامه می گوید: آنها از روابط اجتماعی و به اشتراک گذاشتن ایده ها انرژی می گیرند. برخلاف این موضوع، افراد درون گرا از به طور کلی از سر و صدا و جمع تیمی خوششان نمی آید- آنها از جلسه های مدیریتی و کسب و کار و برخی جشن ها لذت می برند، اما پس از گذشت زمان دوست دارند که در خانه بمانند و کتاب های مورد علاقه خود را بخوانند.

با تیم خود صحبت کنید

کین می گوید: نیازی نیست که همیشه تست mbti مایرز-بریگز را از افراد بگیرید تا بفهمید چه کسی درون گرا است و چه کسی برون گرا، به خاطر این که در بسیاری از حالت ها این موضوع کاملا مشخص است. اما گفته می شود که بسیاری از درون گرا ها خیلی زود قابل تشخیص نیستند. زیرا آن ها رفتار برون گراها را آموزش دیده اند. به عبارت دیگر، آن ها در کار به نظر اجتماعی و برون گرا هستند، اما زمانی که به خانه می رسند، از فرط خستگی روی تخت دراز می کشند. وی در ادامه می گوید: برای آگاه شدن از ترجیح های همکاران بهتر است رو راست بودن و صحبت های صریح را در میان افراد و تیم ترغیب کنید. برای مثال از افراد بپرسید: در روز کاری ایده آل خود، معمولا در چند جلسه حضور پیدا می کنید؟ دوست دارید به چه نحوی کار خود را انجام دهید؟ چگونه انرژی دوباره می گیرید؟ کوین اشاره می کند که برخی افراد درون گرا ممکن است برای مکالمه صریح تمایل نداشته باشند. در این حالت وی پیشنهاد می کند که برای اعضای تیم منابع مطالعه با موضوع «قدرت درون گراها» فراهم کرده و به افراد درون گرای موفق مثل بث­کام­استاک (Beth Comstock) مدیر ارشد بازاریابی جنرال الکتریک اشاره کنید، یا رهبری را در سازمان خود شناسایی کنید که درون گراست و تمایل به صحبت در جمع دارد. با تیم خود نیز درباره تفاوت های شخصیت که هر کدام منجر به عملکرد می شود، صحبت کنید. همچنین ژینو می گوید تیمی که تعادل خوبی دارد از نقاط قوت و مهارت های هر دو شخصیت برخوردار است، در حالی که اگر بسیاری از افراد تیم برون گرا باشند، تیم می تواند از غرور و منیت آن ها ضربه ببیند و اگر هم بسیاری از این افراد درون گرا باشند، تیم در پویایی کمبود خواهد داشت.

به روز کاری خود دوباره فکر کنید

کین می گوید: مرحله بعدی این است که از اطلاعاتی که در مورد شخصیت و علاقه مندی های افراد تیم جمع آوری کرده اید، استفاده کنید تا هنجارها و پویایی های مناسب هر فرد را تعیین کنید. از ساختار روزکاری خود شروع کنید. برای مثال، در دفتر کین (Cain) سیاستی وجود دارد که قبل از ساعت 12.30 ظهر جلسه ای برگزار نمی شود. این سیاست به افرادی که ترجیح می دهند زمان خلوت و آزاد داشته باشند اجازه این کار را می دهد، اما افراد درون گرا پی می برند که فرصتی برای صحبت وجود دارد. خانم کین در ادامه می گوید، یکی از روش های هوشمندانه این است که برای افراد تیم خود با برگزار نکردن جلسه در شروع روز، زمان بدون وقفه کار کردن را فراهم کنید. تحقیقات مربوط به طوفان فکری نشان می دهد که با طوفان فکری فردی ایده های بیشتر و بهتری نسبت به نوع گروهی آن به ذهن افراد خطور می کند- این جنبه در هر دو نوع افراد درون گرا و برون گرا صادق است. مهم تر از آن، به اعضای تیم خود این انعطاف را بدهید تا روز کاری خود را بر اساس شرایط خود مدیریت کنند. وی در ادامه توضیح می دهد افراد برون گرا را ترغیب به اجتماعی شدن و اشتراک گذاری ایده ها کنید، اگر حس مجبور شدن به آنها دست می دهد و به افراد درون گرا در صورتی که نیاز به جدایی از تیم دارند، این آزادی را بدهید که برای گرفتن انرژی قدم بزنند و یا وظایف خود را در کافی شاپ نزدیک به شرکت انجام دهند.  

فضای خصوصی را بیشتر کنید

فضای کار- به ویژه محیط کار جدید آمریکا- که طرح آن به صورت اتاق های باز و با تاکید بر همکاری مستمر است- به نظر می رسد که برای افراد برون گرا ساخته شده است. اما تحقیقی نشان می دهد که همه ما- به ویژه افراد درون گرا- به فضای خصوصی برای انجام کار نیاز داریم. در نتیجه به تغییر کوچک در طراحی فکر کنید که می تواند فضای جدا از دیگران را برای تنهایی افراد ایجاد کند. این تغییر می تواند شامل پارتیشن های انفرادی و یا «بخش های ساکت» شبیه به واگن های قطار باشد. همچنین شما می توانید به تیم خود کمک کنید تا اصول فرهنگی را توسعه دهند، مثل این که همکاران به دیگران علامتی نشان می دهند تا وقفه ای در کارشان ایجاد نشود. برای مثال در برخی از شرکت ها افراد از هدفون استفاده می کنند تا نشان دهند که روی موضوعی تمرکز کرده اند. در این حین شما باید مطمئن شوید که افراد برون گرا به دلیل گوشه نشینی و رفتن افراد به پارتیشن های خود تمایل خود را از دست ندهند. در نتیجه فضایی را برای اجتماع و برخوردهای تصادفی حفظ یا ایجاد کنید. برای مثال، اتاق استراحت برای قهوه خوردن، میز ناهار مشترک و یا اتاقی برای راحتی افراد.

درون گراها را ترغیب به صحبت کنید

تحقیقی نشان می دهد که در یک جلسه شش نفره، دو نفر بیش تر از 60 درصد صحبت ها را انجام می دهند. در گروه های بزرگتر این مساله وخیم تر است. بر اساس نظر خانم ژینو یکی از راهکارهای وارد صحبت کردن درون گراها، ایجاد شرایطی است که آن ها برای مشارکت احساس راحتی کنند. از آنجایی که درخواست مستقیم برای بازخورد ممکن است باعث شود که همکاران درون گرای شما حس اجبار به پاسخ دادن کنند، بهتر است از پیش به آنها اطلاع دهید که شما از آن ها می خواهید که مشارکت داشته باشند و بنابراین آماده به جلسه بیایند. به اشتراک گذاشتن برنامه کاری پیش از چند روز برای این که افراد درون گرا بتوانند در مورد ایده های خود فکر کنند به جای اینکه در آن لحظه ایده ها را به صورت بداهه بگویند، مفید واقع می شود. وی می گوید در شرکت آمازون تمام جلسه ها در سکوت کامل شروع می شود. قبل از هر مکالمه ای که ممکن است صورت بگیرد، هر کسی در سکوت باید یادداشتی را در مورد جلسه بخواند که به افراد درون گرا این فرصت را می دهد که زمانی را برای فکر کردن و شجاعت به اشتراک گذاری آن را با بقیه اعضای تیم داشته باشند. او همچنین پیشنهاد می کند که در زمان های مختلف از افراد بخواهید به جای صحبت در جلسه ها بنویسند. آیا اتفاق افتاده که افراد تیم شما ایده ها و پیشنهادهای خود را روی قطعه های کاغذ یادداشت کنند و شما آن را روی وایت برد برای خواندن بنویسید. این کار از تلف شدن زمان افراد به گفت و گو های غیر مرتبط جلوگیری می کند.     

... و برون گراها برای این که گوش دهند

افراد برون گرا اغلب اشتیاق و رو راستی را در جلسه ها ایجاد می کنند و شما نیز تمایل دارید که آنها را به این کار ترغیب کنید. ژینو می گوید: اما شما باید به آنها یاد بدهید که گوش دهند، فکر کنند و پذیرش بیشتری برای دیدگاه های همکاران ساکت (درون گراها) خود نیز داشته باشند. کین پیشنهاد می کند که با شخصیت و یا شخصیت غالب در تیم به صورت تک به تک صحبت کنید. نیازی نیست این کار به صدای بلند و یا به صورت طولانی مدت انجام شود. او توضیح می دهد، همانطور که باید نشان دهید که خواهان دریافت و شنیدن نظرات خوب از سوی آن ها هستید، به همان نسبت در زمان مقتضی باید آن ها را متوجه ضرورت سکوت و گوش دادن به صحبت های سایر هم تیمی های خود نمایید. آن ها را به منظور جلب همکاری بیشتر همکاران درون گرای خود به چالش بکشید.  

این اصول را به خاطر داشته باشید

باید ها

• میان فضای اجتماعی و خصوصی تعادل ایجاد کنید.
• برنامه دستور جلسه را از پیش ارسال کنید، و گاهی بازخورد ها را به صورت مکتوب بخواهید تا برای افراد درون گرا زمان نوشتن ایده ها را ایجاد کنید و افراد را به اشتراک گذاشتن آن ها ترغیب کنید.
• به افراد اجازه دهید که به روشی که می خواهند کار کنند، افراد برون گرا باید این حس را داشته باشند که برای اجتماعی شدن به آنها زمان داده شده، در حالی که افراد درون گرا باید اجازه کار کردن جدا از تیم را داشته باشند.

نباید ها

• این که فرض کنید همه چیز را در مورد درون گرا ها و برون گرا ها می دانید- تلاش کنید تا در مورد نحوه اثرگذاری شخصیت بر ترجیحات و سبک کار کردن یادگیری داشته باشید.
• تیم را با جلسه های بیش از حد مشغول کنید؛ در طول روز به کارکنان فرصت کافی برای عدم وقفه در کار بدهید.
• در طول صحبت فقط یک نوع شخصیت برجسته جمع را در نظر بگیریم؛ افراد را ترغیب به فکر کردن و گوش دادن کنید.

منبع: Harvard Business Review