راهنمای نرمافزارهای مایکروسافت پروژه (Microsoft Project) و مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams)
- مقدمه‌ای نرم‌افزار مدیریت پروژه مایکروسافت
- مایکروسافت پروژه (Microsoft project)
- مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams)
- سؤالات متداول در مورد نرمافزارهای مدیریت پروژه‌ی مایکروسافت
نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت شامل ۲ برنامه‌ی Microsoft Project و Microsoft Teams می‌شود. نرم افزار مدیریت پروژه برای برنامهریزی، سازمان‌دهی و تسهیل تعامل در هر پروژه‌ای است. افراد، آژانس‌ها، مدیران پروژههای ساختمانی و عمرانی، تیم‌های بازاریابی یا استارتاپ‌ها می‌توانند از این نرم‌افزار استفاده کنند. در واقع، هر شخصی که به انجام قاعده‌مند و بهینه‌ی کارها نیاز دارد، می‌تواند از مجموعه ابزارهای مدیریت پروژه بهره ببرد.
در این مطلب می‌خواهیم درباره‌ی نرم‌افزار مایکروسافت پروژه (MSP) یا همان نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت، ویژگی‌ها، قابلیت‌ها و مزایا و معایب آن برای مدیریت پروژه‌ها صحبت کنیم.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
مقدمه‌ای نرم‌افزار مدیریت پروژه مایکروسافت
مشابه سایر محصولات مایکروسافت، ممکن است تحلیل با مایکروسافت پروژه (Microsoft project) یا به اختصار MS Projects یا Msp، و مایکروسافت تیمز (MS Teams) نیز در ابتدا کمی دشوار به نظر آیند.
پیش از این‌که تصمیم نهایی را برای انتخاب نرم‌افزار بگیرید، اطلاعات، برنامه‌های اشتراکی متفاوت، سؤالاتی در راستای پیشبرد فرایندها و تحلیل‌های بسیاری وجود دارند که باید آنها را بررسی کنید. در ادامه، در مورد ۲ نرم‌افزار MS Projects و نسخه‌ی آنلاین آن (Microsoft Project Online)، و دیگری نرم افزار MS Teams توضیح می‌دهیم و پاسخ می‌دهیم چگونه می‌توانید برای برنامه ریزی پروژه از آنها استفاده کنید.
مایکروسافت پروژه (Microsoft project)
مایکروسافت پروژه چیست؟
مایکروسافت پروژه ابزار مدیریت پروژه‌ای است که انواع مختلفی از کاربرها با سطوح دسترسی متفاوتی آن را به کار می‌گیرند. مقیاس‌پذیری MS Project به اندازه‌ای است که همه، از استارتاپ‌ها گرفته تا کارگزاران بسیاری از صنایع، صرف‌نظر از نوع برنامهریزی پروژه‌ی خود از آن استفاده می‌کنند.
نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت قابلیت‌های مختلفی را از جمله جداول، نماها (views)، فیلترها، فیلدها، تقویم‌ها و پایگاه‌‌های داده‌ای فراهم کرده‌است تا موارد زیر را امکان‌پذیر کند:
- توسعه‌ی برنامه‌ریزی‌های پروژه؛
- تخصیص منابع؛
- پیگیری زمان و پیشرفت کار؛
- ایجاد گانت چارت (Gantt charts)؛
- ایجاد و مدیریت بودجه؛
- تعدیل کردن حجم کاری؛
- زمان‌بندی وظایف و منابع؛
- تهیه‌ی گزارش‌های تصویری؛
- ذخیره‌ی داده‌های پروژه در پایگاه داده‌ی اشتراکی.
آیا MS Project در برنامه‌ی Office 365 وجود دارد؟
خیر، Office 365 فقط موارد ذیل را شامل می‌شود:
- مایکروسافت ورد (word)؛
- مایکروسافت اکسل (Excel)؛
- پاورپوینت (PowerPoint)؛
- اوت‌لوک (outlook)؛
- وان‌نوت (OneNote)؛
- اکسس (Access، فقط برای کامپیوتر)؛
- پابلیشر (Publisher، فقط برای کامپیوتر)؛
- سرویس‌های وان‌درایو (OneDrive)؛
- اسکایپ (skype).
نرم‌افزار Microsoft Project 2019 برنامه‌ی مستقلی است و باید آن را جداگانه تهیه کنید.
مزایای مایکروسافت پروژه چیست؟
نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ی مایکروسافت فوواید بسیاری دارد. نرم‌افزار MS Projects به استفاده‌ی آسانش معروف است؛ هم‌چنین، برای پروژههای مختلف با اندازه و اهداف متفاوت منعطف است و تجربه‌‌ی رابط کاربری خوبی دارد. کاربرانی که در گذشته با محصولات مایکروسافت کار کرده‌اند، در استفاده از نرم‌افزار Microsoft Project هیچ مشکلی نخواهند داشت.
ممکن است بخواهید بدانید که چگونه با تیم خود از Microsoft Project استفاده کنید. اگر از این نرم‌افزار به‌درستی استفاده کنید، هریک از ابزارهای مدیریت پروژه‌ی مایکروسافت می‌تواند ارزش بسیاری را به کسب‌وکار و جریان کاری شما اضافه کند.
در ادامه به برخی از مزایای MS Project اشاره می‌کنیم:
- استقرار منابع به کارآمدترین و مؤثرترین شیوه، کاهش مدت‌زمان ازکارافتادگی و افزایش بهره وری؛
- ارائه‌ی تصویری کلی از ظرفیت سازمانی برای جلوگیری از استفاده‌ی خارج از ظرفیت سازمان و پشتیبانی از تصمیم گیری های استخدامی؛
- پیش‌بینی درآمد با ارائه‌ی گزارش‌های مربوط به پروژههای آتی و استقرار منابع برنامه‌ریزی‌شده؛
- استفاده از برنامه‌ی زمان‌بندی مایکروسافت که نمودارها و گراف‌های خوش‌خوانی را با رابط‌های منعطف و اطلاعات فراوان فراهم می‌کند؛
- آشنایی سریع اعضای تیم با محیط نرم‌افزار و مدیریت راحت‌تر اعضای تیم پروژه؛
- ادغام یکپارچه با Microsoft Teams که به کارمندان اجازه‌ی صحبت در فضای کاری، تماس‌های ویدئویی، نگه‌داری فایل‌ها و یکپارچه‌سازی برنامه را می‌دهد.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
معایب مایکروسافت پروژه چیست؟
مانند هر برنامه‌ی دیگری، Microsoft Project online نیز مشکلات بسیاری دارد. اِشکال رایجی که در این برنامه وجود دارد این است که با وجود یکپارچگی قوی آن با خود نرم‌افزار مایکروسافت، ارتباطی با سایر نرمافزارهای مدیریت پروژه ندارد. هر مدیر پروژه‌ای قبل از این‌که تصمیم بگیرد که آیا Microsoft Project با نیازهایش متناسب است یا خیر، می‌تواند از دوره‌‌ای به‌صورت آزمایشی از آن استفاده کند.
آیا استفاده از مایکروسافت پروژه آسان است؟
بله و خیر. بسیاری از سازمان‌های بزرگ از Microsoft Project استفاده می‌کنند و فایل‌های MPP (فایل‌های ساخته‌شده با نرم‌افزار Microsoft Project) هنوز استاندارد صنعتی محسوب می‌شوند. هرچند برای بسیاری از پروژههای دیجیتالی‌ای که مدیریت می‌کنیم، نرم‌افزار Microsoft Project management بسیار بیش از نیازمان برای ما کارایی دارد.
این نرم‌افزار ویژگی‌های بسیاری دارد که اغلب مردم هرگز از آن استفاده نمی‌کنند و این امر طی ۳۰ سال اخیر تغییر چشم‌گیری نکرده‌است و برای تسهیل فرایندها لزوما کار خاصی نمی‌کند. MS Project هنوز هم بسیار کاربردی است، اما به دلایلی، برخی از شرکت‌ها به دنبال جایگزین‌هایی برای Microsoft Project هستند که بیش‌تر تعاملی و‌کارآمد باشند.
در بسیاری از موارد، ابزار پیش‌فرض مدیریت پروژه برای تنظیم برنامه‌ریزی‌های پروژه هنوز هم مایکروسافت پروژه است و این نرم‌افزار، ابزارهای سودمند بسیاری را ارائه می‌کند. مایکروسافت پروژه برای تازه‌کارها فقط یک ابزار قدیمی و مبهم نیست که مایکروسافت به آن اهمیتی نمی‌دهد؛ مایکروسافت ابزارهای هوشمندی برای یکپارچگی با پاور بی آی Power BI، اینترنت اشیا، بات‌ها و یادگیری ماشین معرفی کرده‌است که عالی هستند. در واقع، بهترین گزینه‌ی شما احتمالا استفاده از MS Project است.
دانلود MS Project بسیار آسان و سریع است، حداقل اگر بخواهید از نسخه‌ی دسکتاپ آن استفاده کنید. برنامه نسخه‌ی تحت‌وبی نیز دارد که استفاده از آن را حتی آسان‌تر نیز می‌کند، به‌خصوص در مواقعی که به‌شدت گرفتار هستید.
مایکروسافت آفیس و سایر نرمافزارهای MS به استاندارد کاری تبدیل شده‌اند؛ بنابراین، بسیاری از کارمندان با میان‌بُرها (shortcut)، طرح‌بندی‌ها (layout)، آیکون‌ها و راه‌اندازی رابط‌ها آشنا هستند. این مسئله باعث می‌شود که استفاده از MS Projects آسان‌تر شود، زیرا ظاهر آن به سایر برنامه‌هایی شبیه است که تیم شما تجربیات زیادی در کار با آنها دارند.
آیا مایکروسافت پروژه بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه است؟
پاسخ این سؤال به نیازهای شما برای استفاده از این نرم‌افزار بستگی دارد. فایل‌های MPP هنوز جزو استاندارد‌های صنعتی محسوب می‌شوند و مایکروسافت پروژه از گذشته سیستم قابل اعتماد و مطمئنی بوده‌است. برای برنامه‌ریزی‌های پیچیده و در سطح تجاری، مایکروسافت پروژه باید در اولویت انتخاب‌های شما باشد. هرچند جایگزین‌هایی برای MS Project وجود دارند که قابلیت‌های بهتری برای کار تیمی دارند و استفاده و یادگیری آنها آسان‌تر است. در ادامه به برخی از آنها در فهرست زیر اشاره شده‌است.
مایکروسافت پروژه آنلاین چیست؟
مایکروسافت پروژه آنلاین، همان طور که از اسمش پیداست، برنامه‌ای است برای کسانی که می‌خواهند نسخه‌ی ابری و مبتنی بر وب MS Project را استفاده کنند. Microsoft Project online تمام ویژگی‌ها را دارد.
Project online، مشابه MS Project، راه‌حل منعطفی برای PPM یا مدیریت پورتفولیوی پروژه (Project Portfolio Management) و نیازهای روزانه‌ی جریان کاری است. همانند نسخه‌ی دسکتاپ، این نرم‌افزار قابلیت برنامهریزی، اولویت‌بندی، سازمان‌دهی و مدیریت جریان‌های کاری برای منابع را دارد.
Project online در پلتفرم شیرپوینت (SharePoint) ساخته شده‌است و داده‌ها را در پایگاه‌داده‌ی SharePoint نگه می‌دارد.Project online از طریق دو اشتراک در دسترس است: مایکروسافت پروجکت پلن ۳ (Microsoft Project Plan 3) و پورجکت پلن ۵ (Project Plan 5). ویژگی‌های فهرست‌‌شده در بخش ویژگی‌های Project Online فقط با داده‌های ذخیره‌شده در پایگاه‌داده پروجکت آنلاین شیرپوینت (Project Online SharePoint) تعامل دارد.
ویژگی‌های Microsoft Project online
موارد زیر از جمله ویژگی‌های Project Online هستند:
- هشدارها و یادآورها (Alerts and reminders): زمان‌بندی وظایف مهم آتی و رویدادهای مربوط به پروژه‌ها را با یادآورهایی که در Outlook و Microsoft Teams تنظیم می‌کنید، فراموش نخواهید کرد؛
- مبناها (baselines): با استفاده از برنامه‌ی Project Web می‌توانید baseline های پروژه را برای نظارت بر عملکرد فعلی در مقایسه با عملکرد قبلی تنظیم کنید؛
- نماهای بورد (Board view): می‌توانید به صورت بصری، وظایف مربوط به پروژه‌ها را برای جریان کاری اصلاح‌شده و نظارت بر وضعیت پیگیری کنید؛
- مسیرهای بحرانی (critical path): با استفاده از برنامه‌ی Project Web می‌توانید وظایفی که طولانی‌ترین مسیر را در طی انجام پروژه داشته‌اند، به صورت بصری پیگیری کنید؛
- مدیریت تحویل‌شدنی‌ها (Deliverable management): با استفاده از تاریخ شروع و پایان و زمان‌بندی خودکار در مایکروسافت پروژه می‌توانید تحویل‌شدنی‌ها را پیگیری و مدیریت کنید؛
- ویرایش پروژه (Project versioning): می‌توانید نسخه‌های مختلف پروژه را با استفاده از گزارش‌هایی که تغییرات بین نسخه‌ها را نشان می‌دهند، مقایسه کنید؛
- تأیید جدول زمانی (Timesheet approvals): اعضای تیم می‌توانند جداول زمانی را برای تأیید ثبت کنند. مدیران منابع و سرپرست‌ها می‌توانند جداول زمانی ثبت‌شده را بازبینی، تأیید یا رد کنند.
عملکرد اعضای تیم برای Project online از طریق اشتراک‌های Project Online Essentials یا Project Plan 1 در دسترس است. Project online essentials یک اشتراک تیمی افزوده‌شده برای کاربرانی است که از Project Plan 3 یا Project Plan 5 استفاده می‌کنند. این دو به اعضای تیم رابط تحت وب را ارائه می‌دهند تا وظایف و به‌روزرسانی‌های زمانی مربوط به مدیریت پروژه را در Project Online انجام دهند.
Microsoft Projects online، بر خلاف پروژههای معمولی، برای تعامل، میزبانی از فضاهای کاری متفاوت، دسترسی آسان از طریق URL های عمومی، تنظیم تقویم‌های پروژه و ارائه‌ی APIهای پشتیبانی کارایی بسیار بهتری دارد. Projects online برنامه‌ای برای موبایل نیز دارد.
مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams)
MS Teams ابزاری برای مدیریت پروژه و متمرکز بر ارتباط و تعامل است. Microsoft Teams قابلیت‌هایی مانند گفت‌وگوهای کاری، جلسات ویدئویی، نگه‌داری فایل‌ها و یکپارچه‌سازی برنامه را فراهم می‌کند.
برای دسترسی به نرم‌افزار Teams، به حساب‌کاربری Microsoft 365 با مجوز (License) مناسبی برای آن (Business Essentials یا نسخه‌های بالاتر) نیاز دارید. سرویسی که پیش از این با نام Skype For Business شناخته می‌شد، اکنون به Microsoft Teams با تمرکز ویژه بر تماس‌های ویدئویی و گفت‌وگو تغییر کرده‌است.
ویژگی‌های Microsoft Teams
در ادامه به برخی از قابلیت‌های MS Teams اشاره می‌کنیم:
- قابلیت‌های واکی‌تاکی (Walkie-talkie) که کاربران با استفاده از اپلیکیشن‌های گوشی هوش‌مند یا تبلتی که به وای‌فای (WI-FI) یا سلولار دیتا (cellular data) متصل هستند، با یکدیگر صحبت می‌کنند؛
- لینک دعوت به صحبت یا مشارکت برای جوامع، گروه‌ها یا تیم‌ها؛
- کانال‌هایی برای سازمان‌دهی روندها بر اساس موضوع، گروه‌ها یا پروژه؛
- VoIP یا پیام سریع (Voiceover IP) و ویدئوکنفرانس؛
- پشتیبانی از «شبکه‌ی عمومی تغییر تلفن» برای تماس با هریک از مشتریان کسب‌وکار یا تلفن‌های شخصی؛
- زمان‌بندی یا ایجاد اد هاک (ad-hoc) به همراه یکپارچگی با برنامه‌ی Outlook برای دعوت‌ها و اعلان‌ها؛
- مدیریت وظایف با لیست کارهایی که باید انجام شوند، ایمیل‌های پرچم‌گذاری‌شده (Outlook) یا سایر برنامه‌ریزها در یک نمای یکپارچه با لیست‌ها، بوردها، چارت‌ها یا تقویم؛
- ارتباط با یامر (Yammer شبکه‌ای اجتماعی درون‌شرکتی برای اعلام اخبار، به‌روزرسانی‌ها و اطلاعیه‌هاست)؛
- قابلیت اشتراک‌گذاری مستقیم ایمیل‌های Outlook با اعضای تیم؛
- پیش‌زمینه‌های سفارشی در طول تماس‌های ویدئویی برای دغدغه‌های حریم شخصی (یا سرگرمی)؛
- توضیحات آنلاین (live) برای ملاقات‌های ویدئویی.
اگر در حال حاضر اشتراکی در Microsoft 365 دارید، برای استفاده از MS Teams مانعی وجود ندارد. اگر به سایر برنامه‌های Microsoft Office نیازی ندارید، ممکن است استفاده از ابزارهای ارتباطی دیگر گزینه‌ی به‌صرفه‌تری باشد.
اگر هم‌اکنون نیز برای کارهای روزانه‌ی خود، عمیقا درگیر محصولات مایکروسافت هستید، این نکته شما را بسیار خوشحال خواهد کرد که MS Teams به‌آسانی با برنامه‌های outlook، OneNote، Microsoft Planner و Projects یکپارچه می‌شود. اگر هم‌اکنون در سامانه‌ی مایکروسافت باشید، مشکلی برایتان به وجود نخواهد آمد.
برای عملکرد بالاتر جلسات ویدئویی، سرعت MS Teams کمی پایین است؛ برای مثال، هیچ راه ساده‌ای برای شکستن جلسات بزرگ به گروه‌های کوچک‌تر نیست و امکاناتی مانند بات (bot) یا تخته‌سفید را برای تعامل بهتر ندارد.
سؤالات متداول در مورد نرمافزارهای مدیریت پروژه‌ی مایکروسافت
آیا Microsoft Teams در نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت وجود دارد؟
خیر. متأسفانه این برنامه‌ها به صورت جداگانه فروخته می‌شوند. خبر خوب این است که اگر از Microsoft Office 365 استفاده کنید، نسخه‌ی رایگانی از MS Teams برای شما فراهم است. اگر نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت را دانلود کنید و اشتراک Microsoft office 365 را داشته‌باشید، هم به Projects و هم به Teams دسترسی خواهید داشت.
بهترین جایگزین‌های مایکروسافت پروژه کدام‌اند؟
اگر با MS Project احساس راحتی نمی‌کنید، مشکلی نیست. جایگزین‌های بسیاری برای این نرم‌افزار وجود دارند. هم‌چنین، جایگزین‌های ویژه‌ای برای کاربرانی وجود دارند که از سِیلزفورس (Salesforce) استفاده می‌کنند.
آیا مایکروسافت پروژه برای مک (Mac) هم موجود است؟
خیر. MS Project روی مک کار نمی‌کند، اگرچه راه‌هایی برای دور زدن آن وجود دارد. کاربران MacOS و iOS نباید ناامید شوند! نرمافزارهای مدیریت پروژه‌ی بسیاری نیز برای مک ارائه شده‌اند. به صورت کلی، مایکروسافت پروژه روی مک کار نمی‌کند، چون با یکدیگر سازگاری ندارند. MS Project به طور مشخص برای سیستم‌عامل ویندوز طراحی و بهینه‌سازی شده‌است.
چه ابزارهای دیگری برای استفاده از نمودار گانت وجود دارند؟
اگر به نمودار گانت نیاز دارید، MS Project امکاناتی را فراتر از نیاز شما ارائه می‌دهد. خوشبختانه، ابزارهای آنلاین بسیاری برای ایجاد نمودارهای گانت وجود دارند.
در آخر
مایکروسافت پروژه ابزار مدیریت پروژه‌ای است که انواع مختلفی از کاربرها با سطوح دسترسی متفاوتی آن را به کار می‌گیرند. نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت قابلیت‌های مختلفی را از جمله جداول، نماها (views)، فیلترها، فیلدها، تقویم‌ها و پایگاه‌داده‌ای فراهم کرده‌است. البته این برنامه نیز مانند همه‌ی برنامه‌ها، مزایا و معایبی دارد که به تفضیل بیان کردیم.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: medium.com
دیدگاه