طرح تداوم کسب و کار یا BCP چیست و چگونه می‌توان آن را طراحی کرد؟

برنامه‌های تداوم کسب‌وکار برای هر سازمانی ضروری هستند و می‌توانند به آماده‌سازی یک شرکت برای مواجهه با رویدادهای غیرمنتظره کمک کنند. با در دست داشتن یک طرح تداوم کسب و کار (Business Continuity Plan) یا به اختصار BCP، اطمینان حاصل می‌کنید که در صورت بروز فاجعه، افرادی که کسب و کار شما را اداره می‌کنند برای مواجهه با آن به‌خوبی آمادگی خواهند داشت. در این مطلب، شرح می‌دهیم که طرح تداوم کسب و کار یا BCP چیست، چرا مهم است و ‌چگونه می‌توانید یک نسخه از آن را برای شرکتتان طراحی کنید.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

طرح تداوم کسب و کار چیست؟

این طرح ممکن است شامل نکات و تکنیک‌های بهبود و پیشگیری برای محافظت از شرکت در برابر تهدیدات و همچنین راهنمای کارمندان و سایر پرسنل در زمان وقوع فاجعه باشد.

اندکی پس از تأسیس شرکت، بیش‌تر مشاغل طرح تداوم کسب و کار را تهیه می‌کنند تا در صورت بروز شرایط اضطراری، آماده و در دسترس باشد.

برای طراحی برنامه‌ی تداوم کسب‌وکار، یک شرکت ابتدا باید تهدیدات و موارد اضطراری احتمالی را که ممکن است در طول فعالیتش با آن‌ها روبه‌رو شود، شناسایی کند. خطرات مشترکی که ممکن است شناسایی شوند، شامل حملات سایبری و بلایای طبیعی، مانند سیل و طوفان، هستند.

هدف اصلی این است که تعیین کنید چه نوع رویدادهایی بر فعالیت‌های شرکت تأثیر می‌گذارند. پس از شناسایی این خطرات، ممکن است طرح تداوم کسب و کار موارد زیر را مشخص کند:

• چگونه تهدیدات خاص بر توانایی شرکت در پیشبرد فعالیت‌ها تأثیر می‌گذارند؟
• در صورت وقوع حادثه، خسارت پیش‌بینی می‌شود؛
• ایجاد سازوکارهایی که به کاهش خطرات ناشی از تهدید کمک می‌کنند؛
• برای اطمینان از مؤثر بودن این سازوکارها، آن‌ها را به ‌طور منظم آزمایش می‌کنید؛
• همه‌ساله طرح تداوم کسب و کار را بررسی می‌کنید تا از به‌روز بودن و میزان اثرگذاری آن مطمئن شوید.

تهیه‌ی برنامه‌ی تداوم کسب‌وکار می‌تواند در هنگام وقوع فاجعه و برای ادامه ‌دادن فعالیت‌ها به شرکت کمک کند. بدون این برنامه، ممکن است شرکت درآمدش را از دست بدهد، هزینه‌های بیش‌تری را صرف کند و به ‌طور کلی سودآوری اندکی داشته‌باشد.

اهمیت طرح تداوم کسب و کار چیست؟

وجود یک برنامه‌ی به‌روز تداوم کسب‌وکار می‌تواند بسیار مفید باشد. از آن‌جایی که این برنامه‌ها گام‌های عملیاتی را برای موارد اضطراری فراهم می‌کنند، اهمیت بسیاری دارند و شرکت‌ها می‌توانند مطمئن شوند که پرسنل برای ادامه دادن به فعالیت در شرایط نامساعد، آمادگی لازم را دارند.

در ادامه، به دلایلی که یک طرح تداوم کسب‌وکار را مهم می‌کنند، اشاره کرده‌ایم:

• اطمینان می‌دهد که در موارد اضطراری، تمامی افراد در وضعیت مشابهی قرار دارند؛
• کارمندان را برای مقابله با حوادث آماده می‌کند؛
• در شرایط اضطراری، نحوه‌ی فعالیت و مدیریت امور را به افراد آموزش می‌دهد؛
• به اعضای شرکت کمک می‌کند تا مفاد بیمه‌نامه را بهتر درک کنند و برای مواردی که تحت پوشش بیمه نیستند، آماده شوند؛
• در صورت بروز فاجعه، می‌تواند از تخریب بیش‌ازحد جلوگیری کند؛
• شرکت‌ها را از تهدیدات و ضعف‌های درون سازمانی مطلع می‌کند؛
• به مشاغل کمک می‌کند که با وجود شرایط اضطراری، بتوانند نیازهای مشتری را تأمین کنند.

هرچه طرح تداوم تجارت در یک شرکت با جزئیات بیش‌تری ارائه شود، اعضای آن شرکت، در مواجهه با شرایط اضطراری و حوادث گوناگون، بیش‌تر آمادگی خواهند داشت.

چگونه می‌توان یک برنامه‌ی تداوم کسب‌وکار را طراحی کرد؟

تهیه‌ی یک طرح تداوم کسب و کار اغلب شامل چندین مرحله است که شرکت‌ها، به‌ منظور برنامه ریزی مؤثر برای حوادث، باید آن‌ها را به‌ترتیب دنبال کنند.

در ادامه، پرکاربردترین مراحل را برای تدوین طرح تداوم کسب و کار ذکر کرده‌ایم:

۱. تهیه نمونه‌ای از تجزیه‌و‌تحلیلِ تأثیرِ کسب‌وکار (BIA)

اولین گام برای ایجاد یک طرح تداوم کسب و کار، تهیه‌ی تجزیه‌و‌تحلیلِ تأثیر کسب‌وکار است. این تجزیه‌وتحلیل بررسی می‌کند که حوادث گوناگون، کدام بخش‌های هر کسب‌و‌کاری را تحت‌تأثیر قرار می‌دهند و پیامدهای آن‌ها در سازمان کدام‌اند.

تجزیه‌وتحلیل تأثیر کسب‌وکار باید شامل تأثیرات عملی و مالی باشد که نتیجه‌ی ضرر کردن کسب‌وکار یک شرکت است. تجزیه‌و‌تحلیلِ تأثیر کسب‌وکار به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که تعیین کنند کدام‌یک از فرایندهای تجاری بیش‌ترین تأثیر را بر فعالیت‌های عملی و مالی شرکت دارند.

۲. شناسایی راهبردهای بازیابی

پس از شناسایی تأثیر از دست دادن یک کسب‌وکار بر شرکت، گام بعدی برای ایجاد یک طرح تداوم کسب و کار تعیین راهبردهای بازیابی است که می‌تواند برای بازیابیِ مهم‌ترین فعالیت‌های کسب‌وکار استفاده شود.

به‌ عنوان مثال، این بخش می‌تواند توضیح دهد که در صورت خراب شدن خطوط تلفن یا کامپیوتر، چه راه‌های ارتباطی دیگری در دسترس هستند؛ کدام محصولات یا خدمات اهمیت بیش‌تری دارند و باید در ابتدا بازیابی شوند و همچنین در ۲۴ تا ۴۸ ساعت پس از وقوع یک اتفاق غیرمنتظره، قبل از هر کاری، به چه مواردی باید رسیدگی شود.

۳. سازماندهی و تدوین برنامه و تیم‌ها

بسیاری از شرکت‌ها تیمی را تشکیل می‌دهند که به توسعه‌ی طرح تداوم کسب‌وکار و چارچوب خاص آن‌ کمک می‌کند و معمولا از افرادی تشکیل خواهد شد که در صورت وقوع حوادث، مسئولیت تصویب این طرح را بر عهده بگیرند.

۴. آزمایش کردن تیمِ تداوم کسب‌وکار

برای اطمینان از شفافیت برنامه و کارایی تیم در زمینه‌ی پیگیری آن، ضروری است که برخی آزمایش‌ها صورت بگیرد. این آزمون‌ها می‌توانند با شبیه‌سازی سناریوهای خطرآفرین مختلف و نیز انجام وظایف تیم در هر سناریو انجام شوند.

همچنین، تیم‌ها باید به ‌طور منظم آموزش ببینند و از آخرین تحولات در روند برنامه یا موضوعات مرتبط با فناوری، که در موارد اضطراری به آن‌ها کمک می‌کند، مطلع باشند.

تحلیل تأثیر BCP

برای بسیاری از شرکت‌ها، اولین قدم در ایجاد یک طرح تداوم کسب و کار، تجزیه‌وتحلیلِ تأثیری است که یک وضعیت خاص بر فعالیت‌های شرکت خواهد گذاشت که اغلب به‌ عنوان تجزیه‌و‌تحلیلِ تأثیر کسب‌وکار شناخته می‌شود.

در ادامه، در خصوص اقداماتی که می‌توانید برای تجزیه‌وتحلیل تأثیر کسب‌وکار انجام دهید، توضیحاتی را ارائه کرده‌ایم:

۱. تعیین میزان تأثیر

تجزیه‌وتحلیل تأثیر کسب‌وکار باید تأثیری را که یک وضعیت خاص روی شرکت شما می‌گذارد، مشخص کند؛ به ‌عنوان مثال، ممکن است تأثیری که یک رویداد غیرمنتظره بر سازمان شما می‌گذارد، شامل از دست دادن فروش، درآمدزایی دیرهنگام، جریمه‌های نظارتی، افزایش هزینه‌ها و نارضایتی مشتری باشد.

ضروری است که تأثیر انواع سناریوهای خطرآفرین را در نظر بگیرید و اطمینان پیدا کنید که هیچ موردی را از قلم نینداخته‌اید.

۲. تعیین زمان وقوع یک رویداد غیرمنتظره و مدت آن

تعیین این‌که چه زمانی یک خطر خاص بیش‌ترین تأثیر را بر شرکت شما خواهد گذاشت، گام مهمی در تجزیه‌وتحلیل تأثیرات کسب‌وکار است؛ برای مثال، اگر نیمه‌شب با قطعی برق روبه‌رو شُدید، ضرری به کسب‌وکارتان وارد نمی‌شود؛ با این حال، اگر در طول ساعات کار یا هر چند روز یک بار با این معضل مواجه باشید، کسب‌وکارتان آسیب قابل‌‌توجهی خواهد دید.

همچنین، اگر مالک یک فروشگاه خرده‌فروشی باشید که در مسیر سیلاب قرار دارد، ‌در هفته‌های منتهی به کریسمس، بیش‌تر از هر زمان دیگری، کسب‌وکارتان ضرر خواهد دید.

۳.  استفاده از یک سنجش آماری

علاوه بر مراحل یادشده، باید پرسنلی را در سازمانتان در نظر بگیرید که با فرایندهای سنجش آماری آشنا هستند. درخواست از دیگران درمورد تأثیرات احتمالی یک خطر، می‌تواند به شما کمک کند تا تمام سناریوهای ممکن را پوشش دهید و آمادگی بیش‌تری داشته‌باشید.

استخدام برنامه نویس پایتون

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

منبع: indeed.com