راهنمای جامع تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار (BIA)
تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار (Business Impact Analysis) یا به اختصار BIA تجزیه و تحلیل تأثیر تجارت به مدیران کمک میکند تا بتوانند در برابر هرگونه حوادث مخرب، از خود محافظت کنند؛ همچنین، چشم انداز بلندمدتی از صنعت در اختیار شرکت قرار میدهد و در حفظ رقابت در بازارهای بیثبات و شلوغ به شرکت کمک میکند.
در این مطلب، اهمیت تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار و نحوهی عملکرد آن برای سازمانتان را بیان میکنیم.
جدیدترین فرصتهای شغلی شرکتهای معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
تعریف تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار (BIA)
تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار (BIA) یا تجزیه و تحلیل تأثیر تجارت، خطرات احتمالی سازمان را در اثر فاجعهای اقتصادی، طبیعی یا تجاری بررسی میکند تا فعالیتهای روزمرهی کسبوکار و مدتزمان پایداری این اثرات را در بلندمدت ارزیابی کند. BIA با این فرض عمل میکند که هر بخش کاری به بخشهای دیگر وابسته است، اما برخی از این بخشها در زمان اولویتبندی هنگام جبران فاجعه مهمتر هستند.
تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار مهم است، زیرا به شما این امکان را میدهد که:
- تأثیر فاجعهی طبیعی یا اقتصادی را به حداقل برسانید؛
- برنامهای برای محافظت از داراییها و دادههای شرکت تهیه کنید؛
- روشهایی را شناسایی کنید که برای تجارت شما مهماند؛
- نحوهی ارتباط هر بخش از کسبوکار خود را با بخش دیگر مشخص کنید؛
- منابع موردِنیاز را با حداقل تولید ممکن برای ادامه فعالیتهای کسبوکاری مشخص کنید؛
- تعیین کنید که تجارت شما بدون عملکرد کامل چه مدت میتواند دوام داشتهباشد؛
- برای تغییر روند صنعتی آماده شوید و مزیت رقابتی کسب کنید.
چگونگی عملکرد تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار (BIA)
برای بررسی کردن تأثیرات وقایع احتمالی خسارت در مهمترین نقاط کسبوکار، تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار را انجام دهید؛ سپس از این اطلاعات به عنوان راهکاری برای کاهش خسارت وارده استفاده کنید.
در اینجا مراحل انجام تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار (BIA) را برای سازمان شما آوردهایم:
۱. گروهی را تشکیل دهید که روی کسبوکار تأثیر داشتهباشد
اولین قدم در انجام تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار تعیین کردن اعضا برای انجام تجزیه و تحلیل تأثیر تجارت است؛ سپس این اعضا گروهی از افراد موردِاعتماد را برای تجزیهوتحلیل جمع میکنند؛ مدیران فناوری اطلاعات، مدیرانی که مسئول برنامهی استمرار کسبوکار هستند یا مدیرانی که درمورد کسبکار معلومات بهتری دارند، گزینههای مناسبی برای تأثیرگذاری در گروههای کسبوکاری به شمار میآیند.
عجیب نیست که سازمانها شخص سومی را برای انجام BIA استخدام میکنند، چون از دقیق بودن نتایج مطمئن میشوند و گروه رایجترین خطرات ممکن در کسبوکارها و نحوهی جلوگیری از آنها را تجربه میکند. آنچه شرکتها به عنوان فاجعه در نظر میگیرند، از صنعتی به صنعت دیگر متفاوت است، اما بیشتر مشاغل با همان خطرات عمومی روبهرو هستند.
- تغییر زنجیرهی تأمین؛ (زنجیرهی تأمین متشکل از تمام سازمانها و فرایندهاییست که مستقیم یا غیرمستقیم درگیر تأمین نیازهای مشتری هستند.)
- تغییر سلیقه در بازار؛
- قانون جدیدی که محصول را غیرقانونی یا گران میکند؛
- فاجعهی طبیعی؛
- جرایم اینترنتی، مانند هک کردن؛
- خسارات واردشده به ساختمانها؛
- تغییرات اقتصادی؛
- ورود رقبای جدید به بازار؛
- تغییرات فصلی، بهخصوص وقتی که فعالیت شغلی به الگوهای خاص آبوهوا بستگی داشتهباشد.
۲. با فرایندهای مهم کسبوکار آشنا شوید
گام بعدی در تجزیهوتحلیل این است که تعیین کنید کدام بخشهای کسبوکار برای ادامه دادن به فعالیت کل شرکت مهم هستند. برای انجام این کار، باید هریک از جنبهها و بخشهای تجاری، منابع موردِنیاز و نحوهی ارتباط این بخشها را با سایر سازمانها تعیین کنید. در این قسمت از تجزیه و تحلیل تأثیر تجارت ، اعضای اصلی گروه را، که شناخت بهتری از این بخشها یا روند کسبوکار دارند، شناسایی میکنید.
فرایندهای مهم کسبوکار به شرح زیر هستند:
- ضروری بودن برای فعالیت کسبوکار: برای مثال، عملکرد ماشینآلات؛
- در معرض خطر: فرایندهایی که شرکت نمیتواند بدون آنها فعالیت کند؛ برای مثال، جریان پولی یا قانونی بودن محصول؛
- روشهای ارتباط با مشتری: برای مثال، نرمافزار مدیریت مشتری برای مطب پزشک یا اشتراک درگاه پرداخت که به مشتریان امکان خرید میدهد.
نمونههایی از زمینههای مهم کسبوکار عبارتاند از:
- جنسفروشی؛
- حسابداری؛
- منابع انسانی؛
- تولیدکننده؛
- منبعیابی محصولات/ مواد.
۳. پرسشنامه تهیه کنید
گام بعدی برای انجام BIA تهیهی پرسشنامه توسط گروه تجزیهوتحلیل است. این پرسشنامه به شما کمک میکند تا روند BIA خود را یادداشت کنید و از ثبات در تمام ابعاد بخشهای تجزیهوتحلیل مطمئن شوید. پرسشنامه باید کامل باشد و پاسخهای روشنی را بر اساس تحقیقات ارائه دهد.
این قسمتها را به پرسشنامهی خود اضافه کنید:
- منطقهی تحتتأثیر: برای مثال، بخش یا فرایندهای کسبوکار شخصی؛
- زمان/ مدتزمان: زمان قبل از وقوع آسیب است؛ مدتزمان یا لحظهای که آسیب بیشترین تأثیر را خواهد داشت؛ مثلا ساعت، ماه یا فصل؛
- نوع تأثیر عملیاتی: هر آسیبی که با عملکرد مرکزی بخش مرتبط باشد؛ مثلا نقض دادهها در زنجیرهی خردهفروشی؛
- تأثیر مالی: تأثیر مالی مقدار کمّی تأثیر عملیاتی است؛
- تأثیر غیرمالی: تأثیر غیرمالی میتواند از دست دادن اعتماد مشتری یا از دست دادن موقعیت در بازار باشد.
۴. اطلاعات جمعآوری کنید
برای اینکه تجزیهوتحلیل کامل، هدفمند و دقیق باشد ، همه باید از اهمیت انجام فرایند BIA آگاه باشند. علاوه بر مدیریت، اعضا را از تمام قسمتهای شرکت انتخاب کنید. ممکن است این اعضا، نسبت به مدیر ارشد، دید بهتری به روند کار داشتهباشند و موردی را پیشنهاد کنند که قبلا به آن توجه نشده بود؛ به عنوان مثال، اگر سازمان شما از نرمافزاری برای مدیریت عملکردهای اصلی کسبوکار خود استفاده میکند، مدیر فناوری اطلاعات میتواند درمورد تأثیر شکست در کسبوکار، دیدگاهی از نظر فناوری برای هر بخش داشتهباشد. برخی از شرکتها ترجیح میدهند یک سری مصاحبه با اعضای اصلی سازمان انجام دهند؛ در حالی که برخی دیگر نظرسنجی و همهپرسی را ترجیح میدهند. موردی که انتخاب میکنید، به اندازهی سازمان و همچنین دامنهی تجزیهوتحلیل شما بستگی دارد. مصاحبهکننده میتواند به سؤالات مصاحبهشوندگان درمورد روند کار بهسرعت پاسخ دهد. ممکن است پرسشنامه زمان بیشتری را برای ارائهی پاسخهای دقیق در اختیار اعضای گروه قرار دهد تا آنها را بهموقع تکمیل کنند.
۵. نتایج را تجزیهوتحلیل کنید
نتایجِ تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار خود را جمعآوری کنید. به اعضا اجازه دهید تا تمام تغییرات لازم را برای افزودن مشاهدات جدید بررسی و اعمال کنند. اطلاعات را با توجه به فرکانس ذکرشده، همراه با هرگونه نگرانیای، سازماندهی کنید. این فرایند به شما کمک میکند تا سازمان را در اولویتهای خود قرار دهید. به طور معمول، مجموعهدادهها شامل ناهنجاریها یا اطلاعاتی هستند که یک یا دو بار ذکر شدهاند. این وقایع نادر را بررسی کنید تا بسنجید که آیا واقعا نگرانکننده هستند یا خیر. بعضی از اعضای سازمان اطلاعاتی کلیدی دارند که دیگران هنوز آنها را نیاموختهاند.
۶. گزارش تهیه کنید
گزارشتان سوابقی از یافتههای شماست که آن را به مدیران ارشد و سهامداران ارائه خواهید کرد.
گزارش تجزیهوتحلیل تأثیر تجاری شما باید شامل موارد زیر باشد:
- خلاصهای از یافتههای خود؛
- لیست یافتهها از رایجترین تا نادرترین موارد؛
- وابستگیهای داخلی و خارجی سازمانی و میزان وابستگی؛
- عملکردهای بحرانی و حساس کسبوکار بر اساس رتبه؛
- برنامهای برای کاهش خطرات احتمالی؛
- اعضای دخیل در تجزیهوتحلیل از جمله گروه BIA و اعضای مصاحبهشده، به همراه سازمان و عنوان شغلی آنها؛
- نتیجهگیری از یافتهها.
۷. راهکار پیدا کنید
گام بعدی، پس از تجزیهوتحلیل، ایجاد برنامهای برای تداوم کسبوکار است. از آنجا که طرح تداوم کسب و کار شامل مواردی است که در صورت وقوع یکی از اختلالات تجاری اجرایی هستند، به مانور آتشنشانی شباهت دارد و تضمین میکند که کسبوکار، حتی در مواقع حساس، نیز ادامه خواهد یافت.
اجزای برنامهی تداوم تجاری عبارتاند از:
- توضیحات مربوط به مسئول یا روند انتخاب کردن او؛
- فرایندهای ارتباطی؛
- برنامههایی برای کاهش خسارت؛
- جایی که منابع باید توزیع شوند؛
- فرایندهای آموزش کارکنان و مدیریت؛
- فرایندهای بازیابی؛
- فرایند بازبینی برای اطمینان از مؤثر بودن برنامهی تداوم تجاری.
چگونگی تفسیر کردن نتایج
نتایج تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار نشان میدهند که کدام بخشها برای فعالیتهای کسبوکاری شما بسیار مهماند. در صورت بروز اختلال اساسی، کسبوکار شما باید بیشترین منابع را به این بخشها برای تداوم کسبوکار اختصاص دهد.
برای مثال، اگر نتایج نشان میدهند که صنعت شما به گونهای تغییر میکند که باعث از بین رفتن کسبوکارتان میشود، شما این مورد را به عنوان بخش مهمی تلقّی میکنید؛ پس از تهیه محصولی تازه یا بهروزرسانی محصولات سابق، یافتن مشتری جدید یا جلبتوجه و ایجاد امکانات، برنامههای شما روی بخش دیگری از کسبوکار متمرکز میشوند.
تفاوت تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار با ارزیابی ریسک
ارزیابی ریسک به عوامل داخلی و خارجی مؤثر برای فعالیتهای کسبوکار و احتمال وقوع آنها تمرکز میکند، اما تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار عمدتا بر زمان خطر و مدتزمان دوام شرکت در طول رویداد تمرکز دارد؛ همچنین، BIA یک گام فراتر از ارزیابی ریسک میرود و فرایندها و عملکردهای مهم کسبوکار را شناسایی میکند؛ علاوه بر این، BIA روی حوادث احتمالی و همچنین بدترین سناریوها تمرکز دارد.
جدیدترین فرصتهای شغلی شرکتهای معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: indeed.com
دیدگاه