دسته بندی زمان (Time Batching) چیست و چگونه بهره‌وری را افزایش می‌دهد؟
- دسته‌بندی در مدیریت زمان چیست؟
- علت کارآمد بودن دسته بندی زمان چیست؟
- چه کسانی می‌توانند از شیوه‌ی دسته بندی زمان استفاده کنند؟
- چگونه می‌توان از دسته بندی زمان استفاده کرد؟
- دیگر مزایای دسته بندی زمان کدامند؟
- نکاتی برای دسته بندی زمان
تصور کنید که اگر راهکاری برای جلوگیری از اتلاف وقت خود داشتید، چه کارهایی را می‌توانستید به پایان برسانید. البته که این کار با مدیریت و دسته بندی زمان (Time Batching) امکان‌پذیر است. در این مطلب به دسته بندی زمان می‌پردازیم و پاسخ می‌دهیم این‌کار چگونه به صرفه‌جویی در زمان و بهره وری کمک می‌کند، چه مزایایی دارد و چگونه می‌توان از این روش استفاده کرد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
دسته‌بندی در مدیریت زمان چیست؟
دسته بندی زمان یک راه برای مدیریت زمان است که کارهای مشابه را در یک گروه قرار می‌دهد و زمانی را برای تکمیل همه‌ی آن‌ها تعیین می‌کند. هدف این شیوه به حداقل رساندن عوامل حواس‌پرتی در محیط کار است که تمرکز، توجه به جزئیات و بهره‌وری شما را کاهش میدهند.
اگر لیستی شامل ۳۰ کار کوتاه داشته‌باشید، می‌توانید به‌راحتی و به‌سرعت یکی از آن‌ها را انجام دهید و بعد به سراغ اینستاگرام بروید؛ پس از آن، کار دیگری را انجام دهید و سپس کتابی را مطالعه کنید. دسته بندی زمان با لیست کارهایی که باید انجام دهید، به شما کمک می‌کند تا تمام توجه خود را به انجام کارها اختصاص دهید.
بیایید به مثالی در زندگی شخصی خود نگاه کنیم و سپس آن را به کسب‌و‌کار ربط دهیم:
تصور کنید که روز جمعه را به عنوان یک روز سرگرم‌کننده و پر از کار در خانه تعیین کرده‌اید. باید کمد خود را مرتب کنید، لباس‌های اتو‌شده را تا کنید و ظرف‌ها را بشورید. نمی‌توانید ۳ بشقاب بشورید، ۱ پیراهن تا کنید و سپس انتخاب کنید که جوراب‌هایتان را در کدام کشو بگذارید؛ آیا می‌توانید؟ خیر، چون منطقی یا کارآمد نیست. اگر بخواهید طبق شیوه‌ی دسته بندی زمان کار کنید، باید هم‌زمان کمد خود را مرتب کنید، لباس‌ها را تا کنید و داخل کمد قرار دهید؛ زیرا این کارها همه با لباس سروکار دارند. پس از آن، به سراغ ظرف‌ها بروید و آن‌ها را بشورید.
اکنون تصور کنید که در دفتر کارتان هستید و باید ارائه‌ای را آماده کنید، ۱۰ ایمیل بفرستید و گزارشی را بنویسید. نمی‌توانید ۲ اسلاید از ارائه را درست کنید، ۴ ایمیل ارسال کنید و سپس مقدمه‌ی گزارشتان را بنویسید؛ آیا درست است؟ چنین کاری غیر‌ممکن غیر ممکن نیست، اما تغییر مداوم فعالیت‌ها و تمرکز مجدد روی کارها بسیار طاقت‌فرساست.
علت کارآمد بودن دسته بندی زمان چیست؟
بیشتر افراد استفاده از این روش را تأیید می‌کنند، زیرا چندوظیفگی یا مولتی‌تسکینگ (multi-tasking) را کاهش می‌دهد. چندوظیفگی یا انجام بیش از ۱ کار به طور هم‌زمان، بهره‌وری را کاهش می‌دهد. فقط من این را نمی‌گویم، علم نیز بیانگر همین موضوع است.
مطالعات مختلف در‌مورد ارتباط چندوظیفگی و تجارت این‌گونه بیان کرده‌اند:
- چندوظیفگی می‌تواند به کاهش ۴۰درصدی بهره‌وری منجر شود؛
- افرادی که در کاری دچار وقفه می‌شوند و باید مجدد توجه خود را به کار معطوف کنند، ۵۰٪ بیشتر به زمان برای انجام کار نیاز دارند؛
- چندوظیفگی هنگام انجام یک کار، میزان خطا را ۵۰٪ افزایش می‌دهد.
ساختاردهی و مرزبندی برای زمان و کارها، به شما کمک می‌کند به‌آسانی وظایف خود را یکی پس از دیگری انجام دهید.
چه کسانی می‌توانند از شیوه‌ی دسته بندی زمان استفاده کنند؟
زیبایی این روش در این است که همه می‌توانند از آن استفاده کنند، فارغ از شغل، صنعت یا نقشی که در زندگی دارند. هرکسی که می‌خواهد روز بسیار پرباری داشته‌باشد و در پایان روز احساس رضایت کند، باید پیروی از این روش را در اولویت قرار دهد.
می‌توانید از این شیوه برای دسته بندی زمان کارهای مختلفی استفاده کنید، اما آن‌ها اغلب به ۲ دسته‌ی «سطحی» و «عمقی» تقسیم می‌شوند. کار سطحی فعالیتی سریع و آسان است و به انرژی زیادی احتیاج ندارد. کار عمقی پروژه‌ای طولانی است که به زمان و انرژی بیشتری نیاز دارد.
هنگام دسته‌بندی کارها، گروه مشابهی از کارهای سطحی را پیدا کنید و همه‌ی آن‌ها را در یک بازه قرار دهید تا به‌یک‌باره انجام شوند. از طرف دیگر، می‌توانید زمان مشخصی را به انجام یک کار عمقی اختصاص دهید. در هر صورت، به نقطه‌ای دست پیدا خواهید کرد که بتوانید از وقت خود به‌خوبی استفاده کنید.
اگر چنین نشانه‌هایی را مشاهده کردید، باید از دسته بندی زمان استفاده کنید:
- تمرکز کردن روی یک کار برای شما دشوار است؛
- به‌راحتی حواستان پرت می‌شود؛
- محیط کارتان پر از آشفتگی و بی‌نظمی است؛
- بعضی کارها را به طور مرتب تکرار می‌کنید؛
- وظایفتان به هم مرتبط هستند و می‌توانید آن‌ها را در یک دسته قرار دهید.
چگونه می‌توان از دسته بندی زمان استفاده کرد؟
آیا برای شروع آماده هستید؟ باید از این فرایند پیروی کنید:
۱. وظایف خود را تعیین کنید
پیش از انجام هر کار دیگری، ابتدا باید ببینید که با چه نوع کارهایی سروکار دارید. در این مرحله لازم است کارهایی را که باید انجام دهید، لیست کنید. با انجام این کار تصویری واضح از وضعیت روز، هفته و ماه خود به دست می‌آورید. اگر از این روش برای کارهای شخصی و شغلی خود استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که آن‌ها را از یکدیگر جدا می‌کنید.
۲. وظایف را دسته‌بندی کنید
لیست را مقابل خود قرار دهید، کارهای مرتبطی را که می‌توانید یکی پس از دیگری انجام دهید، مشخص کنید. به یاد داشته‌باشید که هیچ محدودیتی در میزان وظایفی که می‌توانند در یک گروه خاص قرار بگیرند وجود ندارد، اما باید بازه‌ی زمانی واقع‌بینانه‌ای را تعیین کنید. حتی اگر هدف از این شیوه افزایش تمرکز باشد، فقط تا زمانی می‌توانیم تمرکز خود را حفظ کنیم که گرسنه نباشیم یا به استراحت نیاز نداشته‌باشیم.
تصور کنید که در اتوماسیون بازاریابی خود ۳۰ کار مشابه دارید که باید انجام دهید. تخمین می‌زنید که انجام آن‌ها حدود ۳ ساعت طول می‌کشد. طی این زمان، که کمی طولانی است، باید کاملا متمرکز باشید. در چنین مواردی، می‌توانید این کارها را به ۲ دسته‌ی ۱۵ پروژه‌ای تقسیم کنید که هرکدام یک ساعت و نیم طول می‌کشد.
۳. روند خود را ارزیابی کنید
بعد از این‌که کارهای تعیین‌شده را انجام دادید، باید عملکرد خود را ارزیابی کنید. این کار نیازمند زمان و تمرین است، با یک بار انجام آن متخصص نخواهید شد. بعد از چند بار انجام آن خود را بیشتر خواهید شناخت و موارد جدیدی را درباره‌ی خود خواهید فهمید.
برای چه مدت می‌توانید متمرکز باشید؟ پاسخ این سؤال برای هریک از افراد متفاوت است؛ نباید از پاسخ خود شرمنده باشید. آیا از انجام کارهای خود در آن بازه‌ی زمانی احساس خوبی دارید؟ آیا دستورالعملی وجود دارد که دوست داشته‌باشید از آن پیروی کنید؟ ترجیح می‌دهید اول کارهای بزرگ را انجام دهید یا کارهای کوچک؟
به‌کمک تست‌های خودشناسی، توانایی‌ها و استعدادهایتان را بشناسید.
دیگر مزایای دسته بندی زمان کدامند؟
اگر هنوز هم درباره‌ی این روش مطمئن نیستید، مزایای زیر نظر شما را تغییر خواهند داد:
- تمرکز را بهبود می‌بخشد: دسته بندی زمان وظایف به شما کمک می‌کند تا روی یک مجموعه‌فعالیت متمرکز باشید و تمرکز شما را بارها و بارها بهبود می‌بخشد؛
- باعث صرفه‌جویی در وقت می‌شود: دسته‌بندی وظایف و کنار هم قرار دادن آن‌ها سبب صرفه‌جویی در وقت می‌شود و زمان تلف‌شده را به حداقل می‌رساند؛
- آشوب‌های ذهنی را کاهش می‌دهد: دوری از چندوظیفگی به مغز شما کمک می‌کند تا حتی در شلوغ‌ترین روزها آرام و متمرکز بماند؛
- استرس را برطرف می‌کند: این‌که یک کار بزرگ پیش روی شما باشد، کمی دلهره‌آور است. استفاده از دسته‌بندی به روشی کاربردی و عملی به کاهش استرس کمک می‌کند.
نکاتی برای دسته بندی زمان
فقط تمرکز روی دسته‌بندی برای شروع خوب است، اما نکاتی وجود دارند که این تجربه را پربارتر می‌کنند، از جمله:
۱. دسته‌بندی واقع‌بینانه
هدف از دسته بندی زمان این است که کارهای مشابه را در یک دسته قرار دهید تا روز پربارتری داشته‌باشید؛ با این حال، گاهی منطقی‌تر است که کارهایی را با هم انجام دهید که خیلی شباهت ندارند؛ برای مثال، فرض کنید که باید هم به باشگاه بروید و هم مواد غذایی بخرید. اگر فروشگاه مواد غذایی در نزدیکی سالن بدن‌سازی باشد، می‌توانید در راه بازگشت به خانه خرید کنید. انجام این فعالیت‌ها کاملا منطقی است، حتی اگر شباهتی به یکدیگر نداشته‌باشند.
۲. اهداف مشخصی را تعیین کنید
تعیین مهلت مقرر و متعهد ماندن به انجام کارها لازمه‌ی موفقیت در دسته‌بندی است. تعیین یک تاریخ و مهلت مشخص برای انجام کارها، انگیزه شما را بسیار افزایش می‌دهد و تلاش شما برای مثمر‌ثمر بودن به نتیجه‌ی مطلوب خواهد رسید. اگر پارامترهای سخت‌گیرانه‌ای را تعیین نکنید، مدام کارها را پشت گوش خواهید انداخت و در نتیجه روی هم انباشته خواهند شد. پس از تعیین این اهداف، حتما آن‌ها را یادداشت کنید. یکی از مطالعات دانشگاه هاروارد نشان داده‌است افرادی که اهداف خود را یادداشت می‌کنند، ۳ برابر بیشتر احتمال دارد که آن اهداف را انجام دهند.
۳. از ابزارهای مناسب استفاده کنید
امروزه و در عصر فناوری، ابزارهای بی‌شماری وجود دارند که به شما کمک می‌کنند تا در دسته بندی زمان وظایف سازمان‌یافته‌تر عمل کنید. نرم‌افزار‌های مدیریت پروژه مانند ترلو (Trello) ابزاری مناسب برای انجام هم‌زمان تعداد زیادی از کارهاست. با استفاده از این نرم‌افزارها می‌توانید پروژه‌های کوتاه‌مدت و بلند‌مدت را مدیریت کنید؛ هم‌چنین، این نرم‌افزارها امکان مشارکت در کارها را فراهم و میزان بهره‌وری را بررسی می‌کنند.
اگر به ابزارهای آنلاین علاقه‌ای ندارید، می‌توانید از یک تقویم استفاده کنید و همه‌چیز را در آن یادداشت کنید. حتی می‌توانید از هر ۲ روش استفاده کنید.
۴. تا جایی که می‌توانید از عوامل حواس‌پرتی اجتناب کنید
هدف از دسته بندی زمان از بین بردن عوامل حواس‌پرتی است که هنگام انجام دادن کارهای مختلف به سراغمان می‌آیند؛ عوامل زیادی وجود دارند که در طول روز با آن‌ها روبه‌رو می‌شویم و حواسمان را پرت می‌کنند. موبایل، تلویزیون، دوستان یا صداهای اطراف نمونه‌هایی از این عوامل هنگام کار هستند. ما باید از شرشان خلاص شویم. موبایلتان را سایلنت کنید، تلویزیون یا رادیو را خاموش کنید و مکانی آرام برای کار کردن پیدا کنید. فقط این راهکارها به شما کمک می‌کنند.
۵. برنامه‌های خود را به اشتراک بگذارید
اگر با یک تیم یا افراد زیادی کار می‌کنید، به آن‌ها بگویید که زمان خود را مدیریت می‌کنید، به زمانی برای خودتان نیاز دارید و ترجیح می‌دهید کسی مزاحمتان نشود. توضیح دهید که هدفتان از استفاده از این روش از بین بردن عوامل حواس پرتی و افزایش تمرکز است؛ به این ترتیب، قبل از این‌که آن‌ها در زمان مقرر به شما مراجعه کنند یا با شما تماس بگیرند، کمی تأمل خواهند کرد.
دسته بندی زمان یک روش عالی برای مدیریت زمان است. چه به‌راحتی حواستان پرت شود، چه با یک سازمان دست‌و‌پنجه نرم کنید و چه ماه بسیار شلوغی را پیش رو داشته‌باشید، اجرای این شیوه در برنامه‌ی روزمره بازدهی شما را افزایش می‌دهد و وقت بیشتری برای خود خواهید داشت. این روش را امتحان کنید و دیدگاهتان را با ما به اشتراک بگذارید.
خلاصه
اگر فقط یک ثانیه از صفحه‌ی کامپیوتر خود فاصله بگیرید، چشم‌هایتان دنیایی از حواس‌پرتی‌های جدید را مشاهده خواهند کرد. موبایل، گفت‌وگو با همکاران و بسیاری از افکاری که خودبه‌خود به ذهن خطور می‌کنند، آفت بهره‌وری هستند. با توجه به بسیاری از کارهایی که توجه ما را به خود جلب می‌کنند، کارهایی که امروزه مردم می‌توانند انجام دهند، شگفت‌آورند.
اما با مدیریت و دسته بندی زمان می‌توان عوامل حواس‌پرتی و استرس را کم کرد و در هزینه و وقت صرفه‌جویی کرد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: goskills.com
دیدگاه