۵ راه موثر برای افزایش بازدهی در محیط کار
چگونه می‌توان بازده خود را در محیط کار افزایش داد؟
روزهای کاری بیشتر از معمول طول می‌کشد؛ به کارهایتان نمی‌رسید و مجبور هستید آن‌ها را با خودتان به خانه ببرید؟ اما چگونه می‌توانید روز کاری و محیط کارتان را کارآمدتر کنید تا مجبور نباشید بیشتر در محل کار بمانید یا کارهایتان را به خانه ببرید? (پیشنهاد می‌شود برای مطالعه‌ی بیشتر، مقاله: استرس کار را با خود به خانه نبرید! )
بر خلاف آنچه که فکر می‌کنید، خود کار سبب چنین وضعیتی نمی‌شود. اغلب زمان کاری شما توسط عوامل بیرونی تلف می‌شود. در این یادداشت سعی می‌کنیم راه‌هایی را برای افزایش بهره وری در محل کار ارائه کنیم. این پیشنهادات فقط برای مدیران نیست، بلکه کارمندان هم می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند یا به مدیران پیشنهاد بدهند.
۱- کار را به کاردان بسپارید
هنگامی که کار یا وظیفه جدیدی تعریف می‌شود، مدیران اغلب به این موضوع فکر می‌کنند که «کدام یک از کارمندان زمان خالی برای انجام این کار دارد؟» اما این راهِ موثری برای تصمیم گیری نیست. حتی هنگامی که با مشکلی زمانی مواجه هستیم، اولین پرسشی که در مواجه با یک کار جدید باید به آن پاسخ داد، این است که:: «فرد مناسب برای انجام این کار کیست؟» چه کسی توانایی، دانش و ارتباطات لازم برای انجام این کار را دارد؟ پاسخ به این پرسش موجب استفاده بهینه از زمان می‌شود و حتی سبب می‌شود دلخوری کمتری در بین کارمندان پیش بیاید.
۲-جلسات را محدود کنید
بیاید رو راست باشیم؛ به غیر از جلسات با مشتریان و جلسلت مهم، از هر ۱۰ جلسه کاری ۹ جلسه به هدفی که قرار بود نمی‌رسد. بعضی از موضوعات را می‌شود حتی به وسیله ایمیل یا تلفن حل کرد. جلسات موجب اختلال در تمرکز کارمندان و قطع شدن جریان کار می‌شود.
۳-فرایندها را نظام‌مند کنید
شاید مسیرهای قدیمی انجام امور که زمان زیادی را می‌طلبند همچنان در محل کار شما وجود دارند. وقتی از مدیران سوال می‌شود: چرا کارها را به این نحو انجام می‌دهند، پاسخ آن‌ها اغلب این است: «کارها همیشه به این روال انجام میشده است». اما همیشه راه کارهایی خارج از وضعیت موجود وجود دارد که می‌تواند موجب استفاده بهینه از زمان و بهره‌وری بیشتر آن‌ها شود. این راه کارها امکان دارد به سادگی کوتاه کردن زنجیره‌ی کارها و یا به پیچیدگی اجرای یک بانک اطلاعاتی یا نرم افزار جدید باشد.
۴-محیط کار آرام و بدون اختلالی را مهیا کنید
اغلب انسان‌ها در محیط آرام بازدهی بیشتری دارند. در حالی که اتاق‌های بزرگ و شلوغ موجب اختلال در روند کاری کارمندان می‌شود. فضای بزرگ و شلوغ اغلب سبب می‌شود که کارمندان به راحتی موجب عدم تمرکز همکاران‌شان شوند. شما ممکن است برای مقابله با این وضع از هدفون استفاده کنید یا حتی از علامت‌های همانند «لطفا مزاحم نشوید». اما این روش‌ها موثر نیستند؛ چون اغلب افرادی پیدا می‌شوند که به این علایم دقتی ندارند.
مدیران باید محیطی را مهیا کنند که موجب بیشترین بهره‌وری افراد شود. این کار می‌تواند به وسیله مشخص کردن اتاق یا قسمتی از محل کار به عنوان منطقه سکوت انجام شود.
۵-محل کار کارمندان را مشخص کنید
شرکت‌ها کم کم دریافته‌اند که فقط حضور فیزیکی کارمندان در محل کار مهم نیست، بلکه میزان بازدهی کارمندان اهمیت بیشتری دارد. در نتیجه به کارهای تلفنی و حضور کارمندان در خانه و آزادکاری روآورده‌اند. کارمندانی که در خانه کار می‌کنند به علت آرامش بیشتر و عدم وجود اختلالات محل کار می‌توانند بازدهی خیلی بیشتری داشته باشند. همچنین زمان و پولی که برای رفت و آمد به محل کار صرف می شد پس انداز می شود.
تکنولوژی اکنون ارتباطات را به میزانی بهبود بخشیده که تقریبا نیاز مراجعه به محل کار را از بین برده است.
امروزه کارمندان در محیط کار با اختلالات زیادی مواجه می‌شوند. به نظر می‌رسد هیچ کسی زمان کافی برای انجام کارهایش ندارد و عوامل متعددی سبب این وضعیت می‌شود. با ایجاد تغییرات اصولی می‌توان این اختلالات را بسیار محدود کرد. تاکتیک‌های گفته شده نه تنها موجب کاهش سطح ناامیدی در بین کارمندان می‌شود بلکه سبب بالا رفتن سطح احساس تعلق کارمندان به شرکت می شود، در نتیجه سعی، تلاش و بازدهی افراد بیشتر شده و در نهایت منجر به پیشرفت کل سازمان می‌گردد.
دیدگاه