اکشن پلن (Action Plan) چیست و چطور میتوان یک برنامه عملیاتی نوشت؟
آیا قصد دارید که چشم‌انداز موردنظرتان را به واقعیت تبدیل کنید؟ برای رسیدن به هدف و همچنین جلوگیری از چالش‌ها و مشکلات احتمالی چه راهی مدنظرتان است؟ برای آگاهی از چگونگی تنظیم راه‌حل‌هایی به‌جهت تحقق چشم‌اندازتان نیاز است که اکشن پلن (Action plan) مؤثری را توسعه دهید. در ادامه تعریفی از اکشن پلن یا برنامه عملیاتی ، مزایای نوشتن آن و همچنین ۷ مرحله موردنیاز را برای آگاهی از نحوه نوشتن چنین طرحی آورده‌ایم.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
اکشن پلن چیست؟
اکشن پلن یا برنامه عملیاتی لیستی از مراحل یا کارهایی است که برای رسیدن به اهداف تعیین‌شده خود باید انجامشان دهید. برنامه عملیاتی قسمتی اساسی از فرایند برنامهریزی استراتژیک است و به بهبود برنامهریزی کار تیمی کمک میکند. برنامه‌های عملیاتی در مدیریت پروژه کاربرد دارند و حتی میتوان از آنها برای تهیه استراتژی‌های مفید جهت دستیابی به اهداف شخصی خود نیز استفاده کرد.
اجزای طرح‌های عملیاتی عبارت‌اند از:
- توصیفی کاملا مشخص از هدفی که باید محقق شود؛
- کارها یا مراحلی که برای رسیدن به هدف باید انجام شود؛
- افرادی که عهده‌دار انجام هریک از کارهای موردنیاز برای تحقق هدف خواهند بود؛
- زمان اتمام این کارها (ضرب‌الاجل‌ها و نقاط عطف برنامه)؛
- منابع موردنیاز برای انجام کارها؛
- معیارهایی برای ارزیابی میزان پیشرفت.
یکی از نکات عالی درمورد تهیه چنین لیستی برای رسیدن به هدف این است که ارزیابی میزان پیشرفت و برنامهریزی مؤثر را برای درست گام‌برداشتن در این مسیر آسان‌تر میکند. بهطور کلی، برنامهریزی عملیاتی برای رسیدن به هدف، چیزی نیست که ۱ بار آن را تنظیم کنید و مدت‌زمانی طولانی طبق آن پیش بروید؛ به‌عبارت بهتر، هرچه سازمانتان رشد میکند و شرایط پیرامون آن تغییر میکند، مجبور هستید که برای پاسخگویی به جدیدترین نیازهای مشتریانتان باز هم برنامه عملیاتی خود را بررسی کنید و در صورت نیاز، تغییراتی را در آن اعمال کنید یا حتی برنامه عملیاتی دیگری تنظیم کنید.
چرا به یک اکشن پلن نیاز دارید؟
بعضی اوقات، کسب‌وکارها پیش از اقدام به نوآوری، وقت بسیاری را به تهیه طرح‌های عملیاتی خود اختصاص نمی‌دهند که این موضوع در بیشتر موارد به شکست آنان منجر می‌شود. بنجامین فرانکلین (Benjamin Franklin) در این باره می‌گوید: «برنامه‌ریزی‌نکردن به‌معنای برنامهریزی برای شکست است.» در واقع، برنامهریزی به افراد کمک میکند تا برای روبهروشدن با موانع احتمالی آماده شوند و آنها را در مسیر درستی برای دستیابی به اهدافشان هدایت میکند؛ علاوه بر این، با استفاده از یک برنامه عملیاتی مؤثر میتوانید بهره وری و تمرکز خود را در طول مسیر موردنظرتان حفظ کنید. در ادامه برخی از مهم‌ترین مزایای طرح‌های عملیاتی را ارائه می‌کنیم:
- اکشن پلن مسیر مشخصی برایتان تعیین میکند؛ به‌عبارتی، برنامه‌های عملیاتی بهطور دقیق مراحل موردنیاز را برای رسیدن به هدف، زمان انجامدادن و به پایان‌رساندن تمام کارها مشخص می‌کنند؛بنابراین، تنظیم برنامه عملیاتی موجب می‌شود تا بهطور دقیق از کارهای ضروری برای تحقق اهدافتان اطلاع داشته باشید؛
- نوشتن اهداف و برنامهریزی گام‌به‌گام برای تحقق آنها، دلیلی برای ایجاد انگیزه و متعهدماندن به تمام مراحل در طول مسیر می‌شود؛
- با تنظیم یک برنامه عملیاتی میتوانید میزان پیشرفتتان را به‌سمت هدف پیگیری کنید؛
- اکشن پلن تمام مراحل لازم برای تکمیل برنامه را در بر می‌گیرد؛بنابراین، با تنظیم این طرح و تهیه لیست کارهای ضروری برای رسیدن به هدفتان، میتوانید کارهای خود را بر اساس میزان تلاش موردنیاز برای انجامدادن یا میزان تأثیرگذاری آنها روی هدفتان اولویتبندی کنید.
چگونه میتوان یک اکشن پلن نوشت؟
در نگاه اول، نوشتن یک برنامه عملیاتی بهطور تقریبی آسان به نظر می رسد؛ اما چندین مرحله مهم وجود دارد که برای رسیدن به بهترین نتیجه ممکن باید با احتیاط آنها را دنبال کنید. در ادامه ۷ مرحله ساده را برای آگاهی از نحوه نوشتن برنامه عملیاتی توضیح میدهیم.
مرحله اول: هدف نهایی خود را تعریف کنید
مرحله اول تعیین اکشن پلن تعریف هدف نهایی است. اگر کارهایی که می‌خواهید انجام دهید یا چیزی که می‌خواهید به دست آورید را بهطور دقیق مشخص نکرده‌اید، خود را برای شکست آماده می‌کنید! آیا در حال برنامهریزی برای توسعه چیزی نوآورانه هستید؟ این کار را با تعریف جایگاهی که در حال حاضر دارید و جایی که قصد رسیدن به آن را دارید، شروع کنید. آیا می‌خواهید مشکلی را حل کنید؟ قبل از اولویتبندی راه‌حل‌ها، شرایط را تجزیه‌وتحلیل کنید و راهحلهای مناسب را کشف کنید؛ سپس هدفتان را بنویسید و قبل از اینکه به مرحله بعدی بروید، آن را از طریق معیارهای SMART ارزیابی کنید؛ به‌عبارت بهتر، میزان تطابق هدفتان را با هریک از اصول این معیار بسنجید؛ معیار SMART به حروف اول کلمات Relevant ،Attainable ،Measurable ،Specificو Timely اشاره دارد.
- Specific: خاص؛ هدف کاملا مشخص و واضح باشد؛
- Measurable: قابل‌اندازه‌گیری؛ هدف موردنظر باید شاخص‌های سنجش‌پذیری را برای پیگیری میزان پیشرفت داشته باشد؛
- Attainable: دست‌یافتنی؛ هدف باید واقع‌بینانه و از نظر منابعی مانند زمان، پول، تجربه و غیره، دست‌یافتنی باشد؛
- Realistic: واقع‌گرایانه؛ و با اهداف دیگر فرد یا کسبوکار هم‌سو باشد؛
- Timely: به‌موقع؛ تاریخ اتمام داشته باشد.
مرحله دوم: تهیه لیستی از کارهای لازم برای انجامدادن
در مرحله دوم اکشن پلن پس از مشخص‌شدن هدف باید کارهای موردنیاز را برای تحقق آن تعیین کنید. برای این منظور نیز الگوی دقیقی تهیه کنید و در آن تمام کارهایی که باید انجام دهید، تاریخ انجام و افراد مسئول در روند انجام هریک از آنها را مشخص کنید.
در رابطه با اهداف کسبوکار نیز باید مطمئن شوید که تمام اعضای تیم در انجام این مرحله دخیل هستند و به اسناد تنظیم‌شده دسترسی دارند؛ به این ترتیب، همه اعضای تیم از نقش‌ها و مسئولیت‌های خود در پروژه موردنظر آگاه خواهند شد.
علاوه بر این، باید مطمئن شوید که هریک از این کارها به‌وضوح مشخص شده‌اند و دست‌یافتنی هستند؛ همچنین اگر به کارهای بزرگ‌تر و پیچیده‌تری برخورد کردید، آنها را به کارهای کوچک‌تری تقسیم کنید که اجرا و مدیریتشان آسان‌تر است.
مرحله سوم: اولویتبندی کارها و اضافهکردن ضربالاجل
در این مرحله نیاز است که دوباره لیست کارهایتان را با اولویتبندی آنها سازمان‌دهی کنید. در واقع، برخی از مراحل به اولویتبندی نیاز دارند؛ چراکه بدون توجه به اولویت هریک از کارها، ممکن به برخی از فعالیت‌های فرعی اهمیت بدهید که موجب نادیده‌گرفتن سایر گام‌های فرعی و در عین حال مهم‌تر شوند؛
همچنین در مرحله سوم باید ضرب‌الاجلی برای هریک از کارهایتان تعیین کنید و از واقع‌بینانه‌بودن آنها نیز مطمئن شوید. به یاد داشته باشید که پیش از تصمیم‌گیری درمورد مهلت انجام کارها، با شخص مسئول انجام هر کار نیز مشورت کنید تا به‌اندازه کافی از ظرفیت او آگاهی کسب کنید.
مرحله چهارم: تنظیمکردن نقاط عطف
نقاط عطف را میتوان اهداف کوچکی دانست كه در پایان به هدف اصلی منتهی می‌شوند. مزیت اضافهکردن نقاط عطف این است که افراد تیم را برای رسیدن به چیزی مجاب می‌کنند و به آنها کمک می‌کنند تا انگیزه خود را برای تحقق هدف نهایی حفظ کنند؛ حتی اگر زمان رسیدن به هدف نهایی خیلی دور باشد.
برای تنظیمکردن نقاط عطف، از هدف نهایی شروع کنید و همان طور که نقاط عطف موردنظرتان را تعریف می‌کنید، رو به عقب بازگردید. به یاد داشته باشید که بین نقاط عطفی که تعیین کرده‌اید، فاصله زمانی خیلی کم یا خیلی زیادی را در نظر نگیرید؛ بهترین زمان برای درنظرگرفتن بین ۲ نقطه عطف مختلف، فاصله‌ای دوهفته‌ای است.
مرحله پنجم: منابع موردنیاز را شناسایی کنید
قبل از شروع پروژه، بسیار مهم است که از وجود تمام منابع لازم برای انجام کارهایتان مطمئن شوید؛ همچنین اگر فکر می‌کنید که در حال حاضر به‌اندازه کافی منابع در دسترستان نیست، ابتدا باید برای فراهم‌کردن آنها برنامهریزی کنید؛ منابع موردنیاز برای انجام کارها می‌توانند بودجه فرد را نیز شامل شوند. شما نیز میتوانید ستون دیگری را به الگوی کارهای موردنظر برای تحقق اهدافتان اضافه کنید و در آنها هزینه لازم برای انجام هریک از کارها را یادداشت کنید.
مرحله ششم: اکشن پلن خود را بصریسازی کنید
هدف این مرحله ایجاد چیزی است که همه در یک نگاه بتوانند آن را درک کنند و همچنین بتوان آن را با همه اعضای تیم به اشتراک گذاشت؛ خواه این اکشن پلن به‌شکل فلوچارت (flowchart) باشد و خواه به‌صورت گانت چارت (Gantt) یا جدول، باید مطمئن شوید که تمام اجزائی که تاکنون مشخص کرده‌اید، از جمله کارهای ضروری، مسئول انجام هر کار، ضرب‌الاجل‌ها، منابع و غیره، را به‌وضوح نشان می‌دهد؛ همچنین این فایل باید به‌راحتی در دسترس همه باشد و امکان ویرایش داشته باشد.
مرحله هفتم: نظارت، ارزیابی و بهروزرسانی
در مرحله آخر زمانی را به ارزیابی میزان پیشرفت خود و تیمتان در روند رسیدن به هدف موردنظرتان اختصاص دهید؛ علاوه بر این، میتوانید در این مرحله تمام کارهایی را که به پایان رسانده‌اید، در برنامه عملیاتی نهایی علامت‌گذاری کنید و به نحوه پیشرفتتان در مسیر رسیدن به هدف توجه کنید. با انجام این کار میتوانید کارهای نیمه‌تمام یا موارد به‌تأخیرافتاده را تعیین کنید؛ سپس دلیل هریک از آنها را مشخص کنید و برای رفع آنها راهحلهای مناسبی را پیدا کنید؛ سپس متناسب با راهحلهای موردنظر، برنامه عملیاتی خود را به‌روز کنید.
قالب فرم‌های اکشن پلن
اکشن پلن کسبوکار
اکشن پلن بازاریابی
اکشن پلن استراتژیک
اکشن پلن اقدامات اصلاحی
قالب اکشن پلن
جمع‌بندی
طرح‌های عملیاتی برای هدایت افراد در مسیر رسیدن به اهدافشان طراحی می‌شوند. این برنامه‌ها چشم‌انداز فرد یا کسبوکار را به اهداف و گام‌های عملی تبدیل می‌کنند و به آنها کمک می‌کنند تا به‌قدر کافی برای تحقق اهدافشان تمرکز و انگیزه داشته باشند.
کارکنان سازمان به‌عنوان اعضای یک تیم یا حتی بخش‌های بزرگ‌تر کسب‌وکارها نیز می‌توانند از مزایای طرح‌های عملیاتی استفاده کنند و در مسیر تحقق اهدافشان به‌درستی گام بردارند. اگر شما نیز قصد دارید که اولین اکشن پلن خود را تهیه کنید یا فردی حرفه‌ای در تنظیم طرح‌های عملیاتی هستید، میتوانید نظرات، تجربیات و پیشنهادات خود را با ما و سایر کاربران در میان بگذارید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: creately.com
دیدگاه