چک لیستی برای تصمیم گیری اثربخش و سریعتر

تصمیم گیری فراتر از عادت مدیران، یکی از ابزارهای قدرت و یا مشروعیت آنها نیز محسوب می شود. بسیاری از تصمیم های مدیران می تواند بسیار هزینه آور باشد و در کل بقا و زندگی مدیران به تصمیم های خوب و یا بدشان وابسته است. دامنه تصمیم های کوتاه و یا بزرگ، فشارها و تنش های روانی زیادی را به مدیر و فرد اجرایی تحمیل می کند. بسیاری از تصمیم ها علاوه بر اثربخش بودنشان، به سرعت نیز وابسته اند.

به همین خاطر تصمیم گرفته ایم تا به مقاله منتشر شده ای در این زمینه از مجله مروری هاروارد بپردازیم که در آن اریک لارسن (Eric Larson)، بنیانگذار نرم افزار تحت وب کلاورپاپ (نرم افزار تصمیم گیری) بر مبنای اقتصاد رفتاری به تشریح چک لیست تصمیم گیری سریع می پردازد. وی فارغ التحصیل از دانشگاه MIT و دانشکده کسب و کار هاروارد است که تجربه های اجرایی بیشماری در این زمینه دارد.  

مدیران سالانه در مورد سه میلیارد موضوع، تصمیم گیری می کنند، که تقریبا بسیاری از آن ها می تواند به شکل بهتری اتخاذ شود. شرایط انجام آن بسیار مشخص است: تصمیم ها قدرتمند ترین ابزاری هستند که مدیران برای انجام کارها استفاده می کنند. هدف گذاری (به عنوان ابزار دیگر) نیز می تواند الهام بخش باشد، اما تصمیم گیری ها منجر به انجام اقدامات می شوند. تحقیقات نشان می دهند که افراد آنچه را که به انجام آن تصمیم می گیرند، عمل می کنند. خوشبختانه، روش های زیادی برای تصمیم گیری پیوسته وجود دارد که با استفاده از اصول و فناوری ها بر اساس اقتصاد رفتاری، عملی می شوند.

بیشتر بدانید:‌ شک و تردید خود را نسبت به تصمیم گیری متوقف کنید!

با مطالعه سه ماهه حدود 100 مدیر، این نتیجه حاصل شده است که مدیرانی که تصمیم گیری های خود را با استفاده از اصول درست انجام داده اند، به 90 درصد نتایج مورد انتظار خود در زمان مورد نظر دست یافته اند، و نتایج برای 40 درصد آن ها فراتر از انتظارشان بوده است. (برای مقایسه، اصول درست مربوط به هدف گذاری به مدیران در رسیدن به نتایج تنها در 30 درصد زمان مورد نظر، کمک کرده است.) سایر مطالعات نشان می دهد که اصول تصمیم گیری موثر، تعداد تصمیم های خوب کسب و کار را تا شش برابر افزایش داده و نرخ شکست را نزدیک به نیمی از آن (پنجاه درصد)، کاهش می دهد.

اما علی رغم این که به طور بالقوه شرایط بسیار مناسبی برای استفاده از اصول درست برای بهبود تصمیم گیری وجود دارد، اما بسیاری از سازمان ها از آن استفاده نمی کنند. در مطالعه ای که با جامعه ای حدود 500 مدیر و افراد اجرایی انجام شد، به این نتیجه رسیدیم که به طور میانگین، حدود 2 درصد از آنها بهترین اصول را برای تصمیم گیری استفاده می کنند و  شرکت های معدودی سیستم هایی را برای اندازه گیری و بهبود تصمیم گیری در طول زمان دارند.

بیشتر بدانید:‌ چطور می‌توان در شرایط عدم قطعیت، تصمیم منطقی گرفت؟

برای کاستن شکاف موجود بین اقدام و پتانسیل استفاده از اصول، بهتر است دلیل این چرایی را بدانیم.

یکی از دلایل ریشه در پیشینه و تاریخ دارد. تصمیم گیری در کسب و کار بیشتر هنر بوده تا علم. در واقع، به خاطر این که اغلب مدیران تا به امروز، دسترسی نسبی به اطلاعات درست برای تصمیم گیری داشته اند. دلیل آن احتمالا به خاطر این است که ابزارهای تصمیم گیری کمتری به طور گسترده استفاده شده، و یا لیست مزیت و معایت تصمیم ها که توسط بنیامین فرانکلین مشهور گردید و حدود 250 سال قدمت دارد، کمتر به کار گرفته شده است. و شرایط نا به سامان اقتصادی قرن بیستم، بر اساس این نظریه بود که مردم تصمیم های عقلایی را زمانی که اطلاعات خوب داشته باشند، انجام می دهند، که این نظریه به لطف اقتصاد رفتاری مطرح شده توسط دنیل کانمن که به دریافت جایزه نوبل نیز منجر شد، مورد تردید قرار گرفته و به طور کامل رد شد.

دلیل بعدی، به روانشناسی بر می گردد. واقعیت این است که ما تقریبا غیرعقلایی، رفتار می کنیم. اقتصاددانان رفتاری، دامنه ای از خطاهای ذهنی و شناختی را مشخص کرده اند که باعث خطا در ادراک و نیز مخفی ماندن انتخاب های درست می شود. بسیاری از تصمیم های کسب و کار به صورت مشارکتی انجام می شود و مفهوم آن این است که تفکر گروهی و اجماع، ترکیبی از خطاهای قضاوتی فردی هستند. علاوه بر این، اغلب ما برای کاهش به هم ریختگی ذهنی مان به احساس و شهود پناه می بریم. تصمیم گیری، کار بسیار دشواری است و به انگیزه احساسی بسیار قوی برای اقدام نیاز دارد.

دلیل آخر نیز، فناوری است. بیش از چهل سال است که نرم افزارهای سازمانی بسیاری از وظایف مدیران را به صورت خودکار انجام می دهند. این گذار و تغییر، بنیادی را برای تصمیم گیری بهتر ایجاد کرده اما، بسیاری از وظایف شغلی نا تمام باقی مانده است. اقتصاد رفتاری نشان می دهد که آماده کردن اطلاعات بسیار پیچیده و مبهم، کمک کمتری به مدیران می کند تا تصمیم های بهتری بگیرند. در نتیجه، صرفا با پیاده سازی تحلیل های داده های بزرگ حاصل از نرم افزار هایی مثل SAP، اوراکل و یا آی بی ام، در کسب و کار بهبود خیلی زیادی را مشاهده نخواهید کرد.

بیشتر بدانید: چگونه تصمیم درست را انتخاب کنیم؟

اما راه حل چیست؟

در طول توسعه محصول نرم افزار کلاورپاپ ( Cloverpop)، که راه حل ابری با به کارگیری اقتصاد رفتاری برای تصمیم گیری محسوب می شود، آزمایش های خیلی زیادی را با حضور هزاران تصمیم گیرنده انجام داده ایم. به این نتیجه رسیدیم که رویکرد تصمیم گیری های موفق در یک چک لیست ساده، خلاصه می شود. اما باید بدانیم که درک صرف این آیتم ها کافی نیست و باید به صورت موثر مورد استفاده قرار بگیرند، چرا که خطاهای تعصبی ما صرفا با دانستن این چک لیست، کنار گذاشته نمی شوند. بنابراین، زمانی که با تصمیمی مواجه شدید، به کارگیری این مراحل مانند ابزار موثری در جهت جلوگیری از خطا می تواند عمل کند:

1) پنج مورد از اهداف یا اولویت های پیشین شرکت را بنویسید که تحت تاثیر تصمیم گیری خواهند بود. تمرکز بر اهمیت موضوع به شما کمک خواهد کرد تا از به دام افتادن در منطقی ساختن و یا دلیل آوردن برای انتخاب هایتان پس از واقعیت، جلوگیری کنید.

2) حداقل سه و یا در صورت امکان چهار و یا بیشتر، گزینه های جایگزین را بنویسید. این کار به کمی خلاقیت و تلاش نیاز دارد، اما بدانید که هیچ تمرینی مانند بسط انتخاب هایتان به بهبود تصمیم گیری کمک نمی کند.

3) مهم ترین اطلاعاتی که از دست داده اید و یا فراموش کرده اید را بنویسید. ما تحت تاثیر ریسک نادیده گرفتن آنچه که نمی دانیم، قرار داریم و دلیل آن از دست دادن تمرکز در مورد آنچه که باید انجام بدهیم است، به ویژه در عصر حاضر که شرکت ها غنی از اطلاعات هستند.

4) اثری که تصمیم گیری می تواند در یک سال آینده داشته باشد را بنویسید. داستان سرایی از نتیجه مورد انتظار به شما کمک می کند تا سناریوی مشابهی را بیابید که دیدگاه بهتری را برایتان فراهم می کند.

5) حداقل یک تیم دو نفر را در تصمیم گیری دخالت دهید اما این تعداد بیشتر از شش نفر از ذی نفعان نباشد. دیدگاه بیشتر به کاهش خطای تصمیم گیری کمک می کند اما گروه بزرگ باعث کاهش بهره وری می شود.

6) آنچه که تصمیم گرفته شده و نیز دلیل آن را بنویسید. همچنین بنویسید که تا چه اندازه تیم از این تصمیم حمایت می کند. نوشتن این تصمیم ها باعث افزایش تعهد شده و پایه ای را برای اندازه گیری تصمیم ایجاد می کند.

7) برنامه ای را برای دنبال کردن تصمیم گیری برای یک یا دو ماه بنویسید. ما اغلب فراموش می کنیم که تصمیم هایی که مسیر ضعیفی را طی می کنند، بررسی کنیم و این باعث از دست رفتن فرصت برای اصلاح و یادگیری آنچه که رخ داده است، می شود.

تحقیقات ما نشان می دهد که مدیرانی که به طور متوسط از این هفت اقدام تبعیت کرده اند، حداقل 10 ساعت از بحث و نتیجه گیری را ذخیره کرده و 10 تصمیم سریع تر گرفته اند و خروجی تصمیم های خود را تا 20 درصد افزایش داده اند. ما به رویکرد قابل اندازه گیری برای مدیریت تصمیم گیری نیاز داریم تا جایگزین نظریه تاریخی انتخاب عقلایی شود.

منبع:   HBR.org