استعفا و استعفا نامه؛ هر آنچه باید درباره‌ی آن‌ها بدانید

• بدانید که طبق قراردادتان در صورت استعفا، چه تعهداتی داده‌اید
• درخواست استعفا خود را مکتوب کنید
• استعفا نامه به چه شخصی ارسال می‌شود؟
• نامه استعفای حرفه ای باید چگونه باشد؟
• چرا نوشتن استعفا نامه ضروری است؟
• چرا نامه استعفا نباید رویکرد منفی یا لحن عصبانی داشته باشد؟
• چرا نوشتن استعفا نامه خوب، آینده کاری شما را تضمین می‌کند؟
• قالب کلی نامه استعفا چیست و چه چیزهایی باید در آن رعایت شوند؟
• نمونه نامه استعفای حرفه ای

همه‌ ما یک روز ممکن است مجبور ‌شویم که به دلایل گوناگون از کار خود استعفا بدهیم. این دلایل می‌توانند عدم رضایت شغلی، نداشتن موقعیت پیشرفت شغلی، مشکلات و اختلافات با رییس یا همکاران، مناسب‌نبودن حقوق یا بالابودن حجم کار باشند. گاهی هم صرفا با رویای یافتن یک موقعیت شغلی بهتر، تصمیم به نوشتن متن استعفا نامه و در نهایت استخدام در شرکت دیگری می‌گیریم.

دلیل این تصمیم هر چه که باشد، باید قبل از نوشتن متن نامه استعفای حرفه ای به موارد زیادی از جمله این که مشکلات استخدام چیست، توجه کرد. چرا که استعفا، هم برای فرد و هم برای سازمان هزینه‌هایی دارد که باید در کاهش آنها کوشید. یک قانون نانوشته می‌گوید که همیشه پیداکردن کار، وقتی هنوز استعفا نداده‌اید و کار می‌کنید، آسان‌تر است. پس باید سعی کنید هنگام عصبانیت یا در زمان عجله تصمیم نگیرید. اگر قبل از پیداکردن کار جدید استعفا دادید، باید بدانید که ممکن است ۳ تا ۶ ماه طول بکشد تا کار جدیدی پیدا کنید.

اول از همه، در مورد تصمیمتان درباره‌ی استعفا، مزایا و یا عواقب احتمالی آن خوب فکر کنید. بهتر است قبل از اعلام تصمیم استعفا، با رییس خود جلسه‌ای داشته باشید و درخواست‌ها و مشکلاتتان را مطرح کنید. ممکن است او بتواند با تغییر شرایط و بررسی درخواست‌های شما، نظرتان را برگرداند. بعد از این‌که از تصمیم خود به استعفا مطمئن شدید، لازم است به نکاتی که در این مطلب نوشتیم توجه کنید.

بدانید که طبق قراردادتان در صورت استعفا، چه تعهداتی داده‌اید

بررسی کنید که در صورت استعفا، چه تعهداتی به سازمان دارید. تضمین‌هایی را که داده‌اید لیست کنید. دقت کنید که طبق قرارداد، چه مدت قبل از ترک سازمان، الزام به ماندن یا تعلیم همکار جدید را دارید. هم‌چنین باید بدانید از چه مدت قبل، لازم است که نسبت به استعفای خود تصمیم گیری کنید.

درخواست استعفا خود را مکتوب کنید

تقریبا می‌توان گفت نوشتن استعفا نامه، یکی از مهم‌ترین و البته ضروری‌ترین مراحل تغییر شغل است. این نامه نه‌ تنها از نظر حرفه‌ای اهمیت دارد، بلکه از نظر قانونی و حقوقی نیز دارای رسمیت و اعتبار است. در زمانی بین دو هفته تا یک ماه بعد از ارسال نامه استعفا، می‌توانید تعهدات خود را به پایان برسانید و از شرکت خارج شوید.

استعفا نامه به چه شخصی ارسال می‌شود؟

در سال‌های اخیر این نامه به شکل ایمیل نوشته و ارسال می‌شود. نامه استعفاء باید خطاب به مدیریت نوشته شود، اما در شرکت‌های بزرگ‌تر که بخش منابع انسانی و همینطور مدیریت منابع انسانی مستقل دارند، یک رونوشت به منابع انسانی (CC در ایمیل) هم باید برای مدیر منابع انسانی ارسال شود.

نامه استعفای حرفه ای باید چگونه باشد؟

نامه استعفا اداری باید مختصر و مفید و در عین حال شفاف، حرفه‌ای و مؤدبانه باشد. حتما در قرارداد شما نوشته شده است که باید حداقل چه مدت قبل از زمان خروج از سازمان، استعفا دهید. این زمان در قانون ایران معمولا دو هفته و در برخی از موارد بسته به نوع قرارداد، ممکن است تا یک ماه هم باشد. دقت کنید که این زمان یعنی از روز ارسال استعفا نامه، نه زمانی که به‌صورت شفاهی مسئله را با رئیس‌تان مطرح می‌کنید.

چرا نوشتن استعفا نامه ضروری است؟

استعفا نامه برای رسمیت و اعتبار قانونی بخشیدن به فرآیند خروج شما از شرکت (شامل تحویل کارها، شروع فرایند تسویه حساب و غیره) است. اما به‌خاطر داشته باشید که ارسال ناگهانی نامه استعفا بدون صحبت قبلی، کاری غیرحرفه‌ای محسوب می‌شود.

همان‌طور که پیش‌تر نیز اشاره کردیم، در درجه اول باید با رییس خود صحبت کنید تا ببینید آیا می‌توان برای شرایطی که باعث نارضایتی‌تان شده است، کاری کرد یا خیر. اگر جز این کار، راه دیگری نبود، رییس خود را در جریان قرار دهید که نامه استعفا را برای او ارسال خواهید کرد.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

چرا متن نامه استعفا نباید رویکرد منفی یا لحن عصبانی داشته باشد؟

متن استعفاء نباید لحن عصبانی داشته باشد یا در آن درباره تسویه‌حساب‌های شخصی و لیست‌کردن موارد نارضایتی خود صحبت کنید. این موارد به جلسه خصوصی‌تان با مدیر مربوط می‌شود. در این نامه، به‌طور مختصر صرفا قصد جدایی خود را از شرکت اعلام می‌کنید.

بهتر است که به‌هنگام استعفا دادن پل‌های پشت سر خود را خراب نکنید؛ شاید الان زمان مناسبی برای کارکردن در این شرکت نباشد حتی اگر پیشنهاد کاری بهتری داشته باشید چون نمی‌دانید در آینده چه اتفاقاتی رخ می‌دهند پس مدیریت احساسات را در اولویت قرار دهید. بسیاری از کارمندان توانمند سابق سازمان‌ها، با فراهم‌شدن بسترهای مورد نیازشان، پس از گذشت سال‌ها به شرکت قبلی خود بازگشته‌اند. قطعا اگر با صحبت‌هایی از سر خشم و عصبانیت از شرکت جدا شده بودند، امکان بازگشت را نداشتند.

حال فرض کنید اصلا قصد بازگشت را تحت هیچ شرایطی ندارید. اما باز هم جلسه‌های خصوصی حرفه‌ای و با مدیریت خشم درست به‌وقت استعفا می‌توانند باعث شوند مدیر شما با استفاده از روابط خود در سازمان‌های دیگر، یک موقعیت شغلی مناسب‌تر را به شما معرفی کند.

چرا نوشتن استعفا نامه خوب، آینده کاری شما را تضمین می‌کند؟

اگر رئیستان در شرکت سابق که از آنجا استعفا داده‌اید موقعیتی شغلی را در سازمانی دیگر برایتان پیدا نکرد، بدانید که حتما به یک توصیه نامه نیاز خواهید داشت. بیشتر شرکت‌ها ترجیح می‌دهند فردی را استخدام کنند که مدیران قبلی‌اش آن‌قدر از او رضایت داشته‌اند که برایش توصیه‌نامه نوشته‌اند. این به نوعی ضمانت کار و اخلاق حرفه‌ای شما است. پس به‌هیچ‌وجه اصول رفتار حرفه‌ای را دست‌کم نگیرید.

قالب کلی استعفا نامه چیست و چه چیزهایی باید در آن رعایت شوند؟

متن نامه استعفا اداری مانند نامه‌های اداری دیگر یک قالب کلی دارد که رعایت بیشتر آنها اجباری و برخی از آنها هم اختیاری است. این نامه نیز مانند هر نامه دیگری باید شامل عنوان و نام گیرنده در بالای صفحه، نام فرستنده یعنی شما به همراه امضا و تاریخ در پایین صفحه و در نهایت متن مختصر ولی شفاف استعفا در وسط صفحه باشد.

پیش‌تر نیز گفته بودیم که شرح کامل رضایت شغلی یا نارضایتی خود را در جلسات شفاهی با رییستان مطرح کنید.

یکی دیگر از موارد اختیاری تشکر‌کردن است. به رسم رعایت احترام و نشان‌دادن اخلاق حرفه‌ای خود، بابت زمانی که در شرکت مشغول به کار بوده‌اید و امکاناتی که در این دوره زمانی برایتان فراهم بوده است، تشکر کنید. هرچند این‌کار ضروری نیست، اما نوشتنش در متن استعفاء اثر بسیار بهتری از ننوشتنش دارد.

نمونه نامه استعفای حرفه ای

در این بخش چند نمونه نوشتن استعفا نامه را قرار می‌دهیم. به‌خاطر داشته باشید که لازم نیست دقیقا همین متون را برای رییس خود ارسال کنید. بلکه می‌توانید با الهام‌گرفتن از آنها یک نامه مناسب و حرفه‌ای بنویسید و ارسال کنید.

نمونه متن نامه استعفا اداری ۱

مدیر عامل محترم شرکت ... جناب آقای .../سرکار خانم ...
با عرض سلام و احترام
این‌جانب ... ، «سمت شغلی» در «بخشی از سازمان که در آن کار می‌کنید» به مدت ... مشغول همکاری در این شرکت بوده‌ام. ضمن تشکر و قدردانی از زحمات شما، پیرو هماهنگی‌های انجام‌شده، به استحضار می‌رسانم که از تاریخ ... به دلایل شخصی قادر به ادامه همکاری نیستم و استعفای خود را اعلام می‌کنم.
با آرزوی موفقیت و بهروزی
نام و نام ‌خانوادگی
امضا
تاریخ

نمونه متن نامه استعفا اداری ۲

جناب آقای/ سرکار خانم ... مدیر محترم ....
با سلام و احترام بدین‌وسیله به استحضار می رساند این‌جانب ... از تاریخ ... در این شرکت با سمت ... مشغول به‌کار هستم و بنا به پاره‌ای از دلایل تقاضای استعفای خود را از تاریخ ... اعلام می‌کنم. خواهشمند است دستور فرمایید تا اقدامات لازم را در این زمینه مبذول دارند. این‌جانب طبق تعهد خود، مسئولیت آموزش فرد جدید را برای این شغل برعهده می‌گیرم. پیشاپیش از حسن نظر جناب‌عالی کمال تشکر را دارم و از خداوند برای شما و همکاران مجموعه آرزوی کامیابی دارم.
با تشکر و سپاس
نام و نام خانوادگی
تاریخ
امضا

نمونه متن استعفا نامه اداری ۳

جناب آقای .../سرکار خانم ...
ضمن تشکر و قدردانی از فرصت‌هایی که برای رشد و آموزش من در این شرکت فراهم شد، متأسفانه اعلام می‌کنم به دلیل مسائلی که درباره آنها گفت‌و‌گو شد، از تاریخ ... قادر به ادامه همکاری نیستم، برای شما و شرکت آرزوی بهترین‌ها را دارم.
با احترام
نام و نام خانوادگی
امضا
تاریخ

همان‌طور که متوجه شدید متن نامه استعفا اداری اول مختصر و مفید و در یک قالب استاندارد، متن دوم بسیار رسمی و با لحن اداری مخصوص ادارات و سازمان‌های بزرگ دولتی یا نیمه‌دولتی و نامه سوم کمی صمیمانه‌تر و برای شرکت‌های کوچک و جمع‌وجورتر مناسب بودند.

با‌این‌حال می‌توانید با رعایت فرم کلی ذکرشده، بنا به نوع سازمان، نامه استعفا خود را تنظیم و ارسال کنید.

رزومه ساز

با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.