معرفی تکنیک «۵ چرا» برای حل ریشهای مسائل پیچیده
آیا تاکنون مسأله‌ای برایتان پیش آمده که حل‌نشده باقی مانده باشد و آن را کنار بگذارید؟ اگر آن مسئله را به‌صورت ریشهای حل نکرده باشید، مهم نیست که برای رفع آن تا به حال چه اقداماتی را انجام داده‌اید، دیر یا زود این نوع مسائل دوباره احتمالا به شکل دیگری تکرار میشوند.
مسأله‌های دشوار و سرسخت معمولا نشانه مشکلات عمیق‌تری هستند؛ با وجود این که راه‌حل‌های سریع گزینه مناسبی به نظر می‌رسند، اما نمی‌تواند این نوع مسائل را به‌طور کامل حل کنند و شما باید به علل بنیادین وقوع آن‌ها نیز به‌دقت توجه کنید، اینجاست که تکنیک ۵ چرا (5 Whys) به کار خواهد آمد.
این مطلب، به معرفی تکنیک ۵ چرا میپردازد که با وجود ساده‌بودن آن، ابزار قدرتمندی برای شناسایی سریع و ریشهای مسائل است تا بتوانید به‌موقع در جهت حل آن‌ها اقدام کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
تاریخچه و فلسفه وجودی تکنیک ۵ چرا
ساکیچی تویودا یکی از پیش‌گامان انقلاب صنعتی در ژاپن است که تکنیک ۵ چرا را در سال ۱۹۳۰ ابداع نمود. او از صاحبان صنایع، مخترع و بنیان‌گذار شرکت تویوتا به شمار می‌رود. تکنیک وی در دهه ۱۹۷۰ بسیار شهرت یافت و حتی امروزه نیز تویوتا در حل مسائل از آن استفاده میکند.
فلسفه روش تویودا بر پایه «مشاهده (برو و ببین)» است. به این معنی که تصمیم گیری بیشتر بر مبنای فهم عمیقی است که از فرایندها و شرایط موجود در عمل حاصل میشود؛ تا اینکه مبتنی بر افکار و فرضیات افراد حاضر در اتاق هیأت مدیره در رابطه با آن چیزی باشد که اتفاق خواهد افتاد.
تکنیک ۵ چرا زمانی بیشترین تاثیر را دارد که پاسخ سؤالات از افرادی که محصولات را لمس و تجربه کرده اند، پرسیده شود. این تکنیک بسیار ساده است. زمانی که مشکلی رخ می دهد ماهیت و منشا آن تنها با پرسیدن ۵ چرا و نه کمتر روشن میشود.
مثالی برای تکنیک ۵ چرا
مسأله: مشتری شما از پرداخت هزینه بروشوری که چاپ کرده‌اید، امتناع میکند.
- چرا؟ تحویل بروشور تأخیر داشته، پس این بروشور ها دیگر به کار نمی‌آیند.
- چرا؟ زمان چاپ بیش از آنچه انتظار داشتیم، طول کشید.
- چرا؟ جوهر دستگاه‌ها تمام شده بود.
- چرا؟ همه جوهرها برای این سفارش که لحظه آخری بود، استفاده شد.
- چرا؟ ما موجودی زیادی نداشتیم و نتوانسیم به‌موقع سفارش جوهر بدهیم.
راهکار: ما باید توزیع کننده‌ای پیدا کنیم که در زمان کوتاهی جوهر را به ما تحویل دهد.
زمان استفاده از ابزار
شما می‌توانید از این تکنیک برای شناسایی مشکلات، بهبود کیفیت و حل مسأله استفاده کنید، اما این روش برای مسائل متوسط و نسبتا سخت کاربرد بهتری دارد. برای مسائل پیچیده و دشوار، شما باید روند مربوط به آن را بررسی کنید تا بتوانید به منشأ و علت‌های آن پی ببرید.
تکنیک ۵ چرا می‌تواند شما را برای رسیدن به ریشه مسائل کمک کند. در نتیجه، هر زمان که سیستم یا فرایند به طور مناسب عمل نکند، قبل از این که مجبور به استفاده از راهکار سخت‌تری شوید، می‌توانید از این روش استفاده کنید. سادگی این تکنیک باعث انعطاف آن شده، به‌نحوی که میتوان آن را با روش‌های دیگری نیز ترکیب کرد. به‌‌عنوان مثال، در مرحله روش بهبود کیفیت شش سیگما نیز میتوان از این تکنیک استفاده کرد.
نحوه استفاده از تکنیک ۵ چرا
روش استفاده از ۵ چرا بسیار ساده و آسان است. وقتی مسأله‌ای پیش می‌آید، شما صرفا باید بپرسید: «چرا» تا به منشأ مشکلات پی‌ببرید و به راهکار مسأله دست پیدا کنید.
روش ۵ چرا تنها به ارائه راه‌حل اکتفا نکرده بلکه به ارزیابی و پیشگیری مسائل نیز میپردازد. در واقع ارزیابی و پیشگیری، مجموعه‌ای از اقدامات و راهکارهایی است که برای جلوگیری دوباره از مسأله به کار می‌رود و فقط یک راه‌حل موقتی پیشنهاد نمی‌دهد. با توجه به این که این روش کارساز است، از وقوع دوباره مسائل جلوگیری میکند.
زمانی که سؤال «چرا» از خود می‌پرسید، به‌دنبال جوابی مناسب برای آن نیز باشید. ممکن است این پاسخ مجموعه‌ای از چیزهایی باشد که واقعا اتفاق افتاده اند و نه صرفا حوادثی که احتمال رخ دادنشان وجود داشته است. این روش باعث میشود که تکنیک ۵ چرا صرفا استنباط نباشد و از ابهام احتمالی نیز پیشگیری شود.
تا زمانی پرسیدن را ادامه دهید که مطمئن شوید دلیل اصلی مسأله را شناسایی کرده‌اید و دیگر نکته ای نمانده است. در این حالت، باید راهکارهای مناسبی برای مسأله موجود باشد.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
نکات کلیدی
استراتژی ۵ چرا روشی آسان و مؤثر برای شناسایی ریشه مسائل است. این روش را می‌توانید در شناسایی و حل مسائل و بهبود کیفیت استفاده کنید. این تکنیک با پرسش «چرا» شروع میشود. فقط باید اطمینان حاصل کنید که پاسخ‌ها کاملا با واقعیت منطبق باشد، در غیر این صورت، دوباره باید سؤال «چرا» را بپرسید. این روش را تا رسیدن به علت مسأله ادامه دهید، سپس می‌توانید راهکاری را نیز ارائه دهید تا از تکرار دوباره آن جلوگیری کنید.
به خاطر داشته باشید که این روش تنها برای مشکلات ساده و نسبتا مشکل مناسب است. برای حل مشکلات دشوار و سخت‌تر از روش‌های دیگری نیز باید استفاده کنید.
منبع: mindtools.com
دیدگاه