قبل از مصاحبه شغلی چه باید و نباید هایی را مورد توجه قرار دهیم؟
ما در این مطلب به دو مقاله از سایت Harvard Business Review پرداختیم که به خوبی بایدها و نبایدهایی که قبل از مصاحبه استخدامی باید رعایت شوند را به خوبی توضیح می‌دهند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
قبل از مصاحبه‌ی شغلی به چه بایدها و نبایدهایی توجه کنیم؟
درباره‌ی نویسنده: کارن دیلون (Karen Dillon) از نویسندگان مقالات مجله‌ی مروری دانشکده‌ی کسبوکار هاروارد و یکی از مؤلفان کتاب زندگی‌تان را چگونه ارزیابی می‌کنید؟ (?How will you measure your life) است. او در این مطلب به نکات جالبی درباره‌ی مصاحبه‌ی شغلی اشاره می‌کند.
چند سال پیش، وقتی برای مصاحبه‌ی فرصت شغلی به عنوان ویراستار ارشد در نشریه‌ی مروری هاروارد مصاحبه می‌شدم، فکر می‌کردم کاملا برای روز مصاحبه آماده هستم. لباس رسمی موردعلاقه‌ام را پوشیدم و برای رفتن آماده شدم. دختر بزرگ‌ترم را، که خیلی بد خواب بود، به خانه‌ی پدر و مادرم بردم تا بتوانم کل شب را بخوابم. حتی روز شنبه قبل از مصاحبه‌ی خودم برای آشنایی با مسیر به سمت دفتر رانندگی کردم. برای همه‌چیز آماده بودم.
اما شب قبل از مصاحبه، دختر کوچک‌ترم، که معمولا در خواب سروصدا می‌کند، دندان‌قروچه داشت و پیوسته گریه می‌کرد. تا صبح خوب نخوابیدم و وقتی می‌خواستم پوشش اتوی کت را برش بزنم، به طور اتفاقی کتم را نیز بریدم. لباس جایگزینم را پوشیدم و با داشتن مسیر و نقشه رانندگی کردم. (مثل جی پی اس بود.) پس از پشت سر گذاشتن ترافیک، نیم ساعت دیر به قرار مصاحبه رسیدم و با مشکلات بزرگی مواجه شدم.
اگر دوباره به این موضوع نگاه کنم، به آن اتفاق می‌خندم (به‌خصوص که حالا به این شغل رسیده‌ام)، اما به این نکته پی بردم که به جای تمرکز روی موضوع اصلی، روی موضوعاتی اشتباه تمرکز کرده‌بودم، یعنی روی تدارک جزئیات. این اشتباه به‌راحتی می‌توانست یکی از مهم‌ترین موقعیت‌های شغلی من را از بین ببرد. برای بسیاری از ما اتفاق می‌افتد که برای مصاحبه‌ی شغلی استرس بگیریم و اغلب تا زمانی که این لحظات دشوار را با آمادگی پشت سر نگذاریم، این شرایط را به خودمان آسان نمی‌گیریم.
جان لیز (John Lees) نویسنده‌ی کتاب مهارت مصاحبه: چگونه می‌توانید به شغلی که می‌خواهید، دست پیدا کنید (The Interview Expert: How to Get the Job You Want.) می‌گوید: «حتی افراد باهوش نیز خود را برای مصاحبه‌ها به‌خوبی آماده نمی‌کنند. برخلاف آن، بدون برنامه آماده می‌شویم و در نهایت زمانی که تلاش می‌کنیم بیش‌ترین تأثیر را بگذاریم، به نگرانی و اضطراب دچار می‌شویم.» به اعتقاد لیز، اضطراب با عملکرد پایین رابطه‌ی بسیار نزدیکی دارد. با توجه به این موضوع، چگونه استرس اجتناب‌ناپذیر مصاحبه‌ی شغلی را مدیریت می‌کنید و به شکل مناسبی برای مصاحبه آماده می‌شوید؟
جان لیز توصیه می‌کند که حتی بیش‌تر از آنچه فکر می‌کنید، اهمیت دارد که خودتان را برای این کار آماده کنید. ممکن است روی کاغذ شخص باصلاحیتی نظر برسید، اما عملکرد خوب شما زمانی مشخص می‌شود که در اتاق مصاحبه به بهترین نحو و در کمال آرامش و راحتی خود را معرفی کنید.
پیش‌نویسی واقعی برای مصاحبه آماده کنید
در این قسمت به توصیه‌های لیز اشاره می‌کنیم که با در تظر گرفتن آن‌ها می‌توانید از نگرانی‌های مربوط به مصاحبه جلوگیری کنید. به گفته‌ی لیز، بسیاری از سؤالات مصاحبه کاملا از پیش قابل‌پیش‌بینی هستند. شما می‌توانید از قبل ۱۰ یا ۱۲ موردی را که از شما پرسیده می‌شوند، روی کاغذ یادداشت برداری کنید، مواردی مانند «چرا ما باید شما را جذب کنیم؟»، «دلیل تناسب شما برای این نقش شغلی چیست؟»، «من چند مورد از شکاف‌ها را در رزومه‌ی شما می‌بینم... ».
برای پاسخ به این سؤالات تمرین کنید
با صدای بلند به آن‌ها جواب دهید. این که پاسخ‌های نصفه‌نیمه و تقریبی به سؤالات بدهید، اصلا مناسب به نظر نمی‌رسد. لیز این کار را «آمادگی ناقص» می‌نامد. واقعا این کار را انجام دهید. لیز می‌گوید با این کار روایت‌های کوتاهی را از خودتان آماده می‌کنید تا پاسخ‌های آماده‌ای داشته و در اتاق مصاحبه نیز کاملا آماده و راحت‌تر باشید؛ علاوه بر این، می‌توانید به سؤالات مختصر و مناسب پاسخ بدهید. به یاد داشته‌باشید که مصاحبه‌کننده نیاز دارد که در زمانی کوتاه نسبت به شما شناخت مناسبی پیدا کند. اگر به ۱ یا ۲ سؤال به شکلی غیرواضح و نامناسب پاسخ دهید، ممکن است همه‌ی زمانی را که در اختیار دارید، از دست بدهید و با ریسک خسته شدن مصاحبه‌کننده از این مصاحبه مواجه شوید.
برای سؤالاتی که می‌خواهید از آن‌ها اجتناب کنید، آماده باشید
اگر در رزومه ی شما نکته‌ای وجود داشته که مشخص نشده‌باشد، احتمال دارد که مصاحبه‌کننده نسبت به آن کنجکاو شود. اگر شما از پیش درمورد این موضوع تمرین کرده‌باشید، فرصت دارید که خیلی سریع به آن اشاره کنید. لیز توصیه می‌کند که مختصر و مثبت صحبت کنید.
فرض کنیم موضوع این است که کار قبلی خود را از دست داده‌اید. می‌توانید این‌گونه جواب دهید: مثل بسیاری از افراد، به دلیل تعدیل نیروی سازمان، شغل خود را از دست دادم، اما این فرصت را پیدا کردم تا مهارت‌هایم را توسعه دهم و زمینه‌های جدیدی را برای رشد بشناسم. روند پاسخ خود را از گذشته تا کنون به یاد داشته‌باشید و فضای راحت صحبت‌های خود را ادامه دهید.
اگر شما حلقه‌ای از روند سؤالات را از دست دادید، قبل از این‌که به آن جواب دهید، دقیقه‌ای را به نحوه‌ی پاسخگویی اختصاص بدهید. لیز اشاره می‌کند که افراد درون‌گرا اغلب برای پردازش سؤالات به زمان نیاز دارند. شما می‌توانید با خلاصه کردن سؤال یا قالب‌بندی دوباره‌ی آن از زبان خودتان، زمان بخرید؛
به عنوان مثال بگویید: «سؤال بسیار خوبی بود. اگر بخواهم به آن جواب دهم، می‌توانم این‌گونه بگویم که... .»
بدترین کاری که می‌توانید انجام دهید، این است که دست‌پاچه و نگران شوید. این موضوع نشان می‌دهد که شایستگی ندارید. اگر نتوانستید و مجبور شدید، به مصاحبه‌کننده بگویید که «لطفا یک دقیقه به من اجازه بدهید تا فکر کنم»، سپس وقتی آمادگی پیدا کردید، به سؤال جواب دهید.
مطمئن شوید که واقعا گوش می‌دهید
وقتی افراد نگران می‌شوند، تمایل دارند که روی خودشان و این‌که چگونه صحبت می‌کنند یا چه پاسخ‌هایی را ارائه می‌دهند، تمرکز داشته‌باشند؛ اما تشویش و اضطراب می‌تواند مانع گوش دادن فعال شما باشد یا باعث شود که شما نکته‌ی اصلی مربوط به سؤال مصاحبه‌کننده را از دست بدهید. سعی کنید با نفس‌های عمیق آرامش خود را به دست آورید و به جای تفکر درباره‌ی خودتان، بر کلمات مصاحبه‌کننده تمرکز کنید. اگر سؤال پیچیده‌ای مطرح شد، بهتر است دوباره آن را تکرار کنید و قبل از پاسخ دادن، بپرسید که آیا درست متوجه شده‌اید یا خیر.
تدبیر داشته‌باشید و از داشتن یک مکالمه‌ی تلفنی ضروری برای خَلق زمان استراحت استفاده کنید
یکی از مدیران قبلی من نکته‌ی بسیار مهمی را گفته‌بود. اگر شما برای یک سری مصاحبه‌های پشت‌سرهم، برنامه‌ی زمان‌بندی‌شده دارید، از قبل به طرف مقابل بگویید که یک مذاکره تلفنی ضروری دارید که حتما باید آن را انجام دهید و پرس‌وجو کنید که آیا اتاق خصوصی برای این کار وجود دارد یا خیر. این کار به شما امکان می‌دهد تا در حین فشرده بودن برنامه‌ها، زمان استراحت کوتاهی داشته‌باشید. این نکته، به‌خصوص برای افراد درون‌گرا، مفید خواهد بود و می‌تواند برای همه‌ی افرادی که از طولانی بودن زمان مصاحبه خسته شده‌اند، مفید باشد.
سؤالات خود را از قبل آماده کنید
می‌دانید که مصاحبه‌کننده از شما می‌خواهد که سؤالات خود را با او در میان بگذارید. پاسخ «نه» همیشه بدترین جواب ممکن خواهد بود. ۱ یا ۲ سؤال خوب را درمورد آینده‌ی شرکت یا آینده‌ی جایگاه شغلی‌ای که برای آن مصاحبه می‌شوید، آماده کنید.
از دوستی امین بخواهید که مصاحبه را با شما تمرین کند و از تمرینتان فیلم بگیرید
اگر فردی را می‌شناسید که مصاحبهای را به‌واقع تجربه کرده‌است، از او بخواهید با شما تمرین کند، اما هر دوی شما باید آن را جدی بگیرید. این تمرین بسیار خوبی است. لیز توصیه می‌کند که از مصاحبه‌ی تمرینی خود فیلم بگیرید (دوربین گوشی برای این کار می‌تواند مناسب باشد) و سپس بدون شنیدن صدا، آن را مشاهده کنید.
او می‌گوید: زبان بدن می‌تواند مهم‌ترین عنصر مصاحبه باشد و با این کار نحوه‌ی ارائه‌ی خود را می‌بینید. شما با تمرین کردن این شانس را پیدا می‌کنید که پیام‌های غیرکلامی خود را قبل از مصاحبه‌ی اصلی مشاهده و تصحیح کنید.
نگران بودن و استرس داشتن در این مورد کاملا طبیعی است، اما این نگرانی‌ها را نادیده نگیرید. لیز می‌گوید به جای آن تلاش کنید تا حد امکان خود را برای مصاحبهای خوب آماده کنید. او توصیه می‌کند که اگر کسی برای آرامش شما می‌گوید «خودت باش»، این گفته را نادیده بگیرید. درست است که شما می‌خواهید خودتان باشید، اما نمی‌خواهید که نسخه‌ی نگران و مشوشی از خودتان را ارائه دهید، بلکه دوست دارید بهترین نسخه‌ی خودتان باشید که آرام و با اعتماد به نفس کاملا برای مصاحبه آماده‌است.
آیا باید قبل از مصاحبه شغلی، گفت‌وگوی دوستانه داشته‌باشیم؟
مصاحبه‌ی حضوری شانس نهایی شما برای اثرگذاری و دستیابی به موقعیت شغلی موردنظرتان است. فرصتی که شاید همه‌ی جزئیات آن را جدی نگیرید، ولی پس از خواندن این مطلب به این نکته پی می‌برید که از کوچک‌ترین جزئیات این موضوع نیز نباید غفلت کنید، حتی از گفتوگوهای غیررسمی ابتدای مصاحبه.
در ادامه‌ی این مطلب که نتایج تحقیقات ۳ استاد به نام‌های برایان سویدر (Brian Swider)، براد هریس (Brad Harris) و مورای باریک (Murray Barrick) منتشر شده، اهمیت برقراری رابطه‌ی دوستانه برای مصاحبه‌کننده و جویندگان شغل مشخص شده‌است.
مصاحبه‌های شغلی معمولا با سؤالات خنثی و غیرمرتبط با موقعیت شغلی شروع می‌شوند، مانند «چه خبر از کارهای امروزتان؟»، «آیا برنامه‌ای برای آخر هفته دارید؟» یا «ترافیک چطور بود؟».
معمولا هم این پیش‌فرض وجود دارد که داوطلبان و مصاحبه‌کنندگان ترجیح می‌دهند که به جای وارد شدن سریع و جدی به مصاحبه‌ی ساختاریافته و رسمی، برای شروع از این دست سؤالات بهره‌مند شوند؛ با وجود این، این گپ کوتاه معمولا با هدف مراوده‌های بیش‌تر با افراد غریبه شروع می‌شود؛ هم‌چنین، مصاحبه‌کنندگان باور دارند که این مرواده‌های کوچک، که به صورت علمی آن را «برقراری ارتباط دوستانه» (rapport-buiding) می‌نامند، به کاهش اضطراب و نگرانی نامزدهای شغلی کمک می‌کند و به پاسخ‌های شفاف در سؤالات مصاحبه‌ی شغلی منتج می‌شوند. (نکته: با وجود این‌که به نظر می‌رسد این فرضیه درست است، تحقیقات باید آن را اثبات کنند.)
گفتوگوهای مربوط به برقراری رابطه‌ی دوستانه ممکن است آن‌طور که حس می‌شوند، خالی از اِشکال نباشند. اجازه دهید که مصاحبه‌ی ساختار‌یافته‌ی سنتی را مرور کنیم که در آن سؤالات مصاحبه معمولا با موقعیت شغلی ارتباط دارند و از پیش تعیین شده و استاندارد هستند؛ هم‌چنین، همه‌ی متقاضیان شغلی تلاش می‌کنند تا حد امکان در این فضا سکوت را رعایت کنند.
برای دهه‌های متمادی، تحقیقات به این نتیجه رسیده‌اند که ۱ مصاحبه‌ی ساختاریافته بیش‌تر از ۳ مصاحبه‌ی ساختار‌نیافته دقیق است و مهم‌تر این‌که کمک می‌کنند تا بهترین نامزد شغلی انتخاب شود؛ با وجود این، مصاحبه‌کنندگان و متقاضیان تقریبا همیشه به گپ‌وگفت کوتاه قبل از مصاحبه (حتی قبل از نشستن روی صندلی یا وقتی می‌خواهند به فضا و مکان مصاحبه وارد شوند) اصرار دارند.
این صحبت کوتاه معمولا چند سؤال مهم را در ذهن ایجاد می‌کند:
آیا این صحبت کوتاه و دوستانه ماهیت طبیعی جریان مصاحبه‌ی ساختاریافته را کم اثر می‌کند؟ آیا احتمال دارد این صحبت کوتاه مثمرثمر باشد؟ آیا اطلاعات مفید مربوط به شغل در طول این گفت‌و‌گو رد و بدل خواهد شد؟ آیا این گپ‌وگفت کوتاه واقعا اعتبار مصاحبه را افزایش می‌دهد؟
با وجود این‌که این گپ‌وگفت کوتاه به‌نظر با تحقیقات در این حوزه هم‌راستا نبوده، ولی در سایر رشته‌ها تأیید شده‌است.
برای نمونه، تحقیقات در روان‌شناسی اجتماعی با قاطعیت نشان می‌دهند که افراد میزان چشم‌گیری از اطلاعات معتبر را از کسانی دریافت می‌کنند که رفتارهای اجتماعی‌شان را مشاهده می‌کنند. در واقع، افراد به طور غریزی در اولین برخورد از خودشان اثری بر جای می‌گذارند. تحقیقات نشان می‌دهند که این ایجاد تصویر در برخوردهای اولیه، که به‌سرعت در ۵ ثانیه‌ی اولیه مراوده با غریبه‌ای شکل می‌گیرد، ایده‌ی کلی ولی نسبتا معتبری را درمورد شخصیت فرد، اعتماد و هوش او ارائه می‌دهد. این موضوع نکته‌ای را یادآوری می‌کند که در مصاحبه‌ی ساختاریافته طرح سوالاتی سطحی و ظاهری (درباره‌ی آب‌و‌هوا یا هواداری از باشگاه‌های محبوب)، می‌تواند زمینه‌ی خوبی را فراهم کند که مصاحبه‌کنندگان برای نحوه‌ی انجام بهتر شغل، به طور نامحسوسی داوطلب را زیر نظر بگیرند.
ما برای بررسی این احتمال با ضبط ویدئوییِ ۱۶۳ مصاحبه، به بررسی افراد جویای کار و بسیار مضطرب در سطح ارشد رشته‌های تحصیلی مدیریت و کسبوکار (Business) پرداختیم. در طول این مصاحبه‌ها، از مصاحبه‌کنندگان آموزش‌دیده‌ی خود خواستیم که فوری اولین برخورد خود را از هر متقاضی یادداشت کنند و در ادامه به‌سرعت (دوسه دقیقه بعد و البته قبل از شروع سؤالات رسمی شغلی) به مرحله‌ی برقراری رابطه‌ی دوستانه وارد شوند. پس از ارزیابی این صحبت کوتاه، آن‌ها برای متقاضیان سؤالات ازپیش‌تعیین‌شده و ساختاری مصاحبه را مطرح کردند و پاسخ‌ها را نیز سنجیدند؛ در ادامه، ما برای اجتناب از هرگونه خطا و تبعیضی در مرحله‌ی برقراری ارتباط موثر دوستانه و ارائه‌ی مقایسه‌ای مفید از مجموعه‌داده‌ها، بخش صحبت دوستانه را از ویدئو‌های مصاحبه حذف کردیم و به کیفیت پاسخ هر متقاضی نسبت به شغل نمره دادیم.
اما به چه نتیجه‌ای رسیدیم؟
اول این‌که هم‌راستا با تحقیقات قبلی، مقایسه‌ی ما مشخص کرد که میان مجموعه‌داده‌ها تفاوت‌هایی وجود دارند که نشان می‌دهند اثر اولیه روی مصاحبه‌کنندگان نیز تأثیرگذار بوده‌‌است.
دوم (یافته‌ی جدیدتر) این‌که نتایج نشان می‌دادند که مقدار معناداری از واریانس نمرات ارزیابی‌شده توسط کارشناسان، که به ویژگی‌های شغلی مربوط بودند، از مرحله‌ی اول سنجش و نمره‌دهی ارتباط غیررسمی تأثیر گرفته‌بودند. در واقع، این تأثیر حتی پس از کنترل روش‌های معرفی متقاضیان در طول مصاحبه نیز نشان می‌داد که اثر اولیه، نسبت به آنچه متقاضی در پیشبرد پرسونال برندینگ به آن گرایش داشتهاست، نمره‌ی بالاتری دارد.
در این مفهوم، سؤالات رابطه‌ی دوستانه، حتی به صورت هدف‌دار، تا حد امکان با موقعیت شغلی بی ارتباط بودند تا به طور خلاصه و معنادار اطلاعات و بینشی درباره‌ی دیدگاه‌های شغلی برای مصاحبه‌کنندگان حاصل شود.
البته این شواهد به‌تنهایی نتایج بسیاری را از میزان تأثیر اولیه‌ی مصاحبه‌کننده ارائه نمی‌کنند. برای مطالعه بیش‌تر این فرایند، به جای این‌که تمام امتیازات سؤالات را با هم جمع کنیم و رابطه‌ی آن را با اثر اولیه بسنجیم، به بررسی این پرداختیم که چگونه به هریک از سؤالات مصاحبه توسط مصاحبه‌کنندگان نمره داده شده بود. این رویکرد به ما امکان داد تا شناسایی کنیم که در ارزیابی پاسخ‌ها، چه زمانی اثر اولیه بیش‌ترین تأثیر را بر نمره‌دهی مصاحبه‌کننده داشتهاست. نتایج نشان دادند که الگوی متمایزی وجود دارد که با تحقیقات مربوط به اثر تقدم (اثر برخورد اولیه) هم‌راستاست، به این صورت که نمره‌ی اولین سؤال مصاحبه‌ی ساختاریافته قوی‌ترین رابطه را با اثر برخورد اولیه دارد، اما در نمره‌دهی سوالات بعدی این رابطه کم‌رنگ می‌شود. در واقع، داوطلبی که اثر اولیه‌ی مناسبی را بر جای گذاشته‌است، نمرات مناسبی را در چند سؤال اول برای خود تضمین می‌کند. این در حالی است که نامزدهای شغلی‌ای که اثر اولیه‌ی ضعیفی را بر جای می‌گذارند، در سؤالات اولیه نمره‌ی کم‌تری دریافت می‌کنند. البته زمانی که مصاحبه‌کنندگان اطلاعات بیش‌تری را در ارتباط با حوزه‌ی تخصصی مصاحبه کسب می‌کنند، به‌مرور تأثیر اولیه کم‌تر می‌شود.
مطالعه‌ی ما توصیه‌های مفیدی را در اختیار متقاضیان، مصاحبه‌کنندگان و سازمان‌ها قرار می‌دهد. داوطلبان شغلی باید در طول مراودات، حتی در گفت‌وگوی اولیه با کارفرمایان آینده، حواس‌جمع و متمرکز باشند. مصاحبه‌کنندگان می‌توانند از این اطلاعات برای تمایز در مناسب بودن متقاضیان شغلی برای کار، به‌ویژه در ابتدای مصاحبه، استفاده کنند؛ هم‌چنین، متقاضیان شغلی در طول صحبت کوتاه با مصاحبه‌کنندگان، باید به صورت حرفه‌ای اجتماعی و شایسته بودن خود را نشان دهند. یافته‌های ما برای سازمان‌ها و مصاحبه‌کنندگان نشان می‌دهند که برقراری رابطه‌ی دوستانه، حتی وقتی موضوعاتی غیرمرتبط با مصاحبه‌ی رسمی در آن طرح می‌شود، می‌تواند بر نتایج مصاحبه اثر بگذارد، پس به دلایل مختلف هم‌چنان ما درمورد حذف برقراری رابطه‌ی دوستانه از طرف مصاحبه‌کنندگان احتیاط می‌کنیم. نتایج ما نشان می‌دهند که در طول فرایند برقراری رابطه‌ی دوستانه، حداقل برخی از اطلاعات مربوط به شغل منتقل و دریافت می‌شوند؛
هم‌چنین، یافته‌های ما توصیه می‌کنند که سازمان‌ها می‌توانند سؤالات برقراری رابطه‌ی دوستانه را استاندارد و نمردهی اثر برخورد اولیه را رسمی کنند یا نمرات پایین در چند سؤال اول را تعدیل کنند، زیرا سؤالات ابتدایی تحت‌تأثیر برخورد اولیه هستند. برخورد اولیه در مصاحبه تأثیر دارد، بدون این‌که مهم تلقی شود.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
دیدگاه