تکنیک 5W2H؛ راهکاری ساده برای ساخت برنامه‌ عملیاتی

• تعریف تکنیک 5W2H
• روش استفاده‌ی درست از تکنیک 5W2H
• نحوه‌ی پاسخ به هریک از سؤالات تکنیک 5W2H
• نمونه‌های تکنیک 5W2H
• نحوه‌ی ساخت برنامه‌ی عملی تکنیک 5W2H

آیا نام تکنیک 5W2H (۵ سؤال با Why شروع می‌شوند و ۲ سؤال با How) به گوشتان خورده‌است؟ این تکنیک یکی از کارآمدترین و به طرزی باورنکردنی‌ای از ساده‌ترین ابزارهای موجود در مدیریت است. شما در این مطلب خواهید آموخت که چگونه به طور دقیق این تکنیک را انجام دهید؛ همچنین، برای الهام گرفتن، چند قالب و مثال تکنیک 5W2H را در اختیارتان قرار خواهیم داد.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

تعریف تکنیک 5W2H

در نگاه اول ممکن است پیچیده به‌نظر برسد، ولی دقیقا برعکس است.

به این سؤالات توجه کنید:

• What (چه‌ چیز؟)؛
• Why (چرا؟)؛
• Where (کجا؟)؛
• When (کِی؟)؛
• Who (چه‌ کسی؟)؛
• How (چگونه؟)؛
• How much (چقدر؟).

در زیر به جدول ساده‌شده‌ی تکنیک 5W2H نگاه کنید. این توضیح مختصر هر سؤال است. باید به همین ترتیب سؤالات بررسی شوند:

همان‌ طور که احتمالا متوجه شده‌اید، هریک از گام‌های ماتریکس ۵+۲ سؤال به پرسش متفاوتی اشاره دارد و پاسخ به هر سؤال محرک سؤال بعدی است.

عالی است، نه؟ یک روش عملی و کارآمد برای سازماندهی برنامه‌های عملیاتی.

به طور خلاصه، تکنیک 5W2H یک ابزار اجرایی مؤثر است که به دلیل سادگی‌اش همه‌ی شرکت‌ها (کوچک، متوسط و بزرگ) می‌توانند از آن استفاده کنند، شرکت‌هایی که می‌خواهند به شکلی منظم و سیستماتیک فعالیت‌ها و گردش کار (Workflows) خود (از زمان‌بندی ساده‌ی جلسات گرفته تا اجرای پیچیده‌ترین پروژه‌ها) را ضبط کنند، می‌توانند از این تکنیک استفاده کنند.

می‌دانید چه‌ کسی ابزار تکنیک 5W2H را ساخت؟ ژاپنی‌ها! که همواره به‌ دنبال راه‌های عملی و شهودی برای مرتب کردن چیزها هستند.

تکنیک 5W2H ابزار پرکاربردی برای نوشتن برنامه‌ی عملیاتی است، ولی تنها راه انجام آن نیست.

روش استفاده‌ی درست از تکنیک 5W2H

مدیران برای اجرای درست تکنیک 5W2H از طریق برنامه ریزی استراتژیک باید جواب‌های از‌پیش‌تعیین‌شده‌ای را برای حل مشکلات موجود پیدا کنند. در صورت لزوم، می‌توانند از طریق فعالیت‌هایی مانند طوفان فکری (Brainstorming)، از کارمندانی که به صورت مستقیم یا غیرمستقیم در کار گروهی دخیل هستند، کمک بخواهند.

همواره باید ۳ موضوع مهم را در نظر بگیرند:

• همیشه روی علت مشکلات تمرکز کنید نه تأثیرات نهایی‌ای که ایجاد کرده‌اند، تا از این طریق به جای راه‌حل‌های تسکین‌دهنده، به راه‌حل‌های قطعی دست پیدا کنید؛
• راه‌حل‌های پیاده‌شده از طریق تکنیک 5W2H باید در حد امکان عینی باشند تا از عوارض جانبی‌ای که ممکن است برای سرکوب آن‌ها به اقدامات بیش‌تر نیاز باشد، اجتناب شود؛
• هرگز با یافتن اولین ایده‌ی خوب، متوقف نشوید. برای داشتن گزینه‌ها و فرصت‌های بیش‌تر، چندین روش را برای موقعیت‌های مختلف بررسی‌شده پیشنهاد دهید.

نحوه‌ی پاسخ به هریک از سؤالات تکنیک 5W2H

پاسخ به سؤالات در برنامه‌ی عملیاتی ۵+۲ سؤال ممکن است ساده باشد، ولی به کمی دقت نیاز دارد. اگر پاسخ‌ها خیلی مبهم باشند، فهمیدن این‌که از هریک از افراد دقیقا چه انتظاری می‌رود، برای کارکنان دشوار خواهد شد.

در این قسمت راهکارهایی را برای تکمیل جدول تکنیک 5W2H آورده‌ایم؛ با هم ببینیم:

۱. چه‌ چیز؟ (What)

پاسخ این سؤال با گستره‌ی پروژه و وظیفه‌ی خاص هریک از اعضای تیم مرتبط است، زیرا می‌توانید در ساخت فرم تکنیک 5W2H خود، یک ردیف آن را به حالت کلیِ پروژه اختصاص دهید؛ در این صورت، می‌توانید به اعضا در فهم مضمون کلی آن کمک کنید؛ پس از آن، برای هریک از کارکنان یک ردیف ایجاد کنید و آن را با آن‌چه باید انجام دهند، تکمیل کنید؛

پس اگر هدف پروژه طراحی مجدد اتاق جلسه باشد، دستورات (کارهایی که اعضا باید انجام دهند) می‌توانند به شکل زیر باشند:

• نقشه‌ی کف را اندازه‌گیری و طراحی کنید؛
• برای وسایل جدید قیمت بگیرید؛
• شبکه‌ی برق را با مشخص کردن جای لامپ‌ها، روشنایی‌ها و پریزهای برق، طراحی کنید.

۲. چرا؟ (Why)

این یکی از مهم‌ترین پاسخ‌ در روند تکنیک 5W2H است و در رابطه با پروژه، به آن معنا می‌بخشد؛ پس در مثال بالا، دلیل تغییر طراحی اتاق جلسه می‌تواند ایجاد فضا برای افراد بیش‌تر و داشتن امکانات متناسب برای تجهیزات چندرسانه‌ای جدید باشد.

به همین شکل، برای هریک از مشارکت‌کنندگان در پروژه نیز علت انجام وظایفشان را مشخص می‌کند.

برای مثال: چرا باید طرح اتاق جلسه ترسیم شود؟ تا بتوانیم در انتخاب سایز مبلمان بهتر عمل کنیم.

۳. کجا؟ (Where)

آن‌جا که اتفاقات رخ خواهند داد و پروژه عملیاتی خواهد شد.

محلی که در آن درباره‌ی پروژه بحث و گفت‌وگو خواهد شد، می‌تواند محیطی مجازی باشد؛ برای مثال، در کانال نرم‌افزار ارتباط جمعی اسلک (Slack).

در ارتباط با پروژه‌ای که در آن چندین بخش یا حتی چندین شرکت درگیر خواهند بود، تعیین محل برگزاری جلسات کاری ضروری است.

در نهایت، دانستن محلی که فعالیت‌ها در آن‌جا اثر خواهند گذاشت نیز به کارکنان کمک می‌کند که متوجه پیامد فعالیت‌های خود باشند؛ بنابراین، در مثال ما کف اتاق جلسه در درایو سازمانی گوگل به اشتراک گذاشته می‌شود، ولی دقیقا در آن اتاقی که بیان‌گر آن است، پیاده‌سازی می‌شود.

۴. کِی؟ (When)

احتمالا فقط مشخص کردن زمان شروع و اتمام پروژه کافی نخواهد بود.

به طور ایدئال، باید یک جدول زمانی یا تایم‌لاین (Timeline) تهیه شود. تایم‌لاین می‌تواند به جدول تکنیک 5W2H ضمیمه شود. بدین ترتیب، برای هریک از کارکنان زمان شروع و تحویل وظیفه (در واقع وظایفشان) را مشخص کنید.

در صورت لزوم، نقاطی را برای تحویل میان‌مدت تعریف کنید تا از انباشته‌ شدن فعالیت‌ها در آخر دوره‌ی تحویل کار جلوگیری شود.

۵. چه‌ کسی؟ (Who)

به طور واضح، به افرادی اشاره دارد که مسئول انجام هریک از وظایف هستند. در برخی موارد، ممکن است چند کارمند با هم فعالیتی را انجام دهند. به این مورد باید به طور واضح اشاره شود تا به جای همکاری و کمک به یکدیگر، هر دو یک کار را انجام ندهند.

۶. چگونه؟ (How)

برای توضیح «چگونه» چند حالت ممکن وجود دارد.

می‌تواند توضیحی با جزئیات فراوان از انجام وظایف باشد؛ برای مثال: اتاق را با استفاده از متر اندازه‌گیری کنید.

ولی بیش‌تر مواقع، توضیح این است که از کدام نرم‌افزار، روش‌ها و حتی نشانه‌گذاری‌ها (Notations) استفاده خواهد شد.

چند مثال دیگر

• نمودار را با استفاده از نرم‌افزار گرافیک (Graphic) بکشید. من (BPMN) را به‌ عنوان سیستم نشانه‌گذاری توصیه می‌کنم و لینک یک ابزار مدل‌سازی رایگان را در ادامه قرار خواهم‌ داد.
• برنامه‌ی پروژه را با استفاده از تکنیک 5W2H بنویسید.
• نمودارهای پیشرفت را با استفاده از سیستم نشانه‌گذاری (BPMN) ترسیم کنید.

در این صورت، همه به یک زبان صحبت می‌کنند و از ایجاد آشفتگی هنگام ادغام کارها، که به بی‌معنی یا بی‌فایده شدن آن‌ها منجر می‌شود، جلوگیری می‌شود.

تصور کنید در مثال طرح اتاق جلسه‌ی ما، فردی که مسئول تصمیم گیری درباره‌ی محل قرارگیری وسایل است، نقشه‌ی کف اتاق را در برنامه‌ای دریافت کند که در کامپیوترش اجرا نمی‌شود. اگر همه‌چیز در روند تکنیک 5W2H واضح باشد، این نوع مشکلات رخ نمی‌دهند.

۷. چقدر؟ (How much)

در آخر، به بودجه‌ی پروژه می‌رسیم.

بدین شکل، علاوه بر ارزیابی هزینه‌ی کلی، تعیین مقداری که به هریک از افراد دخیل اختصاص می‌یابد نیز مهم است.

به طور ایدئال، باید تاریخ‌هایی برای پاسخ‌گویی افراد تعیین کنید تا مشخص شود که آیا از بودجه‌بندی پیروی می‌کنید یا خیر.

نمونه‌های تکنیک 5W2H

برای درک آسان‌تر، به این مدل تکنیک 5W2H نگاهی بیندازید. این یک گزارشِ از‌قبل‌تکمیل‌شده است:

نحوه‌ی ساخت برنامه‌ی عملی تکنیک 5W2H

تصور کنید که می‌خواهید برای تیم فروش کامپیوترهای جدیدی بخرید. بیایید یک برنامه‌ی عملیاتی بنویسیم تا فرد مسئول بداند که باید دقیقا چه‌ کاری را انجام دهد:

• چه‌ چیز؟ برای ۱۰ دستگاه کامپیوتر، حداقل از ۵ فروشنده قیمت بگیرید؛
• چرا؟ کامپیوترهای فعلی به پایان عمر مفید خود رسیده‌اند، آهسته کار می‌کنند و منسوخ شده‌اند؛
• کجا؟ بخش فروش؛
• کِی؟ تا آخر این ماه؛
• چه کسی؟ پیتر اسمیت (Peter Smith)؛
• چگونه؟ در اینترنت جست‌وجو کنید، سپس برای مذاکره‌ی حضوری تماس بگیرید؛
• چقدر؟ حداکثر تا ۵٪ از بودجه‌ی سالانه‌ی بخش آی‌تی.

آیا می‌توانید ببینید که آن‌چه پیتر اسمیت باید انجام دهد (مهلت‌ها، فرصت‌ها، دلایل و هرچیز دیگر) تا چه‌ اندازه برای او واضح است؟

پس در نوشتن برنامه‌ی عملیاتی تکنیک 5W2H، ایدئال این است که از جدول و فرم تکنیک 5W2H استفاده شود. در آن جدول باید برای همه، مسئولیت‌ها و پاسخ‌های سؤالات مربوط به هریک از اعضای گروه بسیار واضح باشد.

در این صورت، اگر شروع به کار یک کارمند به اتمام وظیفه‌ی فرد دیگری وابسته باشد، بهره وری آن کارمند تحلیل می‌رود.

به همین صورت، اگر کسی متوجه شود که می‌تواند در انجام وظایف دیگران کمک کند، ممکن است سینرژی یا هم‌افزایی خاصی در گروه ایجاد شود.

خلاصه

در فضای پویا و به‌شدت رقابتی کسب وکار، هم فعالیت‌ها و هم ارتباطات داخلی باید سریع و زیرکانه انجام شوند و خطا در انتقال اطلاعات خاص می‌تواند به ضرر و زیان بی‌شماری منجر شود.

دقیقا به همین دلیل تکنیک 5W2H طراحی شده‌است. چون این تکنیک تمام سؤالات ممکن را آشکار می‌کند، سؤالاتی که می‌توانند درباره‌ی هر فرایند پیاده‌شده‌ای در کمپانی مطرح شوند.

استخدام برنامه نویس اندروید

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

منبع: heflo.com