تکنیک شکستن مسئله یا Drill Down چیست؟ (راهنمای جامع)
همان‌طور که احتمالا می‌دانید، تجارت می‌تواند بسیار پیچیده باشد. در حقیقت، شناسایی موقعیت‌های کلیدی به‌منظور فروش بیشتر و به‌دست‌آوردن سود، چالش بزرگی برای افراد فعال در زمینه کسب‌وکار به شمار می‌آید؛ به همین دلیل، معمولا در زمینه تجارت گفته می‌شود که «اگر آسان بود، همه این کار را می‌کردند».
قطعا صاحبان کسب‌وکارهای جدید، هنگام راه‌اندازی تجارت خود با مشکلات کوچک و بزرگ بسیاری روبه‌رو می‌شوند؛ در همین راستا، ابتدا باید برنامه‌ای برای آگاهی از چگونگی مقابله با مسائل مختلف تنظیم کنند؛ در واقع این برنامه باید به‌گونه‌ای باشد که در کوتاه‌ترین زمان ممکن، فرد را به راه‌حل مشکل برساند. یکی از رویکردهای مؤثر برای دستیابی به راه‌حل مسائل مختلف، تکنیک شکستن مسئله یا Drill Down است.
در ادامه قصد داریم تا با جزئیات بیشتری این روش را معرفی کنیم.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
با درنظرگرفتن تعریف تکنیک شکستن مسئله در تصویر بالا، به‌احتمال زیاد تا حدودی به مفهوم و روش کار آن پی برده‌اید.
به‌طور کلی در دنیای کسب‌وکار، اصطلاح «Drill Down» اغلب به فرایندهایی اشاره می‌کند که در آن می‌توان اجزای بزرگ‌تر را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرد؛ این دقیقا همان اتفاقی است که برای حل مسائل مختلف در این تکنیک می‌افتد.
در واقع، هنگامی که صاحبان مشاغل با مشکل بزرگ و پیچیده‌ای همراه با نتایج احتمالی قابل‌توجه روبه‌رو می‌شوند، یکی از بهترین روش‌های کارا در حل مسئله، تقسیم‌کردن مشکل به اجزای کوچک‌تر است. در ادامه فرایند شکستن مسئله به بخش‌های ریزتر را تا زمانی انجام می‌دهند که به مسئله حل‌شدنی کوچکی برسند.
اجرای تکنیک شکستن مسئله
برای استفاده موفقیت‌آمیز از روش تکنیک شکستن مسئله ، به برنامه ریزی دقیق نیاز دارید؛ به‌علاوه، این روش را می‌توانید با کامپیوتر شخصی و حتی روی یک تکه کاغذ نیز پیاده کنید؛ در حقیقت، به‌کار‌گیری پلتفرم مناسب برای اجرای این تکنیک، بیشتر به اولویت‌های شخصی شما بستگی دارد.
برای شروع، پس از انتخاب یکی از این دو مورد، ابتدا مشکلتان را با حروف بزرگ روی صفحه روبه‌روی خود بنویسید. به خاطر داشته باشید که مسئله موردنظر را تا حد امکان خلاصه و در قالب یک کلمه یا یک عبارت کوتاه بنویسید؛ بنابراین ابتدا تلاش کنید تا بدون توجه به پیچیدگی مشکل، به‌طور خلاصه آن را روی صفحه بنویسید. خلاصه‌سازی و نوشتن، نقطه شروع شما است و بقیه مراحل روش تکنیک شکستن مسئله از همین نقطه آغاز می‌شوند.
در مرحله بعد، باید مسئله مدنظر را مثلا به ۳ یا ۵ مسئله کوچک‌تر تقسیم کنید؛ البته دقت کنید که لازم نیست مشکل را به کوچک‌ترین بخش‌های موجود تقسیم کنید، بلکه کافی است مسائل کوچک‌تر، تنها یک پله پایین‌تر از مشکل سطح بالاتر باشند؛ سپس این کار را ادامه دهید و مسائل کوچک‌تر را باز هم به قسمت‌های کوچک‌تری تقسیم کنید و لیست جدیدی از مشکلات ریزتر موجود بنویسید.
این کار را تا جایی ادامه دهید که دیگر کوچک‌ترکردن اجزا امکان نداشته باشد؛ حال اگر فکر می‌کنید که به انتهای نمودار خود رسیده‌‌اید، کار شما به پایان رسیده و می‌توانید در میان مسائل کوچک، حل‌شدنی و قابل مدیریت، به‌دنبال راه‌حل مشکلتان باشید.
خواندن نمودار
با تقسیم مسائل پیش رو به اجزای کوچک‌تر، به نتایج شگفت‌انگیزی خواهید رسید؛ در حقیقت، با این کار متوجه می‌شوید که برای حل مسائل پیرامونتان، جنبه‌هایی خارج از حد انتظارتان آشکار می‌شوند.
به‌طور معمول، با شکستن مسئله به بخش‌های کوچک‌تر، در کمال تعجب خواهید دید که چه فاکتورها و عوامل تأثیرگذاری، در کنار هم به یک مشکل بزرگ و به‌ظاهر پیچیده تبدیل شده‌اند و این دقیقا همان چیزی است که در مرحله اول برای حل مشکل نیاز دارید.
در واقع، صرف زمان برای کار با این روش و ترسیم نموداری برای شکست مسئله اصلی به بخش‌های کوچک‌تر، به شما کمک می‌کند تا مسئله بزرگ خود را به‌راحتی از بالا به پایین درک کنید؛ به این معنی که اکنون برای رسیدن به راه‌حل درست و مناسب شانس بیشتری دارید.
برخی از سطوح مسائل کوچک‌تر در نمودار، معمولا واضح هستند و برای درک نحوه برطرف‌کردنشان، به بررسی بیشتری نیاز نیست؛ به عبارت دیگر، مشکلات کوچک‌تری در نمودار هستند که نحوه تأثیرگذاری آن‌ها را روی مشکل اصلی، به‌خوبی متوجه خواهید شد و برایشان راه‌حلی پیدا خواهید کرد؛ در حالی که ممکن است برخی از سطوح دیگری نیز در نمودار وجود داشته باشند که به دقت و بررسی بیشتری برای رسیدن به راه‌حل بهتر نیاز دارند.
این‌ها نکاتی هستند که ممکن است در ترسیم نمودار و بررسی آن برای رسیدن به راه‌حل مشکل اصلی، با آن‌ها روبه‌رو شوید. بعضی از نکات که به نمودار اضافه می‌کنید، ساده‌اند و به تحقیق و بررسی بیشتری نیاز ندارند. به‌عبارت دیگر، در فرایند حل مسئله، آن‌ها «مظنون» به‌حساب نمی‌آیند، اما باید به نکات دیگری که می‌یابید، دقیق و ریزبینانه توجه کنید.
این‌ها نکاتی هستند که برای حل مسئله، باید موردتوجه قرار دهید. زیبایی قرار‌دادن نکات در سطوح مختلف، در این است که شما این فرصت را پیدا می‌کنید که پیش از اعمال تغییراتی در کار، به سطوح پایین‌تر موضوع وارد شوید. باتوجه به اینکه حل سطحی مسئله پیش رو، فقط باعث بی‌توجهی به اصل و ریشه مشکل و بازگشت دوباره آن می‌شود، استفاده صحیح از تکنیک شکستن مسئله کمک می‌کند تا به عمق مسئله وارد شوید و آن را به‌صورت ریشه‌ای حل کنید.
قابلیت کار با سایر متدها
تکنیک شکستن مسئله کاملا با روش‌های دیگر حل مسئله در دنیای کسب‌وکار از جمله تکنیک ۵ چرا، هماهنگ است و در کنار آن‌ها روش کارآمدی محسوب می‌شود؛ در واقع، شیوه‌هایی در کنار این روش استفاده می‌شوند که به‌جای ارائه راه‌حل سطحی و موقت، به افراد کمک کنند تا از تمرکز روی فاکتورهای کم‌اهمیت، با اثرگذاری اندک بپرهیزند، ریشه بروز مشکلات را شناسایی کنند و راه‌حل پایداری برایشان ارائه دهند.
نکته مهم درمورد روش‌های مختلف حل مسئله این است که آن‌ها لزوما راه‌حل میان‌بری را برای حل مشکلات ارائه نمی‌دهند؛ به‌علاوه، نباید فقط به‌دنبال یک راه میان‌بر باشید، بلکه باید در پی راه‌حل پایداری برای حل مسائلی باشید که کسب‌وکارتان را تهدید می‌کنند.
به همین دلیل، تکنیک شکستن مسئله و سایر روش‌های مشابه در حل مسئله، به شما کمک می‌کنند تا ریشه اصلی بروز مشکلاتتان را بشناسید و به تمامی عوامل آسیب‌زا در شغلتان رسیدگی کنید.
برای رسیدن به نتایج بهتر، باید دقت داشته باشید که تمامی اعضای شرکت و تیم‌ها از نحوه عملکرد تکنیک شکستن مسئله و چگونگی کار با آن، به‌قدر کافی آگاه باشند؛ در حقیقت، اگر فقط چند تیم در شرکت، از این تکنیک درست استفاده کنند، نتایج رضایت‌بخشی به دست نمی‌آید؛ بنابراین لازم است به کارکنان شرکت بیاموزید که چگونه می‌توانند با استفاده از این تکنیک در کار تیمی به ریشه مشکلات پی ببرند و برای برطرف‌کردن آن‌ها راه‌حلی ارائه دهند.
استفاده مداوم از تکنیک شکستن مسئله یا سایر روش‌های مشابه، به‌عنوان ابزاری برای حل مشکلات در سازمان، می‌تواند از بروز برخی مشکلات بزرگ در کسب‌وکار جلوگیری کند.
با این حال ممکن است مسائلی همچنان در سازمان باقی بمانند؛ به عبارت بهتر این روش نمی‌تواند تمام مشکلات موجود در کسب‌وکار را حل کند، اما با می‌توانیم با اطمینان کامل بگوییم که با وجود مشکلات بسیار در مسیر، این روش به صاحبان مشاغل کمک می‌کند تا بتوانند به جلو پیش بروند، رشد کنند و به موفقیت برسند.
نکات کلیدی
- تکنیک شکستن مسئله یک روش ساده تدریجی برای شکستن مسائل پیچیده به مسائل کوچک‌تر است؛
- برای شروع، در قسمت چپ صفحه مشکل اصلی خود را بنویسید؛
- در سمت راست نیز مسائل مربوط به جزئیات سطوح پایین‌تر مشکل را بنویسید؛
- این روند را برای هر مسئله جدید کوچک‌تری که مشخص می‌کنید، تکرار کنید؛
- تا زمانی که همه عوامل مؤثر در مسئله اصلی را شناسایی نکردید، به شکستن مسائل به بخش‌های کوچک‌تر ادامه دهید؛
- به یاد داشته باشید که این تکنیک در کنار سایر تکنیک‌های حل مسئله به شما کمک می‌کند تا جنبه‌های بیشتری از مشکلات مربوط به کسب‌وکارتان را مشاهده کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
دیدگاه