۶ گام طلایی برای انگیزه‌بخشی دوباره به تیم بی‌انگیزه

یک سوال کلیدی، اخیرا چند بار تیم شما دستخوش تغییر شده است؟ تغییری که در آن کارمند جدیدی به تیم اضافه شود یا یکی از اعضای کلیدی از مجموعه خارج شود. تغییراتی که در نقش‌ها ایجاد شده باشد و استراتژی تکامل پیدا کرده باشد. تنش‌هایی در مجموعه رخ داده باشد و عملکرد کلی تیم را تحت تاثیر قرار داده باشد! تمام این رویدادها به شکلی عادی در بدنه تیم ایجاد می‌شود. تیم‌های امروزی در حالت تغییر مداوم هستند و تحت تاثیر پویایی تیم و فشارهای جانبی از داخل و خارج تغییر می‌کنند. این باز طراحی در تیم‌هایی که رهبری قوی دارند و تصمیم گیری‌های بدون تردید ارائه می‌کنند، خیلی راحت صورت می‌پذیرد. در این شرایط تیم‌ها بدون اتلاف وقت به کارشان ادامه می‌دهند. معمولا لیدرهای متخصص به خوبی می‌دانند که موفقیت نیازمند پویایی است و نوسازی منظم تیم و تنظیم دوباره آن ضرورت بالایی دارد. چرا که این روند در سطوح مختلفی مثل طراحی ساختار مجدد تیم، مدیریت تنش در روابط اعضا، کاهش بی انگیزگی کارکنان، نیازمند تغییر استراتژیک نقشه راه موفقیت در هر مجموعه است. گاهی تیم شما، نیازمند یک تغییر ساده برای شروع مجدد و شگفتی آفرینی است.

به دلیل اهمیت این موضوع، تصمیم گرفته‌ایم که براساس تجربیات سال‌ها کار با صدها تیم حرفه‌ای را برای‌تان ارائه کنیم تا خیلی راحت تیم‌تان را به مسیر اصلی موفقیت بازگردانید. بر همین اساس 6 راه ایجاد انگیزه ازدست رفته کارکنان‌تان را ارائه می‌کنیم.

حتما بخوانید: تیم سازی چیست؟ اهمیت، روش‌ها و مزایای آن در محیط کار

1. ارزیابی دوباره | قبل از اقدام دلایل بی انگیزگی را شناسایی کنید

بسیاری از مدیران و رهبران تیم کاری، بدون تشخیص مشکل اصلی و علت ایجاد آن به شکل ریشه‌ای، اقدام به تغییر شرایط می‌کنند. چنین واکنش سریعی موجب می‌شود تا وضع بدتر شود و امکان اصلاح وجود نداشته باشد. به همین دلیل لازم است تا هوشمندانه‌تر عمل کرده و این سوالات را از خودتان بپرسید:

·       آیا اعضای تیم در خصوص اهداف و اولویت‌ها توافق دارند؟

·       آیا درگیری‌های حل ‌نشده‌ای وجود دارد؟

·       آیا نیازی به اعتماد سازی بیشتر وجود دارد؟

·       آیا انگیزه، مشارکت یا سلامت روانی افراد تیم دچار تغییر است؟

·       آیا فشارهای بیرونی بر عملکرد افراد تیم تأثیری داشته است؟

·       آیا منابع کافی برای عملکرد بهتر تیم ارائه شده است؟

·     آیا کل اعضای تیم برای تقویت روابط و سرمایه‌گذاری بر روی آن متعهد هستند؟

·     آیا در سبک مدیریت و رهبری عدالت رعایت می‌شود یا مشکلاتی وجود دارد؟

در مواقع بسیار زیادی، اعضای تیم حس راحتی کافی برای بروز احساسات‌شان ندارند. در این شرایط قطعا صحبت کردن و مطرح کردن مشکلات به صورت مستقیم یا در جمع‌های کاری امکان‌پذیر نیست. در اکثر اوقات شاهد هستیم که هنجارهای فرهنگی، تجربیات شخصی و پویایی مدیر یا لیدر تیم، موجب می‌شود تا نحوه ابزار نگرانی، بیان نظرات و خواسته‌ها تغییر کند. در این شرایط استفاده از ایده‌هایی مثل نظرسنجی ناشناس یا ارسال ایمیل ناشناس کمک می‌کند تا اعضای تیم راحت‌تر نظراتشان را با شما درمیان گذاشته و برای تغییر جمعی موقعیت خوبی ایجاد کنند. با این تکنیک نانوشته‌ها جمع آوری می‌شود و یک گزارش واقعی در اختیار اعضای ارشد و لیدرها قرار می‌گیرد. ایجاد امنیت روانی برای اعضای تیم، امکان فراهم کردن موقعیت مناسبی جهت تبادل اطلاعات، گفتگوی اثربخش و خلق حس ارزشمندی در آن‌ها را ایجاد می‌کند. یادتان باشد که هدف، تحمیل صراحت صحبت کردن در خصوص مشکلات نیست، بلکه کشف واقعیت‌هایی است که در لایه احترام و چارچوب‌های شخصی و سازمانی قرار گرفته‌اند و بیان نمی‌شوند. فقط در این صورت است که می‌توانید به دلایل اصلی بی انگیزه شدن تیم یا تغییر اهداف‌شان بپردازید و گامی در جهت نوسازی تیم بردارید.

برای مثال:

یکی از لیدرهای فعال در شرکت تخصصی اروپایی که در حوزه فناوری فعالیت می‌کرد، بی‌انگیزگی اعضای تیم را علت عملکرد پایین آن‌ها می‌دانست. اما زمانی که از او درخواصت شد تا کمی عمیق‌تر این موضوع را بررسی کند، نتایج جالبی برای او خودنمایی کرد. یک ارزیابی ناشناس با همان تکنیکی که در بالا اشاره شد، اطلاعات جالبی در اختیار متخصصین قرار داد. علت اصلی مربوط به تغییری بود که در روند و ساختار گزارش‌دهی ایجاد شده بود. این روند موجب شده بود تا بعضی از اعضای تیم حس بی ‌اهمیتی و بی‌ ارزشی را تجربه کنند. چنین حسی به مرور زمان زمینه را برای کاهش مشارکت‌شان در کارها ایجاد کرده بود. زمانی که علت اصلی برای لیدرها و مدیران مجموعه روشن شد، اقدامات هدفمندی جهت بازسازی اعتماد و ارزش‌های ازدست رفته برای اعضای تیم انجام شد.

با استناد به چنین تجربه واقعی، می‌توان گفت هرچند گفتگوهای فردی اهمیت بالایی در تشخیص مشکل دارند اما لازم است تا هرنوع تغییری در ساختار تیم به صورت جمعی رخ دهد. گفتگوهای خصوصی و ایجاد جمع‌های این‌چنینی شکاف عمیقی بین اعضای تیم ایجاد می‌کند. اما ظرفیت سازی تیم برای مواجهه با حقایق به صورت جمعی شانس بالایی ایجاد می‌کند تا همه چیز در چارچوب گروه و تیم تغییر کند.

2. خلق ارتباطات جدید با اعتماد سازی و امنیت روانی

بهتر است بدانید در شرایطی که تیم شما دوره‌ای از تلاطم را گذرانده است، قطعا آسیب‌های شدیدی در اعتماد آن‌ها ایجاد شده. مثلا در یک تجربه واقعی، زمانی که با یکی از رهبران ارشد در شرکت دارویی کار کردیم که تغییر در ترکیب تیم را بی‌اهمیت دانست، تنها شواهدی که برای ما مشخص کرد این بود که فقط یک نفر از اعضای تیم عوض شده و همه چیز دقیقا مثل قبل است! او واقعیت را درنظر نمی‌گرفت که دقیقا همین یک تغییر کوچک و جایگزین شدن آن موجب شده بود تا کل تیم تحت تاثیر قرار گیرند. درواقع رفتار طعنه‌آمیز و تحقیرآمیز فرد جدید تیم زمینه را برای ازبین رفتن امنیت روانی سایر اعضا ایجاد کرده بود. همین تغییر ساده، نارضایتی، بی انگیزگی و کاهش راندمان کاری را رقم زده بود. بازسازی مجدد انگیزه و روند رشد یک تیم، از ایجاد امنیت روانی آغاز می‌شود. فراهم کردن محیطی که امکان احساس امنیت افراد در آن مدنظر قرار گیرد و اشتراک گذاری تجربیات، ایده‌ها و خلاقیت‌ها به راحتی انجام شود، امیدی را برای خلق ارتباطات جدید و اعتماد سازی فراهم می‌کند. در چنین فضایی قطعا امنیت روانی افراد به بهترین شکل ممکن مدنظر قرار می‌گیرد. فراهم کردن فضایی برای بحث و گفت‌و‌گوهای سالم اصلی‌ترین پارامتر در چنین تیمی است. برای شروع لازم است تا اقدامات مهمی را انجام دهید.

·     سعی کنید با رسمیت شناختن آسیب پذیری اعضای تیم، مدیریت‌تان را اعمال کنید. فراهم کردن جلساتی برای بررسی حس و حال اعضای تیم کمک می‌کند تا روند بازسازی را بهتر پیش ببرید.

·     فراهم کردن فضایی که امکان گفتگوی اعضا در آن وجود داشته باشد، یک گام مهم در این ماجرا است. شما می‌توانید در چنین فضایی تجربیات‌تان را به اشتراک گذاشته و نظرات، ایده‌ها و انتقادات هر فرد را در یک فضای امن گوش دهید.

·     ایجاد فضایی که امکان ارائه بازخوردهای سازنده وجود دارد، حس و حال بهتری برای تیم ایجاد خواهد کرد. کافی است فرآیندی ساختاریافته برای بازخورد ایجاد کنید. در چنین فضایی ارائه بازخورد تبدیل به مسئولیت مشترک اعضا است.

3. چشم انداز و اهداف‌تان را تعیین کنید

کمی هوشمندانه این سوالات را از خودتان و اعضای تیم بپرسید: هدف تیم شما چیست؟ آینده برای‌تان چگونه خواهد بود؟ چه چیزی در مججموعه شما در خطر است؟

پاسخ به همین سوالات ساده می‌تواند نقاط روشنی را برای‌تان مشخص کند. تیم‌ها معمولا حول چشم‌اندازهای روشن و الهام‌بخش با یکدیگر متحد می‌شوند. در تمام این تیم‌ها زمانی که تنظیم دوباره و انگیزه سازی شروع می‌شود، خلق چشم انداز و تعیین اهداف و وظایف کمک می‌کند تا بتوانید روند بازطراحی را به اتمام برسانید. این زمان فرصتی را فراهم می‌کند تا اعضای تیم هم راستا با یکدیگر کارشان را آغاز کنند. این که بدانید چه کاری باید انجام شود و نحوه برخورد با مشکلات در راستای اهداف چیست؛ بخش زیادی از مسیر را رفته‌اید. به این ترتیب مشخص می‌کنید چطور به مشکلات واکنش نشان دهید و چه کاری انجام دهید. بسیاری از اوقات لیدرهای هر تیم، تصور می کنند که استراتژی هم نظری در بین اعضای تیم‌شان وجود دارد. اما در واقعیت چنین نیست! در یک مثال واقعی، ما با مدیر مالی یک شرکت تولیدی در آلمان همکاری داشتیم که تلاش زیادی برای تنظیم دوباره یک تیم بی انگیزه می‌کرد. اما چنین تلاشی بی موفقیت آمیز نبود؛ چرا که در مرحله تجسم دوباره و ایجاد چشم‌انداز چندان موفق عمل نشده بود و تیم اصلا در یک راستا حرکت نمی‌کرد.  چشم‌انداز کلی و مسیر استراتژیک رسیدن به هدف‌های هر مجموعه باید شفاف و روشن بیان شود. تعیین اهداف بلند مدت و کوتاه مدت به خوبی می‌تواند شرایط یک مجموعه را تغییر دهد. درواقع با چنین اقدامی می‌توانید اهداف و ارزش‌های تیم را برای سازمان و مشریان مشخص کنید. با چنین اقدامات ساده‌ای، امیدواری و آینده نگری را ایجاد کرده و حس الهام‌بخشی در اعضای تیم خلق خواهید کرد.

4. توافق دوباره برای بازطراحی نقش‌ها و مسئولیت‌ها

چرخه معیوب بی‌انگیزگی در کارکنان نشان دهنده عدم هم‌راستایی ناشی از سردرگمی در مورد نقش‌ها، اولویت‌ها و نحوه کار کردن‌شان در کنار یکدیگر است. در پروسه باز طراحی و تنظیم دوباره یک تیم بی انگیزه، باید عناصر کلیدی در خصوص نقش‌ها، وظایف و جایگاه‌شان به یک جامعیت درست بزند. چیزی که مک‌ کینزی آن را به عنوان "سیستم عملیاتی تیم" تعریف می‌کند، تاثیر شگفت انگیزی در رشد و پیشرفت یک تیم دارد. مشخص کردن نقش‌ها و مسئولیت‌ها بخش بسیار مهم این پروسه است. بنابراین لازم است تا اطمینان حاصل کنید که همه اعضا به خوبی می‌دانند چه انتظاری از آن‌ها وجود دارد و وظایف‌شان نیست. مکتوب کردن این جزییات در کنار مسئولیت ارائه خروجی و نتیجه کمک می‌کند تا همه چیز شفاف باشد. از سوی دیگر، فرآیندهای تصمیم‌گیری در یک تیم بسیار مهم و کلیدی است. شما باید مشخص کنید، چه کسی تصمیم‌گیرنده اصلی است و نظرات سایرین چطور به اجماع برسد. با این اقدام عملکرد تیم بهبود زیادی پیدا می‌کند.

در اقدامی پایانی برای این فاز به سازی تیم، لازم است تا هنجارها و انتظارات تیمی را مشخص کنید. این که هر فرد چه رفتاری باید در فضای کاری داشته باشد، چه سبک همکاری با سایرین ارائه کند، مرزبندی‌های مهمی است که می‌تواند نظم و ترتیب درستی را ایجاد کند. زمانی که در یک پروژه برای بازطراحی نقش‌ها و مسئولیت‌ها با لیدر EMEA (شرکت کالاهای مصرفی سریع‌الانتقال) جلساتی برگزار کردیم، متوجه شدیم که تعداد جلسات بالا در این مجموعه دردسرساز شده است. کثرت جلسات، موجب شده بود تا نیروهای کاری زمانی برای کار واقعی نداشته باشند. باتوجه به این کشف مهم، تصمیم گرفتیم جزییاتی را بررسی کنیم. تعیین این که دقیقا چه کسانی باید در جلسه حضور داشته باشند و چه کسانی می‌توانند صورتجلسه را بعداً دریافت کنند، گام مهمی در این زمینه بود. تعیین شرایط حضور در جلسه، بازنگری قواعد جلسات حضوری و مجازی، طول جلسات، تضمین مشارکت همه کارکنان و زمان برای تحلیل پس از هر جلسه، از اقدامات مهمی بود که این مجموعه را تبدیل به تیمی استاندارد و باکیفیت در حوزه کاری‌شان کرد.

5. انرژی دوباره ایجاد کنید و موفقیت‌ها را ببینید

یکی از دزدهای انرژی در هر مجموعه، عدم توجه به موفقیت کارکنان است. این کار خیلی سریع می‌تواند انگیزه افراد را ازبین برده و حس و حال خوب آن‌ها را برای تلاش بیشتر ازبین ببرد. بنابراین جهت بازسازی یک تیم لازم است تا الگوهای قدیمی را فراموش کنید. این کار کمک می‌کند تا روندی مثبت و تقویت کننده در پیش بگیرید. سعی کنید یک یا دو هدف قابل دست‌یابی برای اعضا مشخص کنید و زمان 30 یا 60 روزه جهت دستیابی به آن درنظر بگیرید. به این ترتیب عملکرد تیم را برای دستیابی به آن دستاوردها تنظیم کنید و موفقیت‌های کوچک اعضا را مشاهده کنید. انرژی تیم حاصل تعاملات روزمره، موفقیت‌ها و شکست‌هایی است که مسیر را مشخص می‌کنند. قطعا برای انگیزه سازی مجدد نیاز دارید تا نسبت به تجددی آیین و عادت‌های مثبت اقدام کنید. مثلا جلسات کوتاه و متمرکزی در بازه زمانی هفتگی یا ماهیانه برگزار کنید و اولویت‌های مدنظر را مشخص کنید. سعی کنید برای موفقیت فردی و جمعی جشن بگیرید و از تشویق‌های مناسب استفاده کنید. کوچینگ فردی و گفت‌وگوهای منظم رهبر تیم با اعضا، می‌تواند متمرکز بر رشد آن‌ها باشد. به این ترتیب مهارت‌های هرکدام از اعضا شکوفا می‌شود. برای مثال تیمی که در زنجیره تأمین با آن‌ها همکاری داشتیم، زمانی را صرف گوش دادن فعال می‌کرد. به این ترتیب بازخورد مثبتی برای اعضا ایجاد می‌شد. چنین عملکردی می‌تواند به تداوم تلاش هرکدام از نیروها کمک کند و روند بهتری برای بهبود فرهنگ تیمی ایجاد کند.

6. تنظیم  دوباره و حفظ شتاب تیمی

بسیاری از افراد تصور می‌کنند که راه اندازی دوباره تیم یا انگیزه سازی مجدد آن، تنها یک اقدام مقطعی است؛ اما واقعیت چنین نیست. راه‌اندازی مجدد یک تیم نیازمند اقدامات روتین و مستمری است که به صورت خطی انجام نمی‌شود. برای حفظ این شتاب و روند رشد دوباره، نیاز دارید تا متناسب با اهداف جدید تیم، پیگیری‌های مداومی ترتیب دهید.  ارائه بازخوردهای کوچک و بزرگ از روند رشد، مسئولیت پذیری اعضا و ارتباط دوسویه و موفق موجب می‌شود تا روند کار همیشه صعودی باشد. اقدام مهم دیگر، ارزیابی مجدد وضعیت و تطبیق مداوم با چیزی است که در حال حاضر می‌تواند بهترین عملکرد را در اعضای تیم ایجاد کند. نقش‌ها، وظایف و نحوه تصمیم گیری در کنار قوانین، از جمله پارامترهای مهمی است که باید برای حفظ شتاب تیم، مکرر ارزیابی شود. برای مثال، زمانی که در هیئت‌ مدیره یک شرکت لجستیکی همکاری داشتیم، متوجه شدیم که اعضای تیم از همکارشاننرااضی بودند و همه مقابل او خودشان را احساس می‌کردند. چنین واقعیتی همه چیز را پیچیده‌تر می‌کرد. تیم به دلیل چنین اختلالی مکرراً یکی از هنجارهای اولیه که در خصوص آن توافق‌شده بود، نادیده می‌گرفت. عدم رعایت نوبت صحبت و تقسیم زمان به شدت می‌توانست شرایط را متشنج کند. تخته‌ای که این قانون ساده را یادآوری می‌کرد به مرور در گوشه‌ای خاک می‌خورد و عملا فراموش شده بود. عدم بازبینی وضعیت و اعمال تغییرات پویا موجب شده بود تا کل تیم وضعیت بدی را تجربه کنند. به همین دلیل از آن‌ها خواستیم تا خودشان را ارزیابی کنند و نمره 1 تا 10 در خصوص رعایت توافق اولیه برای نوبت‌گیری موفق ارائه کنند!

همین تجربه نشان می‌داد که هر سیستم زنده‌ای نیازمند بررسی، توجه، ارزیابی و نوسازی هدفمند است تا مسیر رشد را طی کند. بازبینی قوانین، انگیزه سازی مجدد و تلاش برای باز طراحی نشانه شکست نیست، این کار نمود واقعی رهبری هوشمندانه است. با این تلاش می‌توان انرژی تیمی را تقویت کرد و اعتماد سازی بهتری انجام داد. این کار موجب می‌شود تا کل تیم رد مسیر خوبی قرار گیرد و عملکرد آن پایدارتر باقی بماند.

مطلب پیشنهادی: رهبری انگیزه بخش (Inspirational Leadership) چیست؟ راهنمای جامع