راه های کاهش ریسک (همراه با مثال)
هنگامی که تیمِ تولید، پروژه‌ی جدیدی را آغاز می‌کند، ریسک های ذاتی‌ای وجود دارند که می‌توانند با فرایندهای این پروژه همراه باشند؛ با این حال، برخی از راه ها می‌توانند به کاهش این ریسک ها و همچنین پیش‌بینی عواقب آن‌ها کمک کنند. از این راهکارها می‌توان برای شناسایی، ارزیابی، تشخیص و نظارت بر ریسک ها و پیامدهای همراه آن‌ها استفاده کرد. در این مطلب، پاسخ می‌دهیم کاهش ریسک چیست و همچنین راه های کاهش ریسک و چگونگی استفاده از آن‌ها را بررسی می‌کنیم.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
کاهش ریسک چیست؟
کاهش ریسک به روند برنامهریزی و توسعهی روشها و گزینههای کاهش تهدیدات یا ریسک های مربوط به اهداف پروژه اطلاق میشود.
ممکن است یک تیم پروژه راه های کاهش ریسک را برای شناسایی، نظارت و ارزیابی ریسک ها و عواقب ذاتی تکمیل پروژه‌ای خاص، مانند تولید محصولی جدید، اجرا کند. کاهش ریسک همچنین شامل اقداماتی هستند که برای مقابله با مسائل و تأثیرات این موضوعات درمورد یک پروژه انجام شده‌اند.
راه های کاهش ریسک
کاهش مناسب ریسک شامل شناسایی خطرات احتمالی یک پروژه، مانند تعدیل اعضای تیم، خرابی محصول یا خزش محدوده (scope creep) و سپس برنامه ریزی برای ریسک با اجرای راه هایی برای کمک به کاهش یا متوقف کردن اثرات ریسک است.
از استراتژی‌های زیر می‌توان در برنامهریزی و نظارت بر کاهش ریسک استفاده کرد:
۱. راه های کاهش ریسک: پذیرفتن ریسک
استراتژی پذیرش می‌تواند همکاری بین اعضای تیم برای شناسایی ریسک های احتمالی یک پروژه و تشخیص این‌که آیا عواقب ریسک های شناسایی‌شده قابل‌قبول است یا خیر را در بر بگیرد. علاوه بر شناسایی ریسک ها و عواقب مرتبط، اعضای تیم می‌توانند آسیب‌پذیری‌های احتمالی خطرات را نیز شناسایی کنند.
این استراتژی به طور معمول برای شناسایی و درک ریسک هایی مورد استفاده قرار می‌گیرد که می‌توانند بر تولید یک پروژه تأثیر بگذارند و هدف از آن، کمک به مورد توجه اعضای سازمان قرار گرفتن این ریسک هاست؛ بنابراین، تمام افرادی که در این پروژه کار می‌کنند، درک مشترکی از خطرات و عواقب موجود دارند.
مثال زیر نشان می‌دهد که چگونه می‌توان استراتژی پذیرش را برای ریسک های معمول پیاده‌سازی کرد:
پذیرفتن ریسک های مؤثر بر هزینه: از استراتژی پذیرش می‌توان برای شناسایی ریسک های مؤثر بر هزینه‌ها استفاده کرد؛ به عنوان مثال، ممکن است یک تیم پروژه استراتژی پذیرش را برای شناسایی ریسک های بودجه‌ی پروژه پیاده‌سازی و برنامه‌هایی را برای کاهش ریسک کم آوردن بودجه تنظیم کند، به طوری که همه‌ی اعضای تیم از خطر و عواقب احتمالی آن آگاه شوند.
پذیرفتن ریسک های مؤثر بر زمان‌بندی: استراتژی پذیرش می‌تواند به شناسایی ریسک های احتمالیای کمک کند که بر برنامه‌ریزی‌هایی مانند پیگیری پروژه برای رسیدن به ضرب‌الاجل‌ها تأثیرگذار هستند.
پذیرفتن ریسک های مؤثر بر عملکرد: این نوع ریسک ها می‌تواند شامل مواردی مانند عملکرد تیمی یا عملکرد محصول (نرم‌افزار یا کالای تولیدی) باشد و همچنین می‌تواند به عنوان بخشی از برنامهریزی پروژه شناسایی و پذیرفته شود؛ بنابراین، همه‌ی اعضا از ریسک های بالقوه عملکردی آگاه هستند.
۲. راه های کاهش ریسک: اجتناب از ریسک
استراتژی اجتناب ریسک ها و پیامدهای پذیرفته‌شده و فرض‌شده‌ی یک پروژه و همچنین امکان جلوگیری از آن‌ها را ارائه می‌دهد. برخی از روش‌های اجرای استراتژی اجتناب برنامهریزی برای خطر و سپس برداشتن گام‌هایی برای جلوگیری از آن است؛ به عنوان مثال، یک تیم پروژه برای کاهش ریسک در تولید محصول جدید می‌تواند تصمیم بگیرد که به منظور جلوگیری از ریسک شکست محصول، تست محصولات را قبل از تأیید تولید نهایی انجام دهد.
مثال‌های زیر روش‌های دیگری برای اجرای استراتژی اجتناب هستند:
اجتناب از ریسک‌های مؤثر بر هزینه: اجتناب از مسائل هزینه‌ای از دیگر اقدامات این استراتژی است؛ برای مثال، یک تیم پروژه ممکن است تمام هزینه‌های پیش‌بینی‌شده را شرح دهد و همچنین هزینه‌های احتمالی را حساب کند تا از عواقب کمبود بودجه جلوگیری شود.
اجتناب از ریسک های مؤثر بر زمان‌بندی: اجتناب از پیامدهای برنامهریزی را می‌توان با شناسایی پیشامد مواردی که ممکن است بر زمان‌بندی پروژه تأثیر بگذارند، پیاده‌سازی کنید. مهلت‌های مهم، تاریخ‌های سررسید و تاریخ‌های تحویل نهایی می‌توانند تحت‌تأثیر ریسک هایی مانند خوش‌بینی بیش‌ازحد نسبت به زمان‌بندی یک پروژه قرار بگیرند. استراتژی اجتناب می‌تواند به تیم پروژه کمک کند تا روش‌هایی را برای جلوگیری از تداخل برنامه‌ها برنامهریزی کند؛ مثلا با ایجاد یک برنامه‌ی مدیریت‌شده که زمان‌های مشخصی را برای برنامهریزی، طراحی، آزمایش و بازآزمایی، و ایجاد تغییرات لازم نشان می‌دهد؛ همچنین، می‌توان زمان‌های غیر‌کاری را برنامهریزی کرد؛ بنابراین، می‌توان از خطرات موجود در مدیریت زمان جلوگیری کرد.
اجتناب از ریسک های مؤثر بر عملکرد: کاهش ریسک های عملکردی، مانند منابع ناکافی برای انجام کار، طراحی ناکافی یا ضعف در پویایی گروه، به تیم پروژه اجازه می‌دهد تا راه‌‌حل‌های احتمالیای را برای این نوع موقعیت‌های خطرآفرین، که ممکن است در عملکرد پروژه مشکل ایجاد کنند، شناسایی کنند؛ به عنوان مثال، یک تیم تولیدی می‌تواند مواد بادوام بیش‌تری را برای جلوگیری از خطر خرابی محصول امتحان کند. به طور مشابه، اگر ریسک عملکردی در پویایی تیم پروژه وجود داشته‌باشد، می‌توان مدیریت تیم تعاملی را برای جلوگیری از مشکلات درون‌تیمی پیاده کرد.
۳. راه های کاهش ریسک: کنترل ریسک
اعضای تیم می‌توانند هنگام کاهش ریسک های یک پروژه، استراتژی کنترل را نیز اجرا کنند. این استراتژی با در نظر گرفتن ریسک های شناسایی‌شده و سپس اجرای اقداماتی برای کاهش یا از بین بردن تأثیرات این ریسک ها انجام می‌شوند.
مثال‌های زیر نحوه‌ی اجرای روش‌های کنترل ریسک را نشان می‌دهند:
کنترل ریسک های مؤثر بر هزینه: یک تیم پروژه ممکن است روش‌های کنترل‌گونه‌ای را اجرا کند که می‌توانند مسائل احتمالی با بودجه‌ی پروژه را تشخیص دهند؛ به عنوان مثال، کنترل برای کاهش ریسک می‌تواند شامل تمرکز بر مدیریت، روند تصمیم گیری یا یافتن نقص در بودجه‌ی پروژه قبل از بروز مسائل باشد. این امر همچنین می‌تواند به تیم پروژه درمورد نحوه‌ی واگذاری وجه کمک کند و اگر ریسک کمبود بودجه وجود دارد، تیم می‌تواند این مورد را قبل از وقوع شناسایی کند و برای کنترل آن اقداماتی را، مانند کاهش هزینه‌ها یا حذف منابع پرهزینه، انجام دهد.
کنترل ریسک های مؤثر بر زمان‌بندی: پیامدهای مربوط به برنامهریزی را می‌توان با تنوع بخشیدن به وظایف و زمان لازم برای انجام آن‌ها در تیم پروژه کنترل کرد. روش‌های کنترل می‌توانند شامل پیگیری زمان لازم برای انجام هر کار و تخصیص وظایف خاص به اعضای تیم با توجه به زمان مربوط به هر کار باشند؛ همچنین، تیم پروژه ممکن است استراتژی‌های مدیریت زمان را در نظر بگیرد تا در کنترل هرگونه ریسک و مدیریت ریسک در برنامهریزی پروژه به شما کمک کند.
کنترل ریسک های مؤثر بر عملکرد: اجرای استراتژی‌های کنترل برای ریسک های عملکردی می‌تواند شامل روش‌های هدایت وظایف روزانه‌ی تیم، روش‌های کنترل کیفیت محصولات جدید و اقداماتی برای کنترل مواردی باشد که می‌توانند بر عملکرد کلی پروژه تأثیر بگذارند.
۴. راه های کاهش ریسک: انتقال ریسک
وقتی ریسک ها شناسایی می‌شوند و مورد توجه قرار می‌گیرند، کاهش پیامدها از طریق انتقال می‌تواند استراتژی مناسبی باشد. این استراتژی با انتقال فشار ریسک و عواقب آن به گروهی دیگر عمل می‌کند. این استراتژی می‌تواند ایرادات خاص خود را داشته‌باشد و هنگامی که سازمانی این استراتژی کاهش ریسک را اجرا می‌کند، باید به روشی عمل کند که برای همه‌ی گروه‌های مجموعه قابل‌قبول باشد.
مثال زیر نحوه و زمان استفاده از استراتژی‌های انتقال برای کاهش ریسک را توضیح می‌دهد:
انتقال ریسک های مؤثر بر هزینه: انتقال تبعات مربوط به هزینه می‌تواند شامل پاسخگویی حسابداران و مشاوران مالی در زمینه‌ی مسائل مربوط به بودجه باشد؛ به عنوان مثال، پیامدهای پروژه‌ای که از بودجه‌ی تعیین‌شده عبور کرده‌اند، می‌تواند شامل هزینه‌های تولید و بودجه‌ی مواد بالاتر باشد. اگر مسئولیت آن‌ها به تیم‌های مالی مسئول ردیابی بودجه منتقل شود، در حالی که تیم مالی اقدامات لازم را برای رفع مشکلات هزینه انجام می‌دهد، مدیران تولید و اعضای تیم می‌توانند بر مسئولیت‌های خود تمرکز کنند.
انتقال ریسک های مؤثر بر زمان‌بندی: برخی اوقات، انجام یک پروژه بیش از انتظار طول می‌کشد و گرچه این امر ریسک محسوب میشود، می‌توانید از استراتژی‌های انتقال استفاده کنید تا بار عقب افتادن از برنامه را بر عهده‌ی اعضای تیم مسئول مدیریت زمان بگذارید، نه کل مجموعه. با مسئولیتی که به اعضای تیم مسئول برنامهریزی منتقل میشود، تیم تولید، تیم طراحی یا دیگران می‌توانند بر باقی وظایف خود متمرکز شوند.
انتقال ریسک های مؤثر بر عملکرد: به عنوان مثال، اگر یک تیم تولیدی محصول جدیدی بسازد، اما نتیجه‌ی نهایی نقایصی داشته‌باشد، ممکن است این نقص‌ها مستقیم به دلیل مشکلاتی در فرایند تولید ایجاد نشده، بلکه به سبب مشکلات مربوط به مواد اولیه‌ی خریداری‌شده از توزیع‌کننده‌ی خارجی ایجاد شده‌باشند. ممکن است شرکت تولید‌کننده‌ی محصول تصمیم بگیرد عواقب را بر عهده بگیرد و با استراتژی‌های حل‌وفصل، مانند فراخوانی محصول، پیش رود یا این‌که مسئولیت اوضاع را به توزیع‌کننده‌ی خارجی، که مسئول تهیه‌ی مواد اولیه‌ی محصول است، واگذار کند و از او جبران هزینه‌های مربوط به نقص این محصول را درخواست کند.
۵. راه های کاهش ریسک: نظارت بر ریسک
نظارت بر ریسک ها و پیامدهای پروژه شامل مشاهده و شناسایی هرگونه تغییری است که می‌تواند اثر مخرب ریسک را تحت‌تأثیر قرار دهد. تیم‌های تولیدی ممکن است از این استراتژی به عنوان بخشی از یک برنامه‌ی استاندارد بررسی پروژه استفاده کنند. هزینه، زمان‌بندی و عملکرد یا بهره وری جنبه‌هایی از پروژه هستند که می‌توانند از نظر ریسک هایی که ممکن است هنگام اتمام پروژه ایجاد شوند، کنترل شوند.
مثال زیر روش‌های نظارت و ارزیابی ریسک و عواقبی را که می‌توانند بر تکمیل پروژه تأثیر بگذارند، نشان می‌دهد:
نظارت بر ریسک های مؤثر بر هزینه: یک تیم مالی یا کمیته‌ی بودجه می‌تواند با ایجاد روتین گزارش‌دهی برای ترسیم هزینه‌های شرکت، ریسک های مؤثر بر هزینه را ارزیابی و نظارت کنند. این استراتژی با ممکن ساختن ارزیابی مداوم بودجه و تغییر برنامه‌های هزینه‌ای متناسب با آن برای تیم‌ها عمل می‌کند.
نظارت بر ریسک های مؤثر بر زمان‌بندی: نظارت بر برنامه‌ی زمان‌بندی پروژه می‌تواند شامل به‌روزرسانی هفتگی برای ارزیابی وظایف هریک از اعضای تیم و مدت‌زمان انجام آن برای هر کار باشد؛ سپس تیم می‌تواند هر مسئله‌ای را که می‌تواند به عقب افتادن پروژه از برنامه منجر شود، دوباره ارزیابی و پیگیری کند. نرم‌افزا‌های کامپیوتری، مانند تقویم‌ها و ابزار مدیریت پروژه، می‌توانند به نظارت و ارزیابی مدیریت زمان و برنامه‌ی زمانی پروژه به طور چشم‌گیری کمک کند.
نظارت بر ریسک های مؤثر بر عملکرد: نظارت بر عملکرد محصولات، اعضای تیم و منابعی که برای تکمیل یک پروژه استفاده میشود، همگی نمونه‌هایی از روش‌های نظارت بر عملکرد هستند. ارزیابی و بررسی جنبه‌های مختلف عملکرد یک شرکت می‌تواند به کاهش ریسک های کاهش عملکرد کمک کند و ابزارهایی مانند نرم‌افزار‌های بهبود بازده و تمرکز می‌توانند به ردیابی و ارزیابی فرایندهای عملکرد در پروژه کمک کنند. با برنامهریزی و اجرای ارزیابی‌های منظم عملکرد می‌توان عملکرد کارکنان را کنترل کرد و با آزمایش و بررسی مداوم محصولات، عملکرد آن‌ها کنترل میشود.
همانطور که در این مطلب مطالعه کردید ما راه های کاهش ریسک و چگونگی استفاده از آن‌ها را بررسی کردیم. لطفا نظرات خود را در این باره ما در میان بگذارید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: indeed.com
دیدگاه