چگونه بازخورد مورد نیاز خود را دریافت کنیم؟

درباره نویسنده: کارولین اوهارا (Carolyn O’Hara)  یکی از افراد فعال در حوزه رسانه است که علاوه بر مقاله نویسی در مجله مروری هاروارد، در شرکت های رسانه ای دیگر نیز فعالیت دارد.

 شما به بازخورد نیاز دارید (به طور مفصل این مبحث در مقاله همه آنچه که در مورد بازخورد باید بدانید تشریح شده است) تا یاد بگیرید و رشد کنید، و اگر صرفا منتظر گزارش عملکرد سالیانه خود هستید تا از نحوه کارکرد خود مطلع شوید، به اندازه کافی این یادگیری رخ نخواهد داد. اما میزان ورودی این بازخورد چه مقدار باید باشد؟ و اگر مدیر شما نیز در ارائه توصیه و نکته کم لطفی کند، چگونه می توانید او را به نظر بیشتر ترغیب کنید؟ بهتر است از چه کسی به منظور بهبود خودتان کمک بگیرید؟

کارشناسان چه می گویند

به زعم ادوارد باستیا (Edward Bastia)، مربی و مدرس ارشد در دانشکده کسب و کار استنفورد، دریافت بازخورد «تجربه استرس زایی» محسوب می شود. این همان جنبه ای است که افراد نسبت به درخواست آن تردید پیدا می کنند. اما هر کار را که بیشتر انجام دهید، استرس شروع مکالمه کمتر شده و نظرها را بخوانید. باتیستا در ادامه توضیح می دهد اگر شما در مورد بازخورد هر هفته گفت و گو داشته باشید، غافل گیری شما کمتر شده و فرصت بیشتری برای تغییر رفتار خود پیدا خواهید کرد. خانم شیلا هین (Sheila Heen) نویسنده کتاب «ممنون از بازخورد: علم و هنر دریافت مناسب بازخورد» (Thanks for feedback: The Science and Art of Receiving Feedback well))  به این نکته می افزاید که «این فرآیند (بازخورد متداول) به شاد تر شدن و بهره وری بیشتر شما کمک می کند. افرادی که درخواست بازخورد منفی می دهند، به این معنی که صرفا به دنبال تحسین دیگران نیستند، رضایت بالایی نیز دارند. آنها نسبت به نقش های جدید خود را سریع تطبیق می دهند، عملکرد بالایی دارند و به دیگران نشان می دهند که نسبت به انجام کارهای خود تعهد دارند. در ادامه به نحوه درخواست بازخورد از دیگران به طوری که به ما در بهتر شدن عملکرد کمک کند، اشاره می شود.

خواسته خودتان را از بازخورد بدانید

درمورد بازخورد هایی که دریافت می کنید، فکر کنید. آیا بیشتر تحسین و تمجید شدن را می پسندید؟ یا ارزیابی عملکرد خودتان نسبت به پروژه یا وظیفه خاصی را دوست دارید؟ یا این که به طور کلی در مورد این که چگونه خود را بهتر کنید و یاد بگیرید، هدایت شوید؟  خانم هین می گوید که دانستن این موضوع کمک می کند تا رویکرد خودتان را شکل دهید. نمی توانید پیش مدیر خودتان بروید و بگویید که تمایل دارم بسیار تحسین و تمجید شوم. من می دانم که برای شرکت بسیار ارزش دارم. تنها موضوعی که نمی دانم این است که باید روی چه چیزی کار کنم. و این درحالی است که توصیه در زمینه هایی که می تواند به توسعه شما منجر شود، بسیار مفید واقع می شود. همچنین درخواست بازخورد مثبت نیز بسیار مفید است. باتیستا می گوید که نسبت به این مساله رو در بایستی نداشته باشید که از مدیر خود بخواهید زمانی که پروژه خود را با موفقیت به پایان رسانده اید، عملکرد شما را مورد بازبینی قرار دهد. زیرا این فرصت ایجاد می شود که با او روابط خود را محکم کنید.

در زمان واقعی و مناسب بازخورد بخواهید

اگر می خواهید نسبت به کار و وظیفه ای که انجام داده اید و یا برای بهبود پروژه بعدی خود، دید و بینشی را به دست بیاورید، تاخیر زیادی نداشته باشید. بهتر است هر چه زودتر این کار را بخواهید. باتیستا پیشنهاد می کند که نباید تلاش کنید که در یک گفت و گو همه بازخورد ها داده شود. سعی کنید با تقسیم بندی و تعامل های بیشتر بازخورد بیشتری بگیرید. همچنین ضرورتی ندارد که از پیش به صورت رسمی برنامه ریزی جلسه ای را داشته باشید. هین می گوید که نباید این موضوع را مانند نشستن در جلسه گفت و گوی رسمی تصور کنید. با دسترسی سریع به مدیر، همکاران و یا مشتریان و با تعامل غیر رسمی از آنها بازخورد و توصیه بخواهید. ممکن است پس از جلسه رسمی مدیر از او درخواست کنید یا گفت و گوی دوستانه ای را با مشتری داشته باشید که اخیرا در پروژه آنها نقشی را انجام داده اید.

سوال های خاص و مرتبط را مطرح کنید

بازخورد گرفتن را با این نوع سوالات شروع نکنید. هین می گوید مطرح کردن جمله هایی مانند «امکان دارد به من بازخورد بدهید؟» مناسب نیست. زیرا معمولا پاسخ می تواند منفی باشد و شما یادگیری نیز نداشته باشید. او در عوض توصیه می کند که این گونه بازخورد بخواهید: چگونه می توانم کار خود را بهبود ببخشم. در نتیجه شما مشخص کرده اید که از او راهنمایی می خواهید و حداقل می توانید روی یک جنبه ای کار کنید. همچنین می توانید در موقعیت خاص سوال خود را بپرسید: چه کاری می توانم انجام دهم تا به بهتر شدن جلسه و یا ارائه من منجر شود. (مقاله های ارائه هیجان انگیز با Prezi برای بهبود این مهارت پیشنهاد می شود) همچنین نباید سوالی بپرسید که پاسخ آن صرفا بله و یا خیر باشد. باتیستا می گوید اگر سوال خود را با کلمه های پرسشی مانند چطور و چگونه بپرسید، پاسخ های بیشتری نیز دریافت خواهید کرد. او پیشنهاد می کند که این نوع سوالات را مطرح کنید: فکر می کنید چطور می توانم عملکرد متفاوتی داشته باشم؟

مثال و نمونه بخواهید:

برای دریافت بازخورد مورد نظرتان، ممکن است به مثال های خاص نیاز داشته باشید. هین اشاره می کند که گاهی اوقات فرد مورد نظر به ما می گوید «فکر می کنم شما باید قاطعیت بیشتری داشته باشید و یا باید فعالیت خود را در تیم بیشتر کنید.» این جمله ابهام دارد و ما معمولا آن را برچسب زدن تصور می کنیم. در نتیجه زیاد مفید واقع نمی شود. شما می توانید از او سوال کنید که منظور خود را بیشتر توضیح دهد به عنوان مثال چگونه می توانم قاطعیت بیشتری نسبت به الان داشته باشم؟ برای داشتن قاطعیت بیشتر چه کارهایی را باید انجام دهم؟

به همکاران رجوع کنید

 مدیر شما تنها فرد شایسته برای دادن بازخورد نیست. هین می گوید افرادی که در جلسه همراه شما هستند و یا پروژه و کارهای شما را می خوانند اطلاعاتی دارند که می تواند برای بهبود شما کمک کند. در نتیجه وقتی می خواهید کسی  به شما بازخورد بدهد، صرفا به دنبال چارت سازمانی نباشید. بلکه می توانید جهت ها و افراد دیگر را نیز در نظر بگیرید. برای شروع حلقه بازخورد از همکاران خود شروع کنید. به آنها نیز بازخورد داده، در مورد مشاهدات خودتان نظر بدهید و کارهای خوب شان را تحسین کنید. باتیستا می گوید اگر بازخورد بیشتری بدهید، بازخورد بیشتری نیز دریافت می کنید.

در تیم های مجازی سوال بیشتری بپرسید

برای تیم های مجازی بسیار دشوار خواهد بود که بازخورد منظمی را بگیرند، زیرا فاصله فیزیکی مانع تبادل اطلاعات می شود. باتیستا پیشنهاد می دهد که پس وظیفه شما است که سوال بپرسید و ورودی بیشتری بخواهید. هین توصیه می کند که به جای اتکا بر ایمیل که معمولا نکات مهم فراموش می شود، تماس بگیرید.

اصولی که باید به خاطر داشته باشید

بایدها

• بازخورد مورد نظرتان را بدانید، این که می خواهید هدایت، تحسین و یا نسبت به کاری که انجام داده اید ارزیابی شوید.
• در زمان مناسب بازخورد بخواهید. این کار باعث می شود که حلقه بازخورد مناسبی برای پیشبرد شما ایجاد شود.
• سوالات خاص را که شامل اطلاعات و مثال های مفید باشد، درخواست کنید.

نبایدها

• این که صرفا از مدیر بازخورد بخواهید. به جای این کار از همکاران، کارکنان ارشد و مشتریان نیز نظر بخواهید.
• فکر کنید که برای بازخورد حتما به جلسه رسمی نیاز دارید. به طور خلاصه و به صورت غیر رسمی پس از جلسه حتی در آسانسور و یا هنگام خوردن قهوه بازخورد بخواهید.
• در تیم های مجازی صرفا به ایمیل متکی باشید. به جای این کار تماس بگیرید.

 منبع: Harvard Business Review