چگونه یک شرح شغلی بنویسیم که واقعاً افراد را جذب کند؟
توصیف شغلی یا نوشتن شرح شغل یکی از مهم‌ترین پارامترهایی است که منابع انسانی برای گزینش افراد از آن استفاده می‌کنند. این شرح شغلی به کارفرما کمک زیادی می‌کند تا خیلی راحت و شفاف نیاز واقعی کسب و کار را مشخص کند و افراد واجد شرایط را باری کار به سمت خودش بکشاند. زمانی که شرایط شغلی به درستی و شفافیت شرح داده می‌شود، تصویری واقعی از شغل نشان داده خواهد شد. بدیهی است که افراد جویای کار با درک عمیق همین جزییات درخواست خودشان را اعلام می‌کنند. در سال‌های اخیر، با شدت گرفتن رقابتی که در فضای کسب و کارها وجود دارد، جذب نیروهای باتجربه، با انگیزه، کوشا و خلاق تبدیل به یک چالش جدی شده است. اما خوشبختانه با کمک تکنیک‌های اثبات شده در جذب افراد، می‌توان امیدوار بود که تیم HR بهترین گزینه‌ها را جذب کند.
بر همین اساس توصیف شغلی موفق، می‌تواند به شدت در نتیجه نهایی و انتخاب دخیل باشد. شرخ شغلی صرفاً لیست وظایف نیروی کار نیست؛ این شرح باید ترکیبی از شفافیت، جدیت و جزییات مهم کاری باشد تا افرادی با ارزش مشترک را جذب نماید.
شرح شغلی چیست؟
قبل از هرچیزی باید بررسی کنیم که شرح شغلی چیست؟ چرا این موضوع تا این اندازه برای همه اهمیت پیدا کرده است؟ درواقع باید گفت که شرح شغلی یک توضیحات شفاف، بی مقدمه و کامل از تمام وظایف، مسئولیت‌ها،انتظارات، محدودیت‌ها و شرایط خاصی است که فرد برای کسب یک جایگاه شغلی باید از آن آگاه باشد. شرح شغلی می‌تواند خیلی کامل بیان کند که افراد جهت حضور در محیط کاری مدنظر، باید چه پارامترهایی در خودشان داشته باشند، چه شرایطی را قبول کنند و چگونه جهت ورود به این حوزه خودشان را آماده کنند. با شرح شغلی می‌توان افراد مدنظر و متقاضی برای ورود به یک حوزه را جذب کرد.
حتما بخوانید: شرح شغل (Job Description) چیست و چگونه نوشته می‌شود؟
آیا شرح شغلی همان آگهی شغلی است؟
بسیاری از افراد تصور می‌کنند که شرح شغلی با آگهی شغلی یکسان است. اما بهتر است بدانید که این دو پارامتر از یکدیگر فاصله زیادی دارند و هرکدام در یک راستای مشترک می‌توانند تاثیرگذار باشند. درواقع توصیف یا همان شرح شغلی، در لاتین با نام Job Descriptio شناخته می‌شود. این شرح یک سند رسمی و داخلی است که تمام شرایط، وظایف و مهارت‌های لازم برای ورود به جایگاه شغلی خاص را شرح می‌دهد. اما آگهی شغلی چیزی متفاوت است این توضیحات است. درواقع یک آگهی، نسخه‌ای بازاریابی شده از توصیف شغلی است که با زبان جذاب و روان برای جذب نیرو منتشر می‌شود. در شرح شغل می‌توان کوتاه، مختصر و شفاف از جایگاه شغلی و وضعیت آن آگاه شد. یکسان دانستن شرح شغلی و آگهی شغلی یک اشتباه رایج است که در بسیاری از سازمان‌ها وجود دارد.
اجزای کلیدی توصیف شغلی حرفه‌ای برای جذب افراد
همان‌طور که اشاره شد، برای ایجاد یک توصیف شغلی مناسب، باید پارامترهای مشخصی وجود داشته باشد. توجه به اجزایی که می‌تواند شرح شغلی شما را به شکلی استاندارد ایجاد کند، کمک می‌کند تا یک ساختار خوب برای آن ارائه کنید.
1. انتخاب عنوان شغلی مناسب
برای نوشتن یک شرح شغلی مناسب، باید حتما به عنوان آن توجه کنید. تحت هیچ شرایطی نباید از عناوین تفصیلی، غیر واقعی و شاعرانه استفاده کنید. عنوان شغلی باید دقیقا چیزی باید که در ذهن کارجو نقش می‌بندد. به همین دلیل عنوان شغلی به شدت در جستجو و انتخاب شغل اثرگذار باشد. شما باید برای ایجاد فرصت شغلی مناسب، در انتخاب عنوان کمی خلاق، هوشمند و تاثیرگذار عمل کنید. نوشتن عناوینی غیر از این باعث می‌شود تا کارجو اصلا شانسی برای پیدا کردن شغل در مجموعه شما نداشته باشد.
2. ارائه توضیحات از شرکت، سازمان یا استارتاپ
برای نوشتن یک شرح شغلی مناسب، باید حتما در مورد سازمان، شرکت یا مجموعه مدنظر توضیحاتی را درج کنید. نوشتن توضیحات در خصوص تاریخچه و حوزه فعالیت شرکت کمک می‌کند تا انتخاب دقیق‌تری انجام شود. درج موضوعاتی مثل ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی حاکم بر فضای کار، کمک می‌کند تا فرد انتخاب آگاهانه‌تری داشته باشد و با درک محدودیت‌ها و ارزش‌ها وارد مجموعه شود. یادتان باشد که اشاره هوشمندانه به مزیت رقابتی شما نسبت به سایر کارفرمایان، کمک می کند تا امکان جذب افراد توانا‌تری را داشته باشید. همین جزییات ساده اما کاربردی می‌تواند در نهایت منجر به رشد و پیروزی شما در این رقابت شود.
۳. هدف اصلی شغل را شرح دهید
به عنوان یکی از اجزای مهم در شرح شغلی، باید به مشخص کردن هدف اشاره کرد. برای این کار لازم است تا حداقل یک یا دو جمله بنویسید. مشخص کردن این که چنین جایگاه شغلی در سازمان چه مشکلی را حل می‌کند و فرایند کار را چگونه تسهیل می‌کند، به شما کمک خواهد کرد تا فردی با قابلیت و مشخصات مدنظرتان پیدا کنید.
4. تعیین وظایف و مسئولیت‌ها
زمانی که همه چیز شفاف گفته شود، از میان افراد واجد شرایط تنها آن‌هایی وارد پروسه گزینش می‌شوند که پذیرش وظایف و مسئولیت‌ها را دارا هستند. به همین دلیل استفاده از جملات ساده و دقیق کمک می‌کند که این وظایف کاملا قابل درک باشند. مشخص کردن اولویت بندی‌ها و توجه به اهمیت هرکدام کمک می‌کند تا افراد با آگاهی کافی وارد این حوزه شوند. هرگونه کلی گویی، ارائه توضیحات اجمالی و عدم بازگو کردن جزییات مهم می‌تواند در ساختار این شرح شغلی اختلال ایجاد کند.
۵. توضیح شرایط احراز صلاحیت شغلی
در یک شرح شغلی کامل، باید حتما توضیحاتی در خصوص شرایط احراز صلاحیت ورود به این جایگاه شغلی ارائه شود. معمولا این شرایط به دو شکل مختلف ارائه می‌شود. اولی شرایط الزامی کار است که مرتبط با محدودیت‌های درنظر گرفته شده برای تحصیلات، مهارت‌ها یا مدارک معتبر است. دومی شرایط ترجیحی است که امتیاز و برتری افراد را مشخص می‌کند. این شرایط می‌تواند شامل مهارت‌های نرم شود و از نظر HR شرایط خوبی برای غربالگری ایجاد کند.
6. درج پتانسیل روحی روانی
برای تیم HR هیچ چیزی به اندازه پتانسیل نرم در افراد مختلف نمی‌تواند برتری ایجاد کند. اکثر کارفرماها و متخصصین نیروی انسانی، با درک تفاوت عملکرد افرادی که از نظر روحی روانی بر روی خودشان تسلط دارند، اقدام به انتخاب می‌کنند. مهارت‌های نرم به شدت می‌توانند در مواقع بحرانی و خاص در هر مجموعه نجات دهنده باشند. به همین دلیل با توجه عدم پایداری شرایط جهان، امروزه کارفرماها به همان اندازه که به مهارت‌های فنی اهمیت می‌دهند، مهارت‌های نرم را درنظر می‌گیرند. توانایی حل مسئله، امکان کار تیمی، مدیریت زمان، توانایی تصمیم گیری در شرایط بحرانی و هوش هیجانی، همگی از پارامترهای مهمی هستند که
7. ذکر فرصت‌های رشد و مسیر شغلی
افرادی که درخواست ورود به یک شغل خاص دارند، قطعا برای ایجاد انگیزه نیاز دارند که در خصوص فرصت‌های رشد و امتداد مسیر شغلی اطلاعات بیشتری کسب کنند. تضمین آینده و شرایط خاص آن، کمک زیادی می‌کند تا افراد آگاهانه‌تر وارد یک پروسه گزینش شوند. به همین دلیل در شرح شغلی خوبی که می‌تواند افراد را جذب کند، باید حتما به این جزییات اشاره کنیم. تعیین میزان حقوق و پاداش، بیمه یا انعطاف پذیری کاری برای کار حضوری یا دورکاری از جمله پارامترهای تاثیرگذار در ذهن کارجو است. شرکت‌هایی که امکانات رفت و آمد، ناهار، شرایط تفریحی و ... فراهم می‌کنند، باید در این فضا حتما در خصوص آن اطلاعاتی ارائه کنند.
8. دعوت به واکنش مناسب یا CTA
نوشتن Call To Action یا دعوت به یک واکنش در شرح شغلی، یکی از مهم‌ترین کارهایی است که باید انجام دهید. شما باید برای جلب نظر کارجو و اقدام به ارسال رزومه یا شروع فرایند گزینش، حتما از آن‌ها درخواست کنید تا بعد از خواندن شرح شغلی، اقدام مناسبی انجام دهند. این کار بلافاصله پس از ارائه اطلاعات شغلی، کمک می‌کند تا احتمال شروع همکاری و گزینش بالاتر باشد.
نکات مهم در نوشتن یک شرح شغلی مناسب
نوشتن شرح شغلی درواقع یک فرصت عالی برای جذب کارجو است. شما باید برای نوشتن این جزییات خیلی آگاهانه عمل کنید. اگر برای کسب و کارتان تفاوتی ندارد، تلاش کنید تا زبان بی طرف جنسیتی را رعایت کنید. تحت هیچ شرایط نباید به شکل جنسیتی عمل کنید. شرح شغل شما نباید طولانی و پیوسته باشد. این کار به شدت کارجو را خسته می‌کند و دنبال کردن جزییات آن بسیار مشکل است. بولت بندی کردن و درج تیترهای طبقه بندی شده کمک زیادی می‌کند تا شرح شغلی‌تان خوانا باشد. داشتن صداقت در بیان انتظارات می‌تواند نقطه عطفی برای آغاز کار باشد. یادتان باشد که هرگونه بزرگ نمایی یا پنهان کردن واقعیت، باعث هدر رفت سرمایه و زمان‌تان خواهد شد. جذب افرادی که انتخاب نهایی‌تان نباشند، می‌تواند تیم HR را درگیر گزینش‌های بی هدف کند. نکته پایانی در این زمینه، توصیف جزییات یک شرکت با تمام واقعیت‌هایی است که می‌تواند در انتخاب نهایی افراد تاثیرگذار باشد. شما باید همسو با برند و اهداف کسب و کارتان شرح شغلی را ارائه کنید.
اشتباهات رایج در نوشتن توصیف شغلی که افراد را فراری می‌دهد
شاید جالب باید که بدانید در بعضی مواقع توصیف شغلی نامناسب نه تنها باعث جذب افراد نمی‌شود، بلکه آن‌ها را فراری داده و جایگاه برند را دچار تزلزل می‌کند. از سوی دیگر، استفاده از عناوین مبهم و غیرقابل جست و جو می‌تواند احتمال جذب افراد را کاهش دهد. زمانی که وظایف به صورت کلی و نامفهوم درج شود، قطعا ریسک بروز مشکلات مختلفی وجود دارد و افراد اشتباهی وارد پروسه مصاحبه و گزینش می‌شوند. زمانی که در شرح الزامات از مهارت‌های غیرمنطقی استفاده شود و بیش از حد در خصوص این مهارت‌ها گزینه‌های مختلفی ارائه شود، ریسک عدم جذب افراد وجود دارد. نادیده گرفتن فرهنگ سازمانی برای گزینش می‌تواند باز هم انرژی و سرمایه تیم HR را هدر دهد. رعایت این جزییات کمک زیادی می‌کند تا یک شرح شغلی مناسب ارائه کرده و متناسب با همان جزییات افراد لایقی را جذب کنید.
سوالات متداول
هر چند وقت یکبار باید نسبت به نوشتن شرح شغلی جدید اقدام کنید؟
اگر فرد موردنظر را استخدام نکنید، باید حتما نسبت به بازبینی منظم توصیف شغلی دست به کار شوید. تغییرات باید به طور دقیق در این شرح اعمال شود، بنابراین هر 6 ماه یک بار باید توصیف شغلی را بازبینی کرده و نسبت به تغییرات موجود جزییات آن را بنویسید.
آسان‌ترین راه نوشتن شرح شغلی چیست؟
شما می‌توانید با استفاده از جدیدترین ابزارهای HT و هوش مصنوعی، راحت‌ترین شرح شغلی را استخراج کنید.
چگونه با شرح شغلی مناسب افراد شایسته‌ای را جذب کنید؟
زمانی که شرح شغلی با درنظر گرفتن اصول مشخصی نوشته شده باشد، شانس زیادی دارید تا موفقیت آمیز عمل کنید. تمرکز بر مهارت‌ها و رفتارهای کلیدی که برای آن جایگاه شغلی نیاز دارید، کمک می‌کند تا افراد واجد شرایط را جذب کرده و شانس بالاتری برای رشد داشته باشید. در این شرایط به‌جای تاکید بر روی مدرک تحصیلی و سابقه کاری، تخصص و مهارت‌های مدنظر را بررسی می‌کنید. این کار شانس موفقیت در گزینش و جذب افراد متخصص را افزایش می‌دهد.
از کجا بدانیم واجد شرایط یک شرح شغلی هستیم یا نه؟
بسیاری از افراد پس از مطالعه توصیف شغلی، دقیق نمی‌دانند که واجد شرایط آن هستند یا خیر! درواقع برای درک این ماجرا باید به طول جدی جزییات را بررسی کرد. مشاهده نیازهای کارفرما، جایگاه شغلی و تطابق آن با جایگاه شغلی مدنظر کمک می‌کند تا بتوانید مرحله ابتدایی را موفقیت آمیز بگذرانید. پس از آن لازم است تا مطابق عناوین، الزامات را مطالعه کنید و با دستاوردهای شخصی و تخصصی‌تان تطابق دهید. این کار کمک زیادی می‌کند تا خیلی هوشمندانه جذب یک شغل مناسب شوید.
کلام آخر
توصیف شغلی به عنوان یکی از روش‌های استراتژیک برای جذب نیروی کار شناخته می‌شود. زمانی که در شرح شغلی، هوشمندانه عمل کرده باشید، شانس زیادی در جذب نیروهای باهوش، باتجربه و متخصص وجود دارد. تیم HR به بهترین شکل ممکن می‌تواند در نوشتن شرح شغلی ایده‌های خلاقانه‌ای ارائه کند. اصولی که در بالا به آن اشاره شد، حاصل تجربیات سال‌ها فعالیت تیم کاربوم در این راستا است. ایجاد پلی کارآمد بین نیروی کار و کارفرما بهترین راه برای حفظ کیفیت و سهولت جذب نیروی انسانی باتجربه است.
تجربه شما از نوشتن یک شرح شغلی مناسب چیست؟ نظرتان را بنویسید.
دیدگاه