چطور تیم هیبریدی بسازیم؟ اصول مهم و کاربردی

تحولی عمیق در دنیای کسب و کار ایجاد شده که افراد را از بعد جغرافیایی و محدودیت‌های آن خارج می‌کند. با این تغییرات، اعضای تیم کاری شما محدود به یک فضا نیستند! شما می‌توانید با استفاده از تیم‌های هیبریدی، وضعیت کسب و کارتان را تغییر دهید. تیم هیبریدی به مجموعه افرادی گفته می‌شود که به صورت دورکار و حضوری در دفتر فعالیت می‌کنند. زمانی که تیم شما از هر دو طیف افراد تشکیل شده باشد، هیچ محدودیتی برای استفاده از خلاقیت و دانش نیروی کار در سراسر دنیا وجود ندارد. همین امتیاز مهم موجب شده است تا این روزها تیم‌های هیبریدی بیش از پیش مورد توجه قرار گیرند. استفاده از تیم هیبریدی در محیط کار مزایای مختلفی دارد که می‌توانید از آن استفاده کنید و کسب و کارتان را رشد دهید.یعنی ترکیب اعضایی که برخی در دفتر حضور دارند، برخی دورکار هستند. این مدل توازن بین خلاقیت حضوری و تمرکز دورکاری ایجاد می‌کند، و از سوی دیگر، مزایایی مانند کاهش هزینه‌ها و جذب نیروی متخصص سراسر کشور را فراهم می‌کند .

در این مقاله از کاربوم، قصد داریم به یک بعد جدیدی از دنیای کسب و کار اشاره کنیم و نحوه ساخت تیم هیبریدی، مزایای تیم هیبریدی و معایب آن را بررسی کنیم.

پس همراه ما بمانید.

تیم هیبرید چیست؟

بهتر است بدانید که تیم هیبریدی، به مجموعه‌ای از افراد گفته می‌شود که به ‌صورت دورکار و حضوری در فضای کار فعالیت می‌کنند. در واقع تیم حضوری دقیقا مثل ساختار همیشگی کسب و کارها در محیط شرکت به صورت متمرکز فعالیت می‌کنند.در کنار این افراد تیمی از متخصصین وجود دارد که خارج از مجموعه و به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند. در واقع تیم هیبرید ترکیبی از دورکاری و حضوری است که می‌تواند از مزایای هر دو گروه استفاده کند. افرادی که به صورت دورکار فعالیت می‌کنند، می‌توانند در هر شهر و کشوری که باشند به کارشان ادائه دهند و بعد جغرافیایی عملا برای آن‌ها محدودیتی ایجاد نمی کند. در بعضی مواقع حتی می‌توانند روزهای مشخصی را دورکار و روزهای مشخصی را حاضر در دفترکار بگذرانند و همچنان به صورت یکپارچه و تیمی کار کنند.  برای مدیریت تیم‌های هیبریدی معمولا از ابزارهای مشخصی استفاده می‌شود تا روند انجام کار برای کل مجموعه شفاف باشد. استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه مثل Trello  یا استفاده از اپلیکیشن‌های جلسه آنلاین مثل گوگل میت و زوم می‌تواند بهترین راه برقراری ارتباط موثر بین همکاران باشد.

شاید جالب باشد که بدانید سبک مدیریت کسب و کارها به شکل هیبریدی پس از بحران پاندمی کرونا پر رنگ شد. چرا که استفاده از مزایای این سبک کار مثل افزایش بهره ‌وری، رضایت شغلی، صرفه‌جویی در زمان رفت ‌و آمد، آرامش پرسنل و پتانسیل بالا در جذب افراد خارج از محدودیت جغرافیایی، انگیزه را برای این سبک استخدام بیشتر و بیشتر کرد.

مزایای تیم هیبریدی

آگاهی از مزایای تیم‌های هیبریدی کمک زیادی می‌کند تا انگیزه بالایی در ساخت و ایجاد آن داشته باشید. به همین دلیل مجموعه‌ای از مزایای چنین تیم‌هایی را بررسی می‌کنیم.

·     انعطاف‌پذیری بالا به عنوان یکی از مهم‌ترین مزایای این مدل تیم‌ها ذکر می‌شود. معمولا افرادی که به صورت هیبرید فعالیت می‌کنند، سبک زندگی‌شان انعطاف پذیری بالایی دارد و همین موضوع برای مدیران مجموعه می‌تواند موجب بهبود عملکرد، افزایش بهره‌وری و علاقه شغلی کارکنان شود.

·     کار به شکل هیبریدی برای کارکنان موجب می‌شود تا بالاترین پتانسیل خودشان را برای انجام وظایف اختصاص دهند. در این شرایط کم‌ترین کاهش انرژی در افراد شاهد هستیم و همین موضوع کیفیت کار را افزایش می‌دهد.

·     افزایش تمرکز دستاورد مهم تیم‌های هیبریدی است. بسیاری از افراد با حضور در فضای شخصی خودشان به شکل دورکار تیم حضوری را همراهی می‌کنند و همین موضوع تمرکز بالایی در آن‌ها ایجاد می‌کند.

·     افزایش خلاقیت در تیم حضوری و دورکار یک دستاورد مهم در تیم‌های هیبریدی است. افراد با میل و محدودیت‌های شخصی خودشان جایگاه شغلی مناسبی را انتخاب می‌کنند و بالاترین سطح خلاقیت را در آرامش، امنیت و میل به پیشرفت مجموعه ارائه می‌کنند.

·     کاهش هزینه‌های شرکت با کم شدن نیروهای حضوری، یک دستاورد وسوسه کننده است. در واقع با عدم حضور تمام نیروها در محل کار امکان گسترش فعالیت بدون افزایش مصرف منابع و افزایش هزینه‌ها وجود دارد.

·     در این سبک کار، می‌توان با جذب نیروهای متخصص از سراسر دنیا با جدیدترین اصول، خلاقیت و دستاوردهای شخصی تیم، زمینه را برای ارتقاء مجموعه ایجاد کرد.

·     یکی دیگر از مزیت‌های ساخت تیم هیبریدی، ایجاد تعادل بین کار و زندگی افراد است. این موضوع به بهترین شکل ممکن می‌تواند رضایت‌مندی افراد را افزایش دهد.

 مطلب پیشنهادی: تیم سازی چیست؟ اهمیت، روش‌ها و مزایای آن در محیط کار

معایب تیم هیبریدی

به همان اندازه که مزیت‌های یک سبک کار اهمیت دارد، آگاهی از معایب آن ضروری است. معایب به روشنی می‌تواند ذهن‌تان را برای انتخاب هوشمندانه آماده کند. بی‌عدالتی ادراکی به عنوان یکی از معایب مهم مورد توجه قرار می‌گیرد. چرا که افراد با کار حضوری در مجموعه، بیشتر از افرادی که دورکار فعالیت می‌کنند در چشم مسئولیت پر رنگ هستند. افرادی که دورکاری می‌کنند از اکثر رویدادهای حضوری فاصله دارند و همین موضوع مانع شکل گیری ارتباط انسانی و ایجاد احساسات مثبت در آن‌ها می‌شود. در چنین روندی قطعا احساس جدایی در افراد دورکار کاملا طبیعی است. این افراد حسی از انزوا را تجربه می‌کنند. گاهی نیز ریسک بی مسئولیتی در انجام ماموریت و مسئولیت افراد دورکار وجود دارد. هرچند این معایب بسیار محدود است، اما توجه به آن کاملا ضروری است.

 اصول مهم برای تشکیل تیم هیبریدی

برای تشکیل تیم هیبریدی و کاهش ریسک به هم خوردن سلسله مراتب و روند رو به رشد مجموعه، باید اصول مشخصی را رعایت کنید. این اصول کمک زیادی می‌کند تا بدون دردسر و دغدغه‌های جانبی امکان فراهم کردن محیط کار حرفه‌ای را داشته باشید.

1. مدل کاری را مشخص کنید

طبق تحقیقات انجام شده توسط تیم کاربوم، یکی از مهم‌ترین اصولی که باید برای تشکیل تیم هیبریدی رعایت کنید، تعریف و تعیین دقیق مدل کارکرد افراد است. شما باید یک الگوی مشخص درنظر بگیرید و تمام جزییات را در قرارداد ذکر کنید. در جریان گذاشتن کارمندان و نیروهای حضوری و غیرحضوری از مدل مشخص شده ضروری است. مثلا تعیین کنید فرد X چه روزهایی به مدت چند روز در دفتر حضور دارد یا فرد Y چه ساعاتی از روز ملزم به پیگیری و پاسخگویی کاری است. مشخص کردن جزییاتی مثل نوع پروتکل ارتباطی، نحوه پیگیری و پاسخگویی به شدت اهمیت دارد.

2. تعیین زیرساخت ارتباطی گام اولیه

یادتان باشد که اصل مهم در ایجاد تیم هیبریدی، ایجاد زیرساخت مناسب است. شما باید بدانید ارتباط آسان با افراد دورکار به شدت مهم است. هرچه زیرساخت مجموعه برای برقراری ارتباط و مدیریت پروژه‌ها قوی باشد، شانس بیشتری برای موفقیت وجود دارد. به همین دلیل لازم است تا هوشمندانه آموزش استفاده از تمام نرم افزارها و اپلیکیشن‌های لازم را ارائه کنید و برای مدیریت پروژه یا برقراری ارتباط پروتکل مشخصی را تعیین کنید.

3. تغییر رویه مدیریت کارکنان ضروری است

اگر مدیریت به سبک گذشته اعمال شود، قطعا با چالش‌های جدی مواجه خواهید شد. به همین دلیل لازم است تا نگاهی اصولی به مدیریت وجود داشته باشد. از آنجا که بسیاری از افراد در تیم هیبرید به صورت غیرحضوری فعالیت می‌کنند، نظارت مستقیم بر روی آن‌ها وجود ندارد. همین موضوع ریسک آسیب به اهداف سازمان را افزایش می‌دهد. به همین دلیل در چنین شرایطی باید حتما تغییر رویه مدیریت را اعمال کنید. مدیریت هدف محور کمک زیادی می‌کند تا بتوانید از کل مجموعه به شکلی یکسان بازخورد دریافت کنید. ارزیابی عملکرد براساس خروجی و نتایج قابل ارائه کمک زیادی می‌کند تا بتوانید با خیال آسوده تیم قدرتمندی بسازید.

4. تقویت حس تعلق اولویت است

براساس بررسی‌های انجام شده، افرادی که به صورت دورکار فعالیت می‌کنند، به مرور زمان حس تعلق‌شان را ازدست می‌دهند. ایجاد ساز و کاری که امکان حضور ماهانه، فصلی و سالیانه نیروهای دورکار در مجموعه را مشخص کند، به شدت اهمیت دارد. این حضور نه تنها در جلسات کاری، بلکه در گردهمایی‌های هدفمند بازی محور، سرگرم کننده یا گفت و گو محور تعریف می‌شود. تجربه مدیران موفق نشان می‌دهد که مدیریت با چنین روش‌هایی می‌تواند کارکنانی مسئول و دلسوز تربیت کند.

5. تقویت ارتباطات حرفه‌ای و آموزشی اهمیت دارد

در فضای کاری هیبریدی، باید حتما ارتباطات حرفه‌ای و آموزش در اولویت قرار گیرد. ایجاد ارتباطی که افراد به صورت سلسله مراتبی دانش خودشان را از بالادستی‌ها به روز رسانی کنند، کمک می‌کند تا یک پیشرفت جمعی ایجاد شود. برگزاری جلسات آموزشی برای بهبود دانش نیروهای مختلف کمک زیادی می‌کند تا بتوانید رشد خوبی تجربه کنید.

6. بازخورد گیری مرتب انجام دهید

برای پویایی یک تیم هیبریدی، باید حتما روند بازخوردگیری هوشمندانه‌ای ترتیب دهید. نظرسنجی‌های منظم از کارکنان و چک لیست هفتگی و ماهانه کمک زیادی می‌کند تا بتوانید تیمی منسجم داشته باشید. دریافت بازخورد از کارکنان به بهترین شکل ممکن می‌تواند شانس رشد و پیشرفت مجموعه را افزایش دهد.

کدام برندها تیم هیبریدی موفق ساخته‌اند؟

شناخت برندهای مشهوری که تیم هیبریدی موفقی ساخته باشند، کمک زیادی می‌کند تا اعتمادتان به این سبک کار افزایش پیدا کند. ساخت تیم هیبریدی یک سبک کاری بسیار جذاب است که می‌تواند محدودیت‌ها را حذف کرده و زمینه را برای رشد فراهم کند. مجموعه  Zillow با درک اهمیت تشکیل تیم هیبریدی اقدام به حذف دفاتر اضافی خود کرد. این مجموعه به مرور نحوه برگزاری جلسات را فصلی و سه روزه تعریف کرد و بسیاری از کارمندان حضوری را تبدیل به دورکاری کرد. همین روند در توئیتر اجرا شد. احتمالا برای‌تان جالب است که بدانید اولویت قرار دادن شعال Remote Firts موجب شد تا محل تجمع کارکنان این برند شناخته شده در شبکه‌های اجتماعی منحل شد. کارکنار به مرور دورکاری را به عنوان عملکرد اصلی‌شان انتخاب کردند و ارتباطات کاملا به شکلی دیجیتالی ادامه پیدا کرد. به استناد همین موارد می‌توان مدعی شد که تبدیل عملکرد شرکت به شکل دورکاری و تشکیل تیم هیبریدی اگر اصولی انجام شود، زمینه رشد و ارتقاء وضعیت کسب و کار را به همراه دارد.

نکات حیاتی در تیم سازی هیبریدی

اگر تیم هیبرید در مجموعه شما وجود دارد، حتما نیاز دارید که قوانین مشخصی برای آن تدوین کنید. در این قوانین مدنظر قرار دادن افرادی که دورکار فعالیت می‌کنند بسیار ضروری است. این نکات طلایی به خوبی می‌تواند روند تیم سازی را برای‌تان موفق‌تر جلو ببرد.

·     اعتماد: یکی از نکات مهمی که به شما امکان می‌دهد تا امکان ایجاد تیم حرفه‌ای داشته باشید، اعتماد است. هرچند مدیریت تیم هیبرید با نحوه مدیریت حضوری کارکنان متفاوت است؛ اما باید حتما اعتماد سازی را جدی بگیرید. سنجش نتایج بهترین راه اعتماد در طول مسیر کاری است.

·     عدالت کاری: درک نکته مهم در این خصوص اهمیت عدالت کاری است. شما باید برای افراد دورکار به اندازه افراد حاضر در محل کارشان ارزش قائل شوید. درنظر گرفتن عدالت کاری و حق رای برای این افراد ضروری است. بر همین اساس نیاز دارید تا افراد دورکار را در جلسات به شکل آنلاین داشته باشید. در بعضی جلسه‌ها ضبط ویدئوی آن می‌تواند ذهنیت کارمندان دورکار را برای آگاهی به روز نگه‌دارد.

·     ساعت مشترک: اگر نیروهای دورکار با نیروهای حضوری کار مستقیم داشته باشند، باید حتما در قوانین مجموعه ساعت مشترک لحاظ کرد. به این ترتیب ساعت شناور برای نیروهای دورکار گزینه مناسبی نیست و باید حتما جهت برقراری ارتباط مستقیم، تلاش کنید تا ساعت مشترکی را مشخص نمایید.

·     نظر سنجی: شما باید وضعیت مجموعه را طوری مدیریت کنید که امکان پرس و جو و بررسی نظر تمام افراد به یک اندازه وجود داشته باشد. امکان نقد، پیشنهاد، بازخورد مثبت یا منفی همگی برای رشد یک مجموعه ضروری است. متخصصین این حوزه می‌توانند هوشمندانه این نظرات را دریافت و ارزیابی موثری در آن داشته باشند.

·     پویایی: برای موفقیت یک مجموعه ضروری است. زمانی که مدیریت و استخدام را باتوجه به ساخت تیم‌های هیبریدی تنظیم می‌کنید، قطعا سبک مدیریت مدرن می‌شود. درنظر گرفتن پویایی در این شرایط به شدت اهمیت دارد. وضع قوانین باید با توجه به شرایط انجام شود. تغییر در این قوانین متناسب با شرایط ضروری است.

کلام آخر

اگر برای تیم سازی هیبریدی هنوز تصمیم نگرفته‌اید، با مطالعه مزایای متعدد این سبک تیم سازی در مجموعه‌های مختلف می‌توانید تصمیم بگیرید. تیم هیبریدی اگر به شکلی اصولی تشکیل شود و قوانین و اصول مشخصی برای آن رعایت گردد، شانس بالایی برای موفقیت دارد. نکات مهم کمک‌تان می‌کند تا بتوانید تصمیم بگیرید و بدون تجربه شکست راه‌تان را پیش ببرید. پس از بررسی برندهای مطرحی که تجربه تیم هیبریدی دارند، توصیه‌های کاربوم را مطالعه کرده و دست به کار شوید.