۴ باید و نباید برای مدیریت و هماهنگی تیم های چند تخصصه
جسیکا ویشهارت، متخصص آموزش و نوآوری در ریتم سیستمز (Rhythm Systems)، می‌گوید: «در پروژه‌های چند تخصصه‌ی زیادی شرکت داشته‌ام که به پیشرفت سازمان کمک بسیاری کرده‌اند. اگرچه برقراری تعادل بین این اولویت‌های توسعه و کار روزانه کمی چالش‌برانگیز بود، این پروژه‌ها معمولا نتایج شگفت‌انگیزی به همراه داشتند و روابط من با همکارانم را در بخش‌های دیگر عمیق‌تر کردند. من آن‌ها را راهی برای به‌چالش‌کشیدن خود، بهبود مهارت‌های کنونی و رشد در حیطه‌های جدید می‌دانستم. وقتی نتایج مطالعه بهنام تبریزی را در نشریه کسب‌و‌کار هاروارد (Harvard Business Review) خواندم، بسیار تعجب کردم؛ زیرا تجربیات من درباره کار در تیم های چند تخصصه بسیار مثبت بود؛ طبق مطالعه او، ۷۵٪ تیم های چند تخصصه ناکارآمد بودند».
بر اساس تحقیقات تبریزی، اگر می‌خواهید تیم های چند تخصصه را به‌خوبی مدیریت کنید، باید از موقعیت‌های خاصی دوری کنید. همکاری چندتخصصی، به انواع بهتری از مدیریت‌های پروژه برای حفظ هماهنگی و تمرکز روی اهداف مشترک در تیم نیاز دارد. وظیفه شما تشکیل تیمی است که بتواند کار را به انجام برساند، نه انتخاب گروهی از افراد که از طرف منابع انسانی به شما پیشنهاد شده‌اند.
در ادامه‌ی مطلب، نکاتی بیان کردیم که به شما کمک کنیم تیم های چند تخصصه را به‌خوبی هماهنگ و مدیریت کنید تا بتوانید از تخصص‌های این افراد، نهایت بهره را در موفقیت، نوسازی و احیای سازمان ببرید.
در اینجا هدف، گرد‌هم‌آوردن افرادی از حوزه‌های کارکردی مختلف است که همکاری بین آن‌ها باعث افزایش سرعت حل مسئله برای افزودن سریع‌تر نوآوری به بازار شود؛ این کار، مدت‌زمان هر سیکل را کاهش می‌دهد و به نتیجه نهایی کمک می‌کند. در هریک از بخش‌های مختلف سازمان، افرادی با عملکرد بالا وجود دارند و ساخت تیم های چند تخصصه، بالفعل‌شدن بهترین‌ها را در همه بخش‌ها در پی دارد . کار در راستای هدفی مشترک، یکی از مزایای اصلی همکاری در تیم های چند تخصصه است.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
نبایدهای هماهنگ‌کردن تیم های چند تخصصه
- نداشتن رویکردی سیستمایک: برای موفقیت در این کار، فرهنگ سازمانی شما باید از آن حمایت کند. نبود نظارت روشن، جواب‌گویی ضعیف، اهداف نامشخص و عدم حمایت از تیم های چند تخصصه در سازمان، موفقیت این تیم‌ها را تقریبا غیرممکن می‌کنند. هر پروژه‌ای چالش‌های خود را دارد و باید به‌اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشید تا بتوانید موفق شوید؛
- عملکرد جدا از هم دپارتمان‌ها در سازمان: اگر چند نفر را دور هم جمع کنید که خصومتی اساسی با هم دارند یا معتقدند که نمی‌توانند به‌خوبی با هم کار کنند، قطعا باعث تحقق حرف آن‌ها خواهید شد. اگر باور داشته باشید که مهندسان و نوآوران نمی‌توانند به‌خوبی با هم کار کنند، این نگرش در سطح تیم های چند تخصصه پخش می‌شود و موفقیت پروژه را به خطر می‌اندازد؛
- پروژه‌های جانبی: بسیاری از پروژه‌های چندتخصصی شکست می‌خورند، زیرا نگرش اعضای تیم به کار، نوعی «اعتبار اضافی» است؛ یعنی وقتی باید آن کار را انجام دهند که وقت اضافی داشته باشند. اگر پروژه را در برنامه سه‌ماهه سازمان قرار ندهید و هر هفته آن را پیگیری نکنید، به سرانجام نخواهد رسید. از برنامه‌های دقیق و جزئی برای هماهنگی تیم استفاده کنید؛
- انعطاف‌ناپذیری: در رابطه با این تیم‌ها خیلی مقرراتی عمل نکنید. منحل‌شدن این تیم‌ها یا تغییر اعضا در طول جلسات، نباید شما را نگران کند. هر پروژه باید به‌تکرار ارزیابی شود؛ باید مثل هر برنامه استراتژیک ۳ تا ۵ ساله‌ای که روی آن کار می‌کنید، فرضیات خود را بیازمایید، اصلاحات لازم را انجام دهید و مطمئن شوید که پروژه با اهداف دیگر کسب‌و‌کارتان هماهنگ بماند.
همچنین تحقیقات تبریزی، شرایط خاصی را برای موفقیت تیم های چند تخصصه ذکر کرده‌اند:
بایدهای هماهنگ‌کردن تیم های چند تخصصه
- کسب حمایت از تیم اجرایی: تبریزی دریافت که تیم های چند تخصصه موفق، توسط تیم های چند تخصصه اجرایی سطح بالا نظارت می‌شوند یا مدیر اجرایی زبردستی دارند. اکثر تیم های چند تخصصه، عضوی از بخش اجرایی دارند که نماینده و حامی آن‌ها در جلسات هفتگی تنظیم‌شده طبق برنامه‌های سه‌ماهه سازمان است. شما باید در هر زمان ممکن، به‌صورت حضوری با هم ملاقات کنید و در صورت نبود امکان، ارتباط خود را از طریق ویدئو‌کنفرانس با همه اعضا حفظ کنید؛
- مشخص‌کردن فرد مسئول: تبریزی معتقد است که هر پروژه‌ای باید یک رهبر سراسری مسئول داشته باشد. وقتی مسئولیت موفقیت پروژه، به‌طور کامل بر گردن یک نفر باشد، با وجود مشارکت‌ها و مسئولیت‌های اعضای دیگر تیم در مراحل مختلف پروژه، اجرای پروژه موفقیت‌آمیز خواهد بود. رهبر مناسب را انتخاب کنید؛ فردی که بتواند اعضای تیم را طوری مدیریت کند که هریک مسئولیت وظایف خود را بپذیرند؛
- با آگاهی از هدف، کار را شروع کنید: همه اعضای تیم، حتی قبل از اینکه پروژه شروع شود، باید از هدف، منابع در دسترس و ضرب‌الاجل‌ها آگاه باشند. بیشتر پروژه‌های چندتخصصی با نوشتن بیانیه هدف آغاز می‌شود. شما می‌توانید پروژه‌ها را در نرم‌افزار ریتم (Rhythm) قرار دهید و برای آن مسئول، موعد سررسید و معیارهای موفقیت قرمز- زرد- سبز مشخص کنید؛ این کار هر‌گونه ابهام را درمورد کارهایی که باید انجام شوند و زمان اجرای آن‌ها برطرف می‌کند؛
- کار را در برنامه خود بگنجانید: اگر واقعا می‌خواهید موفق شوید، باید همه جنبه‌های پروژه و کار چندتخصصی را در برنامه سه‌ماهه خود پوشش دهید؛ حتی اگر به‌معنی «نه گفتن» به پروژه‌های دیگر تیم باشد. اگر مدیر اجرایی هستید، می‌توانید کارهای چندتخصصی را در کارت‌های امتیاز اعضای تیم خود و محاسبات پاداش اعضا دخیل کنید تا آن‌ها به پروژه چندتخصصی، به چشم بخشی از شغل خود، نه نوعی کار اضافی نگاه کنند.
اگرچه برقراری فرهنگ و شرایط لازم برای موفقیت تیم چندتخصصی کار زیادی می‌طلبد، اما ارزش تلاش شما را دارد. سعی کنید به‌خصوص در توسعه محصول، از تیم های چند تخصصه استفاده کنید تا همه جنبه‌های تجربه مصرف‌کننده را در نظر بگیرید. از دیدگاه تبریزی، وقتی این تیم‌ها فعالیت کنند، سازمان در نهایت موفق‌تر خواهد شد. این تیم‌ها می‌توانند سرعت ورود نوآوری‌ها به بازار را افزایش دهند و به سازمان امکان نوسازی و احیا بدهند. استفاده از ابزارهای همکاری، تنها بخشی از راه‌حل است. شما باید سیستمی را بسازید که با استفاده از آن، بهترین بهره را از مجموعه مهارت‌های خاص اعضای تیم ببرید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: rhythmsystems.com
دیدگاه