ارتباطات تجاری چیست و شامل چه بخش‌های است؟
پیام، هدف و مخاطب نهایی کسبوکار نحوه و زمان ارتباط را تعیین می‌کند. کسب‌وکارها ابزارهای متنوعی برای ارتباط با مشتریان دارند. درک سطوح استراتژیک در ارتباطات تجاری می‌تواند در درک منابع موردنیاز و چگونگی به‌کارگیری آن‌ها کمک‌کننده باشد.
بهبود روش برقراری ارتباط کسب‌وکارها برای مصرف‌کننده، مدیریت برندینگ و کارمندان آن مفید است. در این مطلب، به ارتباطات تجاری، ابزارهای رایج و بخش‌های مختلف آن می‌پردازیم.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
ارتباطات تجاری چیست؟
ارتباطات تجاری تمام روابطی را شامل می‌شود که یک سازمان با هدف بهبود جایگاه در بازار با مشتریان و مخاطبان خود برقرار می‌کند.
به عبارتی، این ارتباط صدای برند کسبوکار است و در قالب فراهم کردن تقاضا توسط کارمندانی که نماینده‌ی شرکت هستند، ارائه می‌شود. در شرایط دیگر، ممکن است ارتباطات تجاری یک‌طرفه باشد؛ برای مثال، تبلیغات را می‌توان در نظر گرفت. در واقع، تبلیغات با این هدف منتشر نمی‌شوند که افرادی با آن‌ها ارتباط برقرار کنند.
اطمینان از برقراری ارتباطات کافی در کسبوکار به معنای کارایی بالای آن برند است. زمان صرف‌شده در ارتباطات تجاری در بیش‌تر موارد نتایج مشخصی را در هر شاخه از ارتباطات ارائه می‌دهد. پیشبرد کسب‌وکارهای بین‌المللی و همچنین استفاده از منابع کسب‌وکارها از طریق ارتباطات امکان‌پذیر می‌شود.
موقعیت مکانی هر ارتباط، رسمیت آن را تعریف می‌کند؛ در عین حال، ارتباطات عادی به قوانین حقوقی نیاز ندارد. به طور کلی، می‌توان با مشخص کردن موارد زیر فرایندهای کسبوکار را بهبود بخشید:
- معیارها: اندازه‌گیری میزان مخاطب به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا درمورد نحوه‌ی صحبت با گروه‌های بزرگ، استراتژی‌ای را تعیین کنند.
- روش: استفاده از کانال‌های ارتباطی ریموت یا مستقیم، اهمیت پیام و تکنولوژی لازم برای آن را نشان می‌دهد.
- مدیریت: حفظ سازمان مستلزم این است که سیستم ارتباطی‌ای را ایجاد کنید تا مراحل و روال‌های واحد را به طور خلاصه بیان کند.
- استراتژی: جداسازی ارتباطات بخش‌های مختلف کسبوکار می‌تواند اقدامی ضروری برای حفظ فضای رقابتی در هر ارتباط خاصی باشد.
ابزارهای رایج ارتباطات تجاری
برقراری ارتباط و صحبت کردن به صورت مستقیم با اشخاص نیز جزء ارتباطات تجاری محسوب می‌شوند، اما بهره وری مدرن هر شرکتی به استفاده از ابزارهای راه دور، مکتوب و عمومی بستگی دارد. مجموعه‌داده‌ها در حال شکل‌دهی به دنیای کسبوکار هستند.
این داده‌ها مجموعه‌ی کاملی از ابزارها را ارائه می‌دهند که در کنار ابزارهای سنتی استفاده می‌شوند. مراجعه به دفاتر اجرایی یا سؤال حضوری از کارمندان هنوز هم جزء روش‌های مؤثر صحبت کردن با مخاطب محسوب می‌شود. هنگامی که فردی به عنوان نماینده‌ی کسبوکار از طرف سازمان با مشتریان ارتباط برقرار می‌کند.
برخی از مهم‌ترین تکنولوژی‌هایی که با آن‌ها درگیر می‌شود، عبارت‌اند از:
- ایمیل که بر اساس استراتژی‌ها مختلفی کار می‌کند؛ بنابراین، برقراری ارتباط با خریداران و فروشندگان یا اجرای کمپین‌های پیشرفته برای پیشروی در تولید می‌توانند مثال‌های مناسبی از ارتباطات تجاری از طریق ایمیل باشند.
- کنفرانس‌های آنلاین که کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا ارتباطات داخلی خود را در حوزه‌ی اشتغال بسیار وسیع‌تری گسترش دهند.
- محتوای مربوط به انتشارات شرکت که در قالب مقالات و پُست‌ها با مخاطبانشان ارتباط برقرار می‌کنند.
- فعالان بازار کار اغلب می‌توانند از طریق نظرسنجی، پُست وبلاگی و پیشخوان‌های کمک به سرویس‌دهی مشتریان، به ارتباطات تجاری کمک کنند.
بخش‌های مختلف ارتباطات تجاری
انواع مختلف ارتباطات تجاری، امکانی را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا از روش‌های بهبود کانال‌های ارتباطی خود آگاه شوند. به طور کلی، هدف هر کسب‌وکاری هدایت بازار خودش است، اما ارزش اصلی بهبود ارتباطات آن به مهارت‌های برقراری ارتباط مربوط می‌شود؛ به عبارت دیگر، کسب‌وکارها نه‌تنها می‌خواهند به روشی عالی با مخاطب ارتباط برقرار کنند، بلکه این برند باید به ابزارهای مورداستفاده برای ارتباط با مخاطبانش نیز تسلط داشته‌باشد.
در ادامه، نگاهی به حوزه‌های اصلی ارتباطات تجاری می‌اندازیم:
مدیریت
مدیریت بهترین گزینه برای کانال ارتباطات تجاری محسوب می‌شود که برای سازمان بهینه شده‌است. درک تحولات کسبوکار در لحظه می‌تواند امکان مدیریت برای هدایت تیم‌های آن‌ها را به طور مناسب فراهم کند؛ همچنین، سازمان‌دهی نحوه‌ی ارتباط رهبران، گزارش‌دهی و نظارت آن‌ها را بهبود می‌بخشد. درک شرایطی که مدیران می‌بینند، برای تصمیم گیری صاحبان مشاغل بسیار حیاتی است.
- تعیین زمان و تاریخ مشترک برای گفت‌وگوی مدیران می‌تواند به وضوح بیش‌تری درمورد منابعی منجر شود که این رهبران با آن‌ها کار می‌کنند.
- آگاهی از این‌که مدیریت چگونه با مخاطب خود ارتباط برقرار می‌کند، می‌تواند مهارت و تخصص آن‌ها را به حداکثر برساند.
مافوق کارمندان
برخی از آژانس‌ها قبل از استخدام یا آموزش کارمندان، با آن‌ها توافق‌نامه‌ای را برای افشا نکردن اطلاعات کسبوکار امضا می‌کنند؛ زیرا آنچه به کارمندان سپرده می‌شود، ایده‌ها و ارزش‌هایی هستند که برای کسبوکار حائز اهمیت هستند. این موارد ممکن است ارتباطات بین کارمندان و همچنین ارتباطات بین نمایندگان و مصرف‌کننده را در فضای بی‌ثباتی قرار دهد.
هرچه ارتباطات از مدیریت دورتر شود، احتمال بیش‌تری برای تأثیر عوامل خارجی روی تغییر پویایی پیام وجود دارد. شما می‌توانید با ایجاد معیاری خاص برای ارتباطات کارکنان خود بر احتمال سوءتفاهم غلبه کنید. کارمندان انتظار دارند در روندی رسمی با مدیریت ارتباط داشته‌باشند؛ همچنین، آن‌ها می‌خواهند ابزار ارتباطی خود را داشته‌باشند تا از این طریق سخنان و شکایات خود را بیان کنند.
- گفت‌وگوهای انجام‌شده بین کارمندان درمورد موضوعاتی مانند محصول، مدیریت و دیدگاه‌های مصرف‌کننده را در نظر بگیرید.
- درک کنید که کنترل تصویر برند در تمام بخش‌ها از سیستم ارتباطی پیچیده‌ای ناشی می‌شود که کارمندان باید برای آن آموزش ببینند.
روابط همکاران
هنگامی که کسب‌وکارها سیستمی را برای ارتباط با کارمندان خود ایجاد می‌کنند، باید پارامترهایی را برای نحوه‌ی صحبت کارمندان با یک‌دیگر در نظر بگیرند. هدف صاحبان کسبوکار بهبود بهره‌وری نیروی کارشان است. آن‌ها می‌توانند با این مراحل شروع کنند:
- روش‌های اندازه‌گیری کیفیت ارتباطات کارمندان را بیابند؛
- مشوق‌هایی را برای دستیابی به استانداردهای بالاتر در ارتباطات تجاری فراهم کنند.
مصرف‌کننده و برند
مصرف‌کنندگان احتمالا با کارمندان فروش ارتباط خواهند داشت، اما محتوا، مضمون یا نتیجه‌ی ارتباط با مشتری توسط مدیریت تنظیم می‌شوند. این فرایندهای ارتباطی اغلب به طور مستقیم با فروش، بازاریابی و تبلیغات سروکار دارند. شرکت‌ها میلیاردها دلار برای این جنبه‌ها هزینه می‌کنند؛ با وجود این، کیفیت ارتباطات داخلی عملکرد درست رسانه‌های عمومی را تضمین می‌کند.
ارتباطات عمومی با درک آنچه مشتریان انتظار دارند، مدیریت می‌شود. محصول تولیدی شما معیارهایی را ارائه می‌کند که از طریق آن‌ها با مخاطب ارتباط برقرار می‌کنید؛ برای مثال، نوشیدنی گازدار انرژی‌زا با پسری ۱۴ساله بهتر از زنی ۹۴ساله ارتباط برقرار می‌کند. مخاطبان شما تعیین‌کننده‌ی اصلی پیام عمومی و کانال‌هایی هستند که برای برقراری ارتباط از آن‌ها استفاده می‌کنید. در این ارتباطات عمومی باید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- هر اقدامی که انجام می‌دهید، به پیامی تبدیل می‌شود که عموم مردم بر اساس آن قضاوتتان می‌کنند؛
- آنچه می‌گویید، مهم است و باید نتیجه‌ی زمان صرف‌شده برای آن توسعه‌ی پیامی باشد که روی برندتان باقی می‌ماند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: indeed.com
دیدگاه