استخدام مسئول دفتر مدیرعامل

• پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌ها و فکس‌ها (بیشتر در رابطه با مدیریت)


• برنامه‌ریزی جلسات


• کمک به تهیه گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده


• مدیریت برنامه دفتر مدیرعامل


• مدیریت ارتباط واحد ها و پرسنل با دفتر مدیرعامل


• پیگیری مکاتبات و مصوبات دفتر مدیرعامل


• برنامه ریزی و مدیریت امور مشتریان مرتبط با حوزه مدیرعامل 


• ارائه تحلیل در مورد مسائل مربوط به حوزه خود و..

برخی وظایف اصلی و فرعی مسئول دفتر

• درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های واحد/ شرکت در رابطه با آنها


• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد


• اطلاع از دستور العمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها


• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق


• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه


• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی


• برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر و مافوق و پیگیری جهت تحقق آن


• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده


• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری


• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق


• اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق


• دریافت نامه‌های درون سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان


• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره


• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری


• دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط


• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر


• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه


• پاسخ گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری


• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیر مافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و…)


• ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق


• هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده


• شناسایی تأمین‌کنندگان حمل و نقل، چاپ و…


• درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر


• جمع‌اوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش مورد نیاز مدیر مافوق


• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه


• درخواست خرید کالای مورد نیاز و ارسال آن به مدیر مافوق


• همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی. (طرح‌ریزی بودجه‌ی واحد)


• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه


• ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد


• درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف کردن مطابقت نداشتن‌های بالفعل و بالقوه