استخدام مسئول دفتر

به تلفنها پاسخ دهد وارائه اطلاعات مناسب به تماس گیرندگان و یا تماس را به افراد مناسب منتقل کند.
به بازدید کندگان یا تماس گیرندگان خوش آمدگویی کند و به درخواست آنها رسیدگی کند و یا با توجه به نیاز آنها را به سمت افراد مناسب هدایت کند.
ایجاد ، نگهداری و وارد کردن اطلاعات به پایگاه داده ها در سیستم CRM
از رایانه ها برای برنامه های مختلف مانند مدیریت پایگاه داده یا پردازش کلمه استفاده کند
تجهیزات دفتری ، مانند دستگاه های فکس ، دستگاه های کپی یا سیستم های تلفن را به کار گیرد و در صورت خراب شدن تجهیزات ، هماهنگی برای تعمیرات را انجام دهد
سیستم های تشکیل پرونده و الکترونیکی کاغذ یا الکترونیکی ، ضبط اطلاعات ، به روزرسانی مدارک و یا حفظ اسناد مانند سوابق حضور ، مکاتبات یا سایر مواد را تنظیم و مدیریت کند.
سیستم های نامه الکترونیکی را عملیاتی کرده و جریان اطلاعات را در داخل یا سازمان های دیگر هماهنگ کند.
قرار ملاقات ها برای مشتری ، مشتری یا سرپرستان را برنامه ریزی و تأیید کند.
برنامه ریزی و تقویم های رویداد را مدیریت نماید.
نوشتن ، نوشتن و توزیع یادداشت های جلسات ، مکاتبات روتین یا گزارش ها ، از جمله ارائه هزینه های اداری ، گزارش های آماری یا ماهانه.
رعایت فرم های کامل مطابق با رویه شرکت.
یافتن و پیوست کردن پرونده های مناسب به مکاتبات ورودی که به پاسخ نیاز دارند.
با استفاده از منابعی مانند اینترنت ، جستجوهایی را برای یافتن اطلاعات مورد نیاز انجام دهد
نامه های دریافتی یا سایر مطالب را باز کرده ، بخوانید ، مسیریابی و توزیع کند و به نامه های معمول پاسخ دهد.
کارهایی را که دیگران انجام داده اند را بررسی و املا و دستور زبان صحیح را بررسی کند ، اطمینان حاصل کند که خط مشی های قالب شرکت دنبال می شود و تجدید نظر را توصیه کند .
کپی مکاتبات یا سایر مطالب چاپ شده را تهیه کند.
فن آوری های اداری جدید را همانطور که توسعه داده شده و به کار می روند را عملیاتی کند .
آموزش و کمک به کارکنان در زمینه استفاده از کامپیوتر.
سفارش و توزیع لوازم را متناسب به نیاز پرسنل انجام و مدیریت نماید.
مطالب مربوط به کنفرانس یا رویداد ، مانند آگهی یا دعوت نامه را آماده کند.
در صورت لزوم کارکردهای حقوق و دستمزد ، مانند حفظ اطلاعات زمانبندی و پردازش و ارسال حقوق و دستمزد را انجام دهد.
( مدیریت تنخواه ) وجه و حساب های خود را جمع آوری و واریز کند ، وجوهی را از حساب های نقدی برای پرداخت صورتحساب یا فاکتورها بپردازید ، سوابق مربوط به جمع آوری ها و پرداخت ها را حفظ کند و حساب ها را متعادل کند.
برنامه ها یا برنامه های کاری را تعیین کند و کارهای روزانه کارمندان را پیگیری کند.
ارائه خدمات به مشتریان ، مانند قرار دادن سفارش یا اطلاعات مربوط به حساب های شرکت .
بررسی ها و نامه های پستی را آماده کند.
برگزاری کنفرانس ، نشست ، یا رزرواسیون مسافرتی برای پرسنل دفاتر.
کارمندان را از نظر ( روحی ) تحت نظارت داشته و آموزش و جهت گیری را برای کارمندان جدید ارائه دهد.
پروژه ها اداری را مدیریت کند یا به کارهای کمیته یا تیم کمک کند.
همایش ها ، جلسات یا برنامه های ویژه ، مانند ناهار یا مراسم فارغ التحصیلی را هماهنگ کند
خبرنامه نامه ، مطالب تبلیغاتی یا سایر اطلاعات را وارد کند.
دیکته کردن را به صورت کوتاه یا با دستگاه انجام دهد و اطلاعات را رونویسی کند.
وب سایت های شرکت داخلی یا خارجی را توسعه یا نگهداری کند.
پذیرایی از مهمانان مدیریت را کند