شرح وظایف مسئول دفتر و هماهنگی امور شرکت
شرکت کیهان تجارت پارس پاسارگاد
عنوان شغلی
مسئول دفتر و هماهنگی امور شرکت
مقام مافوق
مدیرعامل
هدف شغل
برنامهریزی، هماهنگی، ثبت و پیگیری امور اداری و اجرایی کل شرکت و ایجاد ارتباط منظم میان مدیرعامل، مدیران، واحدهای مختلف، کارکنان، مشتریان، تأمینکنندگان و مراجع بیرونی تا اطمینان حاصل شود که درخواستها، دستورات و تعهدات شرکت در زمان مقرر انجام میشوند.
مسئول دفتر، مسئول انجام مستقیم وظایف تخصصی واحدها نیست؛ بلکه وظیفه دارد موضوعات را ثبت، به مسئول مربوط ارجاع، زمانبندی و تا حصول نتیجه پیگیری کند.
وظایف و مسئولیتها
۱. هماهنگی امور کل شرکت
- دریافت و ثبت درخواستها، موضوعات و امور جاری تمام واحدهای شرکت
- ارجاع هر موضوع به مدیر یا کارشناس مسئول
- پیگیری امور محولشده تا زمان انجام کامل
- ایجاد هماهنگی میان واحدهای بازرگانی، صادرات، فروش، مالی، اداری، منابع انسانی، تحقیق و توسعه، تولید و سایر بخشها
- جلوگیری از توقف کارها به دلیل نبود هماهنگی یا انتقال ناقص اطلاعات
- شناسایی امور معوق و گزارش آنها به مدیرعامل
- پیگیری اجرای تصمیمات و برنامههای کلان شرکت
- تهیه فهرست روزانه و هفتگی امور باز شرکت
۲. هماهنگی امور مدیرعامل
- تنظیم و مدیریت برنامه روزانه، جلسات، ملاقاتها و تماسهای مدیرعامل
- یادآوری جلسات، تعهدات، مأموریتها و مهلتهای مهم
- دریافت دستورات مدیرعامل و ثبت دقیق آنها
- ارجاع دستورات مدیرعامل به واحدها و اشخاص مربوط
- پیگیری دستورات تا حصول نتیجه و ارائه گزارش
- آمادهسازی مدارک و اطلاعات لازم برای جلسات و تصمیمگیریهای مدیرعامل
- هماهنگی ارتباط مدیرعامل با مدیران، کارکنان، مشتریان و شرکای تجاری
- مدیریت مراجعهها و تماسهای دفتر مدیرعامل براساس اولویت
۳. ثبت و پیگیری دستورات و درخواستها
- ایجاد سیستم ثبت دستورات، درخواستها و مصوبات
- درج موضوع، مسئول اجرا، تاریخ ارجاع و مهلت انجام
- پیگیری روزانه موضوعات در دست اقدام
- دریافت پاسخ یا گزارش از مسئول مربوط
- اعلام تأخیرها و موانع به مدیرعامل
- بستن هر موضوع فقط پس از دریافت نتیجه قابلقبول
- نگهداری سوابق اقدامات و پاسخهای دریافتشده
۴. هماهنگی جلسات شرکت
- تنظیم تقویم جلسات داخلی و خارجی شرکت
- هماهنگی زمان جلسه با مدیرعامل، مدیران و کارکنان مربوط
- اطلاعرسانی موضوع، زمان و محل جلسه به اعضا
- تهیه دستور جلسه و جمعآوری مدارک موردنیاز
- تنظیم صورتجلسه شامل تصمیمات، مسئول اجرا و زمان انجام
- ارسال صورتجلسه برای افراد مربوط
- پیگیری اجرای تمام مصوبات جلسات
- ارائه گزارش مصوبات اجراشده و معوق به مدیرعامل
۵. مدیریت مکاتبات شرکت
- دریافت، ثبت و طبقهبندی نامهها، ایمیلها و پیامهای ورودی
- ارجاع مکاتبات به واحد یا مدیر مربوط
- تهیه و تنظیم نامههای اداری و تجاری فارسی
- هماهنگی تهیه مکاتبات انگلیسی و بینالمللی
- کنترل شماره، تاریخ، موضوع، پیوست و گیرنده نامهها
- پیگیری پاسخ مکاتبات تا حصول نتیجه
- ثبت نامههای ارسالی و دریافتی
- حفظ سوابق مکاتبات مشتریان، تأمینکنندگان و سازمانها
۶. هماهنگی میان واحدهای شرکت
- دریافت گزارشهای واحدها براساس برنامه تعیینشده
- انتقال صحیح و کامل اطلاعات میان مدیرعامل و مدیران واحدها
- هماهنگی امور مشترک میان چند واحد
- پیگیری درخواستهای مالی، اداری، خرید، فروش، صادرات و منابع انسانی
- هماهنگی برای تهیه اسناد، قراردادها، پیشفاکتورها و گزارشها
- اطلاعرسانی تصمیمات مدیریت به واحدهای مربوط
- پیگیری اختلافات اجرایی میان واحدها و ارجاع آنها به مدیرعامل در صورت نیاز
۷. مدیریت اسناد و بایگانی شرکت
- ایجاد بایگانی منظم فیزیکی و الکترونیکی
- طبقهبندی نامهها، قراردادها، پیشفاکتورها، فاکتورها، گزارشها و صورتجلسات
- نگهداری سوابق مشتریان و تأمینکنندگان
- ثبت تاریخ اعتبار قراردادها، مجوزها، بیمهنامهها و اسناد مهم
- یادآوری زمان تمدید اسناد و مجوزها
- تهیه نسخه پشتیبان از فایلهای مهم
- ارائه سریع مدارک موردنیاز مدیرعامل و مدیران
- جلوگیری از دسترسی افراد غیرمجاز به اطلاعات شرکت
۸. ارتباط با مشتریان، تأمینکنندگان و مراجعان
- پاسخگویی اولیه و محترمانه به تماسها و مراجعهها
- ثبت دقیق نام، شرکت، شماره تماس و موضوع درخواست
- ارجاع مراجعهکنندگان به واحد یا مدیر مربوط
- هماهنگی ملاقات مشتریان و تأمینکنندگان
- پیگیری درخواستهای طرفهای تجاری از واحدهای شرکت
- اطلاعرسانی نتیجه پیگیری به شخص مربوط در حدود اختیارات
- حفظ شأن و اعتبار شرکت در تمام ارتباطات
- خودداری از اعلام قیمت، تعهد یا اطلاعات محرمانه بدون مجوز
۹. هماهنگی امور اداری و منابع انسانی
- هماهنگی حضور و غیاب، مرخصیها و مأموریتهای کارکنان با واحد مربوط
- پیگیری درخواستهای اداری کارکنان
- هماهنگی جلسات استخدام و مصاحبه
- پیگیری تکمیل مدارک استخدامی کارکنان
- هماهنگی ابلاغ بخشنامهها و دستورالعملهای داخلی
- پیگیری امور بیمه، قرارداد کارکنان و پروندههای پرسنلی از واحد مسئول
- هماهنگی برنامههای آموزشی، مراسم و مناسبتهای شرکت
- حفظ محرمانگی اطلاعات کارکنان
۱۰. هماهنگی امور مالی و پرداختها
- دریافت درخواستهای پرداخت و کنترل تکمیل بودن مستندات
- ارجاع درخواستها به واحد مالی و مدیرعامل
- پیگیری پرداختهای تأییدشده در موعد مقرر
- یادآوری سررسید چکها، اقساط، اجاره، بیمه و هزینههای دورهای
- پیگیری دریافت گزارش وضعیت مطالبات و بدهیها از واحد مالی
- هماهنگی برای امضای اسناد مالی توسط افراد مجاز
- ثبت و نگهداری سوابق درخواستهای مالی
- خودداری از تأیید یا تعهد مالی بدون مجوز مدیرعامل
۱۱. هماهنگی امور بازرگانی، فروش و صادرات
- پیگیری درخواستهای مشتریان از واحد فروش و بازرگانی
- هماهنگی تهیه پیشفاکتور، قرارداد و اسناد فروش
- پیگیری وضعیت سفارشها، پرداختها، تولید، بارگیری و تحویل
- دریافت گزارش وضعیت پروندههای خرید و فروش
- هماهنگی جلسات با مشتریان و تأمینکنندگان داخلی و خارجی
- پیگیری تهیه مدارک صادراتی از واحدهای مربوط
- ثبت سررسیدها و تعهدات هر معامله
- اعلام فوری تأخیرها یا مشکلات پروندههای تجاری به مدیرعامل
۱۲. هماهنگی سفرها و مأموریتها
- برنامهریزی سفرهای مدیرعامل، مدیران و کارکنان شرکت
- هماهنگی بلیت، هتل، ترانسفر و جلسات
- تهیه برنامه سفر و اطلاعات تماس افراد و شرکتهای مقصد
- هماهنگی مدارک سفر، ویزا، دعوتنامه و بیمه
- تهیه پوشه مدارک موردنیاز مأموریت
- پیگیری گزارش و اسناد هزینه سفر پس از بازگشت
- ثبت مأموریتها در تقویم شرکت
۱۳. هماهنگی نمایشگاهها و رویدادها
- ثبت تقویم نمایشگاهها، همایشها و رویدادهای مرتبط
- هماهنگی ثبتنام، رزرو غرفه، سفر و اقامت
- تهیه فهرست جلسات و ملاقاتهای نمایشگاهی
- هماهنگی آمادهسازی کاتالوگ، کارت ویزیت، نمونه محصول و هدایای تبلیغاتی
- ثبت اطلاعات مشتریان و مذاکرات انجامشده
- پیگیری نتایج و سرنخهای تجاری پس از نمایشگاه
۱۴. امور اجرایی و پشتیبانی دفتر
- نظارت بر نظم و آراستگی فضای اداری و اتاق جلسات
- هماهنگی خدمات، پذیرایی، نظافت و نگهبانی
- کنترل موجودی لوازم اداری و اقلام مصرفی
- هماهنگی تعمیر و نگهداری تجهیزات اداری
- پیگیری مشکلات اینترنت، تلفن، رایانه و سامانههای اداری
- هماهنگی ارسال و دریافت بستهها و مرسولات
- کنترل آمادگی دفتر برای حضور مهمانان و جلسات رسمی
۱۵. تهیه گزارشهای مدیریتی
- تهیه گزارش روزانه امور مهم و فوری
- تهیه گزارش هفتگی کارهای انجامشده، در حال انجام و معوق
- تهیه گزارش مصوبات جلسات و میزان پیشرفت آنها
- تهیه فهرست موضوعات نیازمند تصمیم مدیرعامل
- ارائه گزارش تأخیرها، موانع و مسئول هر موضوع
- نگهداری سوابق گزارشها برای مراجعات بعدی
حدود اختیارات
مسئول دفتر مجاز است:
- برای پیگیری امور، مستقیماً با تمام مدیران و کارکنان شرکت ارتباط برقرار کند.
- وضعیت انجام دستورات و مصوبات را از واحدهای مربوط مطالبه کند.
- جلسات داخلی را با هماهنگی مدیرعامل تنظیم کند.
- مدارک و گزارشهای مربوط به موضوعات ارجاعشده را درخواست کند.
- زمانبندی و مهلت انجام امور را به واحدها یادآوری کند.
- تأخیرها و عدم همکاریها را مستقیماً به مدیرعامل گزارش دهد.
مسئول دفتر بدون مجوز کتبی یا شفاهی مدیرعامل مجاز نیست:
- قیمت یا شرایط تجاری قطعی اعلام کند.
- تعهد مالی، حقوقی یا قراردادی ایجاد کند.
- قرارداد یا سند مالی را امضا کند.
- اطلاعات محرمانه شرکت را در اختیار دیگران قرار دهد.
- درباره استخدام، اخراج، پرداخت یا خرید تصمیم نهایی بگیرد.
- به نام مدیرعامل یا شرکت وعده قطعی بدهد.
الزامات رفتاری
- رازداری کامل و حفظ محرمانگی اطلاعات
- پیگیری مستمر و نتیجهمحور
- دقت در ثبت اسامی، اعداد، تاریخها و مبالغ
- رعایت احترام و سلسلهمراتب سازمانی
- برخورد حرفهای با کارکنان، مشتریان و مراجعان
- انتقال دقیق و بدون تغییر دستورات و اطلاعات
- پاسخگویی سریع و مسئولانه
- توانایی مدیریت چند موضوع بهصورت همزمان
- پرهیز از جانبداری در اختلافات داخلی
- گزارش صادقانه مشکلات و تأخیرها به مدیرعامل
گزارشهای الزامی
گزارش روزانه
- برنامه جلسات و ملاقاتها
- کارهای فوری آن روز
- دستورات جدید مدیرعامل
- امور نیازمند پیگیری یا تصمیم
گزارش هفتگی
- امور انجامشده
- امور در حال انجام
- امور معوق
- مسئول هر موضوع
- علت تأخیر
- اقدام پیشنهادی
گزارش ماهانه
- تعداد دستورات و درخواستهای ثبتشده
- درصد امور انجامشده در موعد مقرر
- فهرست مصوبات اجراشده و معوق
- مهمترین مشکلات هماهنگی شرکت
- پیشنهادهای بهبود فرایندها
شاخصهای ارزیابی عملکرد
- درصد امور انجامشده در مهلت مقرر
- تعداد دستورات یا درخواستهای فراموششده
- سرعت پیگیری و پاسخگویی
- کیفیت صورتجلسات و گزارشها
- نظم بایگانی و دسترسی به اسناد
- میزان هماهنگی میان واحدها
- تعداد امور معوق شرکت
- رضایت مدیرعامل و مدیران واحدها
- دقت در انتقال اطلاعات
- میزان رعایت محرمانگی
با رزومه ساز کاربوم نتیجه بهتری بگیرید
