استخدام مسئول دفتر

ما به‌دنبال یک کارمند دفتری برای انجام کارهای مختلف اداری و به‌منظور نظارت و کنترل روی دفتر خود هستیم. این شخص باید فعالیت‌های مختلفی را در دفتر انجام دهد؛ از پرکردن فرم‌ها و پاسخ‌گویی به تلفن‌ها گرفته تا حسابداری پایه.

کارمند دفتری باید پشتکار داشته و پرتلاش باشد تا بتواند کارهای دفتر را به‌خوبی مدیریت کند؛ همچنین، باید مهارت‌های ارتباطی خوبی داشته و امین باشد. کارمند دفتری نمونه باید نسبت به کار با تجهیزات اداری آگاهی داشته باشد و با مراحل و فرایند اداری آشنا باشد.

• حفظ و به‌روزرسانی پرونده‌ها به‌منظور دسترسی ساده به آنها؛


• مرتب‌کردن و توزیع نامه‌های دریافتی و آماده‌سازی نامه‌های خروجی (نامه‌ها، بسته‌ها و غیره)؛


• پاسخ به تلفن‌ها به‌منظور انتقال پیام‌ها به هریک از همکاران؛


• استفاده از وسایل اداری، مانند دستگاه فتوکپی، پرینتر و کامپیوتر برای آماده‌سازی صفحات و گزارشات موردنیاز؛


• انجام کارهای پایه حسابداری و صدور فاکتورها، چک‌ها و غیره؛


• مشارکت در برخی از جلسات و گزارشات؛


• نظارت بر منابع اداری، مانند گیره‌های کاغذی، لوازم‌التحریر و غیره و همچنین ارائه گزارش در صورت کمبودشان؛


• کمک به اداره و مدیریت دفتر کار؛


• کمک به ترتیب‌دادن سفرها و رزرو مکان‌های مخصوص همایش‌ها و رویدادها؛


• انجام وظایف اداری محول‌شده.