استخدام مسئول دفتر

مسئول دفتر شخصی است که مستقیماً زیر نظر مدیر یا مدیرعامل فعالیت نموده و مسئولیت‎های هماهنگی و برنامه‌ریزی انجام امور مرتبط با مدیریت را برعهده دارد. اولین نقطه تماس اشخاص بیرونی با شرکت، مسئول دفتر است. نحوه رفتار و تعامل مسئول دفتر با ارباب رجوع، نقش مؤثری در ایجاد تصویر زیبای شرکت در ذهن دیگران دارد.
اصلی‎ترین شرح وظایف و مسئولیت‌ها:

تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش دهی به مدیریت
اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان داخلی
ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی به نحو اصولی و کارآمد
برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
اخذ تأییدیه محتوای نامه‌ها از مدیر مافوق
دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان
شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
انجام بایگانی‌ معتبر و منظم جهت مستندات واحد مدیریت
حضور به موقع در محل کار