۱ ماه قبل

استخدام منشی

  • جزئیات موقعیت شغلی
  • درباره شرکت
نوع همکاری
مقطع تحصیلی
دیپلم ، کاردانی ، کارشناسی
جنسیت
زن
بازه سنی
۲۲ تا ۳۱ سال

شرح شغل / وظایف

برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی فعالیت‌های مسئول مافوق  ،پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی و مراجعات حضوری ، مکاتبات اداری ،ثبت و نگهداری اسناد و مدارک دفتر و کنترل هزینه‌ها و فعالیت‌های  اداری  است  .



  • درک خط‌مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد/شرکت در رابطه با آن‌ها

  • تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی

  • رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها

  • پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان  ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس  به مسئول مافوق

  • دریافت فاکس و ارجاع  آن به مسئولین مربوطه.

  •  ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق

  • برنامه‌ریزی قرار ملاقات  و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن

  • یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه

  • آماده‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.

  • ثبت  و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز

  • آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده.

  • دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.

  • تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت  تائید.

  • تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره  و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.

  • ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)

  • کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن .

  • کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ‌گویی به آن.

  • دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان .

  • شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره .

  • نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی  نظیر نامه ، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی

  • پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق .

  • پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع حضوری .

  • کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر

  • تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج ( تایم شیت) در صورت نیاز و اعلام مسئول مافوق.

  • پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه .

  • شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ،چاپ و … جهت انجام خدمات اداری

  • برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )

  • هماهنگی با تأمین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی ،پیک و …

  • هماهنگی جهت خریدکالای اداری موردنیاز .

  • تنخواه‌گردانی  بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.

  • پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.

  • دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده.

  • اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده

  • تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز ( کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی )

  • جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مسئول مافوق.

  • محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه .

  • هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان .

  • محافظت و مراقبت از اموال مورداستفاده نظیر کامپیوتر و …

  • رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار

  • رعایت موارد ایمنی در حین انجام فعالیت‌ها.

  • انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.

  • و …

الزامات / مهارت‌ها

مهارت‌های عمومی



  • پیگیری

  • روابط عمومی خوب

  • مسئولیت‌پذیری

  • مدیریت استرس

  • تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان


مهارت‌های تخصصی



  • تسلط بر نرم‌افزارهای Office

  • اصول و فنون مذاکره حضوری و تلفنی

  • توانایی انجام فعالیت‌های اداری

  • آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی


مهم‌ترین ویژگی‌های فردی شغل منشی :



  • حافظه خوب و حضور ذهن

  • صبر و تحمل

  • خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه

  • رازداری در فعالیت‌های اداری

  • رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس

  • متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت

  • انعطاف‌پذیر

  • روابط عمومی خوب

  •  پیگیری دستورات مسئول مافوق

  • پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج

  • آشنایی با پذیرایی و تشریفات پذیرایی

معرفی صماکو

  • رکت صماکو مجری خدمات آتش نشانی ، با اعتقاد به این که نیروی انسانی با ارزش ترین منابع و سرمایه در اختیار یک سازمان می باشد ، در راستای تحقق این آرمان ارائه خدمات مبتنی بر کیفیت بالا در توسعه پایدار ، برخورداری از محیط زیست سالم و ایجاد محیط کاری ایمن برای ذینفعان با سلاح دانش روز دنیا و اتکا به نیروی انسانی متخصص خود را متعهد به خدمت به آحاد جامعه میداند و در راستای ایمنی کشور گام به عرصه ای سخت و پر مسئولیت نهاده است.

سایر آگهی های این شرکت

  • مدیر دفتر فنی تاسیسات و مهندسی ساختمانی و آتش نشانی

    ۱ ماه قبل تمام وقت

  • بازاریاب

    ۱ ماه قبل تمام وقت

  • کارشناس حسابداری

    ۱ ماه قبل تمام وقت

آگهی‌های استخدام مرتبط

استخدام منشی

آسمان نویسان - تهران

امروز

استخدام منشی

کارگزاری رسمی بیمه حافظان آرامش زندگی - تهران

۵ روز قبل

استخدام منشی

Mgp - تهران

۱ ماه قبل

استخدام منشی مسلط به حسابداری

توسعه خدمت آرنیکا - تهران

۱ ماه قبل

پیگیری قطعی

استخدام منشی

وندا طب یکتا - تهران

۱ ماه قبل

استخدام منشی (خانم)

فولاد تجهیز آران - تهران

۱ ماه قبل

پیگیری قطعی