مسئول دفتر شخصی است که مستقیماً زیر نظر مدیر یا مدیرعامل فعالیت نموده و مسئولیتهای هماهنگی و برنامهریزی انجام امور مرتبط با مدیریت را برعهده دارد. اولین نقطه تماس اشخاص بیرونی با شرکت، مسئول دفتر است. نحوه رفتار و تعامل مسئول دفتر با ارباب رجوع، نقش مؤثری در ایجاد تصویر زیبای شرکت در ذهن دیگران دارد.
اصلیترین شرح وظایف و مسئولیتها:
تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش دهی به مدیریت
اطلاع از دستورالعملها و مقررات اداری مرتبط با فعالیتها
پاسخگویی به تلفن متقاضیان داخلی
ثبت تماسهای دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
برنامهریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی به نحو اصولی و کارآمد
برنامهریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
اخذ تأییدیه محتوای نامهها از مدیر مافوق
دریافت نامههای درونسازمانی و نامههای وارده از برون سازمان
شمارهگذاری نامههای وارده و صادره
پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
انجام بایگانی معتبر و منظم جهت مستندات واحد مدیریت
حضور به موقع در محل کار
الزامات / مهارتها
حداقل دارای یک سال سابقه کار
توانایی کار با کامپیوتر، اینترنت و تجهیزات جنبی نظیر پرینتر، اسکنر، فکس و غیره
آشنایی به اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی
تسلط کافی به مجموعه نرم افزارهای Office
تسلط کافی به جستجو در اینترنت
سرعت تایپ فارسی و انگلیسی
آشنایی به اصول بایگانی مدارک رازداری
امانت داری و متعهد بودن در سمت شغلی خود
داری فن بیان قوی همکاری تمام وقت دقیق، منظم و وقت شناس
داشتن شرایط ذیل مزیت محسوب میشود
آشنایی به اصول جذب و استخدام نیرو
آشنایی به قوانین کار و بیمه تأمین اجتماعی دارای روابط عمومی بالا و توانایی برقراری ارتباط در محیط کار
معرفی شغل دفتردار: شرح وظایف دفتردار
معرفی شغل دفتردار: نیازمندیهای کار
معرفی شغل دفتردار: محیط کاری
معرفی شغل دفتردار: چگونه یک دفتردار شویم؟
دفتردار که ...