clear
یا ورود آسـان بـا

ابزارشماره ۱۵: مدیریت بهینه پروژه ها با Wrike

۱۱۸۲

access_time

۱۲ دقیقه

توسعه فردی و یادگیری

 

تا چه اندازه با تیم های مجازی آشنایی دارید؟ برای پاسخ به این سوال شبکه های مجازی می توانند نمونه های بارزی باشند که به کمک آن همکاری ها دیگر بدون حضور فیزیکی نیز امکان پذیر شده است. به عنوان مثال شما در یک تیم 5 نفره می خواهید پروژه مربوط به بازاریابی را انجام دهید، بدون این که حضور فیزیکی داشته باشید، با تشکیل یک گروه در شبکه اجتماعی ارتباطات شما راحت می شود، اما چالش بزرگ تری وجود دارد؟ چگونه می خواهید این تیم را مدیریت کنید، حتی بدون این که به حضور فیزیکی نیاز باشد. با همین ایده این هفته قصد داریم تا یکی از نرم افزارهای مدیریت تیم های مجازی یا به طور شناخته شده، مدیریت پروژه را معرفی کنیم.

شکل 1. صفحه اصلی Wrike و ثبت نام

شروع کار

همانند بسیاری از نرم افزارهای دیگر Wrike نیز تحت وب بوده و همه فعالیت ها شما نیز بر اساس کار با اینترنت خواهد بود. برای شروع کافی است در باکس شروع کار (شکل 1)، ایمیل خود را ثبت کنید تا با تایید آن فرآیند ثبت نام شروع شود. پس از ثبت نام با نام کاربری و رمز عبور خود که قبلا تعیین کرده اید، می توانید وارد صفحه اصلی و کار با نرم افزار شوید. همانند دیگر نرم افزارها امکانات Wrike نیز وابسته به نوع حساب شما است. به عنوان مثال یکی از ویژگی های خوب Wrike ایجاد گانت چارت است که در نسخه های پیشرفته آن قابل دسترسی است. اما برای عمومیت کار ما نسخه رایگان را توضیح می دهیم.

شکل 2.  صفحه کار (My work)

همانطور که در شکل شماره 2 مشاهده می کنید، پس از وارد شدن می توانید پروژه و کار خود را تعیین کنید. با انتخاب گزینه My Work ، می توانید وظیفه خود را بر اساس تاریخ مشخص کنید. ما برای مثال پروژه تلنت یاب را تعریف می کنیم. در این پروژه بر اساس گزینه هایی که در نوار (Tab) تلنت یاب مشاهده می کنید، می توانید تاریخ، افراد درگیر در پروژه و تاریخ آن را با جزئیات وارد کنید. در شکل شماره 3، با تعریف این پروژه می توانید فایل مورد نظر را به اشتراک بگذارید و یا برای پروژه وظیفه هر کسی را مشخص کنید.  شما می توانید بر اساس آدرس ایمیل افراد آنها را برای هر پروژه ای منصوب کنید. در قسمت تاریخ نیز مدت پروژه و این که حتی روزهای کار را نیز تعریف کنید. ارتباطات شما نیز در این ابزار تعریف شده و می توانید ایمیل های خود رو نیز دریافت کنید. هر مرحله را می توانید با هم تیمی های خود به اشتراک بگذارید. در قسمت Dashboard نیز به صورت گزارش می توانید تکالیف مربوط به خود و جریان پروژه را مشاهده کنید. این که هر کاری توسط چه کسی باید انجام می گرفت و با تاخیر انجام شده یا خیر.

شکل 3. نوار تعریف پروژه (برای مثال پروژه تلنت یاب)

یکی از قسمت های جالب این ابزار بر مبنای وب ویژگی Stream  است که شما همه کارهایی که انجام داده اید ب جزئیات می توانید مشاهده کنید، به عنوان مثال فایلی اضافه کرده اید یا تصویری را حذف نموده اید، گزارش آنها را همراه با تاریخ می توانید مشاهده کنید.

یکی از ویژگی های بارز این نرم افزار Timeline  است. بر اساس این ویژگی همانند گانت چارت می توانید شروع و اتمام چندین پروژه را ببیند و مدیریت کنید. در قسمت Folder  نیز همه پوشه های کار را می توانید مشاهده کرده و آنها را اولویت بندی کنید. فیلتر های متعددی در این ابزار طراحی شده که کار مدیریت اعضا را بسیار راحت می سازد. یکی دیگر از ویژگی های جالب نرم افزار (همانند Toggl ، Time-tracker ) یا کنترل زمان هایی است که افراد صرف پروژه ها کرده اند، این ویژگی به شما کمک می کند تا اثربخشی اعضای تیم خود را مشاهده کنید و گزارش های آن را مبنای ارزیابی افراد قرار دهید. این گزارش بر مبنای هفته و یا میزان روزهایی است که شما تعیین می کنید. از دیگر ویژگی های Wrike می توان به مشاهده لیست انجام کارها، دعوت دیگر اعضا، جدول وظایف که در آن به صورت ریز همه فعالیت های اعضا قابل مشاهده است و نشان دادن حجم کارها اشاره کرد. همانطور که قبلا اشاره کردیم، گانت چارت (Gantt Chart) (نموداری که توسط هنری گانت ابداع گردید که شروع ، پایان و خلاصه ای از عناصر مربوط به پروژه را نشان می دهد) یکی از ابزارهای جالب این نرم افزار است که با تعریف کردن هر وظیفه در قسمت نوار بالایی (شکل 4) و با عنوان Timeline می توانید مشاهده کنید و به صورت شماتیک پیشرفت پروژه های خود را ببینید.

شکل 4. گزارش دوره زمانی

توضیح ریز بسیاری از کاربردهای این نرم افزار در این مطلب نمی گنجد، با این حال سعی گردید به طور کلی ویژگی های اصلی آن مرور شود. Wrike با سایر ابزارهای تحت وب مانند گوگل درایو (برای آشنابی با این نرم افزار می توانید به ابزار شماره 9 رجوع کنید) و Dropbox نیز همگام سازی می شود و برای همین می توانید به راحتی فایل ذخیره خود را داشته باشید. نسخه های موبایل این نرم افراز با پلت فرم های Android و iOS را نیز می توانید از بازارهای این پلتفرم ها (Google play, App store ) تهیه کنید.

 منبع: Wrike   

درباره نویسنده

تد

تد

تد به انگلیسی مخفف فناوری، سرگرمی و طراحی است. این سازمان غیر انتفاعی با شعار «ایده ها ارزش گسترش دارند» توسط Sapling مدیریت می شود. عمده سخنرانان تد از اساتید و متخصصان برجسته دنیا هستند.

ارسال نظر

نویسنده ی کاربوم باشید

کاربوم برای متخصصینی که اهل نوشتن و ترجمه هستند پنل مستقل طراحی کرده است، برای انتشار نوشته هایتان در کاربوم اطلاعات زیر را کامل کنید