clear
یا ورود آسـان بـا

ابزار شماره ۴: مدیریت ایمیل ها، جلسات کاری و لیست مخاطبین

۹۱۰

access_time

۱۲ دقیقه

ارتباطات و مذاکره

 

بسیار خوشحالیم که با بخش دیگری از معرفی نرم‌افزارهای کاربردی و حرفه‌ای در خدمت شما عزیزان هستیم. در این شماره میخواهیم ابزاری قدرتمند از مجموعه مایکروسافت آفیس را به شما معرفی کنیم.

همه ما کم و بیش با نرم افزار های کاربردی آفیس آشنایی داشته و یا به صورت تخصصی مهارت کار با برخی از آنها را داریم. یکی از این نرم افزار ها که شاید کارایی آن برای کاربران ایرانی کمتر شناخته شده و مورد استفاده قرار می گیرد، outlook می باشد. مایکروسافت outlook که جهت مديريت فعاليتهاي روزانه، تماس با همکاران و مديريت ايميل طراحي شده، به صورت تخصصی در سه زمینه زیر امکانات بسیار کاربردی را جهت استفاده کاربران خود فراهم نموده است.

مدیریت در یافت و ارسال ایمیل؛

مدیریت برنامه ها و فعالیت های روزانه (تقویم و دفترچه یاداشت)؛

دفترچه تماس قدرتمند.

در این مقاله سعی می شود تا به صورت فشره امکانات outlook در هر کدام از بخش های بالا معرفی شود تا شاید اگر چنین نیازی را احساس کرده و به دنبال ابزار مناسبی در این زمینه بوده اید، این مقاله راهگشایی برای شما باشد.

الف ) مدیریت دریافت و ارسال ایمیل

فارق از این که شما از چه سرویس ایمیلی استفاده می کنید، با هر کدام از آنها می توانید یک حساب کاربری بر روی نرم افزار outlook برای خود ایجاد نموده و از خدمات آن به دو صورت آنلاین (online) و آفلاین(offline) بهره مند شوید. این نرم افزار امکانات زیادی جهت مدیریت ایمیل هل فراهم نموده است که شامل :

  • امکان دسته بندی و فیلتر موضوعی ایمیل ها
  • دریافت و ذخیره سازی ایمیل ها برا روی سیستم شخصی و امکان استفاده و دسترسی آفلاین به ایمیل ها
  • امکان ارسال موضوعاتی نظیر قرار ملاقات ها، جلسات و برنامه ریزی ها بر اساس تقویم برای افراد لیست مخاطبین
  • ایجاد ایمیل ها گرافیکی و زیبا با استفاده از ایمیل فورمت (Email Format)

 

«یکی از بهترین مزایای outlook امکان تعریف چندین ایمیل در این نرم افزار بوده که به شما کمک می کند تا دیگر بدون نیاز به اینکه بخواهید هر کدام از ایمیل های کاری یا شخصی خود را به صورت جداگانه چک کنید، همه آنها را به صورت تجمیع شده در یک جا ذخیره سازی، نگه داری و بررسی کنید.»

ب) مدیریت برنامه ها و فعالیت های روزانه

از دیگر مزایای نرم افزار outlook تقویم، دفترچه یاداشت و برنامه یادآوری (Reminder) است.با استفاده از تقویم و دفترچه یاداشت می توانید کلیه وظایف، فعایت ها و برنامه ریزی های هفتگی و ماهانه خود را ثبت نموده و در ادامه سیستم یادآوری با گوش زد کردن این فعالیت و یادآوری برنامه ریزی هایتان از فراموش شدن آن ها جلوگیری خواهند کرد. در واقع با این امکانات شما به نوعی سر رسید الکترونیکی مجهز هستید.

ج ) دفترچه تماس قدرتمند:

دفترچه تلفن گوشی همراه خود را به خاطر آورید که چقدر امکان مدیریت ارتباط شما با مخاطبینتان را آسان کرده است. نرم افزار outlook همین امکان را برای نظم بخشیدن و سازمان دهی پست های الکترونیکی شما توسط دفترچه تماسی قدرتمند و با استفاده از دو قابلیت دیگری که در بالا بدان اشاره شد، فراهم آورده است.

نکته:

مسلما این نرم افزار قابلیت های فراوانی دارد که گنجاندن همه آنها در این مقاله نمی گنجد. بیشتر سعی شد تا برای کارهای حرفه ای که همه روزه با آن سروکار داریم ابزاری کاربردی معرفی شود. مسئله مهمتر نیز حرکت به سمت یکپارچه شدن ابزارها است که با ورود ویندوز 8 که بر روی طیف وسیعی از دستگاه ها، از موبایل گرفته تا تبلت و رایانه های شخصی و همچنین حرکت به سمت سرویس های رایانش ابری (Cloud) اهمیت استفاده از برنامه هایی مانند outlook را دوچندان می سازد.

 

درباره نویسنده

وحید فرجی جبه دار

وحید فرجی جبه دار

وحید فرجی فارغ التحصیل کارشناسی ارشد منابع انسانی دانشگاه تهران است که به تولید محتوا تخصصی در حوزه توسعه و رشد فردی می پردازد‍. تخصص و علاقه وی بیشتر در حوزه پژوهش رفتار فردی و سازمانی است.

ارسال نظر

نویسنده ی کاربوم باشید

کاربوم برای متخصصینی که اهل نوشتن و ترجمه هستند پنل مستقل طراحی کرده است، برای انتشار نوشته هایتان در کاربوم اطلاعات زیر را کامل کنید