clear
یا عضویت آسـان بـا
یا ورود آسـان بـا

مدیریت تعارض در جلسات کاری (۱)

مدیریت تعارض در جلسات کاری (1)
access_time

۱۲ دقیقه

۲,۴۴۹

ارتباطات و مذاکره

درباره نویسنده

تیم محتوای مایند تولز تیم محتوای مایند تولز

تیم محتوای مایند تولز (Mind Tools) شامل مولفان و محققان برجسته و با تجربه در حوزه مدیریت و توسعه فردی است.

 

یکی از تلخ ترین خاطرات کاری من از دست دادن یکی از نیروهای کلیدی شرکت بخاطره درگیری و مشاجره لفظی طی یک جلسه هماهنگی بین گروهی است. گاهی اوقات یادآوری این مسئله و اینکه چرا صرفا نظاره گر این داستان بودم و نتونستم جلو این پیشامد رو بگیرم، برام عذاب وجدان به همراه میاره!

بسیاری از ما در طول جلسه هایی که تا کنون داشته ایم، تعارضات و تنش هایی را تجربه کرده ایم. این تنش ها می تواند باعث ایجاد شور و هیجان در ما شود، اما امکان دارد اگر آنها را درست مدیریت نکنیم به پیشرفت و روحیه تیمی نیز ضربه بزند. اگر شما مسئولیت جلسه ای را برعهده داشته باشید که در آن تعارض هایی رخ دهد، نقش شما چیست؟ چگونه می توانید آرامش جلسه را برقرار کنید؟ چه کارهایی انجام می دهید تا این تنش ها و تعارض ها به کار شما صدمه وارد نکند؟

با وجود این که اجتناب کامل از تعارض در جلسه ها غیر ممکن است، اما انجام برخی از اقدامات می تواند به اختلافاتی که باعث آسیب زدن به هدف های بزرگ تیمی می شود، پایان دهد. موارد زیر را برای نمونه در نظر بگیرید:

  • آیا می توانید جلسات را به گونه ای تنظیم کنید که ریسک تعارض را به حداقل برساند؟
  • به چه نحوی می توانید تعارض و تنش را به نیرویی مثبتی تبدیل کنید تا به نتایج و راه حل های بهتری برسید؟
  • آیا می توان تاثیر منفی تعارض در جلسه ها را کاهش داد؟
  • زمانی که اجماع نظری درباره موضوعی وجود نداشته باشد ، آیا می توانید شرایطی را به وجود آورید که افراد این عدم اجماع را درک و آنرا بپذیریند؟

معمولا دو دلیل بنیادین و مجزا در شکل گیری تعارض و اختلاف در جلسه ها وجود دارد. در این بحث به بررسی این موارد پرداخته می شود.

انواع تعارض تعارض در جلسات رسمی و تجاری معمولا به دو دسته تقسیم می شود.

اختلافاتی که از تفاوت حرفه ها (نقطه نظرات حرفه ای) ناشی می شود- تعارض ممکن است از اختلاف نظرهایی واقعی که ریشه در دیدگاه های متفاوت حرفه ای افراد دارد، نشات بگیرد. در بسیاری از مواقع، این اختلافات به تعارض صریح و روشنی منجر نمی شود. اما زمانی که نتیجه و خروجی جلسه برای افراد از اهمیت برخوردار بوده و یا این تصمیم عواقب منفی برای افراد حاضر در جلسه داشته باشد، احتمال تعارض بیشتر است. و درصورتی که این تعارض بدون حل باقی بماند، می تواند باعث تیره شدن روابط میان افراد شود.

تعارض ناشی از قدرت و مسائل شخصیتی- تعارض می تواند زمانی که افراد و یا گروه احساس خوشایندی نسبت به یکدیگر نداشته و یا حس کنند که موقعیت شان به خطر می افتد، اتفاق بیافتد. این نوع تعارض بیشتر از شخصیت افراد ناشی می شود تا این که "واقعیت های مربوط به تصمیم گیری در مورد مسائل" منشا آن باشد. در ادامه به روش هایی اشاره می شود که میتواند برای  حل این موارد کاربرد داشته باشد.

کاستن احتمال ایجاد تعارض

بهترین راهکار برای پیش گیری از تعارض، درگیر ساختن افراد قبل از آغاز جلسه و مدیریت قوی آن تا پایان است. اگر جلسات شما فشرده و با ساختار پیچیده باشد، احتمال این که افراد به حضور در این جلسه کاری بیشتر ترغیب شوند، کم خواهد بود.

برنامه کاری مربوط به جلسه را پیش از برگزاری برای افراد ارسال کنید. زمانی که جلسه شروع می شود نیز از توافق داشتن یا نداشتن اعضا درباره برنامه جلسه سوال کنید. سپس این برنامه را به صورت رسمی ادامه دهید اما سخت گیری بیش از حد نداشته باشید. برنامه کاری مناسب باعث می شود که اگر تعارضی نیز رخ دهد؛ پی بردن به این نکته که افراد از بحث اصلی برنامه خارج شده اند راحتتر باشد. اگر افراد بر روی اهداف جلسه توافق کنند، احتمال بروز اختلالاتی که منجر به تعارض می شود، نیز کاهش پیدا خواهد کرد.

همچنین شما باید از قبل نسبت به جلساتی که می دانید پتانسل بروز تعارض در آن زیاد است، مراقب باشید. در واقع، ممکن است افراد یا گروههایی که «منشا اختلاف» شناخته می شوند و سابقه تعارض و اختلاف دارند، در جلسه حاضر باشند.

همچنین نوع متداولی از تعارضات هستند که به چرخه مراحل شکل گیری تیم مربوط می شود.ممکن است در این چرخه اعضای تیم جدیدکه هنوز ساختاری برای نحوه کار موثر ندارند، در رابطه با نحوه توسعه و شکل گیری تیم به اختلاف و کشمکش برسند.

در این شرایط پیش از جلسه قوانینی را شرح دهید. برای مثال توضیح دهید که قوانین جلسه به صورت زیر است:

  • به افراد تنها در صورتی اجازه صحبت داده می شود که دست های خود را بالا ببرند- افراد بایستی یک به یک و نه به صورت همزمان صحبت کنند.
  • دبیر جلسه آنچه که در جلسه مطرح شده را برای اطمینان از اطلاع افراد، به صورت خلاصه توضیح می دهد.
  • از همه افراد برای مشارکت و بحث در جلسه دعوت می شود، تا فردی بیش از اندازه وقت جلسه را به خود اختصاص ندهد.

بهره بردن از تعارض

آیا شما تجربه جلسه ای را داشته اید که «اختلاف نظر میان افراد حرفه ای و صاحب نظران» به صورت موفقیت آمیز حل شده باشد؟ پس، شما نیز می توانید از فواید اختلافات برای رسیدن به نتیجه رضایت بخش استفاده کنید. نباید به هر قیمتی از تضاد و تعارض جلوگیری و اجتناب شود. در واقع، در برخی شرایط تضاد می تواند آسانترین و بهترین روش برای خلاقیت باشد. شما نباید همه افراد را وادار کنید که بدون هیچ بحث و گفت و گویی درباره مسائل به صورت خودکار "جواب مثبت" دهند.

توجه به تعارض های اولیه بالقوه

یکی از نکات اصلی برای مورد توجه قرار دادن نشانه های اولیه تعارض «زبان بدن» است. اگر تعارض بیش تر به دلیل تفاوت های ناشی از حرفه ها باشد تا تفاوت های شخصیتی، بهتر است که به افراد اجازه طرح نقطه نظرهایشان را بدهید. مطمئن شوید که افراد تا جایی که امکان دارد فرصت کافی برای بیان اختلاف نظر خود دارند. این باعث می شود که مسائل حل شده و در مسیر درست تری ادامه پیدا کند.

اما چگونه می توانید عصبانیت فردی را تشخیص دهید؟ به نشانه های زیر توجه کنید.

  • بیان صورت که تعجب و یا مخالفت را نشان دهد مثل تکان دادن سر یا خیره شدن. یا اینکه فرد به دلیل عصبانیت بی قرار باشد و حرکت کند.
  • نگاه کردن به افراد دیگر برای دیدن زبان بدن یا ژست صورت دیگر افرادی که اختلاف نظر دارند.
  • پچ پچ کردن یا یادداشت نوشتن افراد. در واقع فرد مخالف با استفاده از جایگاه خود سعی به ترغیب دیگران برای مقابله دارد. این روش در هر دو تعارض کاربرد دارد.
  • خیره شدن به فرد صحبت کننده، که مقابله کردن احتمالی را نشان دهد.

پس از شناسایی انواع تعارضات و ریشه های آن برای آگاهی از نکات کاربردی بیشتر به مدیریت تعارض در جلسات کاری (2)  مراجعه کنید.

منبع : Mind Tools

ارسال نظر

نویسنده ی کاربوم باشید

کاربوم برای متخصصینی که اهل نوشتن و ترجمه هستند پنل مستقل طراحی کرده است، برای انتشار نوشته هایتان در کاربوم اطلاعات زیر را کامل کنید