clear
یا ورود آسـان بـا

چگونه می توان مسائل بزرگ را حل کرد: معرفی ۸ اصل جهانی

۲۹۳۳

access_time

۱۲ دقیقه

 

 

طبیعی است که همه ما وقتی درفرایند کاری با مساله بزرگی روبرو می شویم، باید راه حل سریعی برای آن بیابیم. اما در نظر داشته باشید که حل مسائل به نحوی که بتوان از تکرار دوباره آن نیز جلوگیری کرد، دقت بیشتری می طلبد. برای همین منظور به صرف زمان و تلاش زیادی نیاز دارید. فرآیند حل مساله به کمک تکنیک هشت بعدی (هشت اصل) به شما کمک می کند با سرعت و دقت، اگرچه ممکن است در نگاه اول در تناقض با دیگر به نظر بیایند، بتوانید به صورت حرفه ای و کنترل شده مشکلات را حل کنید. در این مقاله نحوه استفاده این تکنیک به منظور حل مسائل بزرگ تشریح می شود.

 

تاریخچه فرآیند 8 بعدی حل مساله :

در سال 1987 شرکت فورد فرآیند هشت بعدی (8 اصل) حل مساله را در دستور العمل خود با نام «حل مساله به صورت تیمی» ابداع نمود. در اواسط دهه 1990 نیز فورد اصل دیگری به نام بعد صفر: برنامه ریزی را نیز به این فرآیند اضافه کرد. این فرآیند امروزه استاندارد جهانی فورد یا هشت بعد جهانی حل مساله نیز نامیده می شود.

فورد این فرآیند را به منظور کمک به تیم ها در کنترل کیفیت و مسائل ایمنی، راه حل های دائمی و مناسب برای مسائل و نیز جلوگیری از تکرار آنها ایجاد کرد. علی رغم این که کاربرد اولیه فرآیند هشت بعدی در تولید، مهندسی و صنایع هوایی بوده، اما در صنایع دیگر نیز می تواند مفید باشد. هشت اصل این فرآیند را در زیر می بینید:

بعد 0:                برنامه ریزی                                    
بعد 1:                ایجاد تیم                                   
بعد 2:                 تشریح مسئله                                   
بعد 3:                 اجرای راه حل موقت                                  
بعد 4:                شناسایی و حل ریشه ای مسائل                               
بعد5:                 تایید راه حل                               
بعد 6:                  پیاده سازی راه حل دائمی                                  
بعد 7:                  جلوگیری از تکرار مسئله                                  
بعد 8:                   جشن موفقیت تیمی                                 

 

این فرآیند زمانی بیشترین کارکرد را دارد که به صورت تیمی و با شناخت مسائل به حل آنها پرداخته شود. با این حال می توان آن را به صورت فردی نیز انجام داد.

کاربرد این ابزار:

به منظور استفاده از فرآیند هشت بعدی حل مساله هر یک از اصول گفته شده را بر اساس ترتیب جدول بالا انجام دهید. باید مواظب باشید که از هیج کدام از این مراحل سریع عبور نکنید. این فرآیند زمانی اثربخش می شود که همه مراحل اجرا شود.

اصل صفر: برنامه ریزی

قبل از این که برای حل مساله تیمی را تشکیل دهید، به برنامه ریزی نیاز دارید. یعنی باید نسبت به این که اعضای تیم چه کسانی باشند، چارچوب زمانی و منابعی که برای حل مساله نیاز دارید، فکر کنید.

اصل یک: ایجاد تیم

اعضای تیم باید کسانی باشند که نسبت به حل مساله از توانایی، زمان و انرژی کافی برای فرآیند حل مساله برخوردار باشند. به یاد داشته باشید احتمال این که تیم متنوع نسبت به تیمی که یک نظر و دیدگاه دارند راه حلهای خلاق بیشتری ارائه کنند، زیاد است (البته ممکن است در این تیم نیز دیدگاه ها متنوع باشد و اعضای تیم زمان زیادی را صرف اختلاف نظرها کنند و به راه حلی نرسند).

با ایجاد چارت تیم می توانید اهداف و نقش های هریک از افراد را مشخص کنید. سپس تلاش کنید با ایجاد اعتماد در تیم، افراد را در فرآیند حل مسائل درگیر کنید.

اگر اعضای تیم شما متشکل از افراد حرفه ای باشد که با همدیگر سابقه همکاری نداشته اند، ابتدا اقدامات مربوط به تشکیل تیم را انجام دهید تا افراد با یکدیگر بتوانند راحت تر کارکنند.

اصل دو: تشریح مساله

زمانی که تیم مورد نظر تشکیل شد، مساله را با جزئیات شرح دهید. پنج عامل مشهور شامل (چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا و چگونه) را مشخص کنید. از تکنیک هایی مانند فرآیند تعریف مساله استفاده کنید تا از صحت توجه دقیق به مسائل نیز اطمینان حاصل شود.

سپس ابتدا از مرحله تحلیل ریسک شروع کنید. یعنی اگر مساله مورد نظر شرایطی دارد که باعث خطر سلامتی شده یا زندگی فردی را تهدید می کند، باید قبل از حل اقدام مناسبی انجام شود (ممکن است مجبور شوید تا زمانی که این مشکل حل نشود افراد را از انجام فرآیند بازدارید).

اگر مساله به صورت پروسه باشد، می توانید از ساختار یا نمودار یا برد تشریح استفاده کنید تا نقشه مربوط به هر مرحله را طرح ریزی کنید. این ابزار ها به اعضای تیم کمک می کند که بفهمند فرآیند چگونه عمل کرده و در نهایت می توان آن را به بهترین شکل حل کرد.

ریشه یابی مساله نیز در انتهای این فرآیند آورده می شود، بنابراین نباید زمان زیادی را صرف این موضوع کنید. در این مرحله باید هدف شما بررسی این باشد که چه چیزی نادرست پیش می رود و از درک کامل اعضا نسبت به موضوع اطمینان حاصل کنید.

اصل سه: راه حل موقتی

زمانی که تیم مساله را شناسایی کند، می توان آن را به صورت موقت حل کرد. این مرحله به ویژه زمانی اهمیت خاصی پیدا می کند که مشکل بر مشتریان تاثیر گذار بوده و باعث کاهش کیفیت کالا یا آهسته تر شدن فرآیند کار  شود. سعی کنید از دانش همه اعضای تیم استفاده کنید. برای بهره گیری از ایده های همه اعضای تیم می توانید از طوفان فکری یا تکنیک هایی مثل روش نوشتن کرافت فورد در کنار تکنیک های سنتی مثل بحث های مربوط به حل مساله استفاده کنید.

زمانی که گروه راه حل های موقت را ارائه دهد، به مسائلی چون هزینه، زمان اجر و ارتباط آن را نیز در نظر بگیرید. راه حل کوتاه مدت ممکن است سریع و راحت بوده و ارزش پیاده سازی داشته باشد.

اصل چهار: شناسایی و حل ریشه ای مساله

زمانی که راه حل موقتی اجرا شود، نوبت به حل ریشه ای مساله می رسد. می توانید از تحلیل اثر و علت به منظور شناسایی علل مربوط به رخ دادن مساله استفاده کنید. این ابزار به شما کمک می کند که دلایل احتمالی رخ دادن آن را بیابید و حتی مسائل دیگری که از آن آگاه نبودید، برایتان مشخص گردد. در مرحله بعد می توانید از تحلیل های ریشه ای علت برای یافتن ریشه مسائلی که شناسایی کرده اید استفاده کنید. زمانی که منبع مساله مشخص گردید، چند راه حل دائمی را ارائه دهید.

(برای بررسی بیشتر در این زمینه می توانید مراجعه کنید به مقاله معرفی تکنیک «5 چرا؟»).

اصل پنج: تایید راه حل

موقعی که تیم با راه حل دائمی پیشنهاد شده موافق باشد، قبل از پیاده سازی آن را به طور دقیق آزمایش کنید. برای این کار می توانید موارد زیر را در نظر بگیرید:

  • از تحلیل اثرات و حالت شکست (FMEA) به منظور تمرکز بر هر مساله احتمالی استفاده کنید.
  • با استفاده از تحلیل تاثیر اطمینان حاصل کنید که پیامدهای غیر منتظره پیش نخواهد آمد.
  • با استفاده از روش تفکر شش کلاه می توانید حل مسائل را از جنبه های مختلف بررسی کنید.

در نهایت می توانید با تحلیل نقطه کور نسبت به این که تیم مساله کلیدی را نادیده نگرفته و یا فرض اشتباهی در راه حل نداشته است، پی ببرید.

اصل شش: پیاده سازی راه حل دائمی

هنگامی که تیم در راه حل نهایی به اجماع رسید، به حل مساله بپردازید. به صورت دوره های زمانی از نزدیک راه حل جدید را زیر نظر بگیرید تا از صحت آن و این که تاثیرات جانبی غیر منتظره ای ندارد، اطمینان حاصل کنید.

اصل هفت: اجتناب از تکرار دوباره مساله

وقتی که از راه حل دائمی برای حل مساله مطمئن شدید، تیم را دوباره جمع کنید و نسبت به شناسایی این که چگونه می توان از تکرار دوباره آن جلوگیری کرد، اقدام کنید. ممکن است نیاز باشد که استانداردهای سازمان، سیاست ها، رویه ها و یا دستورالعمل سازمان به روز گردد. همچنین ممکن است که به آموزش دیگر افراد برای این استانداردها احتیاج باشد. در نهایت، ممکن است برای پیشگیری از تکرار مسائل تغییر اصول و رویه های های مدیریت را نیز در نظر بگیرید.

اصل هشت: جشن موفقیت تیمی

آخرین مرحله این فرآیند جشن و  دادن پاداش برای موفقیت تیم است. با تشکر کردن از همه افراد از تلاش های آنها قدردانی کنید و نشان دهید که متوجه تلاشی که افراد انجام داده اند، بوده اید. اگر موقعیت مناسب است، می توانید جشنی را برای این موفقیت ترتیب دهید.

اصول مطرح شده که در ابتدا توسط شرکت فورد مورد استفاده قرار گرفته و در ادامه با اقبال جهانی مواجه شد، ضمن اینکه گام های حل ریشه ای یک مسئله را مشخص می کند می تواند به عنوان ابزاری کاربردی جهت تغییر بینش و رویکرد نسیت به حل مسائل مورد استفاده قرار گیرد. بنابراین می تواند به عنوان مبنایی معتبر برای فرایند تفکر پیرامون مسائل موجود در زندگی فردی و حرفه ای محسوب شود.

منبع: Mind Tools

برچسب ها:

درباره نویسنده

تیم محتوای مایند تولز

تیم محتوای مایند تولز

تیم محتوای مایند تولز (Mind Tools) شامل مولفان و محققان برجسته و با تجربه در حوزه مدیریت و توسعه فردی است.

ارسال نظر

نویسنده ی کاربوم باشید

کاربوم برای متخصصینی که اهل نوشتن و ترجمه هستند پنل مستقل طراحی کرده است، برای انتشار نوشته هایتان در کاربوم اطلاعات زیر را کامل کنید