clear
یا ورود آسـان بـا

مهارت مذاکره: چگونه می توانید به شخص «بله» و به درخواست او «نه» بگویید!

۲۳۳۲

access_time

۱۲ دقیقه

ارتباطات و مذاکره

 

واژه مذاکره معمولا تصویری از تنش ها و فشارهای مربوط به موقعیت های مختلف را تداعی می کند و اگر افراد در مذاکره اشتباه کنند، معمولا فرصت های زیادی را از دست می دهند. ممکن است شما برای هر موضوعی در طول روز مذاکره داشته باشید مثل پیشنهاد دادن فرصت شغلی به افراد جدید یا همکاری با شرکت دیگر برای پروژه مشترک. در واقع بر اساس شرایط و موقعیت های مختلف به مذاکره نیاز دارید و به نوعی مذاکره کننده نامیده می شوید. اما چه طور می توانید مذاکره کننده خوبی باشید و موقعیت های مناسب را شناسایی کنید؟

در طول سال ها مطالب زیادی در ارتباط با مذاکره مطرح شده و به برخی از سوالات بالا پرداخته اند، اما در این مقاله بیشتر به استفاده از مذاکره موثر برای موقعیتی اشاره می شود که همزمان با رد کردن درخواست یا پاسخ منفی به طرف مقابل بتوانید از ایجاد تعارض نیز جلوگیری کنید.

اصول مذاکره

مذاکره اقدامی در راستای رسیدن به توافق محسوب می شود تا طرف های مقابل بتوانند به پیشرفت هایی دست یابند. به عبارت دیگر مذاکره فرآیند ارتباط بین افراد بوده بطوری که بر اساس آن بتوانند به راه حلی مشترک دست یابند. معمولا راه های مختلفی برای رسیدن به توافق وجود دارد. بسیاری از افراد مذاکره را نوعی بازی می دانند که با استفاده از تاکتیک های مختلف برای رسیدن به پیروزی مورد استفاده قرار می گیرد. در حین مذاکره ممکن است یک طرف از روند آن بسیار راضی باشد و طرف دیگر چاره ای جز توافق نداشته باشد. اما نکته مهم این است که امکان دارد بر اساس این شرایط روابط میان دو طرف تیره شود. به عنوان مثال وقتی از کسی خواسته ای داشته باشیم، شاید این احساس در وی ایجاد شود که به دنبال امتیاز گرفتن از او هستیم. اگر کسی مشتاقانه به ما پاسخ مثبت نشان ندهد، به احتمال زیاد درخواست و وظیفه خواسته شده را سریع انجام نمی دهد و یا حداقل با حس مثبتی آن را انجام نخواهد داد.

عکس این حالت بهتر نتیجه می دهد. اگر موقعیت و یا هدف کسی برآورده شود،  با خواسته طرف مقابل موافقت می کند. این تاکتیک «نرم» در نتیجه تمایل به حفظ روابط دوستانه میان دو طرف استفاده می شود. نتیجه نهایی این است که در صورتی که فرد نیازهای طرف مقابل را در نظر نگیرد ، کنترل خود را نسبت به او از دست می دهد، حتی اگر نسبت به وی قدرت داشته باشد.

هدف از مذاکره، راضی کردن هر دو طرف به بهترین شکل است. معمولا به همین دلیل مذاکره را با صفت هایی مانند همکاری مشترک، اقدام جمعی و  توافق بر مبنای اصول بیان می کنند. روش هایی که می تواند به طرفین مذاکره کننده کمک کند تا به نتایج بهتری دست یابند، در نتیجه مذاکره برد-برد (برای مطالعه بیشتر می توانید به این مقاله مراجعه کنید). حاصل می شود تا این که روند مذاکره به گونه ای باشد که یک طرف میز مذاکره را ترک کند.

در کتاب «رسیدن به جواب بله»که بر اساس پروژه مذاکره هاروارد نویسندگانی چون روجر فیشر (Roger Fisher) و ویلیام اوری (William Ury) آن را تالیف کرده اند، به چهار مشخصه مذاکره اصولی اشاره شده است:

  1. نگاه به افراد را از مساله جدا کنید.

  2. منافع را در نظر بگیرید و به موقعیت تمرکز نکنید.

  3. قبل از تصمیم گیری، احتمال ها را در نظر بگیرید.

  4. برای تصمیم گیری استانداردهای عینی را تعریف کنید.

اگر این اجزا مبنای مذاکره شما قرار بگیرند، احتمال این که بتوانید به راه حل های سازنده برسید، بیشتر می شود.

قاطعیت در حین مذاکره

برای این که مذاکره اصولی را انجام دهید، باید قاطعیت (برای شناخت بیشتر از موضوع می توانید مقاله آن را مطالعه کنید) نیز داشته باشید. این ذهنیت را از خود دور کنید که مذاکره به معنای از دست دادن چیزی است. به جای آن در نظر بگیرید که این روند شما را می تواند به خواسته خودتان برساند.

به عنوان مثال وقتی مدیر از شما می خواهد که در بخش دیگری نیز همکاری داشته باشید و شما واقعا وقت ندارید، شما صرفا جواب «بله یا خیر» ندهید. در عوض سعی کنید از فرصت مذاکره برای این چنین موقعیت استفاده کنید.

آیا این فرصت می تواند به توسعه مسیر شغلی شما کمک کند؟ اگر جواب شما مثبت است بنابراین احتمالا شما تمایل دارید که با پست قبلی خود آن را معاوضه کنید یا درخواست می کنید که برای انجام این کار دستیاری برای کمک به شما اضافه شود. حتی این شرایط موقعیتی برای شما پیش آورده که در مورد وظایف شغلی، مسئولیت ها و نقش های خود در سازمان که در شرح شغل بیان شده است، دوباره مذاکره کنید.

چه زمانی به وظایف محول شده نه بگوییم!

توجه کنید که برای هر درخواستی نباید مذاکره کرد. برخی مواقع شما به نه گفتن احتیاج دارید.

سوالاتی که ممکن است با جواب منفی همراه باشند:

  • آیا وقت دارید که این کار را انجام دهید؟

قبل از جواب دادن به شرایط خود فکر کنید و ببیند این کار چه قدر اهمیت و ضرورت دارد.

  • آیا من بهترین شخص برای این کار هستم؟

در صورتی که شخص بهتری برای این کار وجود داشته باشد و شما نیز موقعیت خود را خوب می شناسید. اگر با اهداف و توانایی های شما نیز تناسب نداشته باشد، بهترین گزینه پاسخ منفی مودبانه و همراه با عذرخواهی است. برای بررسی بیشتر قبل پاسخ دادن به این نوع سوال از فرایند اولویت بندی استفاده کنید. در صورتی که نتیجه گرفتید که پاسخ شما برای این سوالات منفی است، در نتیجه از پذیرش این مسئولیت ها عذر خواهی کنید. با این که گفتن جواب منفی به برخی وظایف ممکن است باعث شود که شما غیر حرفه ای به نظر برسید، اما حرفه ای تر از آن قبول کردن مسئولیت ها بر اساس مهارت ها و زمان شما است.

چگونه به شخص در حین پاسخ منفی به خواسته اش، جواب مثبت بدهیم!

در حین این که به درخواست جواب منفی داده ایم، باید در همان زمان به فرد درخواست کننده «جواب مثبت» بدهیم. برای این کار، مطمئن شوید که توجیه منطقی برای این کار دارید، در نتیجه دلیل جواب نه شما برای این کار واضح می شود و طرف مقابل شما به این حس دست می یابد که فقط در این شرایط به او نه گفته اید. اگر دلیل نه گفتن شما برای فرد واضح شود، متوجه می شود که شما صرفا بر اساس شرایط فقط به خواسته او جواب منفی داده اید. به یاد داشته باشید که جواب قاطع و همراه با همدردی دیگر حاشیه های بعدی را در پی نخواهد داشت.

همانطور که قبلا اشاره کردیم برای این که به شخص پاسخ مثبت و به درخواست او که نمی توانید انجام دهید، جواب منفی بدهید، بهترین راه حل مذاکره است.

برای این که پاسخ شما این موارد را داشته باشد، ابتدا اولویت ها و انعطاف های فرد مقابل را بیابید و بر اساس آن دلیل جواب خود را توجیه کنید. باید بتوانید ارجاع مناسبی برای پاسخ خود داشته باشید، در غیر این صورت طرف مقابل ممکن است رفتار شما را طفره روی برداشت کند. برای همین ایجاد حس اعتماد و روابط خوب زمینه اصلی ارتباطات موثر محسوب می شود و پاسخ شما نباید شائبه عدم همکاری شما را پیش آورد. معمولا افرادی که به همدیگر اعتماد ندارد حالت تدافعی می گیرند و از دادن اطلاعات بیشتر امتناع می کنند. اما افرادی که به همدیگر اعتماد دارند، ارتباطات موثری را ایجاد می کنند و روابط آنها بر اساس درک متقابل است. اگر افراد اطلاعات خود را با دیگران به اشتراک بگذارند، و این زمانی باشد که این اطلاعات نیاز و خواسته دیگران را نیز برطرف کند، افراد همکاری های خوبی نیز با همدیگر خواهند داشت. اگر شما بر احترام و اعتماد سرمایه گذاری کنید، این سرمایه شما نیز به صورت متقابل بازدهی خواهد داشت.

منبع : Mind Tools

درباره نویسنده

تیم محتوای مایند تولز

تیم محتوای مایند تولز

تیم محتوای مایند تولز (Mind Tools) شامل مولفان و محققان برجسته و با تجربه در حوزه مدیریت و توسعه فردی است.

ارسال نظر

نویسنده ی کاربوم باشید

کاربوم برای متخصصینی که اهل نوشتن و ترجمه هستند پنل مستقل طراحی کرده است، برای انتشار نوشته هایتان در کاربوم اطلاعات زیر را کامل کنید