clear
یا ورود آسـان بـا

مهارت در نوشتن: راه برقراری ارتباطات مختصر و موثر

۵۹۴

access_time

۱۲ دقیقه

ارتباطات و مذاکره

همکارتان در مورد زمان جلسه برای شما ایمیلی ارسال و در آن مشخص کرده که بایستی خود را برای ارائه پروژه مهمی، آماده کنید. در این ایمیل اطلاعات مرتبط با مختصات ارائه مشخص شده است. اما مشکل اینجاست که این ایمیل به قدری بد نوشته شده که شما نمی توانید اطلاعات مورد نیاز را از آن برداشت کنید. جمله ها ناقص بوده و غلط های املایی زیادی دارد و پاراگراف ها به قدری زیاد هستند که زمان زیادی از وقت شما را بابت خواندن و گرفتن اطلاعات از آن می گیرد. در نتیجه شما به خوبی برای جلسه نمی توانید خود را آماده کنید و این ارائه مطابق خواسته شما پیش نخواهد رفت.

آیا شما نیز با چنین موقعیتی مواجه شده اید؟ در دنیای امروز به قدری حجم اطلاعات وسیع شده است که اهمیت ارتباطات به صورت واضح، مختصر و موثر، بسیار حیاتی و ضروری به نظر می رسد. افراد زمان زیادی را برای خواندن ایمیل های طولانی ندارند و وقتی که با ایمیل هایی با ساختار نا مناسب و خسته کننده مواجه می شوند، حوصله خواندن آن را از دست می دهند.

در صورتی که مهارت خوبی در نوشتن کسب کنید، به همان اندازه نیز می توانید بر مدیر، همکاران و حتی مشتریان تاثیر گذاری خوبی داشته باشید. در این مقاله به راهکارهایی برای بهبود مهارت ها و نیز خطاهای متداولی که باید از آنها هنگام نوشتن اجتناب کنید، اشاره می شود.

فرمت (سبک) و مخاطب:

اولین قدم برای نوشتن واضح و به دور از ابهام، انتخاب سبک مناسب است. قصد دارید ایمیل غیر رسمی بفرستید یا این که می خواهید گزارشی با جزئیات را بنویسید؟ یا ممکن است جمله های تبلیغاتی بنویسید. در واقع بر اساس مخاطب و نوع سبک، لحن نگارش شما نیز مشخص می شود. این که لحن جمله ها باید غیر رسمی باشد یا رسمی. برای مثال آیا می توانید با همان لحنی که برای دوستان خود می نویسید، ایمیلی را نیز به یکی از مدیران سازمان خود بفرستید؟ قطعا پاسخ منفی است.

تا جایی که می توانید سعی کنید در نگارش نوشته های خود مخاطب را در نظر بگیرید به طوری که «مخاطب پسند» باشد. باید بر اساس مخاطبان و کسانی که پیام شما را می خواهند، لحن و جنبه های متن خود را مشخص سازید. پس ابتدا بایستی  مشخص کنید که مخاطب پیام های شما کیست. برای مثال آیا برای مدیران ارشد، بخش منابع انسانی و یا اینکه برای بخش فنی سازمان می خواهید پیامی بنویسید.

ساختار:

از عناوین، زیر عناوین، نشانه ها و اعداد برای مشخص کردن متن و جدا کردن آنها استفاده کنید. با پاراگراف های کوتاه متن خود را نگارش کرده و هر قسمت از آن را نیز با عناوین جدا تقسیم بندی کنید، خواندن متن کوتاه نسبت به پاراگراف های طولانی راحت تر است.

اضافه کردن نمودارها و تصاویر نیز روش های مناسبی برای شکستن جمله هاست. ابزار بصری نه تنها باعث جلب توجه و ترغیب خواننده می شود، بلکه می تواند اطلاعات مهمی را در زمان کوتاه نیز به مخاطبان انتقال دهد.

 عنوان مناسب:

عناوین باید توجه مخاطب را به خود جلب کنند. استفاده از سوالات، ایده خوبی برای این کار به نظر می رسد، به ویژه اگر می خواهید متن تبلیغاتی یا گزارشی را بنویسید، زیرا این سوال باعث کنجکاوی مخاطب می شود و او را برای ادامه دادن متن ترغیب می کند. اگر دقت کرده باشید در روزنامه ها و وب سایت های خبری به خوبی از این تکنیک استفاده می شود.

خطاهای مربوط به دستور زبان: 

ضرورتی به تکرار این نکته نیست که خطاهای نوشتن باعث می شود که غیر حرفه ای به نظر برسید. بنابراین باید با ساختار و دستور زبان آشنا باشید تا بتوانید از خطاهای متداولی که حتی نرم افزار های ویراستاری هم نمی تواند آنها را شناسایی کند، اجتناب کنید. تمرین و تکرار مهارت های نوشتن بهترین راهی است که بتوانید از غلط های املایی و علائم نگارشی اشتباه اجتناب کنید.

در مجموع باید از کیفیت هر چیزی که می نویسید، اطمینان حاصل کنید. ممکن است برخی از خوانندگان متن شما نیز از دانش ساختار و دستوری زیادی برخوردار نباشند و به اشتباه های شما پی نبرند، اما این توجیهی برای اشتباه نوشتن نیست.

منبع: Mind Tools    

درباره نویسنده

تیم محتوای مایند تولز

تیم محتوای مایند تولز

تیم محتوای مایند تولز (Mind Tools) شامل مولفان و محققان برجسته و با تجربه در حوزه مدیریت و توسعه فردی است.

ارسال نظر

نویسنده ی کاربوم باشید

کاربوم برای متخصصینی که اهل نوشتن و ترجمه هستند پنل مستقل طراحی کرده است، برای انتشار نوشته هایتان در کاربوم اطلاعات زیر را کامل کنید